Службові поїздки та відрядження: розʼяснення від Інспекції з праці для 2026 року

Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради на своїй сторінці у Facebook розповіла як правильно оформити службові поїздки та відрядження.

На перший погляд, усе просто: керівник направив працівника у відрядження, видав наказ – і питання закрите.

Але на практиці саме під час перевірок виникають запитання: чи була поїздка службовою, чи правильно оформлено документи, чи підтверджені витрати та чи не доведеться працівнику сплачувати податки з отриманих коштів?

Розберімося, на що кадровику та бухгалтеру варто звернути увагу.

1. Не кожна службова поїздка є відрядженням

Відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Наприклад:

• участь у нарадах, семінарах та навчанні;
• перевірка роботи підрозділу;
• переговори з іншою установою;
• виконання конкретного доручення керівника.

Якщо ж поїздки є постійною складовою роботи працівника або здійснюються в межах того самого населеного пункту, необхідно оцінити характер роботи та умови трудових відносин. Не варто автоматично оформлювати кожне переміщення як відрядження.

2. Наказ про відрядження – не формальність

У наказі потрібно чітко визначити:

• ПІБ і посаду працівника;
• місце призначення;
• строк відрядження;
• конкретну службову мету;
• джерело фінансування;
• порядок відшкодування витрат.

За потреби додаються службова записка, запрошення, програма заходу або інші документи, які підтверджують необхідність поїздки.

Пам'ятайте: формулювання «у виробничих цілях» без конкретизації не завжди допоможе довести обґрунтованість витрат.

3. Які документи підтверджують витрати?

• Проїзд – квитки та документи про оплату.
• Проживання – рахунки й документи, що підтверджують оплату.
• Добові – документи, передбачені законодавством для підтвердження відрядження та його тривалості.
• Виконання завдання – запрошення, програма заходу, листування, документи за результатами зустрічі або звіт.

Якщо працівник використовує службовий автомобіль, слід також належно оформити його використання, маршрут та витрати на пальне.

Важливо: перелік підтвердних документів залежить від виду витрат і застосовних законодавчих вимог.

4. Які гарантії має працівник?

Відповідно до ст. 121 КЗпП, працівникові, направленому у відрядження, гарантуються:

• збереження місця роботи та посади;
• відшкодування витрат на проїзд і проживання;
• виплата добових у встановленому порядку;
• оплата праці з дотриманням передбачених законом гарантій.

Зокрема, оплата праці за час відрядження не може бути нижчою за середній заробіток.

5. П'ять помилок, яких варто уникати

• Оформлення наказу заднім числом без належних підстав.
• Відсутність конкретної мети поїздки.
• Відшкодування витрат без необхідних підтвердних документів.
• Відсутність зв'язку між поїздкою та службовими обов'язками працівника.
• Неправильне визначення податкового статусу виплачених сум.

І ще один нюанс: сам наказ не робить будь-які витрати автоматично неоподатковуваними.

Потрібно враховувати вимоги Податкового кодексу України, зокрема пп. 170.9.1 ПКУ.

Нормативна база

• Стаття 121 КЗпП – гарантії та компенсації при службових відрядженнях.
• Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59.
• Постанова КМУ від 02.02.2011 №98 – норми відшкодування витрат для установ, що фінансуються повністю або частково з бюджету.
• Підпункт 170.9.1 ПКУ – оподаткування витрат на відрядження.

Зверніть увагу: Інструкція №59 та постанова №98 мають спеціальну сферу застосування, тому роботодавцю потрібно перевірити, які саме правила поширюються на нього.

Висновок для кадровика: правильно оформлене відрядження – це не лише наказ. Це обґрунтована службова мета, належні документи, підтверджені витрати та дотримання гарантій працівника.