ДПС у Львівській області звертає увагу, що суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їхню цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону України від 22.05.2003 №851-ІV «Про електронні документи та електронний документообіг»).
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації має бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, тобто не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням) відповідно до ст. 44 ПКУ.
Під час зберігання електронних документів слід обов’язково дотримуватися таких вимог:
- інформація, що міститься в електронних документах, має бути доступною для її подальшого використання;
- має бути забезпечено можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;
- у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання.
Отже, електронні форми первинних документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів (крім єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування), а також архів файлів звітності, поданої контролюючим органам в електронному вигляді, повинні зберігатися платниками податку на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу здійснити перевірку їхньої цілісності на цих носіях, протягом строку, встановленого законодавством для зберігання відповідних документів на папері.