Про те, що зі штатним розписом після 28 серпня 2025 року, читайте у статтях:
- З 28 серпня штатний розпис стане необов'язковим: що робити роботодавцям?
- Обов’язковий штатний розпис скасовується з 28 серпня 2025 року! Що замість нього?
- Штатний розпис треба буде складати і після 28 серпня: позиція Мінекономіки
- Лист Мінекономіки від 19.08.2025 №4701-05/55169-09 «Про надання роз’яснення» (щодо обов’язковості затвердження штатного розпису на підприємстві)
А наразі адвокат, Ганна Лисенко, підготувала своє бачення на складові штатного розпису.
Структура підприємства і структурні підрозділи
Штатний розпис має відображати фактичну організаційну структуру підприємства:
-
перелік структурних підрозділів,
-
посад,
-
підпорядкованість між ними.
Посади групуються за структурними підрозділами (департаменти, відділи, управління, цехи тощо).
Хоча трудове законодавство не містить визначення «структурний підрозділ», його використання передбачене правилами діловодства та національними стандартами (наказ Мін’юсту №1000/5, ДСТУ 4163:2020).
Структурні підрозділи можуть бути:
-
за функціями: адміністративні / виробничі / сервісні / допоміжні;
-
за рівнем: основні / внутрішні / відокремлені (філії, представництва).
У штатному розписі зазначаються всі наявні на підприємстві посади із вказівкою кількості штатних одиниць за кожною з них.
Включаються лише штатні одиниці (у тому числі за сумісництвом, неповний робочий час, дистанційна робота). Роботи за цивільно-правовими договорами не відображаються.
Назви посад мають відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010. Допускається деталізація назв посад за категоріями або похідними назвами (головний, старший, провідний).
За потреби — із категоріями. Наприклад, якщо в лікарні є посади «Лікар-хірург вищої категорії» та «Лікар-хірург без категорії», їх слід прописати окремо, адже категорія — це частина назви посади.
Прізвища працівників у штатному розписі не зазначаються.
Посади поза штатом — не передбачені трудовим законодавством. Такі «позаштатні посади» неможливі, бо суперечать базовим принципам оформлення трудових відносин.
Посадові оклади
Для кожної посади встановлюється місячний посадовий оклад за повну ставку, незалежно від фактичної зайнятості конкретного працівника.
-
оклад за повну ставку не може бути нижчим за мінімальну заробітну плату;
-
працівники на однакових посадах (без урахування категорій) повинні мати однаковий оклад;
-
зменшення окладу є зміною істотних умов праці та потребує дотримання процедури, передбаченої ст. 32 КЗпП.
Затвердження та внесення змін
Штатний розпис набуває чинності лише після затвердження керівником або іншою уповноваженою особою шляхом видання відповідного наказу або рішення засновника.
Зміни до штатного розпису оформлюються окремим наказом (або рішенням засновника).
-
відсутності або наявності змін істотних умов праці;
-
скорочення чисельності чи штату;
-
виконання судових рішень про поновлення на роботі.
Зауважимо, що з 1 січня 2026 року багато з роботодавців стикнувся з переглядом окладів своїх працівників.
Докладно ми про це говорили в аналітиці: "Як підняти посадовий оклад у 2026 році: 6 підстав для підвищення, зразки наказів та чекліст для роботодавця".
Наразі ж наведемо свої деталі щодо оформлення змін до штатного розпису
Їх оформлюють або шляхом затвердження нового штатного розпису наказом, або шляхом видання наказу про його затвердження. Саме від способу затвердження штатного розпису залежить гриф «Затверджено».
Можна видати окремий наказ про внесення змін до чинного штатного розпису.
Якщо змін багато, а на початку року їх зазвичай чимало, доцільніше затвердити новий штатний розпис.
Як затвердити штатний розпис?
Важливо! У наказі обов’язково слід чітко зазначати дату, з якої починає діяти новий або змінений штатний розпис, адже дата видання наказу не завжди означає дату набрання чинності змінами. Це може бути як день видання наказу, так і інша дата, прямо зазначена в ньому.