Що таке аванс?
Сам термін «аванс» відсутній у чинному законодавстві. Проте згадка про нього і про те, як його нарахувати, є у Кодексі законів про працю (ст. 115) і в Законі "Про оплату праці" (ст. 24).
Зокрема, зазначено, що «розмір заробітної плати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим з виборним органом первинної профспілкової організації чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (а в разі відсутності таких органів - представниками, обраними і уповноваженими трудовим колективом), але не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника».
Давайте зробимо проміжні висновки:
- по-перше, термін «аванс» справді відсутній, а звучить як "заробітна плата за першу половину місяця",
- по-друге, сам розмір заробітної плати за першу половину місяця має становити не менше ніж заробітна плата, розрахована із тарифної ставки та посадового окладу працівника за фактично відпрацьований час, ось цієї першої половини місяця. Отже, відштовхуватися будемо саме від розміру посадового окладу (тарифної ставки).
Який період береться для розрахунку авансу? Як порахувати розмір авансу, який має становити не менше суми оплати за фактично відпрацьований час?
Як знати, що таке перша половина місяця, адже у нас у календарному місяці може бути 30, 31, 28, 29 днів? Іноді бухгалтери запитують: «якщо виплата авансу 23-ого числа, то за фактично відпрацьований час нам рахувати з 1 по 22? А якщо виплата 21-ого, то рахувати з 1-ого по 20-те?».
Не зовсім так, оскільки першою половиною місяця у всіх випадках є період з 1-ого по 15-те число. Саме такої думки і Мінсоцполітики. У їхньому листі від 23.07.2018 р. №1305/0/101-18/28 зазначено, що першою половиною місяця вважається 15 календарних днів, з 1-ого по 15-те число. А другою половиною - з 16-ого і до 30, 31 (лектор доповнила б - 28 або 29 число). Далі зазначено, що виплата заробітної плати здійснюється за фактично відпрацьований час на підставі Табеля обліку робочого часу, який заповнюється за звітний місяць з 1-ого по 15-те та з 16-ого по 31-е число.
Чи можемо з цього зробити висновок, що для підрахунку авансу нам потрібно обов’язково складати Табель обліку робочого часу (окремо за першу половину, і окремо, пізніше, за другу)? Справа в тому, що табель - це один із документів, які свідчать про те, яка фактична кількість часу була відпрацьована працівником чи яка кількість виробітку була ним вироблена.
Проте це не єдиний документ, який може підтвердити фактично відпрацьований час. Ми можемо використовувати типову форму №П-5, а можемо - інші локальні акти.
Якщо за першу половину місяця ми не плануємо окремо складати табель, а можемо його скласти за місяці, як вихід із ситуації є встановлення розміру авансу у розмірі 60-70% від посадового окладу. Чому саме такий відсоток? Тому що ми точно знаємо, що нараховані у відсотковому відношенні суми за першу половину місяця будуть точно більшими ніж за фактично відпрацьований час. Якщо ви поставите не 50%, а 70% наприклад, тоді яка б кількість календарних днів не була у місяці і яка б кількість робочих днів не припадала з 1-ого по 15-е число, ваша заробітна плата за першу половину завжди буде більше і ви не порушите норми, які тільки що озвучила.
Приклад: Петренку О. О. встановлено посадовий оклад 7200 грн. Нарахувати аванс нам слід за червень, якщо робітник відпрацював за місяць 18 робочих днів (з яких 10 днів робочі – за першу половину місяця та 8 робочих днів – за другу половину місяця відповідно).
Розрахунок наш буде дуже простий. 7200 грн - це є посадовий оклад за місяць, ділимо на 18 робочих днів, множимо на 10 робочих днів і в нас вийде 4000 грн. Ось це і буде не нижче ніж розмір нашого авансу. Але якщо ми нарахуємо 5 тис. грн, то це теж буде нормально.
Принагідно нагадаємо, що при нарахуванні і виплаті авансу, якщо працівник користується податковою соціальною пільгою і має на неї право, ми не застосовуємо ПСП.
Рахувати аванс за першу половину місяця потрібно пропорційно годинам чи дням?
Якщо працівнику встановлений посадовий оклад, тоді пропорційно дням, а не годинам. Адже якщо у вашого працівника посадовий оклад, наприклад, 10 тис. грн, а у лютому 28 к. днів, у березні – 31 к.д., то ви що за лютий меншу суму нарахуєте працівнику? Точно ні. 10 тис. грн він буде мати і за лютий, і за березень.
Тому, на думку лектора, немає підстав ділити на кількість годин робочих і множити на кількість годин робочих, які припадають у першій половині місяця.
Це якщо ми говоримо про оплату з прив’язкою до посадового окладу. Якщо оплата праці погодинна, тоді, звісно, будемо розраховувати погодинно.
Чи впливає кількість робочих днів на розмір авансу?
Як ми з’ясували, так впливає на те, яка кількість робочих днів є в місяці і в першій половині.
Чи є особливості у розрахунку при підсумованому обліку робочого часу?
Є, звичайно. А особливість така - за першу половину місяця ми будемо брати відпрацьовані години чи дні згідно з графіками змінності. Тобто там буде просто інший локальний акт.
Як впливають на розрахунок авансу доплати і премії?
Якщо ці доплати і премії нараховуються за результатами місяця, то їхнє нарахування відбувається в останній день місяця. А отже, розрахований аванс не буде до них прив’язаний і становитиме лише із прив’язкою до посадового окладу.
Якщо ж у нас є якісь доплати, зафіксовані і документально підтверджені за першу половину місяця, тоді так, вони будуть брати участь у розрахованому авансі. Але в 99% випадків – ні.