Нагадуємо! Граничним терміном для сканування паперових трудових книжок є 10 червня 2026 року.
Як електронна трудова книжка замінила паперові? Чи обов’язково зараз вести паперову трудову книжку? Як провести сканування паперових трудових книжок та передачу даних до ПФУ? Що робити із паперовою трудовою книжкою після сканування? Про все це читайте у статті:
"Сканування паперових трудових книжок: залишилося вже менше року!".
Головне управління Пенсійного фонду України у Київській області зазначає, що електронний облік трудової діяльності запроваджено з 10.06.2021 після внесення змін до ст. 48 КЗпП у частині нових правил обліку трудової діяльності працівника. Зміни були внесені Законом №1217.
Електронна трудова книжка – це цифровий аналог паперової трудової книжки.
Електронна трудова книжка формується Пенсійним фондом України шляхом оцифрування паперових документів.
Для фізичних осіб – підприємців це також є актуальним, оскільки електронна трудова книжка може спростити процедуру підтвердження стажу та нарахування пенсійних виплат.
Оцифрування періодів трудової та підприємницької діяльності – це переведення паперових документів у електронний формат, що забезпечує надійне зберігання відповідної інформації, зменшуючи ризик втрати або пошкодження паперових документів. Цей процес допомагає автоматизувати процедуру нарахування пенсій, соціальних виплат та спростити кадрові процедури.
Разом із документами про періоди підприємницької діяльності можна подати скановані копії інших документів про стаж, наприклад: документи про здобуття освіти, свідоцтво про народження дитини, військовий квиток, трудову книжку (у разі її наявності) тощо.
На вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України працює дистанційний онлайн сервіс – “Електронна трудова книжка” та створено функцію “Відомості про трудові відносини”.
До електронної трудової книжки включаються відомості про трудову діяльність (про прийняття на роботу, присвоєння, зміну, позбавлення розряду, рангу, класу, звання, категорії, складення присяги, проходження стажування, переведення на іншу роботу, підстави звільнення).
Відомості про трудову діяльність працівника подають через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України в електронній формі у вигляді xml-файлу, структуру якого наведено в додатку до Постанови правління Пенсійного фонду України від 12.03.2021 №11-1 «Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі».
Електронний облік трудової діяльності є обов’язковим!
***
Читайте також: Електронна трудова книжка ФОПа: що потрібно знати?