Повідомлення до ДПС про прийняття працівника на роботу: порядок та особливості подання у 2026 році

1. Які вимоги законодавства щодо необхідності подання Повідомлення?
2. Коли не потрібно подавати повідомлення?
3. Які є правила подання повідомлення?
4. Порядок заповнення Повідомлення
5. Зразки заповнення Повідомлення
6. Коли подається скасовуюче повідомлення?
7. Чи треба повідомляти ДПС при прийнятті на роботу сумісника, укладанні студентського трудового договору та договору ЦПХ?
8. Яка відповідальність передбачена за порушення порядку подання Повідомлення?
9. Висновки

• Бланк Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту, а також іншу корисну інформацію про цю форму дивіться за посиланням.
  
  
• Форму бланку Повідомлення про прийняття працівника на роботу затверджено Постановою КМУ від 17.06.2015 №413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу» (надалі – Постанова №413) із останніми змінами, внесеними Постановою КМУ від 07.01.2026 №41.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 1000 бланків та типових форм) – на нашому сайті у розділі бланків.
  
  
• Всі новини від редакції «Дебет-Кредит» про трудові відносини дивіться за посиланням.

Які вимоги законодавства щодо необхідності подання Повідомлення?

При прийнятті працівника на роботу, незалежно від інших обставин, роботодавець зобов'язаний подати до органу ДПС за своїм місцем обліку повідомлення про це.

Інформація, що міститься у повідомленні, вноситься до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відповідно до Закону про ЄСВ та КЗпП. Вона потрапляє туди через міжвідомчий обмін даними між ДПС та ПФУ.

Обов’язок повідомляти ДПС про прийняття працівника передбачений ч. 4 ст. 24 КЗпП: працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення податкової про прийняття працівника на роботу.

Увага!

Як правило, дата видання наказу та дата виходу на роботу – різні, наказ видається заздалегідь. Тому варто пам’ятати – повідомлення про прийняття на роботу має бути подано до фактичного допущення працівника до роботи.

Також необхідно врахувати можливі затримки в отриманні квитанції №2 та неприйняття повідомлення внаслідок помилок у його заповненні. В першому випадку у роботодавця не буде впевненості в тому, що він подав повідомлення вірно, у другому – він точно знатиме, що помилки були. А якщо ДПС відмовила у прийнятті повідомлення з поважних причин – обов’язок роботодавцем не виконаний.

Найбезпечніший варіант – це видати наказ про прийняття на роботу (укласти договір) і в цей же день подати Повідомлення до податкової, а вже з наступного дня допускати нового працівника до роботи. Тобто дата початку роботи має бути хоча б на день пізніше, ніж дата подання повідомлення.

Формально повідомлення можна подати і в день початку роботи, але до фактичного допуску працівника. Але, щоб не мати проблем при перевірці, потрібно буде довести, що повідомлення було подане раніше. Наприклад, якщо зміна працівника починається о 12:00, а повідомлення було відправлено ДПС о 10:00. Проте, цей варіант для найсміливіших роботодавців – і питання при перевірці Держпраці будуть, і ненульовим є варіант, що ДПС знайде помилки в повідомленні і відмовиться його прийняти.

Загалом, краще орієнтуватися не на дату і час відправлення повідомлення, а на дату і час його прийняття ДПС. Це не правило, але це ще одна порада для обережних роботодавців.

Важливо!

Згідно до численних роз’яснень ДПС, за наявності квитанції №2 датою та часом прийняття (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у квитанції №1. У свою чергу квитанція №2 підтверджує подання Повідомлення та його прийняття ДПС: вона містить час прийняття та інформацію, що дані успішно завантажені до Реєстру застрахованих осіб.

У випадку проблем з отриманням квитанції №2 роботодавцю необхідно сформувати Запит на отримання переліку працюючих осіб через портал ПФУ. Для цього роботодавець або уповноважена особа має авторизуватися за допомогою КЕП, перейти до розділу «Комунікації з ПФУ» та вибрати підпункт «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)». Докладніше про цей сервіс ПФУ розповідало тут. В багатьох випадках працівники вже відображаються в системі, незважаючи на відсутність квитанції №2.

У випадку технічних збоїв системи не потрібно робити повторні подання, оскільки це не вирішить проблеми, а може лише ускладнити ситуацію.

Коли не потрібно подавати повідомлення?

Постанова №413 у абз. 2 постановляючої частини чітко визначає, що не подається повідомлення про прийняття на роботу члена виконавчого органу господарського товариства, керівника підприємства, установи, організації.

Згідно абз. 6 постановляючої частини Постанови №413, повідомленням про прийняття на роботу таких працівників є внесення відомостей до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.

Крім того, не подають повідомлення у випадках, коли працівник не приймається на роботу і не звільняється, а саме:

• встановлення суміщення,
• виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника,
• переведення на нову посаду в межах одного підприємства,
• повернення до роботи після припинення призупинення трудового договору,
• поновлення працівника на роботі (за рішенням суду),
• повернення до роботи після закінчення відпустки по догляду за дитиною тощо.

Які є правила подання повідомлення?

1. Подавати повідомлення мають усі роботодавці. Відповідно до вимог Постанови №413 повідомлення про прийняття на роботу подають:
   • юридичні особи;
   • ФОП та інші фізичні особи, які використовують найману працю;
   • резиденти Дія Сіті – у разі укладення гіг-контракту;
   • фізичні особи – роботодавці домашніх працівників.
2. Повідомлення подається до ДПС за місцем обліку. Юридичні особи, ФОП та резиденти Дія Сіті подають повідомлення до органу ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ. 
3. Подавати повідомлення може як сам роботодавець (фізособа), так і уповноваженим ним працівник (за замовченням у юросіб такий обов’язок покладається на керівника, але він може делегувати цей обов’язок працівнику відділу кадрів, наприклад). 
4. Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається за формою, наведеною в додатку 1 до Постанови №413.
5. Повідомлення подається засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису. Ідентифікатор форми: J(F)3001005. 

Увага!

Якщо під час воєнного стану у роботодавця немає можливості подати Повідомлення навіть у паперовій формі разом з копією в електронній формі, то фахівці Держпраці у листі від 28.03.2022 №1340/4/4.1-зв-22 радять роботодавцю мати підтвердження намагання подати таке Повідомлення.

У такому випадку роботодавцю слід зафіксувати й підтвердити документально спроби подати Повідомлення і причини, які цьому завадили, у вигляді акту або довідки.

Порядок заповнення Повідомлення

Законодавство не визначає порядку заповнення Повідомлення. Тому роботодавцям доводиться робити це, виходячи з даних його форми та роз’яснень контролерів.

У вступній (заголовній) частині форми Повідомлення зазначається:

Таблиця 1. Заповнення рядків вступної (заголовної) частини Повідомлення

У табличній частині зазначається:

Таблиця 2. Заповнення рядків табличної частини Повідомлення

У частині для підписів зазначається:

Таблиця 3. Заповнення рядків частини для підписів Повідомлення

Зразки заповнення Повідомлення

Зразок 1. Повідомлення про прийняття працівника за основним місцем роботи

(Завантажити)

Коли подається скасовуюче повідомлення?

Якщо в початковому Повідомлені зробили помилки або якщо працівник не став до роботи, то подається скасовуюче Повідомлення.

Скасовуюче Повідомлення повністю дублює дані щодо працівника з первісного Повідомлення, щоб анулювати попередній запис у базах ДПС/ПФУ. 

Відрізнятиметься воно лише позначкою «Х» – її треба буде проставити у рядку 1 навпроти поля «скасовуюче». 

Увага!

Якщо початкове Повідомлення містить інформацію щодо кількох працівників (законодавство не забороняє подавати одне Повідомлення щодо кількох працівників, а його форма це прямо передбачає), то скасовуюче подається лише щодо працівників з помилковою інформацією.

Строк подання скасовуючого Повідомлення нормативно не встановлено, проте подавати його варто якнайшвидше після виявлення помилки.

Зразок 2. Заповнення скасовуючого Повідомлення про прийняття працівника на роботу

(Завантажити)

Після того, як Повідомлення з помилками скасували, створюємо наступне Повідомлення із правильними даними (його тип буде початковий). 

На жаль, оскільки виправлення помилок відбувається через процедури скасування і подання нового Повідомлення початкового типу – перше Повідомлення не братиметься до уваги. Тому, якщо помилки будуть виправлені, але після допущення працівника до роботи, у податківців і у фахівців Держпраці будуть претензії. Оштрафувати за ст. 265 КЗпП під час воєнного стану вони вже не зможуть (оскільки помилка виправлена). Але в мирний час це може закінчитись штрафом в розмірі 1 мінімальної зарплати. Тому заповнюйте форму Повідомлення дуже уважно!

Чи треба повідомляти ДПС при прийнятті на роботу сумісника, укладанні студентського трудового договору та договору ЦПХ?

Прийняття на роботу сумісника

Для сумісників (як внутрішніх, так і зовнішніх) процедура повідомлення ДПС є обов'язковою на загальних підставах. У формі Повідомлення вказується категорія особи «2» – працівники за сумісництвом.

Єдине виключення стосується прийняття за сумісництвом керівника підприємства або члена виконавчого органу господарського товариства – відомості щодо них передаються при внесенні даних до ЄДР.

Укладення цивільно-правового договору

Чинне трудове та цивільне законодавство не встановлює обов’язку повідомляти ДПС про укладення цивільно-правового договору, а також відповідальності за невчинення таких дій.

Але є виключення. Це стосується резидентів «Дія Сіті».

У випадку укладення резидентом «Дія Сіті» з фахівцями цивільно-правового або іншого договору, він повинен подати до ДПС Повідомлення на таких осіб з відображенням у графі 5 коду «4» – особи на підставі цивільно-правових договорів.

Така позиція підтверджується листом Мінекономіки від 28.01.2022 №4706-06/4356-01.

Укладання студентського трудового договору

У випадку виконання студентом, навіть під час виробничої практики, трудових обов’язків, з ними треба укласти студентський трудовий договір. Про це ми докладно розповіли тут і тут.

Тому про таких студентів-працівників обов’язково треба повідомити ДПС у загальновстановленому порядку.

Яка відповідальність передбачена за порушення порядку подання Повідомлення?

Неподання Повідомлення до початку роботи або подання Повідомлення після фактичного початку роботи найманого працівника є порушенням ч. 4 ст. 24 КЗпП, а домашнього працівника – ч. 2 ст. 173-3 КЗпП.

Таке порушення розглядають як порушення інших вимог трудового законодавства за яке згідно абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗпП передбачено накладання на роботодавця штрафу у розмірі 1 МЗП (з 1 січня 2026 року – 8647 грн).

Однак, до юридичних осіб та ФОП, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої – третьої груп, за неподання Повідомлення згідно абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП застосовується попередження. Таке попередження застосовується у випадку першого порушення.

А щодо решта – у період дії воєнного стану штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовують, якщо роботодавець у повному обсязі та у встановлений строк виконав припис про усунення порушень, виявлених під час позапланового заходу контролю. Це передбачено ч. 3 ст. 16 Закону №2136.

Тобто, фінансової відповідальності (якщо ви виправили помилку самостійно або за приписом Держпраці) під час воєнного стану можна не боятися. А от після закінчення війни ризик застосування штрафу зросте.

Увага!

Інколи неподання Повідомлення працівники контролюючих органів розглядають як фактичний допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору та накладають на роботодавця штраф згідно абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі 10 МЗП за кожного працівника (з 1 січня 2026 року – 86470 грн.).

Водночас насправді відсутність Повідомлення не означає не оформлення трудових відносин. Сьомий апеляційний адмінсуд у постанові від 22.11.2022 у справі №240/41295/21 вказав, що відсутність Повідомлення про прийняття працівника на роботу не свідчить про те, що між працівником і роботодавцем не оформлено трудовий договір, оскільки законодавець не пов'язує чинність трудового договору із наявністю відповідного повідомлення.

Верховний Суд у своїй постанові від 20.02.2026 року у справі №440/545/25 також чітко розмежував два порушення, які «змішують» контролюючі органи: несвоєчасне подання повідомлення до ДПС про прийняття працівника та фактичний допуск до роботи без укладеного трудового договору.

Для посадових осіб і ФОП також можливий адміністративний штраф за ст. 41 КУпАП – від 510 до 1700 грн, а за повторне протягом року порушення – від 1700 до 5100 грн.

Але адмінштраф застосовується протягом 2 місяців з дня вчинення правопорушення, а у разі триваючого правопорушення – не пізніш як через 2 місяці з дня його виявлення (ст. 38 КУпАП).

Таким чином, якщо Повідомлення не подано вчасно, його потрібно подати для усунення триваючого правопорушення.

Про дії роботодавця за наслідками виявлення порушення порядку подання Повідомлення, читайте у статті.

Висновки

1. Подання повідомлення про прийняття на роботу працівників до ДПС передбачено вимогами КЗпП: для найманих працівників – ч. 4 ст. 24 КЗпП, для домашніх працівників – ч. 2 ст. 173-3 КЗпП.
2. Повідомлення подають всі роботодавці при прийнятті на роботу найманого працівника, а також фізичні особи – роботодавці при прийнятті на роботу домашнього працівника.
3. Повідомлення необхідно подавати засобами електронного зв'язку з використанням кваліфікованого електронного підпису.
4. Повідомлення буває двох видів: початкове і скасовуюче.
5. Підтвердженням подання та прийняття повідомлення є квитанція №2.
6. В окремих ситуаціях повідомлення не подається, у тому числі, при прийнятті керівника підприємства.