Премії у розрахунку лікарняних: роз’яснює ПФУ

Коментар до листа ПФУ від 07.04.2023 р. №13488-15877/Р-03/8-2800/23

Надзвичайно актуальне запитання фахівці ПФУ розглянули у коментованому листі.

Адже чимало роботодавців виплачують премії, і, як правило, за періоди, що минули. Тобто, звісно, є випадки, коли премію нараховують місяць у місяць, і тоді питань не виникає. Але дуже часто премію нараховують за попередні місяці. І завжди після нарахування таких виплат постає запитання: як їх враховувати під час розрахунку лікарняних?

Як випливає з Порядку №1266, існують такі типи розрахункового періоду для обрахунку лікарняних:

1. Повний (12 календарних місяців).
2. Не повний (менше ніж 12 календарних місяців, але який містить хоча б 1 календарний місяць).
3. Менше місяця.
4. Відсутній розрахунковий період. 

Також не зайвим буде нагадати і про періоди, які слід виключити з розрахункового періоду відповідно до п. 3 Порядку 1266.

Отже, поважними причинами відсутності на роботі, періоди якої виключаються з розрахункового періоду, є:

1. тимчасова непрацездатність;
2. відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
3. відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
4. відпустка без збереження заробітної плати;
5. призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України. 

І ось в одному з таких календарних місяців у працівника виникло право на премію. І в одному з наступних місяців цю премію нарахували. Як її показати в обліку та звітності? 

Одразу зазначимо, що зараз ми говоримо лише про місячні премії. Адже нам важливо зрозуміти сам принцип, – враховувати їх чи ні. У премій за квартал або більший період є власний порядок врахування під час розрахунку лікарняних, який ми нині не розглядаємо. 

Премії за минулі періоди: як відобразити в Додатку Д1

Як випливає з п. 1 розділу IV Порядку №4, якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній звітний (податковий) період, суми донарахованої заробітної плати включаються до заробітної плати місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Тобто якщо премію за січень 2022 року нарахують у травні 2023 року, то ця сума буде  включена до заробітної плати травня 2023 і відповідно в Додатку Д1 буде відображена в одному рядку із зарплатою за травень.

А як вважає ПФУ?

Пенсійний фонд у своєму роз’ясненні послався на:

1. Закон про бухоблік.
2. Порядок №1266.

Фахівці Фонду нагадали, що нормою п. 5 ст. 9 Закону про бухоблік передбачено: господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені.

У коментованому листі наводиться навіть приклад: якщо премія за жовтень нарахована у листопаді, то вона відображається у місяці її нарахування.

Але водночас діє й інше правило: місяць, не відпрацьований з поважних причин, не враховується при обчисленні середньої заробітної плати для розрахунку допомоги по тимчасовій непрацездатності.

А середня заробітна плата для розрахунку допомоги по вагітності та пологах і допомоги по тимчасовій непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, що подаються до ДПС.

Що це означає для бухгалтера? 

З одного боку, якщо премія за жовтень нарахована у листопаді, то вона відображається у листопаді в бухобліку і в додатку Д1 за листопад. 

Та якщо працівник весь листопад був у відпустці без збереження, то листопад треба виключити із розрахункового періоду. 

Виходить, жовтневу премію, виплачену в листопаді, не буде враховано під час обчислення лікарняних. Бо вона була нарахована за період, який у розрахунку не враховується. І що найцікавіше, з цієї премії було сплачено ЄСВ. А якщо це основне місце роботи, то за такий «неробочий» місяць ЄСВ було сплачено не менш ніж у мінімальному розмірі (навіть якщо премія була менша за мінімальну зарплату)! 

Якщо дивитися на ситуацію з цієї позиції, то таке рішення виглядає несправедливо. ЄСВ платимо, але в розрахунок не входить. Але, з іншого боку, премія – це ж не вся місячна зарплата працівника. У працівника оклад може бути в розмірі, наприклад, 20 000 грн, і потрапляння до розрахунку за певний місяць премії у розмірі, наприклад, 5 000 грн, занизить його середню зарплату і лікарняні. То ж виходить, що працівник нічого не втрачає, і навіть навпаки: і місяць відсутності на роботі до страхового стажу увійде (бо ЄСВ сплачено), і лікарняні не знижено.

Покажемо цю ситуацію на прикладах. 

Приклад 1: якщо у місяці нарахування премії працівник працював. 

Працівник працює за основним місцем роботи. Загальний страховий стаж становить понад 10 років. Премію за січень 2022 р. виплачено у січні 2023 р. у розмірі 8 000,00 грн. Оклад до липня 2022 р. становив 15 000, а з липня 2022 р. – 8 000,00 грн. Працівник хворів з 10.05.2023 р. до 17.05.2023 р. (8 к.дн). Як розрахувати лікарняні?

1. Премію за січень 2022 р., яку нараховано й виплачено в січні 2023 р., відобразили в Додатку 1 за січень 2023 року, а отже, вона увійде до розрахунку.

2. Розрахунковий період: травень 2022 р. – квітень 2023 р.

3. Обчислюємо середньоденний заробіток:

11 8000,00 грн / 365 = 323,29 грн.

4. Розмір лікарняних становить 323,29 грн х 8 к.дн = 2586,32 грн.

Приклад 2: якщо у місяці нарахування премії працівник не працював з поважної причини. 

Працівник працює за основним місцем роботи. Загальний страховий стаж становить понад 10 років. Премію за жовтень 2022 р. виплачено у січні 2023 р. у розмірі 3 000,00 грн . Оклад до липня 2022 р. становив 10 000, а з липня 2022 р. – 7 000,00 грн. Працівник з 1 січня 2023 р. до 30.04 був у відпустці без збереження зарплати. 

Працівник хворів з 01.05. 2023 р. до 17.05.2023 р. (17 к.дн). Як розрахувати лікарняні?

1. Визначаємо розрахунковий період: травень 2022 р. – квітень 2023 р. 

2. Визначаємо періоди, не відпрацьовані з поважних причин, які слід виключити з розрахунку: січень 2023 р. – квітень 2023 р. виключаємо з розрахункового періоду, оскільки працівник перебував у відпустці без збереження. 

3. А отже, і премія, нарахована у січні 2023 р., виключається з розрахункового періоду. 

4. Обчислюємо середньоденний заробіток:

62 000,00 грн / 245 = 253,06 грн.

5. Розмір лікарняних становить 253,06 грн х 17 к.дн. = 4 302,02 грн.