Документальне оформлення щорічних відпусток: покроковий алгоритм

Традиційно розглянемо порядок надання відпусток як певний покроковий алгоритм, зупинившись детально на кожному з цих кроків. 

КРОК 1. Створення графіку відпусток

Часто роботодавці запитують: наскільки обов’язковим є створення графіку відпусток? І якщо так, то які відпустки при цьому враховувати?

Створення графіку відпусток є обов’язковим для всіх роботодавців, оскільки воно передбачено ст. 10 Закону №504. В ній чітко зазначено: черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілки (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При цьому, дія Закон №504 поширюється на всі категорії роботодавців. А отже, вимога складати такий графік стосується і фізосіб, які використовують найману працю. А відсутність такого графіку у роботодавців матиме однакові наслідки, незалежно від кількості працівників, або того, ким є роботодавець. 

Зверніть увагу: відсутність у роботодавця графіку відпусток є підставою для притягнення посадових осіб до адміністративної відповідальності за ст. 41 КУпАП (штраф від 30 до 100 н.м.д.г. – від 510 до 1700 гривень), що підтверджується судовою практикою. Такий самий штраф за порушення законодавства про працю застосовується і щодо громадян - суб’єктів підприємницької діяльності. Щоправда, для такого штрафу існує граничний строк застосування, встановлений ст. 38 КУпАП.

Крім цього, не забуваємо, що ст. 265 КЗпП передбачено окремий штраф за «порушення інших вимог трудового законодавства» - у розмірі 1 мінімальної зарплати.  Саме цей штраф зможе застосувати інспектор з праці, в розмірі мінімальної зарплати, який діятиме на момент виявлення порушення, і строків давності тут немає.

Тепер щодо того, на які види відпусток складається такий графік. Сама назва ст. 10  Закону №504 дає уявлення про це – «Порядок надання щорічних відпусток». Отже, при складанні графіку треба враховувати дані саме про щорічні відпустки.

При цьому слід враховувати те, що графік відпусток складається на певний рік і заздалегідь. А фактична кількість використаних працівниками відпусток може відрізнятися від запланованої.

Чи можна вносити зміни до графіку відпусток  (наприклад, щодо новоприйнятих працівників)?

Так, можна, хоча Закон №504 про це не говорить. Мінсоцполітики у листі від 25.08.2015 р. №475/13/116-15 зазначало, що:

1) В Україні продовжують діяти Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені Держкомпраці СРСР за погодженням з ВЦРПС від 20.07.84 р. Пункт 20 Типових правил передбачає, що графіки відпусток складаються на кожен робочий рік не пізніше 5 січня.

2) У випадку укладення трудового договору з працівником після затвердження графіка відпусток до нього можуть бути внесені відповідні зміни та доповнення.

Крім цього, слід враховувати, що при складанні графіка надання відпусток ураховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. А ч. 13 ст. 10 Закону №504 визначені категорії осіб, за бажанням яких щорічні відпустки надаються в зручний для них час. Тому Мінсоцполітики в наведеному вище листі наголошує: при складанні графіка відпусток (чи внесенні до нього змін) роботодавець враховує побажання зазначених категорій працівників.

Переважне право на отримання відпустки у зручний час надано:

• особам віком до 18 років;

•  інвалідам;
• жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;
•  жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;
• одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків;
• дружинам (чоловікам) військовослужбовців;
• ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною;
• ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною, а також особам, на яких поширюється чинність Закону №3551;
• батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу;
• в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

Чи треба під час складання графіку відпусток враховувати сумісників?

Так, треба. У сумісників такі ж самі права на відпустку, як і в тих, хто працює за основним місцем роботи. І навіть більше.

Сумісникам щорічні відпустки повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в перший рік роботи на підприємстві за їхнім бажанням надаються одночасно з відпусткою за основним місцем роботи. Звісно, визначити на початку календарного року, чи виявить такий сумісник бажання скористатися цим правом, неможливо. Тож, якщо на стадії створення графіку такої інформації у роботодавця немає, він має право (але не зобов’язаний) внести зміни до графіку після того, як працівник виявить це бажання.

Чи можна поділити в графіку відпустку на частини?

Так, звісно. За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами.

Але при цьому слід враховувати правила поділу відпусток, встановлені ст. 12 Закону №504. І пам’ятати, що основна безперервна частина щорічної відпустки має становити не менше 14 календарних днів.

Звісно, працівник може мати право на кілька щорічних відпусток (їх перелік наведено у п. 1 ч. 1 ст. 4 Закону №504). На нашу думку, в такому випадку правило поділу має виконуватися окремо щодо кожної з таких відпусток.

В якій формі складається графік відпусток?

На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10)

У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки, інколи — місяць початку відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки.

Чому ж така неточність? Справа в тому, що за тією ж ст. 10 Закону №504, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Тому, в графіку можна зазначити і більш точні дати початку та закінчення відпусток працівників (це не заборонено), але навряд чи це доцільно робити заздалегідь. Тим більше, що попереджати працівника про ці дати доведеться окремо (про що далі).  

КРОК 2. Створення резерву відпусток

Підприємства мають створювати резерв забезпечення для щорічних основних і додаткових відпусток та для додаткових відпусток для працівників з дітьми.

Разом з тим резерви можуть не створювати (п. 8 розд. І П(С)БО 25) суб'єкти мікропідприємництва (незалежно від системи оподаткування).

Нагадаємо, що, згідно зі ст. 55 ГКУ  суб'єкти мікропідприємництва -  це, зокрема, юрособи будь-якої організаційно-правової форми та власності, у яких за останній календарний рік середньооблікова чисельність працівників не перевищує 10 осіб і річний дохід не перевищує суму, еквівалентну 2 млн євро за середньорічним курсом НБУ.

Однак, у 2018 році це визначення може змінитися (оскільки це передбачено Прикінцевими та перехідними положеннями Закону №2164). Відповідні зміни можуть бути внесені і до П(С)БО 25. Отже, стежте уважно за нашими новинами!

Щодо самого розрахунку, нарахування та інвентаризації резерву відпусток, то про це ми докладно писали тут та тут.

КРОК 3. Попередження про початок відпустки

Як ми зазначали вище, конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Зверніть увагу, форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Таким чином, повідомлення має довільний характер. Те саме стосується і документу, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Але насправді, для цього достатньо і наказу про надання відпустки. Про що далі.

КРОК 4. Заява на відпустку

До кроку 4  (отримання заяви на відпустку від працівника) слід переходити, якщо працівник не погоджується зі строками у раніше складеному графіку відпусток (або в разі відсутності такого графіку у робтодавця, або відсутності такої відпустки в цьому графіку).  

Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу переходимо до кроку 5 (складання наказу про надання відпустки).

Тобто, якщо інтереси виробництва та інтереси працівників, які враховувалися під час складання графіку відпусток, не співпадають, тоді працівник пише заяву про надання йому відпустки. Та остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. №140/13/116-10). Якщо, звісно, така відпустка не належить до тих, які надаються працівнику обов’язково і тоді, коли він забажає.

Але бувають випадки, коли наказ на відпустку є і працівник згоден із періодом відпустки, що в ньому зазначений, але фізично не може скористатися такою відпусткою. Або роботодавець порушив порядок надання відпустки.

Ось в цьому випадку потрібно заява працівника і складання наказу про перенесення або подовження відпустки на її невикористану частину.

Як зазначається в ст. 11 Закону №504, щорічна відпустка на вимогу працівника повинна бути перенесена на інший період у разі:

•  порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;  
• несвоєчасної виплати роботодавцем відпускних.

Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена за таких обставин:

• тимчасова непрацездатність працівника;
• виконання працівником держаних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
• настання строку  відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку із навчанням.

КРОК 5. Наказ про надання відпустки

Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати типовий форму наказу №П-3 «Наказ (розпорядження) про надання  відпустки».

Але ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, можна скласти наказ про надання відпусток у довільній формі. В такому випадку наказ про надання відпусток  можна видати відразу на декількох працівників та призначити осіб, які будуть тимчасово виконувати обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.

КРОК 6. Табелювання працівників

Типова форма №П-5 "Табель обліку використання робочого часу" також надається як рекомендована для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець цілком може встановити власну форму для такого обліку та порядок її складання.

Але зауважимо, що в типовій формі табелю зазначається відмітка про відпустку працівника:

•  щорічні основні відпустки, зазначаються кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
• щорічні додаткові відображають з кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).

КРОК 7. Оплата відпускних

Щорічні  (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП).

Працівникам заробітна плата  за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).

Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.2009 р. №155/13/116-09). Якщо, наприклад, перший день відпустки – 15 число, то останнім днем виплати заробітної плати за час відпустки є 11 число, якщо перший день відпустки – понеділок (22 червня), то останнім днем виплати заробітної плати є четвер (18 червня).

Про те, як розрахувати відпускні, ми докладно писали тут>>