Сьогодні, 10 червня, набирає чинності Закон від 05.02.2021 р. №1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Про введення електронних трудових книжок ми вже писали раніше:
- Електронні трудові книжки: що зміниться з 10 червня
- ПФУ навів 10 відповідей на найпоширеніші питання щодо е-трудових книжок
- Електронні трудові книжки – проблеми перехідного періоду: «7 хвилин» з Тимуром Алієвим
- Чи повинен роботодавець сканувати трудові книжки: «7 хвилин» з Тимуром Алієвим
А зараз наведемо аналіз від Антона Янка, професійного консультанта з питань розрахунків з персоналом та зарплатно-кадрового аудиту, який він навів на своїй сторінці у Фейсбук.
Що зміниться з 10 червня 2021 року?
1. З цієї дати починається 5-річний період, який відведено на подання сканованих копій ТК. Чи потрібно це робити вже?
Ні, я не рекомендую поспішати, бо ПФУ має затвердити спеціальний порядок такого подання і не факт, що подавши копії ТК зараз (а технічна можливість на це є), Вам не доведеться подавати їх ще раз після затвердження нового порядку. Поспішайте повільно!
2. З цієї дати потрібно дотримуватись нових правил звільнення з роботи - видавати копію наказу про припинення трудових відносин при БУДЬ-ЯКІЙ підставі звільнення. Звичайно, така копія повинна бути відповідним чином завірена.
3. З цієї дати записи в паперову ТК проводяться лише ЗА БАЖАННЯМ працівника, і якщо таке бажання є, відмовити роботодавець НЕ МАЄ ПРАВА. Це стосується таких записів (як по працюючим, так і по новоприйнятим):
- про прийняття на роботу;
- про переведення;
- про звільнення;
- про заохочення та нагороди за успіхи в роботі.
4. На вимогу працівника, який вперше приймається на роботу, паперова ТК оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше 5 днів після прийняття на роботу.
АЛЕ! Зберігати паперові ТК нових працівників (прийнятих з 10 червня) роботодавець вже не зобов'язаний!
Зробили запис - віддали працівникові ТК і хай сам її зберігає.
Оскільки ТК не зберігається у роботодавця, її не потрібно вносити до книги обліку руху трудових книжок.
І ще нюанс. По прийнятим працівникам з 10 червня паперові ТК не скануємо і не передаємо, бо не зберігаємо!
5. Щодо самої книги обліку руху ТК, то вона продовжує вестись по тим ТК, які зберігаються у роботодавця, по працівниках, що були прийняті на роботу до 10 червня, до першої події:
- звільнення з роботи;
- завершення процесу передачі сканованої копії ТК протягом 5-річного періоду (після отримання підтвердження про прийняття копії ТК від ПФУ).
Віддали ТК за першої з цих двох подій - зробили запис в книгу обліку руху ТК - отримали дату і підпис працівника - заспокоїлись.
6. Якщо до звільнення з роботи протягом 5-річного періоду сканована копія ТК не була передана до ПФУ, паперову трудову книжку ВИДАЄМО звільненому у день звільнення і передавати скановану її копію буде вже сам працівник.
7. Особливості для роботодавців-ФОПів.
Оскільки ФОПи і зараз не зобов'язані зберігати паперові ТК свої працівників, а отже не ведуть і книгу обліку ТК, вони не зобов'язані і сканувати-передавати копії ТК до ПФУ - все лежить на самих працівниках.
8. Особливості визначення страхового стажу для лікарняних.
Оскільки страховий стаж до 2016 року визначається у тому числі за даними трудових книжок, роботодавці повинні убезпечити себе від неприємностей з боку ФСС - продовжувати використовувати паперові ТК для визначення страхового стажу.
Як? По прийнятим після 10 червня просити працівників надати паперову ТК, а по працюючим, яким потрібно видати ТК після сканування-передачі, зберігати копії таких ТК.
9. З 10 червня усі записи, які робились раніше в паперову ТК (прийняття, звільнення, переведення, заохочення, атестація тощо), повинні вноситись до електронного реєстру через портал ПФУ.
Як та в які строки після однієї з цих подій в трудовому житті працівника? Наразі невідомо - чекаємо порядку від Кабміну чи ПФУ.
10. На основне місце роботи приймається працівник чи за сумісництвом, з 10 червня визначаємо вже не за фактом подання паперової ТК, а за ЗАЯВОЮ працівника.
Якщо протягом періоду роботи працівник забажає змінити статус з основного на сумісника чи навпаки, він також подає відповідну ЗАЯВУ.
Нагадаю, що переводити з основного на сумісництво чи навпаки неправильно - тільки через звільнення та прийняття.
11. Оскільки статус місця роботи (основне чи сумісництво) з 10 червня встановлюється ЗАЯВОЮ працівника, то і на нарахування ЄСВ не менше мінімального впливає така заява:
якщо в ній визначено, що це основне місце роботи, - контролюємо наявність мінімального ЄСВ, якщо визначено, що це робота за сумісництвом, - нараховуємо ЄСВ на фактичну заробітну плату.