Єдина звітність від роботодавця з типом «Довідковий»: як та коли подавати?

Коментар до листа ПФУ від 22.01.2021 р. №2800-050102-1/2832

та листа МФУ від 27.01.2021 р. №11220-02-62/2362

Поєднання в одному звіті інформації про ЄСВ, ПДФО та ВЗ платники податків (зокрема, роботодавці) очікували вже давно. І ось, нарешті, їх мрії здійснилися. З 1 січня 2021 року роботодавці подаватимуть єдину звітність замість двох (звіту з ЄСВ і форми №1ДФ).

Крім відсутності дублювання інформації, нова форма звіту обіцяла ще одне покращення: звітним періодом ставав квартал.

Проте найбільший резонанс у роботодавців викликала інформація про новий тип звіту «Довідковий». Адже чітких правил ні в формі (у примітках), ні в порядку його складання визначено не було. І відразу виникли маса запитань та роздумів на тему…

Фахівці ПФУ та МФУ оперативно надали відповіді у коментованих листах.

У новий рік – із новим звітом

Законами №115 та №116 змінено порядок подання звітності про нарахування ЄСВ. Зокрема, передбачено щоквартальне подання звітності про нарахування єдиного внеску в розмірах, визначених відповідно до Закону №2464, у складі звітності з ПДФО до податкового органу за основним місцем обліку платника єдиного внеску у строки та порядку, що встановлені ПКУ.

Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ особи, які відповідно до цього ПКУ мають статус податкових агентів, та платники єдиного внеску зобов’язані подавати у строки, встановлені ПКУ для податкового кварталу, Розрахунок (з розбивкою по місяцях звітного кварталу) до контролюючого органу за основним місцем обліку.

Такий розрахунок подається лише у разі нарахування сум зазначених доходів платнику податку — фізичній особі податковим агентом, платником ЄСВ протягом звітного періоду. Запровадження інших форм звітності зі зазначених питань не допускається.

Відповідно до вимог законів №115 та №116 наказом Мінфіну від 15.12.2020 р. №773 було затверджено:

• форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Розрахунок);
• Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (далі — Порядок).

Термін подання податкової декларації з базовим (податковим) періодом календарний квартал визначено пп. 49.18.2 ПКУ: така декларація подається протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного (податкового) кварталу.

Для чого існує Розрахунок типу «Довідковий»?

Для недопущення порушення прав застрахованих осіб на своєчасне отримання пенсійних та соціальних виплат було впроваджено Розрахунок та додатки до нього, що містять персоніфіковані відомості, з типом «Звітний» як «Довідковий». У Розрахунку з типом «Звітний» як «Довідковий» зазначається інформація щодо призначення пенсії застрахованим особам або матеріального забезпечення, страхових виплат (абзац сьомий пункту 1 розділу ІІІ Порядку).

Від редакції: на практиці це означає, що такий Розрахунок складається за правилами звітного типу. Проте в ньому зазначається саме «Довідковий» тип і наводиться інформація лише щодо тих застрахованих осіб, заради яких цей проміжний Розрахунок подається!

Це підтверджують  і коментовані листи. За ними, відповідно до норм Порядку Розрахунок та додатки до нього з типом «Довідковий» подаються платником єдиного внеску у разі необхідності призначення поза межами звітного періоду застрахованим особам (та містять виключно інформацію по таких особах):

1. пенсії;
2. або матеріального забезпечення;
3. або страхових виплат.

Крім позначки про довідковий тип Розрахунку у його «шапці», у рядку 035 додатка 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1) обирається необхідна позначка:

1. для призначення пенсії — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення пенсії застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення пенсії по застрахованій особі, які подаються за період до дати формування заяви на призначення пенсії; (у Д1 позначка у рядку 035, у Д5 — у рядку 036, у Д6 — у рядку 034);
2. для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат — у разі подання Д1 у складі Розрахунку з типом «Довідковий» для призначення матеріального забезпечення, страхових виплат застрахованим особам. У цьому разі Д1 має містити відомості для призначення інших соціальних виплат по застрахованій особі. (у Д1 — позначка у рядку 035; у Д5 — у рядку 036).

В які строки подається довідковий Розрахунок?

У Порядку зазначено лише, що Розрахунок типу «Довідковий» подається протягом звітного кварталу в разі призначення пенсії або інших соціальних виплат застрахованій особі. Тобто строки подання такого звіту роботодавець начебто міг встановити сам, і подавати його в разі потреби (коли у цьому є необхідність).

Проте така свобода порадувала небагатьох. Адже в чому сенс тоді в квартальному звіті, якщо на кожну заяву-розрахунок до ФСС (та інший подібний документ, який потребує перевірки страхового стажу) треба складати цей звіт окремо? На жаль, потішити вас ми не можемо.  

Ось що відповіли фахівці ПФУ:

1. якщо працівник йде на пенсію, довідковий Розрахунок подаємо після того, як працівник подасть заяву про призначення пенсії. Про необхідність подання роботодавець дізнається або зі звернення від Пенсійного фонду, або від цього працівника;
2. якщо працівник претендує на  лікарняні / декретні, довідковий Розрахунок подаємо раніше або разом  з поданням заяви-розрахунку до ФСС. Оскільки протягом 10 робочих днів  після надходження заяви-розрахунку фахівцям ФСС слід перевірити наявність даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов’язкового державного соціального страхування, дані про сплату ЄСВ, коректність нарахованих  виплат;
3. вперше подавати Податковий розрахунок «Довідковий» будуть ті роботодавці, у працівників яких настали страхові випадки з 1 лютого 2021 р. Оскільки розрахунковий  період 12 місяців або менший відпрацьований період, що передує місяцю настання страхового випадку. Тож, аби показати січневу зарплату та ЄСВ до закінчення звітного кварталу, роботодавцю доведеться подати довідковий Розрахунок із даними по таким працівникам.

З цього можна зробити висновок, що окремі довідкові розрахунки на кожного працівника подавати не потрібно. Орієнтуватися треба на перелік таких працівників, зазначених у заяві-розрахунку (по кожному такому документу – окремий довідковий Розрахунок, якщо інформація по працівникам і місяцям, які потрібні для перевірки страхового стажу, ще не надавалася раніше)!

4.  Те, що про деяких працівників ви зазначили інформацію про певні місяці в проміжному «Довідковому» Розрахунку, не позбавляє вас обов’язку від подання інформації про них у «Звітному» Розрахунку!  І взагалі – по суті, статус справжнього звіту матимуть будь-які типи Розрахунку, крім «Довідкового» (саме тому для нього не встановлено жорстких строків подання, тож не буде і штрафів за порушення цих строків!).

Інформацію про осіб, зазначених у довідковому Розрахунку необхідно також дублювати у звітному Розрахунку за відповідний звітний період (квартал). Тобто відображаємо одних і тих же осіб два рази, перший –  у «Довідковому» всередині кварталу, другий – у квартальному «Звітному» після закінчення кварталу.

АЛЕ! Якщо звітний квартал підійшов до завершення і потрібні будуть дані за квартал для призначення пенсії, матзабезпечення або страхових виплат,  слід подати Розрахунок вже не «Довідковий», а просто «Звітний».

Наприклад, якщо заява-розрахунок до ФСС подається 09.02.2021 р., то до цього або одночасно треба подати до ДПС довідковий розрахунок щодо зазначених у цій заяві працівників і їх доходів за січень 2021 року.

Якщо ж заява-розрахунок до ФСС подається 01.04.2021 р., то подавати треба вже звітний Розрахунок (в жодному разі не «Довідковий») за І квартал 2021 р. (з даними про всіх фізосіб, які отримували у І кварталі доходи).