Особова картка працівника (форма №П-2) у 2026 році: практичні рекомендації із заповнення та внесення змін

1. Вести чи не вести особові картки у 2026 році?
2. Чи є штрафи за неведення особових карток?
3. Для чого тоді потрібна особова картка?
4. Чи можна вести особову картку в електронній формі?
5. На яких працівників особові картки можна оформлювати, а на яких не потрібно?
6. В який строк слід заповнювати особову картку №П-2?
7. Чи обов’язково вклеювати фотокартку працівника в особову картку?
8. Який алгоритм заповнення форми №П-2
9. Як змінити дані в особовій картці?
10. Що робити, якщо не вистачає місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Вести чи не вести особові картки у 2026 році?

Тривалий час особові картки за формою №П-2 були обов’язковою частиною кадрового обліку будь-якого підприємства. Однак зараз їх ведення здійснюється виключно на добровільних підставах.

Держпраці це пояснює наступним чином:

Типова форма П-2 затверджена наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 (далі – Наказ №495/656).

Як зазначено в преамбулі Наказу №495/656 ця редакція форми №П-2 потрібна для цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві.

Про ведення персонального обліку призовників і військовозобов’язаних на підприємствах, в установах та організаціях згідно з типовою формою первинного обліку №П-2 було зазначено і в п. 38 Порядку організації та ведення військового обліку призовників і військовозобов’язаних, затвердженого постановою КМУ від 07.12.2016 №921. Але він вже не діє!

Зараз діє Порядок організації та ведення військового обліку від 30.12.2022 №1487 і в ньому відсутні вимоги щодо застосування картки №П-2.

Тому Держпраці доходить до висновку: роботодавець має право самостійно визначитися щодо організації кадрового обліку з використанням форми №П-2.

Чи є штрафи за неведення особових карток?

Одразу зазначимо, що окремої відповідальності за неведення особових карток чинним законодавством не передбачено.

Для чого тоді потрібна особова картка?

Особова картка працівника – це документ з обліку особового складу на підприємстві, у якому видно всю хронологію роботи конкретного працівника.

Вона містить в собі інформацію про:

• Табельний номер працівника
• Вид його роботи (основна чи сумісництво)
• ПІБ, стать, родинний стан та дату народження, місце проживання
• Освіту працівника
• Призначення на посаду та переведення на інші
• Відпустки, надані працівнику
• Дату прийняття на роботу та звільнення

Як правило, її заповнюють працівники кадрової служби або бухгалтер (якщо працівника кадрової служби на підприємстві немає). Особову картку слід заповнювати в одному примірнику на підставі пред'явлених працівником документів (паспорт, трудова книжка, диплом тощо).

Важливо!

В жодному разі не оформляйте картку №П-2, якщо йдеться про особу, з якою співпраця відбувається за цивільно-правовим договором, оскільки особові картки №П-2 якщо і ведуться, то лише на осіб, з якими укладено трудові договори.

Чим небезпечне складання зайвих особових карток? Якщо кадровик помилково складе картку №П-2 щодо особи, з якою укладено договір ЦПХ, Держпраці чи суд можуть кваліфікувати це як ознаку трудових відносин! А також може визнати, що роботодавець підмінює трудові договори договорами ЦПХ.

Чи можна вести особову картку в електронній формі?

Сьогодні постійно говоримо про діджитацізацію та цифровізацію. І часто в кадровиків виникає запитання: чи можна особову картку №П-2 вести лише в електронній формі, наприклад, в спеціальній програмі для бухгалтерів, у MS Word, MS Excel?

Оскільки ця форма кадрового обліку ведеться виключно за рішенням роботодавця, він визначає і форму ведення. Але є нюанс. У реквізитах типової форми №П-2 зазначено, що працівник повинен у картці №П-2 поставити особистий підпис. І робити це неодноразово: по суті, кожна зміна даних про призначення працівника на посаду та переведення на іншу посаду має підтверджуватися новим підписом працівника. Тому тим, хто бажатиме оформлювати цей документ у електронній формі, треба, щоби програма, у якій це буде реалізовано, враховувала специфіку складання цього документу.

На практиці часто вдаються до часткового заповнення особистих карток №П-2 за допомогою комп’ютерних програм. Зокрема, при прийомі працівника на роботу, дані, які відомі про нього на той момент, вносяться за допомогою комп’ютера і складається електронний документ. Далі цей документ роздруковують і підписують. А зворотну сторону за мірою надходження інформації доповнюють від руки.

На яких працівників особові картки можна оформлювати, а на яких не потрібно?

Якщо ви вже вирішили їх вести, то особові картки слід оформлювати на всіх працівників, які працюють за трудовими договорами, а саме:

1. з якими укладено строкові трудові договори;
2. які працюють за трудових договором з нефіксованим робочим часом;
3. з надомниками;
4. які працюють за дистанційними трудовими договорами;
5. зі сумісниками внутрішніми та зовнішніми та ін. 

І так: оформлювати особові картки буде потрібно навіть на тих працівників, які прийняті на роботу на досить короткий термін. Наприклад, для працівника, прийнятого на кілька тижнів для заміщення іншого працівника, що пішов у відпустку.

Постійно повторюються запитання від читачів: чи треба знову оформлювати особову картку №П-2, якщо працівник вже колись працював на цьому ж підприємстві і тепер влаштовується знову? Так, потрібно. Оскільки у попередній його картці №П-2 вже є підпис працівника кадрової служби та самого працівника, а також зазначена інформація в графі «Дата і причина звільнення (підстава)», що унеможливлює повторне використання «старої» картки. 

Не забувайте вести особові картки і на внутрішніх сумісників. Оскільки достовірний облік відпусток потрібно здійснювати окремо за кожною посадою. Отже, якщо один і той самий працівник працює у одного роботодавця на двох посадах, на нього заводяться дві окремі особові картки (за кожною посадою). 

В який строк слід заповнювати особову картку №П-2?

У особовій картці №П-2 не зазначено строку, протягом якого слід оформити її для новоприйнятого працівника. Проте зазвичай особову картку заповнюють після видання наказу про прийняття на роботу. 

Раніше, до змін у ст. 48 КЗпП щодо паперових трудових книжок, орієнтувалися на строки у згаданій статті, тобто – 5-7 днів. Це було обумовлено тим, що роботодавець мав ознайомити працівника зі записом про прийняття у трудовій книжці під підпис в особовій картці (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту і Мінсоцзахисту від 29.07.1993 №58).

Тепер визначеного законом строку немає, записи в паперову трудову книжку вносяться тільки на вимогу працівника, тож, роботодавцю потрібно визначити цей строк самостійно.

Чи обов’язково вклеювати фотокартку працівника в особову картку?

Актуальним залишається запитання щодо вклеювання фотокартки – форма особової картки передбачає її наявність. Раніше відсутність фотографії в особовій картці фахівці Держпраці під час перевірки кваліфікували як її неналежне ведення. Тепер роботодавець може самостійно вирішити, чи потрібна йому наявність фотографії в особовій картці – якщо ні, то можна її із форми видалити.

Щоби працівники не відмовлялися надавати фотокартки, обов’язок нових працівників надавати фотокартки має бути зазначений у правилах внутрішнього трудового розпорядку.

Який алгоритм заповнення форми №П-2

Особова картка №П-2 працівника складається з 5 розділів:

I. Загальні відомості;

II. Відомості про військовий облік;

III. Професійна освіта на виробництві (коштом роботодавця);

IV. Призначення та переведення;

V. Відпустки.

Усі вони мають конкретні інформаційні завдання.

Загальні відомості

Тут зазначають паспортні дані (прізвище, ім'я, по батькові), сімейний стан, наводиться інформація про освіту, попереднє місце роботи, стаж роботи, а також місце реєстрації та місце фактичного проживання. Усі ці дані заповнюються на підставі підтвердних документів: паспорта, трудової книжки, наданого працівником диплома. Місце фактичного проживання записується зі слів працівника.

У таблиці п. 10 цього розділу зазначають склад сім'ї, сюди включаються: батьки; чоловік/дружина; діти; опікуни.

Якщо дані з цього розділу змінюються, однією рискою слід закреслити неактуальні дані, а поруч вписати нові. На полі особової картки поряд із оновленими даними або нижче в графі «Додаткові відомості» працівник, що вносить зміни, записує реквізити документа, на підставі якого наводить нові дані, ставить дату і свій підпис (див. таблицю 1).

Таблиця 1. Документи, на підставі яких заповнюють розділ І картки №П-2

Відомості про військовий облік

Незважаючи на наявність в ній відомостей про військовий облік особова картка №П-2 вже не є тим документом, за яким ведеться військовий облік на підприємстві. Персональний військовий облік на підприємствах наразі ведеться за Списками персонального військового обліку (додаток 5 до Порядку №1487). Отже, цей розділ особової картки можна не заповнювати.

Професійна освіта на виробництві

Цей розділ заповнюється тільки у разі отримання працівником освіти за рахунок підприємства: первинна профпідготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації на виробництві як у спеціалізованих закладах, так і на базі інших суб'єктів господарювання.

Призначення і переведення

Перший запис у цьому розділі – запис про прийняття на роботу. Тут слід заповнити всі рядки і обов'язково дати на підпис працівникові.

Сюди вносяться дані про всі посади, які займав певний працівник протягом роботи на підприємстві. Тобто, тут слід робити записи й про тимчасове переведення.

Відпустки

Цей розділ заповнюється безпосередньо при наданні відпусток: щорічних (основних та додаткових), творчих, відпусток за свій рахунок та інших. Крім цього, тут зазначається період, за який вони надаються, дати початку і закінчення та номер наказу, на підставі якого надається відпустка.

Додаткові відомості

У цьому розділі мають знайти відображення дані, які не були зазначені в інших розділах (наприклад, про судимості, статус учасника бойових дій, знання іноземної мови, належність до певної пільгової категорії працівників або інвалідність і документ, на підставі якого працівника віднесено до окремої категорії). Також сюди можуть вноситися виправлення щодо першого і другого розділів картки, наприклад, при зміні прізвища або місця проживання (докладніше про це далі).

У рядку «Дата і причина звільнення (підстава)» зазначаються дата і причина звільнення з посиланням на конкретну норму КЗпП.

Зразок. Особова картка працівника при прийнятті на роботу

(Завантажити)

Як змінити дані в особовій картці?

Якщо у працівника відбувається зміна даних, то слід внести доповнення чи уточнення.

Приклад

Якщо відбулась зміна прізвища, то треба після отримання працівником нового паспорта, закреслити колишнє прізвище і поруч або зверху вписати нове. У графі «Додаткові відомості» слід зазначити, що прізвище змінено на підставі паспорта, вкажіть реквізити наказу та нового паспорта.

Що робити, якщо не вистачає місця в розділі «Відпустки» чи «Призначення та переведення»?

Для продовження особової картки слід:

• взяти нову чисту форму №П-2,
• зверху написати «Продовження особової картки»,
• вказати табельний номер працівника,
• заповнити у Розділі І «Загальні відомості» пункти 1, 2 (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження).

А далі вже вносити ті дані, які не вмістилися у первинній особовій картці.

Нову особову картку зберігайте разом із первинною особовою карткою.