Зберігати та обліковувати трудові книжки працівників ФОП не зобов’язаний: позиція Мінсоцполітики

Коментар до листа Мінсоцполітики від 20.03.2019 р. №14/0/23-19/133

Порядок оформлення працівників на роботу до підприємця ми докладно розглядали тут. Щодо ведення трудових книжок на таких працівників, зазначимо наступне.

Згідно з вимогами ч. 2 ст. 24 КЗпП під часи укладення трудового договору громадянин зобов'язаний подати роботодавцеві  трудову книжку. Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Iнструкції №58).

Записи до трудової книжки ФОП робить самостійно при прийнятті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також у разі його розірвання.

Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або пір'яною ручкою з чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольору (п. 2.4 Iнструкції №58).

Порядок заповнення трудової книжки такий:

• у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок записують повне найменування ФОПа, який приймає працівника;
• у наступному рядку в графі 1 проставляють порядковий номер запису;
• у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу – день, з якого працівник фактично розпочне роботу;
• до графи 3 вносять запис «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставляться дата і номер договору)». Посада працівника наводиться відповідно до найменування професій і посад із Класифікатора професій ДК 003:2010 (затверджений наказом Держспоживстандарту №327);
• у графі 4 фіксують номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу.

Записи у трудовій книжці підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є).

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться фізичною особою – підприємцем після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Записи повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження). Запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення завіряються печаткою.

Облік трудових книжок

Відповідно до п. 7.1. Інструкції №58 на підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 р. №277;
• книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату від 27.10.1995 р. №277.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться усі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників  при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, що видані працівникам знову.

У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується у особистій картці і у книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Як бачимо, в Інструкції №58 йдеться лише про книгу обліку руху трудових книжок на підприємстві, а про ФОПів і згадки немає. Тож, чи потрібно вести книгу обліку руху трудових книжок підприємцю? Тим більше, що самих трудових книжок підприємець зберігати не зобов’язаний.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб – суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.21-1 Iнструкції №58).

Фахівці Мінсоцполітики в своєму листі відповіли, що законодавством не передбачено обов’язковості ведення ФОП книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

А отже, якщо Держпраці завітає на інспектування й запросить у ФОПа книгу обліку руху трудових книжок найманих працівників, ФОП її може не надавати, оскільки він не зобов’язаний їх вести, так само, як і зберігати самі трудові книжки своїх працівників.