Матеріальна допомога працівникам у 2026 році: документальне оформлення, відображення в обліку та звітності

1. Чи вимагає законодавство надавати матеріальну допомогу працівникам?
2. Які існують критерії надання матеріальної допомоги?
3. Умови та розміри виплат матеріальної допомоги
4. Нарахування і сплата ЄСВ при виплаті матеріальної допомоги
5. Оподаткування цільової матеріальної допомоги ПДФО та ВЗ
6. Нецільова матеріальна допомога: надання та оподаткування
7. Бухгалтерський облік надання допомог працівникам
8. Відображення матеріальної допомоги у звітності
9. Доплата заброньованим працівникам у разі відпустки чи лікарняного

Чи вимагає законодавство надавати матеріальну допомогу працівникам?

Єдине місце у КЗпП, де йдеться про матеріальну допомогу працівникам, – це ст. 185 КЗпП. Вона говорить: «Власник або уповноважений ним орган повинен у разі необхідності видавати вагітним жінкам і жінкам, які мають дітей віком до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів, путівки до санаторіїв та будинків відпочинку безкоштовно або на пільгових умовах, а також надавати їм матеріальну допомогу».

Проте зрозуміло, що ця норма безнадійно застаріла і залишилась нам у спадщину ще з радянських часів.

Також у ст. 9-1 КЗпП зазначається, що підприємства в межах своїх повноважень і за рахунок власних коштів можуть установлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для працівників.

А відповідно до ст. 13 КЗпП та ст. 7 Закону про колдоговори у колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин, зокрема:

• встановлення гарантій, компенсацій, пільг;
• забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;
• можуть передбачатися додаткові порівняно з чинними законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.

Важливо!

На практиці надання матеріальної допомоги працівникам залишається добровільним. Роботодавці можуть взяти на себе зобов’язання з надання такої допомоги в колективному або навіть у трудовому договорі, але із урахуванням своїх фінансових можливостей.

Якщо виплату матеріальної допомоги працівникам передбачено в колективному договорі підприємства як обов'язкову, але роботодавець з якихось причин не зробив цього, маємо порушення положення колективного договору, і за нього передбачено відповідальність у ст. 18 Закону про колдоговори.

Якщо ж на підприємстві немає колективного договору, або йдеться про ФОПів або звичайних фізосіб, які використовують найману працю, то надавати матеріальну допомогу за зверненням працівника чи ні, щоразу вирішується в індивідуальному порядку.

Які існують критерії надання матеріальної допомоги?

Матеріальна допомога поділяється на види за різними критеріями:

За кількістю працівників, яким надається:

• усім або більшості працівників (категорії працівників визначені законодавством або колективним договором чи розпорядженнями керівництва, якщо колдоговору немає);
• окремим працівникам (надається лише певній категорії працівників, визначеній у колективному договорі, чи окремим працівникам (на підставі заяв) за рішенням керівництва).

За періодичністю надання:

• систематична (надається регулярно один раз у визначений проміжок часу);
• одноразова (надається нерегулярно за наявності фінансових можливостей або у разі настання певних подій у працівника).

За обов'язковістю надання:

• обов'язкова (передбачена законодавством або колективним договором і не залежить від фінансового становища підприємства);
• не обов'язкова (виплачується в окремих випадках за рішенням керівництва за наявності фінансових можливостей).

За включенням до фонду оплати праці:

• включається до фонду оплати праці (належить до інших заохочувальних та компенсаційних виплат згідно з Інструкцією №5);
• не включається до фонду оплати праці за Інструкцією №5.

За формою виплати:

• грошова (виплачується працівнику з каси підприємства чи перераховується на його рахунок у банку);
• натуральна (надається в негрошовій формі, наприклад у вигляді послуг з лікування).

За розміром і порядком обчислення:

• залежно від рівня заробітної плати (надається в розмірі посадового окладу (його частини) чи середньомісячного заробітку (його частини);
• залежно від потреби (надається в розмірі, зазначеному в заяві працівника).

За напрямом використання:

• цільова (надається з конкретною метою);
• нецільова (використовується працівником на власний розсуд).

Умови та розміри виплат матеріальної допомоги

Як правило, умови та розміри виплат працівникам встановлюються в колективному договорі.

Якщо на підприємстві немає колективного договору, а матеріальна допомога працівникам має систематичний характер, роботодавець повинен узгодити ці питання з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником), що представляє інтереси більшості працівників, у разі відсутності – з іншим уповноваженим колективом органом (ст. 97 КЗпП, ст. 15 Закону про оплату праці).

Також якщо колективного договору немає, умови надання матеріальної допомоги варто передбачити в інших локальних нормативних актах, наприклад Положенні про соціальне забезпечення, Положенні про матеріальну допомогу тощо. Такі внутрішні документи встановлюють загальні правила надання матеріальної допомоги роботодавцем і є дуже корисними, якщо вона виплачується досить часто.

У колективному договорі або локальних актах передбачають такі умови виплати матеріальної допомоги:

• систематичність;
• розмір надання матеріальної допомоги (в розмірі посадового окладу, відсотків від посадового окладу, в розмірі середнього заробітку або у фіксованій сумі);
• строки виплати матеріальної допомоги;
• умови надання матеріальної допомоги, якщо протягом року оклад у працівників змінюється кілька разів.

Окрім виплати матеріальної допомоги на оздоровлення, підприємство може виплачувати окремим працівникам на підставі заяви разову матеріальну допомогу у зв'язку із сімейними обставинами, наприклад:

• на оплату лікування;
• на оздоровлення дітей;
• на поховання.

Також є можливість передбачити виплату матеріальної допомоги:

• працівникам, у яких народилася дитина;
• працівникам, які йдуть на пенсію;
• працівникам, які мають неповнолітніх дітей або дитину з інвалідністю;
• працівникам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, тощо.

Таблиця 1. Нормативне врегулювання надання матеріальної допомоги

Нарахування і сплата ЄСВ при виплаті матеріальної допомоги

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону про ЄСВ, базою для нарахування ЄСВ для підприємств є:

– сума нарахованої заробітної плати, що включає:

• основну заробітну плату;
• додаткову заробітну плату;

– інші заохочувальні та компенсаційні виплати (у тому числі в натуральній формі).

Визначення видів виплат, що належать до основної та додаткової заробітної плати та інших заохочувальних та компенсаційних виплат, при нарахуванні єдиного внеску надається в Інструкції №5 (пп. 2 п. 2 розділу IV Інструкції №449).

До фонду оплати праці як інші заохочувальні та компенсаційні виплати належить матеріальна допомога, що має систематичний характер, надана всім або більшості працівників, виплати соціального характеру у грошовій і натуральній формі (пп. 2.3.3, 2.3.4 Інструкції №5).

Тобто якщо підприємство виплачує матеріальну допомогу, що має систематичний характер, усім або більшості працівників (на оздоровлення, у зв'язку з екологічним станом) і відповідно до нормативно-правових актів чи колективного договору (з поданням заяви працівником або без заяви), така допомога як складова заробітної плати є базою для нарахування ЄСВ.

Матеріальна допомога, яка не включається до фонду оплати праці (розділ III Інструкції №5), а також зазначена в Переліку №1170, не є об'єктом нарахування ЄСВ.

Матдопомога, на яку не нараховується ЄСВ:

• матеріальна допомога одноразового характеру, що надається підприємством окремим працівникам у зв'язку із сімейними обставинами, на оплату лікування, оздоровлення дітей, поховання (п. 14 р. I Переліку №1170, п. 3.31 Інструкції №5);
• соціальна допомога і виплати за рахунок коштів підприємства, установлені колективним договором: працівникам, які перебувають у відпустці для догляду за дитиною, на народження дитини, сім'ям із неповнолітніми дітьми (п. 1 р. I Переліку №1170, п. 3.4 Інструкції №5);
• одноразова допомога працівникам, які виходять на пенсію згідно з чинним законодавством та колективними договорами (п. 2 р. I Переліку №1170, п. 3.6 Інструкції №5);
• вартість послуг з лікування працівників, наданих закладами охорони здоров'я (п. 13 р. II Переліку №1170, п. 3.30 Інструкції №5);
• матеріальна благодійна допомога, виплачена особам, які не перебувають у трудових відносинах із підприємством (п. 3.32 Інструкції №5).

Тому важливо документально засвідчити і підтвердити, який саме вид допомоги надається, аби точно знати, нараховувати ЄСВ чи ні.

Оподаткування цільової матеріальної допомоги ПДФО та ВЗ

Цільова матеріальна допомога надається на підставі заяви працівника та наказу керівника підприємства (див. зразок 1 та зразок 2).

Зразок 1. Заява на цільову матеріальну допомогу

(Завантажити)

Зразок 2. Наказ про призначення цільової матеріальної допомоги

(Завантажити)

Цільова допомога надається конкретно під певні цілі і в ПКУ врегульовується нормами пп. 165.1.54, 170.7.4, 170.7.8 ПКУ. Ми їх зазначили у таблиці 2.

Таблиця 2. Оподаткування благодійної допомоги за п. 170.7 ПКУ

Таблиця 3. Неоподатковувана матеріальна допомога відповідно до п. 165.1 ПКУ

Така допомога не оподатковується ПДФО і ВЗ з неї не утримують, але тільки в разі виконання умов, встановлених ПКУ.

Консультації у «ЗІР»

• Чи підлягає оподаткуванню ПДФО сума витрат на лікування та придбання лікарських засобів, що надається працедавцем ФО або членам її сім’ї (на рахунок закладів охорони здоров’я чи ФО)?
• На які цілі надається та в якій сумі не включається до оподатковуваного доходу благодійна допомога, що надається платникам податків, визначеним у пп. 165.1.54 п. 165.1. ст. 165 ПКУ?

Нецільова матеріальна допомога: надання та оподаткування

Не включається до оподатковуваного доходу сума нецільової благодійної допомоги, у тому числі матеріальної, що надається резидентами – юридичними або фізичними особами на користь платника податку протягом звітного податкового року сукупно у розмірі, що у 2026 році дорівнює 4660,00 гривень. Сума перевищення вказаного доходу оподатковується ПДФО та ВЗ.

Надається така допомога на підставі заяви працівника та наказу керівника підприємства (див. зразок 3 та зразок 4).

Ключовою умовою такої матдопомоги є її нецільовий характер. Тобто ані у заяві, ані в наказі не можна визначати, на що конкретно будуть витрачені працівником отримані кошти.

Зразок 3. Заява на нецільову благодійну допомогу

(Завантажити)

Зразок 4. Наказ про призначення нецільової благодійної допомоги

(Завантажити)

Бухгалтерський облік надання допомог працівникам

У бухгалтерському обліку нарахування допомоги за рахунок коштів роботодавця відображається за дебетом субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності» та кредитом субрахунку 663 «Розрахунки за іншими виплатами».

Приклад 1

Працівникові у лютому 2026 р. надали матеріальну допомогу на оздоровлення у розмірі 2500,00 грн. Допомога, згідно з положенням про матеріальну допомогу на підприємстві, є систематичною, тому входить до ФОП як інші компенсаційні виплати. Заробітна плата працівника за лютий 2026 р. становить 25000 грн, а відпусткові становлять 8000,00 грн.

Таблиця 4. Облік господарських операцій за даними прикладу 1

Приклад 2

У лютому 2026 року до роботодавця звернувся працівник із проханням надати йому нецільову матеріальну допомогу у зв'язку із сімейними обставинами у розмірі 80000 грн. Як це буде відображено в бухобліку?

Таблиця 5. Облік господарських операцій за даними прикладу 2

Відображення матеріальної допомоги у звітності

Роботодавець відображає надану працівникам матеріальну допомогу в єдиній звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Але як він це робить, залежить від того, належить така матдопомога до фонду оплати праці чи ні.

Якщо належить, то відображається вона так само, як звичайна зарплата, однією з нею сумою за певний місяць. Тобто окремо відображати таку матдопомогу в цьому випадку не потрібно.

Якщо не належить, то ЄСВ на неї нараховувати не потрібно, а отже, така матдопомога не відображається ані в додатку 1, ані в Податковому розрахунку. Проте її обов’язково слід показати в додатку 4ДФ (незалежно від того, оподатковується вона ПДФО та ВЗ чи ні).

При цьому слід визначити, за якою ознакою доходу показати матдопомогу. Це робиться згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб.

Зокрема, сума цільової благодійної допомоги, надана відповідно до вимог п. 170.7 ПКУ та нецільової благодійної допомоги, наданої згідно з пп. 170.7.3 ПКУ, відображається у додатку 4ДФ за ознакою доходу «169».

А кошти або вартість майна, надані як допомога на лікування та медичне обслуговування відповідно до вимог пп. 165.1.19 ПКУ, відображаються у додатку 4ДФ за ознакою доходу «143».

Зверніть увагу!

Якщо загальна сума отриманої нецільової допомоги від декількох роботодавців протягом звітного податкового року перевищує вказаний розмір, то працівник зобов'язаний подати річну податкову декларацію, зазначити в ній цей дохід і самостійно сплатити з нього ПДФО та ВЗ (пп. 170.7.3 ПКУ).

Доплата заброньованим працівникам у разі відпустки чи лікарняного

Наостанок розглянемо виплату матеріальної допомоги ще в одному ракурсі, який раніше не виникав. Це виконання вимоги щодо рівня оплати праці для бронювання працівників – актуальна тема 2026 року.

Ось, наприклад, типове запитання від нашого читача:

«Підприємство має статус критично важливого. Для працівників, які мають бронювання, ми підтримуємо визначений рівень оплати праці – 21 617,50 грн. Водночас у роботі трапляються випадки, коли працівник протягом місяця перебував у відпустці або мав інші причини відсутності. Через це загальна сума нарахувань за місяць може становити менше 21 617,50 грн. Просимо роз’яснити, як правильно оформити таку доплату».

Пропонуємо в такому разі передбачити систематичну матеріальну допомогу в колективному договорі або в Положенні про оплату праці. Так, це специфічний варіант, але він практичніший за премії. Для виплати премій потрібне обґрунтування, і на практиці його часто доводиться просто «дофантазовувати».

На думку автора, якщо затвердити систематичну матеріальну допомогу саме з метою виконання вимоги щодо рівня оплати праці заброньованих працівників, у випадках, коли заробітна плата за місяць виходить меншою ніж 2,5 МЗП, це цілком правомірно. Таким чином підприємство не порушує жодної норми законодавства і не вигадує формальних підстав для «преміювання».

Передбачте у локальному акті, наприклад, таку норму:

«З метою дотримання вимог щодо рівня оплати праці заброньованих працівників Підприємство встановлює гарантію щомісячного нарахування виплат у сумі не менше 2,5 мінімальної заробітної плати.

У разі недостатності суми нарахованої заробітної плати за відповідний місяць (зокрема, у зв’язку з відпусткою, тимчасовою непрацездатністю тощо) різниця може компенсуватися шляхом виплати матеріальної допомоги систематичного характеру».