Штатного розпису більше не буде?
Як ми повідомляли раніше, основна вимога до юросіб створювати штатний розпис міститься у ГКУ. Зокрема, ч. 3 ст. 64 ГКУ передбачено, що підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис. Тобто для юросіб це документ обов’язковий, і створити його треба ще на початку діяльності, а далі вносити до нього зміни в разі потреби. При цьому штатний розпис є обов’язковим, навіть якщо на підприємстві працює одна людина, наприклад керівник.
Для фізосіб-роботодавців ГКУ такої вимоги не встановлює. Проте думки контролерів щодо того, чи потрібно ФОПу складати штатний розпис, були протилежними (про це ми писали, наприклад, тут). Тож щоб уникнути суперечок під час перевірок, ФОПам теж бажано мати в себе штатний розпис.
Але законотворці вирішили скасувати ГКУ, зробити перехідний період до створення повноцінної заміни, а натомість ці три роки деякі питання здійснення господарської діяльності регулюватиме Закон України від 09.01.2025 №4196-IX. У ньому про обов’язок складати штатний розпис не згадується.
Тобто все виглядає так, що з 28.08.2025 р. (дати набрання чинності Законом №4196) штатний розпис стає необов’язковим документом.
Це так, але необхідність визначати свій штат, ба більше – організаційну структуру для кожної юрособи, залишається!
Підприємство та його підрозділи
Якщо на підприємстві працює не один працівник, то здебільшого керівництво підприємства створює внутрішні підрозділи. Створення підрозділів передбачено ч. 2 ст. 64 ГКУ; вона з 28 серпня не діятиме, але необхідність такого створення залишиться.
Це може трапитись навіть у тому випадку, якщо на підприємстві працюють двоє: директор та головний бухгалтер. Адже, згідно з ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік, посада головного бухгалтера передбачає наявність бухгалтерської служби, яку він очолює. Ми про це писали тут і тут; відтоді не змінилися ні норма Закону про бухоблік, ні позиція контролерів.
А якщо на підприємстві є внутрішні підрозділи, то зручно мати внутрішній документ, у якому міститься зведена інформація про них і видно усю внутрішню структуру, чисельність посад у кожному підрозділі і їх керівників. Тобто повний штат підприємства. Таким документом на сьогодні є штатний розпис.
Звісно, можна наказом керівника затвердити документ під назвою Організаційна структура підприємства. Однак здебільшого цей документ містить лише назви структурних підрозділів підприємства, а також графічну ілюстрацію цієї структури. Про штат у ньому – ані слова.
Також на підприємстві може складатися Положення про структурний підрозділ (щодо кожного з них окремо).
Уніфіковану форму положення про структурний підрозділ та пояснення щодо оформлення цього документа визначено у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розробленому Українським НДІ архівної справи та документознавства і схваленому Нормативно-методичною комісією Державної архівної служби України (протокол від 08.04.2025 №1). Ми про цей Збірник повідомляли тут.
На жаль, у відкритому доступі на сайті цієї служби цього Збірника досі немає.
У такому Положенні обов’язково зазначається керівництво структурного підрозділу. Але його штат виходячи зі змісту уніфікованої форм, – ні. Чи можна відступити від уніфікованої форми і самостійно додати до цього Положення дані про кількість штатних одиниць щодо кожного підрозділу? Із цим питанням краще звертатися до авторів цієї форми.
Проте визначити штат необхідно обов’язково!
У звітності, передусім в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, ви побачите такі показники, як середньооблікова або облікова кількість штатних працівників. Визначаються ці показники згідно з Інструкцією зі статистики працівників, затвердженою наказом Держстату від 28.09.2005 №286. І в цій Інструкції слово «штат» трапляється аж 62 рази. Проте слово «розпис» – жодного разу.
Таким чином, якщо штатного розпису на підприємстві не буде, з метою визначення штату доведеться створювати його альтернативу. І це з 28 серпня буде цілком законно.
Якою буде ця альтернативна форма, кожне підприємство вирішує самостійно. Наприклад, у вигляді додатка до наказу про затвердження Організаційної структури підприємства (див. зразок 1).
Зразок 1. Додаток до Наказу про затвердження Організаційної структури підприємства (фрагмент)
| Підрозділи підприємства (назва) | Кількість штатних одиниць | Назви посад згідно із Класифікатором професій |
| Адміністрація | 1 | Директор |
| Бухгалтерія | 1 | Головний бухгалтер |
| 2 | Бухгалтер | |
| Виробничий цех | 1 | Майстер виробництва |
| 10 | Слюсар-ремонтник | |
| Відділ збуту | 1 | Керівник відділу |
| 2 | Менеджер |
Але що ми бачимо? По суті, повторення того ж штатного розпису, хоча і без кодів посад (професій), але згідно із державним Класифікатором. Адже у призначенні на посаду треба вказувати назву штатної одиниці, яка затверджена на підприємстві (в цьому додатку) і відповідає вимогам Класифікатору. І треба, щоб ці назви збігалися.
Зверніть увагу! Так само, як і в штатному розписі, затверджуючи кількість штатних одиниць, треба вказати реальну потребу у працівниках. Якщо, наприклад, вказати, що працівник за певною посадою вам потрібен лише на половину ставки (0,5 штатної одиниці), а насправді прийняти людину, яка працюватиме повну норму робочого часу, під час перевірки ДПС або Держпраці назвуть це «прихованою зайнятістю» і накладуть штраф у розмірі 10 МЗП (у 2025 році – 80 000 грн) згідно зі ст. 265 КЗпП!
Звісно, під час воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП, не застосовуються. Але порушення можуть виявити і вже після скасування воєнного стану.
А як же код за Класифікатором?
І це правильне запитання.
Прийняти на роботу працівника згідно з таким переліком штатних одиниць ви вже зможете. У рекомендованій формі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу цей код не згадується – достатньо зазначити назву структурного підрозділу і назву посади, на яку приймаєте працівника. Навіть у повідомленнях про прийняття на роботу, які надсилаються до ПФУ та ДПСУ, код КП не зазначається.
Як документально оформити працівника на роботу? Що при цьому треба зробити і в якому порядку? Які документи слід оформити? Читайте в нашій статті "Як прийняти на роботу працівника: порядок дій, оформлення трудових відносин, зразки документів".
А от коли ви будете складати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ, у якій треба буде відобразити прийняття працівника на роботу, без коду КП не обійтися (див. графу 14 додатка Д5). І він буде потрібен і далі – в разі відображення цього працівника в цьому додатку (при звільненні, переведенні на іншу посаду або до іншого структурного підрозділу тощо).
Звісно, визначити цей код може і сам бухгалтер, який складатиме цей звіт. Проте наскільки зручніше, коли цей код вже буде визначено заздалегідь, у штатному розписі!
А що з окладами працівників?
Це теж правильне запитання, але, як не дивно, не найважливіше.
Розмір окладу працівника можна встановити різними документами:
- Наказом про прийняття на роботу.
- Трудовим договором у письмовій формі (якщо складається такий документ і в ньому прописується розмір зарплати працівника, то в наказі про прийняття на роботу цю інформацію повторювати вже не обов’язково – достатньо посилання на трудовий договір).
- Положенням про оплату праці.
- Колективним договором тощо.
І в разі потреби встановлений оклад (ставку) можна змінити відповідними документами:
- Наказом про зміну розміру окладу (тарифної ставки) працівника.
- Змінами до трудового договору.
- Змінами до Положення про оплату праці.
- Змінами до колективного договору тощо.
Отже, штатний розпис – це передусім документ саме про штат підприємства. А вже в другу чергу – про розмір окладів та плановий місячний фонд оплати праці.
І відсутність зведеного документа, у якому зазначено загальну кількість штатних одиниць, унеможливлює виконання однієї державної гарантії, яку встановлено для всіх працівників!
Скорочення штату без штатного розпису
Власне, запитання «А як це – зовсім без штатного розпису?» лунає в Україні всі роки незалежності, але щодо ФОПів. Тому у серпні юрособам, які не бажають далі застосовувати штатний розпис, варто вивчити «передовий досвід» підприємців.
Візьмемо, наприклад, лист Мінсоцполітики від 21.11.2016 №5907/0/10-16/06.
Аргумент: Складання штатного розпису є необхідним у роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема про прийняття, переведення працівників на іншу роботу, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.
Контраргумент: Вище ми показали, що це не так, і альтернативні варіанти (після того як штатний розпис стане не обов’язковим) цілком можливі.
Аргумент: Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захисту від незаконного звільнення та оплату праці.
Контраргумент: А ось тут фахівці міністерства натякають на скорочення штату.
Пункт 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП передбачає, що трудовий договір, укладений на невизначений строк, а також строковий трудовий договір до закінчення строку його чинності можуть бути розірвані за ініціативою власника або уповноваженого ним органу у разі змін в організації виробництва і праці, у тому числі ліквідації, реорганізації, банкрутства або перепрофілювання підприємства, установи, організації, скорочення чисельності або штату працівників.
Проте скорочення штату працівників без штатного розпису здійснити неможливо. Це документ, потрібний у разі звільнення працівників у зв'язку зі згаданими умовами. Отже, для дотримання норм трудового законодавства, як наполягають контролери, без штатного розпису не обійтися.
Проте якщо штат підприємства затвердити іншим документом, він буде визначений, а отже, гарантії працівника на працю виконуватимуться так само, як і за наявності штатного розпису.
Проводиться реорганізація, ліквідація або плануються зміни в організації виробництва і праці? Піднімаємо штат підприємства, затверджений альтернативним документом, і робимо усі необхідні дії, визначені КЗпП та Законом про зайнятість населення.
Які аргументи за збереження штатного розпису на підприємстві?
З 28 серпня кожне підприємство (а тим паче ФОПи) самостійно вирішуватимуть, потрібен їм такий документ чи ні. Але ось аргументи «за»:
- штатний розпис (як і статут, наприклад) визначає організаційну структуру підприємства, встановлює чисельність працівників (принаймні кількість штатних одиниць). І це окремий документ, для внесення змін до якого не потрібні загальні збори засновників тощо (якщо інше не встановлено статутом). Це зведений документ, у якому показуються усі штатні одиниці, складаючи який керівництво підприємства бачить усю картину в цілому. Це спрощує й управлінські рішення – де що можна скоротити, а що розширити;
- у штатному розписі наводяться також оклади (тарифні ставки тощо) штатних одиниць. Це дозволяє встановлювати розмір та форми оплати праці, контролювати виконання норм трудового права щодо мінімального розміру оплати праці в одному зведеному документі. А також допомагає планувати витрати підприємства на найближчий рік, створювати резерв на оплату відпусток тощо;
- у штатному розписі наводяться назви посад працівників. Це дозволяє контролювати виконання норм трудового права в одному зведеному документі щодо назв посад, перейменувати певну посаду за потреби;
- цим документом користуються при складанні кадрових наказів. Звідки взяти назву посади? Зі штатного розпису! Як зазначити в наказі про прийняття на роботу розмір оплати праці? Звісно, треба вказати цифрами, але поруч зазначити «згідно зі штатним розписом», адже ця цифра за цією посадою встановлена керівником і зазначена у штатному розписі.
Тож аргументів, чому штатний розпис є зовсім не зайвим документом, досить багато, і всі вони вагомі. Проте чи потрібен він буде саме вам, кожен керівник вирішуватиме на своєму підприємстві самостійно.
Висновки
Метою цієї статті було визначити, чи існує альтернативний варіант документального оформлення штату підприємства, крім штатного розпису.
Як ми показали вище, такі варіанти існують. Проте, найімовірніше, переважна більшість роботодавців не буде їх шукати і розробляти, а продовжить оформлювати штатний розпис за старою, вже не обов’язковою формою.
Чому? Тому що зовсім обійтись без структури підприємства, без визначення його штатних одиниць та їх кількості наразі не вийде. А штатний розпис відповідає на всі питання, які можуть виникнути у роботодавця, у відділу кадрів, у бухгалтерії й у контролерів.
Можливо, згодом законодавство зміниться так, що без визначення штату можна буде обійтися. Проте зараз ми ще далеко від цього, тому забувати про штатний розпис не варто.