Працівник не з'явився на роботу у перший робочий день: які дії роботодавця за КЗпП і роз’ясненнями ДПС

1. Чому не можна одразу скасувати прийняття на роботу?
2. Які дії роботодавця, якщо працівник передумав і відмовився приступити до роботи?
3. Яку заяву треба отримати від працівника?
4. Як складати акт, якщо працівник відмовляється подати заяву?
5. Що робити роботодавцю, якщо працівник не з’явився і не виходить на зв’язок?
6. Як оформити скасування наказу про прийняття?
7. Як подається скасовуюче Повідомлення до ДПС?
8. Чи краще звільнити працівника за прогул?
9. Що робити ,якщо запис про прийняття вже внесли до паперової трудової книжки?
10. Чи треба повідомляти про скасування наказу про прийняття на роботу ПФУ?
11. Алгоритм дій роботодавця
12. Приклади ситуації та зразки заповнення кадрових документів
13. Висновки

Почнемо з найпростішого питання: якщо новоприйнятий працівник так і не став до роботи, чи можна просто скасувати це працевлаштування, не з’ясовуючи причини?

Ні. Простого виходу з цієї ситуації немає.

Чому не можна одразу скасувати прийняття на роботу?

Тому що сторони вже пройшли всі етапи працевлаштування.

Відповідно до ст. 24 КЗпП працівника не можна допустити до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом або розпорядженням роботодавця, та без повідомлення ДПС про прийняття працівника. Порядок подання Повідомлення про прийняття працівника на роботу визначено постановою КМУ від 17.06.2015 №413.

Тобто, якщо працівник мав завтра вийти на роботу, домовленість була не усна – сторони вже уклали трудовий договір, роботодавець вже сьогодні має на руках усі оформлені документи, та ще і відправив про це повідомлення податківцям.

Увага!

Працівник, якого прийняли на роботу, має права і гарантії, передбачені КЗпП. Водночас ані КЗпП, ані Порядок №413 не встановлюють процедури анулювання прийняття на роботу.

На практиці трапляються випадки скасування наказу про прийняття на роботу, але, як правило, вони пов’язані із помилковим (безпідставним) складанням такого наказу або якщо працівник надав заяву про те, що він відмовляється від трудового договору, ще до початку роботи.

Чи можна скасувати наказ про прийняття на роботу в перший робочий день, через те, що працівник на роботу не вийшов (але жодних заяв не подав)? Дозволу на це для роботодавця в законодавстві, як ми вже зазначили, немає. Але ДПС і Держпраці такий варіант допускають.

Ось як ця ситуація виглядає на думку ГУ ДПС у Чернівецькій області:

Іноді трапляються ситуації, що новоприйнятий працівник не виходить на роботу. Причини цьому можуть бути різні (наприклад, передумав, знайшов інше місце роботи тощо). У цьому разі роботодавцю необхідно видати наказ про скасування наказу про прийняття такого працівника на роботу та подати до ДПС скасовуюче повідомлення.

Наказ про скасування наказу про прийняття працівника на роботу видається на підставі заяви такого працівника або акта про відмову приступити до роботи.

У ситуації, коли працівник відмовляється писати заяву на відкликання заяви про звільнення, роботодавцю необхідно:

• скласти акт про відмову приступити до роботи;
• видати наказ про скасування наказу про прийняття на роботу;
• подати до ДПС скасовуюче повідом­лення (у графі 2 у рядку «Тип» поставити позначку «скасовуюче»).

Отже, перший крок – це з’ясувати причину неявки працівника на роботу.

Таблиця 1. Причина неявки нового працівника та дії роботодавця

Які дії роботодавця, якщо працівник передумав і відмовився приступити до роботи?

У такій ситуації роботодавцю доцільно:

1. з’ясувати причину неявки;
2. отримати від працівника письмове підтвердження відмови приступити до роботи;
3. якщо працівник не надає заяви – документально зафіксувати його відмову;
4. видати наказ про скасування наказу про прийняття;
5. подати до ДПС скасовуюче Повідомлення;
6. перевірити, чи внесено запис до паперової трудової книжки та чи подано оперативні відомості до ПФУ, якщо на роботодавця поширюється відповідний обов’язок.

Яку заяву треба отримати від працівника?

Спеціальної форми заяви законодавство не встановлює. Працівник може скласти її у довільній формі.

Наприклад:

Повідомляю про відмову приступити до роботи на посаді економіста з 27.10.2026 та прошу скасувати наказ про моє прийняття на роботу від 26.10.2026 №125-к.

Важливо!

На час воєнного стану ст. 7 Закону №2136 дозволяє роботодавцям та працівникам здійснювати електронну комунікацію. Тому заяву можна передати і електронною поштою у сфотографованому вигляді.

У заяві має бути зафіксоване волевиявлення працівника – відмову приступити до роботи. Формулювання «відкликаю заяву про прийняття на роботу» не відображає повною мірою обставин, адже наказ уже видано.

Як складати акт, якщо працівник відмовляється подати заяву?

Працівник може повідомити про відмову працювати телефоном, але відмовитись надавати заяву. У такому разі роботодавцю доцільно скласти акт про відмову приступити до роботи.

В акті доцільно зазначити:

• прізвище, власне ім’я та по батькові працівника;
• посаду, на яку його прийняли;
• дату й номер наказу про прийняття;
• дату, з якої працівник мав приступити до роботи;
• дату та спосіб повідомлення про відмову;
• зміст повідомлення працівника;
• факт відмови подати письмову заяву, якщо така відмова була;
• дані та підписи осіб, які склали акт.

Краще, щоб такий акт складала призначена роботодавцем комісія, наприклад за участю працівника кадрової служби, безпосереднього керівника та ще одного працівника.

Загальні вимоги до організаційно-розпорядчої документації встановлюють Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5.

Таблиця 2. Документальне оформлення відмови працівника приступити до роботи

Що робити роботодавцю, якщо працівник не з’явився і не виходить на зв’язок?

Випадок, коли працівник відмовився працювати, потрібно відрізняти від ситуації, коли він не з’явився, а причина його відсутності невідома. В останній ситуації слід зробити декілька важливих кроків.

Крок 1. Зафіксуйте неявку

Складіть акт про відсутність працівника на роботі. У документі зазначайте лише факти, які роботодавець може підтвердити.

Наприклад:

Іваненко Іван Іванович, який відповідно до наказу від 26.10.2026 №125-к мав приступити до роботи 27.10.2026, протягом робочого дня був відсутній на роботі. Інформації про причини відсутності станом на час складення акта роботодавцю не надано.

Не слід зазначати в акті, що працівник відмовився приступити до роботи, якщо роботодавець не отримав від нього відповідної заяви.

Крок 2. З’ясуйте причину неявки

Спробуйте зв’язатися з працівником телефоном, електронною поштою або в інший погоджений спосіб. Зберігайте докази таких спроб: листування, електронні повідомлення та інші документи, які підтверджують, що роботодавець намагався встановити причину відсутності.

Крок 3. Отримайте пояснення

Якщо працівник з’явився або вийшов на зв’язок, установіть причину його відсутності та, за наявності, отримайте підтвердні документи. Лише після з’ясування обставин можна визначати подальші правові наслідки.

Увага!

Якщо працівник захворів у перший робочий день і має належне підтвердження тимчасової непрацездатності, сам факт, що він не відпрацював жодного дня, не є достатньою підставою для скасування наказу про прийняття. Такий підхід слід застосовувати й за інших об’єктивних обставин: перед ухваленням рішення роботодавець має встановити та оцінити причину відсутності.

Як оформити скасування наказу про прийняття?

Якщо працівник відмовився приступити до роботи, роботодавець видає наказ про скасування раніше виданого наказу про прийняття. Підставою може бути заява працівника або акт про відмову приступити до роботи.

Розпорядча частина цього наказу може бути такою:

СКАСУВАТИ наказ від 26.10.2026 №125-к «Про прийняття на роботу Іваненка Івана Івановича» у зв’язку з відмовою Іваненка І. І. приступити до роботи з 27.10.2026.

Відділу кадрів подати до ДПС Повідомлення про прийняття працівника на роботу типу «скасовуюче».

Підстава: заява Іваненка І. І. від 27.10.2026 / акт про відмову приступити до роботи від 27.10.2026 №3.

У цьому випадку оформлюють скасування наказу про прийняття, а не звільнення працівника.

Як подається скасовуюче Повідомлення до ДПС?

Початкове Повідомлення роботодавець має подати до початку роботи працівника відповідно до ст. 24 КЗпП та постанови №413. Тому на момент, коли роботодавець дізнається про відмову працівника приступити до роботи, інформацію до ДПС, як правило, уже передано.

Якщо наказ про прийняття скасовано через відмову працівника приступити до роботи, ДПС рекомендує подати Повідомлення з типом «скасовуюче», повторивши в ньому дані про такого працівника.

Постанова №413 не встановлює окремого строку подання скасовуючого Повідомлення для цього випадку. ДПС також звертала увагу, що особливості строку його подання нормативно не визначені. Але після видання наказу про скасування прийняття відкладати подання скасовуючого Повідомлення недоцільно.

Чи краще звільнити працівника за прогул?

Якщо наказ про прийняття не скасовано, а відсутність на роботі триває, керівнику доведеться вирішити питання про звільнення працівника, зокрема, за прогул. Але головне в цій ситуації те, що і в разі тривалої відсутності треба спочатку дізнатися про її причину.

Відповідно до п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП роботодавець може розірвати трудовий договір у разі прогулу, зокрема відсутності працівника на роботі понад три години протягом робочого дня без поважних причин.

Звільнення за прогул є дисциплінарним стягненням. За ст. 147 КЗпП за порушення трудової дисципліни до працівника може бути застосовано догану або звільнення. Відповідно до ст. 149 КЗпП до застосування дисциплінарного стягнення роботодавець повинен зажадати від працівника письмові пояснення.

Тому звільняти працівника за прогул одразу після його неявки у перший робочий день ризиковано. Перед ухваленням рішення роботодавцю потрібно:

1. Документально зафіксувати відсутність.
2. Установити її тривалість.
3. З’ясувати причину неявки.
4. Зажадати від працівника письмові пояснення.
5. Оцінити поважність причини.
6. Вирішити питання про застосування дисциплінарного стягнення з урахуванням установлених обставин.

Таблиця 3. Відмінності між скасуванням прийняття та звільненням за прогул

Увага!

У роботодавця є один варіант, коли звільнити після відсутності на роботі можна навіть без отримання пояснень з боку працівника. Таку можливість дає п. 8-3 ст. 36 КЗпП. Однак, застосувати цю підставу можна лише після відсутності працівника на роботі понад чотири місяці поспіль і в разі, якщо роботодавець не має жодної інформації про те, чому працівник не виходить на роботу.

І навіть при застосуванні цього варіанту треба буде мати докази того що з працівником намагалися зв’язатися за вказаною ним адресою (зокрема, електронною) і номером телефону.

Що робити ,якщо запис про прийняття вже внесли до паперової трудової книжки?

Відповідно до ст. 48 КЗпП роботодавець на вимогу працівника зобов’язаний вносити до трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення.

Якщо запис про прийняття вже внесено, а згодом наказ про прийняття скасовано, запис потрібно виправити відповідно до Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом від 29.07.1993 №58.

За правилами Інструкції №58 неправильні записи не закреслюють.

Як внести запис до ТК:

В рядку за наступним порядковим номером зазначають, що попередній запис недійсний, та вносять правильні відомості.

«Запис за №___ недійсний. Наказ про прийняття на роботу скасовано».

У графі з підставою зазначають реквізити наказу про скасування наказу про прийняття.

Чи треба повідомляти про скасування наказу про прийняття на роботу ПФУ?

Відповідно до пп. 4 п. 2 постанови КМУ від 22.11.2024 №1332 органи державної влади, інші державні органи, органи місцевого самоврядування, а також критично важливі підприємства, установи та організації подають до ПФУ оперативні відомості, зокрема про прийняття та звільнення працівників, не пізніше наступного дня після відповідної події. Про те, як подати цю інформацію, ПФУ докладно розповів тут. 

Якщо роботодавець ще не подав такі оперативні відомості про прийняття працівника до скасування наказу, то подавати їх вже не потрібно.

А от якщо вже подав, то нічого не виправиш.

ПФУ роз’яснює, що внесення змін, скасування або видалення вже поданих через вебпортал повідомлень про зміни у трудових відносинах законодавством не передбачено.

Отже, подати до ПФУ аналог скасовуючого Повідомлення, передбаченого для ДПС, неможливо: такого документа законодавство не встановлює.

Якщо через раніше подані оперативні відомості у Реєстрі застрахованих осіб залишилася інформація про особу як працівника, роботодавцю доцільно звернутися до ПФУ та надати наказ про прийняття і наказ про його скасування. Водночас нормативно визначеної процедури скасування такого оперативного повідомлення наразі немає.

Таблиця 4. Дії після скасування наказу: ДПС, трудова книжка та ПФУ

І як підсумок, надаємо алгоритм дій роботодавця на випадок, якщо працівник не явився на роботу

Алгоритм дій роботодавця

Таблиця 5. Покрокові дії, якщо новий працівник не приступив до роботи

Приклади ситуації та зразки заповнення кадрових документів

Приклад 1

Після оформлення прийняття працівник підтвердив, що працювати не буде. Пакет містить два альтернативні способи документування відмови: письмову заяву працівника або акт, якщо заяву він не надає.

Професійна назва роботи у всіх зразках:

Оператор електронно-комунікаційних послуг – код КП 4229. Структурний підрозділ: Контакт-центр.

Послідовність документів:

1. Варіант А: заява про відмову приступити до роботи → наказ про скасування наказу про прийняття.

2. Варіант Б: акт про відмову приступити до роботи та відмову надати письмову заяву → наказ про скасування наказу про прийняття.

Пояснення:

• Скасування прийняття застосовується лише тоді, коли відмова працівника приступити до роботи підтверджена, а не лише через неявку.
• У наказі про скасування не оформлюється звільнення: скасовується попередній наказ про прийняття.
• Акт має фіксувати саме зміст повідомленої працівником відмови та відмову надати письмову заяву.

Зовнішні дії роботодавця:

• Після скасування наказу подати до ДПС Повідомлення типу «скасовуюче» відповідно до Порядку №413.

Зразок 1. Заява про відмову приступити до роботи

(Завантажити)

Зразок 2. Наказ про скасування наказу про прийняття на роботу на підставі заяви

(Завантажити)

Зразок 3. Акт про відмову працівника приступити до роботи

(Завантажити)

Зразок 4. Наказ про скасування наказу про прийняття на роботу на підставі акту

(Завантажити)

Приклад 2

Працівник оформлений і мав приступити до роботи, але у перший робочий день не з’явився та не повідомив роботодавця, що відмовляється від трудових відносин. У цій ситуації наказ про прийняття не скасовується автоматично.

Професійна назва роботи у всіх зразках:

Оператор електронно-комунікаційних послуг – код КП 4229. Структурний підрозділ: Контакт-центр.

Послідовність документів:

1. доповідна записка керівника → акт про відсутність та невідому причину → лист з вимогою надати письмові пояснення → акт про ненадання пояснень

Пояснення:

• Акт фіксує факт відсутності та спроби зв’язку, але не називає відсутність прогулом і не робить висновку про відмову працівника від роботи.
• До вирішення питання про дисциплінарне стягнення роботодавець має зажадати письмові пояснення (ст. 149 КЗпП).
• Пакет навмисно не містить наказу про звільнення за прогул: для нього необхідно окремо встановити відсутність поважних причин та оцінити всі обставини.

Зовнішні дії роботодавця:

• Скасовуюче Повідомлення до ДПС на етапі невідомої причини не подається.
• Лист з вимогою пояснень у зразку направляється рекомендованим поштовим відправленням із підтвердженням вручення.

Зразок 5. Доповідна записка про відсутність працівника на роботі

(Завантажити)

Зразок 6. Акт про відсутність працівника на роботі

(Завантажити)

Зразок 7. Лист з проханням надати пояснення причин відсутності на роботі

(Завантажити)

Зразок 8. Акт про ненадання працівником пояснень причин відсутності на роботі

(Завантажити)

Приклад 3

Працівниця не змогла приступити до роботи через тимчасову непрацездатність. Трудові відносини зберігаються, наказ про прийняття та первинне Повідомлення до ДПС не скасовуються.

Професійна назва роботи у всіх зразках:

Оператор електронно-комунікаційних послуг – код КП 4229. Структурний підрозділ: Контакт-центр.

Послідовність документів:

1. доповідна записка керівника про відсутність та повідомлену причину → пояснювальна записка працівниці після завершення непрацездатності 

Пояснення:

• Тимчасова непрацездатність є об’єктивною причиною, яка виключає автоматичне скасування прийняття лише через неявку.

Зовнішні дії роботодавця:

• Скасовуюче Повідомлення до ДПС не подається.
• Після появи в електронній системі відомостей про листок непрацездатності відповідальні особи оформлюють облік часу та виплати відповідно до чинних правил соціального страхування.

Зразок 9. Доповідна записка про відсутність працівника на роботі

(Завантажити)

Зразок 10. Пояснювальна записка про відсутність на роботі через тимчасову непрацездатність

(Завантажити)

Висновки

1. Неявка працівника у перший робочий день сама по собі не підтверджує його відмову від роботи. Роботодавець спочатку має встановити причину відсутності.
2. Якщо працівник прямо повідомив, що не приступить до роботи, роботодавцю доцільно отримати від нього заяву або скласти акт про відмову виходити на роботу. Після цього можна скасувати наказ про прийняття та подати до ДПС скасовуюче Повідомлення.
3. Якщо працівник не виходить на зв’язок і причина його неявки невідома, автоматично скасовувати наказ про прийняття та Повідомлення ризиковано. Сама неявка не є достатньою підставою вважати трудові відносини припиненими.
4. Звільнення за прогул потребує дотримання окремої процедури. Роботодавець має зафіксувати відсутність, установити її причини, зажадати письмові пояснення та виконати вимоги ст. 147–149 КЗпП щодо застосування дисциплінарного стягнення.
5. Для ДПС передбачено Повідомлення типу «скасовуюче». Для оперативних відомостей, уже поданих до ПФУ, окремого нормативного механізму скасування або видалення не встановлено.