Про те, як складати нову місячну форму єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, ми розповідали в попередніх статтях. Їх ви можете прочитати тут і тут.
А тепер, як і обіцяли, поговоримо про виправлення помилок.
По суті, усі помилки, які були допущені при складанні «зарплатної» звітності, можна поділити на два типи – це робить і сам Порядок №4, яким затверджено правила складання цієї звітності.
Отже, помилки бувають сумові і несумові. Під сумовими помилками маємо на увазі ті, що призвели до викривлення показників доходу, ЄСВ, ПДФО та ВЗ. А несумові – це помилки в інших показниках.
Наприклад, якщо ви забули вказати у звіті якийсь дохід, нарахований фізособі, або вказали його в неправильній сумі, або застосували до такого доходу неправильну ставку ЄСВ, це сумова помилка.
Діапазон несумових помилок значно більший. Це і неправильно вказаний звітний період, і викривлення інформації зі статистики працівників, і помилки в кадровій інформації щодо них.
Сумові помилки, як правило, виправити можна, і в Порядку №4 чітко прописаний алгоритм, як це зробити. А от з несумовими помилками складніше. Через їх різноманітність Порядок №4 не прописує алгоритми для виправлень щодо кожного рядка звітності. А податківці запевняють, що деякі з них виправити просто неможливо (посилаючись на відсутність чіткого алгоритму в Порядку №4). Проте спробувати розв’язати цю проблему можна. Втім, давайте рухатись поступово. І спочатку поговоримо про те, що в Порядку №4 точно є!
Три типи єдиної звітності
Коли ми тільки починаємо аналізувати єдину «зарплатну» звітність, ми рухаємось зверху вниз. А на самому верху цієї звітності ми бачимо традиційний і обов’язковий реквізит будь-якої податкової декларації – її тип.
Наприклад, у заголовній частині Податкового розрахунку (цього головного документа єдиної звітності) є три рядки, в одному з яких треба поставити позначку «Х»:
- рядок 011 «Звітний» – якщо ПР подається за звітний (податковий) період вперше. Розрахунок із типом «звітний», який прийняв контролюючий орган та який пройшов всі контролі, у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб, залишається чинним під час прийняття контролюючим органом наступного ПР за такий звітний (податковий) період;
- рядок 012 «Звітний новий» – якщо ПР подається наступним за звітний (податковий) період до закінчення граничного строку подання з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за такий звітний (податковий) період ПР із типом «Звітний» або «Звітний новий», як передбачено порядком коригування даних ПР (додатків);
- рядок 013 «Уточнюючий» – якщо ПР подається після закінчення граничного строку подання для відповідного звітного (податкового) періоду з даними про уточнення в сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску та/або реквізитах. Подається у разі виявлення помилок у сумах нарахованого податку на доходи фізичних осіб, військового збору, єдиного внеску у ПР або реквізитах у рядках додатків до ПР та містить виключно коригування даних на підставі інформації з попередньо поданих за минулий звітний (податковий) період.
Аналогічні рядки є й у кожному з додатків до Податкового розрахунку.
Але тим, хто складає єдину звітність, треба пам’ятати про історію її створення. Річ у тім, що ця звітність поєднала в собі інформацію про ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Саме тому вона не тільки зовні є гібридом колишніх Звіту про ЄСВ та форми №1ДФ, – сам Порядок №4 її складання став таким самим гібридом, адже поєднав у собі правила складання цих колишніх звітів.
Це повною мірою стосується і виправлення помилок у єдиній звітності. Наприклад, у табличній частині додатків Д1 і Д5 з’явилися окремі графи, в яких проставляється позначка на додавання або на вилучення певного рядка (чого не було у Звіті з ЄСВ, але було у формі №1ДФ і зберіглося у додатку 4ДФ). Але в табличній частині додатка Д1 зберіглися коди типу нарахувань 2 і 3 для відображення зменшення або збільшення сум доходів та ЄСВ за минулі звітні періоди (чого, відповідно, немає в додатку 4ДФ).
Тобто, як правило, якщо ми виправляємо помилки, то це треба вказати в типі єдиної звітності, яку ми складаємо. І це має бути тип або «Звітний новий», або «Уточнюючий». Проте деякі сумові помилки можна виправити й у «Звітній» формі – але тільки якщо це не потребує аналогічних виправлень і в додатку 4ДФ.
Як вказати старий звітний період?
Кілька років у нас була квартальна єдина звітність, а тепер вона знову місячна. Як показати у заголовній частині, за який період виправляються помилки? Для цього Порядок №4 встановив спеціальне правило.
Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за 2021 – 2024 роки вважати відповідними такі періоди:
I квартал:
- 1 місяць – січень (1);
- 2 місяць – лютий (2);
- 3 місяць – березень (3);
II квартал:
- 1 місяць – квітень (4);
- 2 місяць – травень (5);
- 3 місяць – червень (6);
III квартал:
- 1 місяць – липень (7);
- 2 місяць – серпень (8);
- 3 місяць – вересень (9);
IV квартал:
- 1 місяць – жовтень (10);
- 2 місяць – листопад (11);
- 3 місяць – грудень (12).
Для цілей коригування платником самостійно виявлених помилок за періоди до 2021 року вважати відповідними такі періоди:
для податкових агентів:
- I квартал: березень (3);
- II квартал: червень (6);
- III квартал: вересень (9);
- IV квартал: грудень (12).
Для платників єдиного внеску – відповідний місяць, за який здійснюється коригування.
Виправлення сумових помилок
Приклад 1: сумова помилка. Роботодавець забув показати в єдиній звітності нараховану в січні 2025 року суму лікарняних 10 000,00 грн. Як це виправити?
До 20 лютого 2025 року (до закінчення строку подання єдиної звітності за січень 2025 року) це можна було виправити типом «Звітний новий» єдиної звітності.
У ньому у заголовній частині треба було вказати, що це звіт за січень 2025 року (тип «Звітний новий»), дані про особу, яка подає цей звіт, і про орган ДПС, в який він подається. По суті – переписати ці дані з раніше поданої єдиної звітності. Єдина відмінність – це номер Податкового розрахунку! Цей реквізит заповнюється у хронологічному порядку, незалежно від типу ПР. Отже, якщо ми подаємо перший «Звітний новий» до ПР за січень 2025 року, то номер у нього буде вже «2» (адже номер «1» мав «Звітний» ПР, поданий і прийнятий раніше).
Звісно, що треба заповнити і дані наприкінці ПР та додатків до нього щодо осіб, які підписуватимуть цю звітність. Далі у ПР треба зазначити лише ту інформацію, яка потребує виправлення. А ще не забудьте зазначити інформацію про додатки, які подаються разом з ПР – і це мають бути додатки «Звітного нового» типу, лише ті, в яких робитиметься виправлення.
Тобто треба скласти:
– Податковий розрахунок, у якому в розділі І показати лише суму цих лікарняних. Її ми показуємо в рядках 4.1 (адже помилка стосується лікарняних, до яких застосували ставку 22%) та 4. А ще показуємо суму пені в рядку 5 (про пеню – наприкінці цієї статті);
– додаток Д1, адже додану суму треба персоніфікувати! У табличній частині зазначаємо дані про цього працівника.
Нагадаємо, що нараховані лікарняні відображають у додатку Д1 у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку. Із зазначенням у графі 8 коду застрахованої особи «29» – якщо хворів працівник, якому ЄСВ на дохід нараховується за ставкою 22% (як у нашому випадку).
Суму лікарняних відображають окремо від інших виплат із розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 – кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, уточнений у графі 10. Інші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку, крім однієї. Це графа 25, і її заповнюють тільки в додатку Д1 типів «Звітний новий» або «Уточнюючий». У ній відображають ознаку «0», – якщо рядок потрібно ввести, або ознаку «1», – якщо рядок потрібно виключити. Оскільки нам треба додати новий рядок з інформацією про лікарняні, то в графі 25 проставляємо значення «0»;
– додаток 4ДФ, адже суму лікарняних треба не лише задекларувати, а й утримати з неї ПДФО та ВЗ. У заповненні цього додатка виконуються ті самі правила, що і в додатку Д1. Тобто це має бути тип «Звітний новий», заголовну частину заповнюємо аналогічно ПР (але лише тими відомостями, які є в формі цього додатка), а в табличній частині нас цікавить лише Розділ І. У ньому ми заповнюємо лише один рядок, – в якому зазначаємо у звичайному порядку лікарняні та суму утриманих ПДФО та ВЗ. Відмінність буде лише одна – щодо графи 10. У ній треба проставити вже знайому нам ознаку «0» на додавання цього рядка до звітності за січень 2025 року.
Подавати «Звітний новий» додаток Д5 не потрібно, адже лікарняні в ньому не відображаються.
Увага! Якщо ви не встигли знайти цю помилку до 20 лютого 2025 року (включно), а знайшли її пізніше, то ви теж можете її виправити. Все треба буде зробити так само, але тип звітності буде вже «Уточнюючий».
Два основні правила:
- Виправляємо помилки в раніше поданій єдиній звітності ми, як правило, у «Звітній новій» або в «Уточнюючій» звітності.
- Складаються «Звітна нова» та «Уточнююча» звітність однаково. Тільки стежте за нумерацією податкових розрахунків!
Якщо треба не додати, а вилучити зайвий рядок, то робимо те саме, але зазначаємо у графі 25 додатка Д1 й у графі 10 додатка 4ДФ ознаку «1», а в Податковому розрахунку проставляємо від’ємне значення доходу та ЄСВ.
Якщо треба замінити показники – наприклад, збільшити або зменшити суму доходу, ЄСВ та ПДФО і ВЗ, то щодо такої фізособи заповнюємо два рядки: один – на вилучення неправильних даних, а другий – на додавання правильних показників. Відповідно, у Податковому розрахунку показуємо підсумок: суму, на яку треба зменшити або збільшити дохід та/або ЄСВ.
Виправлення несумових помилок
Аналогічно виправляється і більшість несумових помилок: додаванням, вилученням або заміною неправильних даних на правильні. Ось тільки розділ І Податкового розрахунку в такому випадку буде пустим – адже суми доходів та ЄСВ в цьому випадку не зміняться.
Така сама за значенням графа 20 є й у додатку Д5. У ній теж проставляється значення «1» – на вилучення рядка з неправильними даними або значення «0» – на додавання рядка з правильними даними.
Ось саме тому щодо помилок у заголовній частині єдиної звітності (наприклад, щодо кількості працівників) податківці консультують, що їх виправити неможливо. Адже в цих рядках немає графи на вилучення неправильних даних та на додавання правильних! Та й у Порядку №4 нічого про коригування цих рядків не сказано.
На думку ж автора, відсутність алгоритму виправлення не означає повну заборону такого виправлення. І можна спробувати подати «Звітний новий» або «Уточнюючий» ПР з правильними даними у заголовній частині (і з пустим розділом І). Можна додати до такого виправлення й доповнення у довільній формі – лист, у якому пояснити, для чого цей звіт подається і які виправлення в ньому зроблені. Адже якщо поточна форма не дає адекватної можливості відобразити або виправити показники, п. 46.4 ПКУ дозволяє платнику податків подати таке доповнення. А наприкінці ПР є й окремий рядок для відображення інформації про його подання.
Проте чи приймуть податківці таке виправлення та чи врахують його, наразі сказати важко. У будь-якому випадку спробувати можна.
А якщо сумову помилку виявили при складанні єдиної звітності за наступний звітний період?
Чи можна її виправити просто в цій, «Звітній» формі? Можна, але лише помилку в додатку Д1 (та в Податковому розрахунку, оскільки ці дві форми взаємо поєднані). Якщо помилка зачіпає й додаток 4ДФ, її доведеться виправляти в «Уточнюючій» звітності.
Два основні правила:
За допомогою кодів типу нарахувань КТН «2, 3» можна виправити будь-яку сумову помилку в Д1, а також додати/видалити рядки без сумових показників, які були пропущені/зайво зазначені в раніше поданому Д1. Причому виправити такі помилки можна:
- варіант 1 – за допомогою Податкового розрахунку з типом «Уточнюючий», сформованого за той звітний період, в якому допущено помилку. Він міститиме безпосередньо сам Розрахунок та додаток Д1 до нього з коригуючими рядками;
- варіант 2 – у складі ПР за поточний місяць з типом «Звітний».
Незалежно від обраного варіанту, порядок виправлення буде однаковим.
У Д1 формується рядок на працівника, щодо якого допущено помилку, зазначаючи серед іншого у графі 10 – місяць і рік, за який виправляється помилка, а в графі 09:
- КТН «2» – якщо донараховується база та/або ЄСВ чи додається рядок, який не було зазначено в поданому Д1;
- КТН «3» – якщо зменшується база та/або ЄСВ або потрібно видалити зайвий рядок з раніше поданого Д1.
Зверніть увагу: при зменшенні бази/суми ЄСВ показники у графах 16 – 20 зазначаються без знака «мінус». Адже КТН «3» сам по собі говорить про те, що слід зменшити базу та/або ЄСВ в раніше поданому Д1.
Інші графи заповнюються в загальному порядку.
Приклад 2: ще одна сумова помилка. Роботодавець застосував щодо суми зарплати працівника з інвалідністю ставку ЄСВ 22% замість 8,41%. Зарплата була нарахована та відображена в єдиній звітності в січні 2025 року, сума зарплати – 10000,00 грн. Категорія застрахованої особи була вказано правильно («2» – особа з інвалідністю). Як це виправити у звітності за лютий?
Одразу визначимося: в додатку 4ДФ помилки не було, сума ПДФО та ВЗ з цієї зарплати була утримана і відображена в єдиній звітності правильно. Тобто виправлення треба зробити лише у ПР та Д1. І це можна зробити й у «Звітній» єдиній звітності поточного звітного періоду, наприклад за лютий 2025 року.
Почнемо з додатка Д1.
У ньому ви показуєте дані за лютий і окремим рядком – зменшення суми ЄСВ за січень. Ще раз звертаємо вашу увагу: двох рядків у цьому випадку не буде (графа 25 не заповнюється)! Буде один рядок, і показати треба лише різницю! Зробимо це з повторенням «недохідних» даних про працівника, із зазначенням у графі 09 коду типу нарахувань «3», у графі 10 – місяця та року, в якому здійснено нарахування (тобто 01.2025), у графі 16 і 17 – нічого не зазначаємо, а у графі 20 – суму зменшення ЄСВ (10 000 х 22% - 10 000 х 8,41% = 1 359,00).
У Податковому розрахунку треба буде зазначити дані за лютий, а ще – заповнити рядки 6 та 6.1, в яких показати суму зменшення ЄСВ (1 359,00). Оскільки відбулося зменшення суми ЄСВ, про штрафні санкції можна не думати і рядок 5 (про пеню) точно не заповнювати.
А якщо помилок декілька?
Так, їх можна виправити одночасно. Тобто в одному «Звітному новому» або «Уточнюючому» звіті.
Але пам’ятайте і про ще одне правило: в «Уточнюючому» додатку Д1 сумові та несумові помилки одночасно не виправляються.
Порядок №4 наголошує: якщо роботодавцю поза межами звітного (податкового) періоду необхідно одночасно уточнити інформацію щодо реквізитів та сум нарахованого ЄСВ стосовно застрахованих осіб у додатку Д1, поданих з типом «Звітний» або «Звітний новий», формується та подається до контролюючого органу звіт з типом «Уточнюючий».
Спочатку у звіті типом «Уточнюючий» проводиться коригування реквізитів, які уточняються на підставі інформації з попередньо поданого звіту з типом «Звітний» або «Звітний новий» у порядку, визначеному абзацом п’ятим п. 7 розділу V Порядку №4. Тобто шляхом заміни неправильних рядків на рядки з правильними несумовими показниками (суми ЄСВ залишаємо невиправленими!)
Потім формується ще один звіт з типом «Уточнюючий» для коригування показників з ЄСВ у порядку, визначеному абзацом шостим п. 7 цього розділу з використанням типів нарахувань 2, 3. Тобто лише в другому «Уточнюючому» звіті проводимо збільшення або зменшення суми ЄСВ.
Штрафи за помилки в єдиній звітності
Чи штрафують зараз за помилки в єдиній звітності і якщо так, то за які?
Так, вже штрафують, незважаючи на воєнний стан. Мораторій на застосування штрафів закінчився з 01.08.2023.
Спочатку про ПДФО та ВЗ.
Як встановлює п. 119.1 ПКУ, подання не в повному обсязі, з недостовірними відомостями або з помилками податкової звітності про суми доходів, нарахованих (сплачених) на користь платника податків, суми утриманого з них податку, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), якщо такі недостовірні відомості або помилки призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку та/або до зміни платника податку, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1 020 гривень.
Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі 2 040 гривень.
Причому самостійне виправлення помилок штрафу не зменшує. Хоча і при цьому можна зекономити. Як кажуть самі податківці у «ЗІР», за подання одночасно двох або більше уточнюючих звітів, якщо виправлені помилки, що призвели до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, в перший раз застосовують штраф 1 020 грн. І лише якщо протягом року після накладання цього «першого» штрафу платник податків подає повторно уточнюючий розрахунок – вже застосовується штраф у розмірі 2 040 гривень.
І ще із «ЗІР»: у разі якщо під час подання уточнюючого звіту додаються рядки стосовно виплачених доходів, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу, що не призводить до зменшення та/або збільшення податкових зобов’язань платника податку, та не відбувається зміна платника, тобто номер облікової картки платника – отримувача доходу вказано правильно, то штрафні (фінансові) санкції до такого податкового агента не застосовуються!
Є і ще одна можливість легально уникнути штрафу при самостійному виправленні помилок. Передбачені п. 119.1 ПКУ штрафи не застосовуються у випадках, якщо недостовірні відомості або помилки в єдиній звітності про суми доходів, нараховані (сплачені) на користь платника податків, суми утриманого з них ПДФО, а також суми, нараховані (виплачені) фізичним особам за товари (роботи, послуги), виникли у зв’язку з виконанням податковим агентом вимог п. 169.4 ПКУ та були виправлені відповідно до вимог ст. 50 ПКУ.
Йдеться про помилки лише щодо ПДФО, які виправляються шляхом перерахунку (як річного, так і за будь-який інший, обраний податковим агентом самостійно, період). Виправлення таких помилок завжди відображається в тому місяці, в якому було проведено перерахунок. Про річний перерахунок ПДФО ми докладно розповідали тут.
Тепер щодо ЄСВ – про нього санкції встановлює Закон №2464.
Пунктами 3, 5 ч. 11 ст. 25 Закону №2464 передбачено відповідальність зокрема, за донарахування контролюючим органом або платником своєчасно не нарахованого ЄСВ у вигляді штрафу у розмірі 10% зазначеної суми за кожний повний або неповний звітний період, за який донараховано таку суму, але не більш як 50% суми донарахованого ЄСВ.
Не забуваємо і про пеню. Згідно з ч. 2 ст. 25 Закону №2464, страхувальник має самостійно обчислити суму пені в разі виявлення заниження сум ЄСВ. Така пеня відображається в рядку 5 Податкового розрахунку. Порядок №4 прямо говорить, що в цьому рядку зазначається самостійно обчислена платником єдиного внеску сума пені з розрахунку 0,1% зазначених у графі (насправді мається на увазі рядок) 4 сум, розрахованих починаючи з першого календарного дня, що настає за днем закінчення строку внесення відповідного платежу, до дня його фактичної сплати (перерахування) включно.