Як змінилася Інструкція про службові відрядження: аналіз змін від редакції

Нагадаємо, що Міністерство фінансів України наказом від 28.07.2017 р. №669 внесло зміни до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон. Про це ми повідомляли тут>>

Коли зміни наберуть чинності

Як зазначено у Наказі №669, він набере чинності з дня його офіційного опублікування. На сьогодні наказ офіційно не опублікований. Про його публікацію повідомимо додатково. Стежте за оновленням новин!

Як застосовуються норми Інструкції №59

Для бюджетних підприємств виконання Інструкції №59 є обов'язковим. Отже, складати окремий наказ чи положення для застосування її норм, зокрема, і змінених, не потрібно. Якщо ж такий внутрішній документ існує, після набрання змінами чинності, його потрібно буде привести у відповідність до цих змін.

Для небюджетних підприємств, які бажають добровільно застосовувати усі або окремі положення Інструкції №59 у своїй діяльності, слід прописати відповідні правила у своїх внутрішніх документах, взявши за основу цю інструкцію. Як правило, це затверджується в наказі керівника, додатком до якого і є зазначені правила спрямування працівників у відрядження. Якщо на підприємстві існує колективний договір (наявність якого не є обов'язковою), правилам спрямування у відрядження має бути присвячено окремий розділ колективного договору. У наказі про облікову політику цим правилам не місце, адже вони облікової політики не стосуються.

Також у наказі керівника або в колективному договорі можна встановити обмеження щодо сум та цілей використання коштів, наданих на відрядження, зокрема, витрат на найм житлового приміщення, на побутові послуги, транспортні та інші витрати, у тому числі на оплату вартості послуг зі здійснення інтернет-замовлення та придбання електронних проїзних документів на транспортні засоби.

Далі проаналізуємо, які саме зміни відбулися в Інструкції №59 і які з них є цікавими для небюджетних підприємств.

Строки відрядження

До п. 1 розділу ІІ та п. 1 розділу ІІІ Інструкції №59 внесено обмеження строку відрядження держслужбовців, як по Україні, так і закордон:

Для бюджетних роботодавців та працівників - це суттєва зміна, а ось для небюджетних – ні.

Адже виконання норм Інструкції №59 для них не є обов'язковим, а КЗпП граничні строки для відряджень не  встановлює. Тобто «небюджетні» працівники можуть направлятися у відрядження хоч і на цілий календарний рік. Такі працівники  не мають права вимагати від роботодавця скорочення строку відрядження. Адже вони спрямовуються у відрядження наказом керівника, а невиконання цього наказу є порушенням трудової дисципліни. По суті, обов'язок дотримуватися зазначеного обмеження або навіть будь-якого граничного строку перебування працівників у відрядженні роботодавець може взяти на себе лише добровільно.  

Втім, працівники на недержавних підприємствах можуть впливати на максимальну тривалість відряджень шляхом внесення відповідних положень в колективний договір або врегулювати ці питання з роботодавцем індивідуально у трудовому договорі.

Відшкодування РКО

Наказом №669 доповнено п. 4  розділу І Інструкції №69 новим абзацом, згідно з яким працівнику відшкодовується збір за переказ грошових коштів електронними засобами (згідно з правиламими платіжної системи) за наявності документального підтвердження його сплати (виписка з карткового рахунку або інший документ на паперовому носії, що підтверджує суму сплаченого збору). Тобто, якщо з платіжної картки працівника  банк списав суму комісії за проведення платежів, що він здійснив у відрядженні, йому можна цю комісію відшкодувати.

Що в цьому нового? Справа в тому, що для бюджетних підприємств таке відшкодування є витратами. А витрати бюджетних підприємств суворо контролюються державою (або відповідною територіальною громадою, залежно від того, хто є засновником такого підприємства). Тож, наявність в Інструкції №59 такого доповнення є позитивною новиною для працівників, які зможуть отримувати відшкодування власних витрат.

Для небюджетних підприємств такого обмеження наразі не існує. Але в ст. 121 КЗпП такого виду гарантії для працівника не встановлено. За замовчуванням вважається, що працівник має право на відшкодування будь-яких витрат, понесених ним у зв'язку з відрядженням, якщо такі витрати зазначені в затвердженому керівником підприємства авансовому звіті. Втім, поява цього виду відшкодування в Інструкції №59 це непогано і для небюджетних роботодавців та їх працівників. Це підстава провести оплату таких витрат без зайвих суперечок із податківцями щодо їх зв'язку із господарською діяльністю роботодавця. Це ще й додаткова підстава не оподатковувати зазначене відшкодування ПДФО та військовим збором згідно з правилами, встановленими п. 170.9 ПКУ.

 Тож, небюджетні підприємства можуть прописати у правилах (чи положенні) про відрядження або в колективному договорі можливість відшкодування збору за переказ грошових коштів електронними засобами на підставі наданих працівником документів. Це дасть право включити це відшкодування до інших витрат, що виникають у відрядженні.

Відшкодування витрат на придбання електронних квитків

Змінами до п. 12 розділу ІІ та п. 11 розділу ІІІ Інструкції №59 впорядковано відшкодовання  роботодавцем витрат працівника на придбання електронного квитка через Інтернет. І  не тільки на літак або на поїзд, а ще й на автобус!

Головні зміни, які при цьому виникли:

1) Як і раніше, витрати на відрядження відшкодовуються лише за наявності документів в оригіналі, що засвідчують вартість цих витрат (див. Таблицю). Але при цьому посадковий талон вимагається лише, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту.

2) Якщо надання працівником посадкового талону є обов'язковим, то він може подаватися як в оригіналі (у відривній частині), так і у роздрукованому вигляді, якщо такий посадковий талон був електронним і був отриманий  у разі онлайн-реєстрації на авіарейс.

3) У разі втрати, знищення або зіпсуття посадкового талона пасажира відрядженому працівникові з дозволу керівника (або особи, з якою відрядження було погоджено) можуть бути відшкодовані витрати на придбання електронного авіаквитка за умови надання оригіналу довідки авіаперевізника, якою засвідчено стан замовлення та статус електронного квитка, придбаного для окремого пасажира, факт використання електронного квитка повністю за визначеним маршрутом.

4) У разі здійснення інтернет-замовлення проїзних документів на автобусні пасажирські перевезення підставою для відшкодування витрат на придбання електронного квитка є роздрукований на паперовому носії проїзний документ. У разі повернення проїзного документа на автобусні пасажирські перевезення до звіту додаються роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідка) про повернення проїзного документа, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума повернутих коштів, комісійні та/або інші збори, пов'язані з його поверненням.

Таблиця

Склад пакету документів,

що за Інструкцією №59 є підставою для відшкодування витрат (з урахуванням змін)

Ці правила будуть обов'язковими для бюджетних підприємств. А що відбуватиметься із небюджетними?

Для них таких правил немає, але вони мають дотримуватися норм п. 170.9 ПКУ. Адже, якщо порушити ці норми, вартість відшкодованих (або прийнятих із підзвіту) витрат доведеться оподаткувати ПДФО та військовим збором.

Підпункт 170.9.1 ПКУ стверджує, що не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень,
• оплату телефонних розмов,
• оформлення закордонних паспортів,
• дозволів на в’їзд (віз),
• обов’язкове страхування,
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО (а отже, і військовим збором) лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

• транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів,
• ахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання,
• страхових полісів тощо.

Отже, Інструкцію №59 за змістом наблизили до змісту пп. 170.9.1 ПКУ. І для бюджетників стало обов'язковим те, чого будь-який роботодавець і так був змушений дотримуватися, щоб не утримувати зайві податки з працівників.

Тому небюджетним підприємствам (хто ще не встиг) всі ці нюанси про підтвердні документи варто прописати у внутрішньому документі, який встановлює правила спрямування у відрядження, і ознайомити із ними працівників!

Витрати на відрядження супроводжуючого у закордонному відрядженні

У п. 7 розділу ІІІ Інструкції №59 додано абзац, за яким у роботодавця-бюджетника є можливість спрямовувати працівників-інвалідів у відрядження разом із супроводжуючою його особою. Така гарантія не передбачена ст. 121 КЗпП, але новацією вона не є – і зараз така можливість зазначена у п. 7 Постанови КМУ від 02.02.2011 р. №98.

Таким чином, усі витрати, які відшкодовуються працівнику за час відрядження, відшкодовуватимуться його роботодавцем і супроводжувальній особі. Втім, лише одній і тільки у випадку, коли працівник  має інвалідність I групи внаслідок порушення опорно-рухового апарату та зору.

Але, зверніть увагу: Постанова КМУ не встановлює обмежень щодо напрямку відрядження, в якому можна скористатися послугами супроводжуючого. Натомість зміни до Інструкції №59 передбачають таку можливість виключно для закордонних відряджень!

Який з цих нормативних документів вважатиметься важливішим, дочекаємося на роз'яснення від контролерів. Але після того, як зміни до Інструкції №59 наберуть чинності, відшкодовувати такі витрати у відрядженнях по Україні підприємствам-бюджетникам поки що не радимо.

А що із небюджетними підприємствами? Вони можуть відшкодовувати такі витрати добровільно, на підставі наказу керівника підприємства. Але тут є один нюанс. Справа в тому, що якщо супроводжуючий не є працівником підприємства, такі витрати будуть оподатковуватись ПДФО та військовим збором як його  додаткове благо (п. «г» пп. 164.2.17 ПКУ з  «натуральним» коєфіцієнтом відповідно до п. 164.5 ПКУ). Оскільки у ст. 165 ПКУ відповідні доходи не зазначені, а п. 170.9 ПКУ регулює оподаткування витрат на відрядження лише для осіб, що перебувають у трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємства.

Тож, щоб уникнути зайвого оподаткування таких витрат, варто укласти з супроводжуваючою особою трудовий договір на час відрядження, або надати працівнику з інвалідністю супроводжуючого з числа працівників підприємства. І не забувайте: якщо супроводжуючий перебуває у трудових відносинах з підприємством, то для уникнення оподаткування такого відшкодування авансовий звіт повинні складати обидва працівники, що були направлені у відрядження.

Визначення часу перебування у закордонному відрядженні

Також в Інструкції №59 підкоригували правила визначення фактичного часу перебування у закордонному відрядженні. Тепер вони однакові для всіх країн, незалежно від наявності візового режиму.

Так, у разі відрядження з України до іноземних держав – час перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування працівника у відрядженні (відповідних первинних документів та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування працівника у відрядженні - відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання тощо).

Отже, бюджетники можуть обирати один або декілька документальних доказів: якщо немає відміток прикордонників у паспорті, можна застосовувати проїзні документи, рахунки на проживання тощо.

Щодо небюджетних підприємств, то чинні норми п. 170.9 ПКУ говорять: сума добових визначається в разі відрядження у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами. А от у питанні, які це можуть бути первинні документи – можна орієнтуватися на Інструкцію №59, не забувши прописати все це в наказі про документообіг.

І наостанок розкажемо про те, як підтвердити перебування у відрядженні, якщо, наприклад, працівник здійснив подорож автомобілем (власним чи службовим), при цьому у відрядженні він не винаймав житло – з будь-яких причин. Тобто, коли первинних документів про понесені витрати або інших доказів про перебування у закордонному відрядженні, крім наказу про нього, в підприємства немає.

В такому випадку до авансового звіту додаються завірені відділом кадрів або головним бухгалтером ксерокопії сторінок закордонного паспорта чи документа, що його замінює, з прізвищем відрядженого працівника та відмітками прикордонних служб про перетин кордону (за їх наявності) або довідка Головного центру обробки спеціальної інформації Державної прикордонної служби України щодо перетину відрядженим працівником державного кордону України (у якій зазначено пункт пропуску, дата та час перетину кордону, серія, номер, тип та назва паспортного документа).

Отже, у разі перетину кордону, в разі відсутності первинних документів, працівник має надати підтвердження цьому факту – або відмітку у паспорті, або інформацію від Держприкордонслужби.

Скоро це стане нормою для бюджетників (завдяки оновленій редакції абзацу 5 п. 17 розділу ІІІ Інструкції №59). А решта роботодавців можуть скористася цією зміною для підтвердження факту перебування працівника за кордоном добровільно. Для цього їм потрібно внести відповідні зміни до внутрішнього документу, який встановлює правила перебування у відрядженні.