У цій статті розглянемо ситуацію, коли власники підприємства вирішили найняти директора. Коли йдеться про посаду директора, звісно, що треба її створювати та наймати на неї людину за КЗпП. Але для цієї категорії найманих працівників є свої нюанси.
Як правильно оформити трудові відносини з директором – найманим працівником?
Найпоширенішою формою підприємств наразі є ТОВ. Тож розглянемо цю процедуру саме на їхньому прикладі.
Згідно зі ст. 30 Закону №2275 загальні збори учасників можуть вирішувати будь-які питання діяльності ТОВ, крім питань, віднесених до виключної компетенції інших органів товариства законом або статутом товариства. До компетенції загальних зборів учасників належить обрання одноосібного виконавчого органу товариства або членів колегіального виконавчого органу (всіх чи окремо одного або декількох з них), встановлення розміру винагороди членам виконавчого органу товариства.
Тобто насамперед статутом підприємства необхідно передбачити виконавчий орган. Іншими словами, зазначити, що виконавчий орган на вашому підприємстві буде одноосібний (директор). А після цього визначити деталі: повноваження директора (що він може робити як керівник підприємства, а чого не може без згоди засновників), порядок його призначення та звільнення тощо.
Якщо у статуті підприємства зазначено, що призначення директора супроводжується укладанням із ним трудового договору у формі контракту, то такий контракт обов’язково потрібно розробити та підписати. У такому разі вищезазначені деталі можна і не розписувати у статуті, адже контрактом визначається строк найму, права, обов’язки та відповідальність керівника, умови його матеріального забезпечення, умови звільнення з посади, інші умови найму за погодженням сторін.
Зверніть увагу! Директор – це назва посади. І ми недарма почали статтю зі згадки про КЗпП. Адже директор – це найманий працівник, і йому має виплачуватися зарплата з дотриманням мінімальних гарантій в оплаті праці. Тобто не можна не платити зарплату директору. І сам він відмовитися від зарплати не може – це суперечить трудовому законодавству.
Якщо ви бажаєте, наприклад, щоб обов’язки директора виконував один із засновників на безоплатній основі, то створювати посаду директора не потрібно, а в рішенні засновників, зафіксованому протоколом загальних зборів, треба так і вказати.
Розглянемо у таблиці умовний алгоритм дій під час прийняття директора на роботу.
Таблиця 1
| Алгоритм дій під час прийняття директора на роботу | ||
| Дія | Норма законодавства | |
| 1 | Рішення власників про призначення особи на посаду директора | Частина 4 ст. 33 Закону №2275, ст. 37 Закону №2275 |
| 2 | Внесення відомостей до ЄДР | Пункт 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755 |
| 3 | Подання документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком | Частина 2 ст. 24 КЗпП |
| 4 | Укладання контракту | Стаття 21 КЗпП, стаття 65 ГК |
| 5 | Складення наказу про прийняття працівника | Частина 3 ст. 24 КЗпП |
| 6 | Оформлення та заповнення особової картки П2 | Наказ Держкомстату та Міноборони від 25.12.2009 №495/656 |
| 7 | Формування особової справи | Пункт 12 глави 2 розділу IV Правил №1000/5 |
| 8 | Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства | Стаття 29 КЗпП |
| 9 | Повідомлення до ТЦК про прийняття на роботу директора | Порядок №1487 |
Рішення власників про призначення особи на посаду директора
Для ТОВ є два способи затвердження рішення власників підприємства про призначення особи на посаду директора:
- загальні збори учасників;
- прийняття рішення одноособово (якщо учасник лише один).
На загальних зборах учасників ведеться протокол, у якому фіксують перебіг загальних зборів учасників та прийняті рішення. Протокол підписує голова загальних зборів учасників або інша уповноважена зборами особа з числа учасників товариства або їхніх представників. Тобто оформлюється протокол загальних зборів учасників (ч. 4 ст. 33 Закону №2275).
У товаристві, що має одного учасника, рішення приймаються таким учасником товариства одноособово та оформлюються письмовим рішенням такого учасника (ст. 37 Закону №2275).
Внесення відомостей до ЄДР
Нагадаємо, що в Єдиному державному реєстрі щодо підприємства містяться такі відомості про його керівника:
– прізвище, ім’я, по батькові,
– дата народження,
– реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті інформація для здійснення зв’язку з керівником юридичної особи (телефон та/або адреса електронної пошти)),
– дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону №755).
Для внесення в ЄДР відомостей про призначення директора подається заява за формою 2, затвердженою наказом Мінʼюсту від 18.11.2016 №3268/5.
Подання працівником документів для працевлаштування та перевірка їх кадровиком
У ч. 2 ст. 24 КЗпП зазначається, що при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У випадках, окремо передбачених законодавством, він також подає:
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- документ про стан здоров'я;
- відповідний військово-обліковий документ та інші документи.
Зверніть увагу: особа, яка хоче працевлаштуватися, подає паспорт, а не копію паспорта. Тож кандидат на робоче місце може надати:
- паспорт у вигляді паперової книжечки;
- пластикову ID-картку з безконтактним електронним носієм.
Але він так само може показати е-паспорт у мобільному застосунку Дія! Е-паспорт має таку саму юридичну силу, як пластикова ID-картка чи паперовий паспорт з 23 серпня 2021 року (п. 12 ч. 1 ст. 3 Закону №5492).
Але кадровику під час формування особової справи необхідна копія паспорта згідно з п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5, оформлена належним чином згідно з ДСТУ 4163:2020.
Також директор подає реєстраційний номер облікової картки (ідентифікаційний код), якщо не відмовлявся від нього. Це не передбачено КЗпП, але потрібно підприємству для виконання його обов’язків як податкового агента щодо доходів, які нараховуватимуться директору, та подання складання єдиної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ.
Укладання контракту з директором
З директором підприємства може бути укладений або контракт, або звичайний трудовий договір.
Контракт є особливою формою трудового договору. У контракті строк його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін.
Сфера застосування контракту визначається законами України (ст. 21 КЗпП). Щодо ТОВ така норма закону є: з одноосібним виконавчим органом укладається цивільно-правовий або трудовий договір (контракт). Договір (контракт), що укладається з одноосібним виконавчим органом та членом колегіального виконавчого органу, від імені товариства підписує особа, уповноважена на таке підписання загальними зборами учасників (ст. 12 Закону №2275). Але вона говорить лише про можливість укладання контракту. Тобто якщо ви створили посаду директора на ТОВ, із ним можна укласти як контракт, так і звичайний трудовий договір.
Відрізняється контракт від звичайного трудового договору формою (процедурою оформлення).
Контракт – це дійсно договір, тобто окремий документ під цією назвою, який укладається між директором (працівником) і роботодавцем (ТОВ, в особі засновників). У ньому детально прописуються умови прийняття на роботу та звільнення, самої роботи та оплати за неї. Звісно, що ці умови не можуть суперечити трудовому законодавству або обмежувати права та гарантії працівника, надані йому трудовим законодавством. А от додаткові умови в такому контракті прописати можна: які саме повноваження і обов’язки матиме директор (адже цього у трудовому законодавстві немає, і це індивідуально для кожного підприємства), як здійснюватиметься оплата праці, додатковий соцпакет тощо.
Звичайний трудовий договір оформлюється без такого документа. Для нього достатньо наказу про прийняття на роботу.
Зверніть увагу! Навіть якщо ви уклали контракт, скласти наказ про прийняття на роботу слід обов’язково. Без нього оформлення прийняття на роботу вважатиметься незакінченим.
Наказ про прийняття на роботу
Так-так – під час оформлення трудових відносин з директором також видається наказ про прийняття. Це обов’язковий кадровий документ, і він складається незалежно від того, був підписаний контракт чи ні.
Але формулювання в цьому наказі виглядатиме інакше, ніж у звичайному наказі про прийняття на роботу. Адже в ньому директор сам себе призначає на роботу! І цим наказом він просто констатує, що стає до виконання трудових обов’язків.
Іншою буде і підстава для складання наказу, яка в ньому зазначається.
Коли директор братиме на роботу інших працівників, то підставою буде заява працівника.
У цьому ж випадку потрібне вже рішення засновників (учасників) про таке прийняття. А якщо був укладений контракт, – згадується і цей контракт (див. зразок).
Зразок
Підписує наказ сам новий директор.
Дата наказу не може бути ранішою за дату протоколу загальних зборів (або рішення єдиного учасника). Якщо після зборів (рішення) укладається контракт, – то дата наказу не може бути ранішою за дату укладання контакту.
Оформлення та заповнення особової картки П2
Особові картки ведуться за типовою формою №П-2 і є основним обліковим документом працівника організації.
Інформація, що міститься в особовій картці, є важливою: відомості, внесені до неї, можуть використовуватися архівами організацій, трудовими архівами та державними архівними установами для підготовки довідок про стаж роботи, тобто для виконання запитів соціально-правового характеру.
Щоправда, фахівці Мінекономіки в листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09 зазначають, що наказ №495 не встановлює прямого обов'язку для роботодавців вести особові картки саме за цією формою. Але ми й надалі рекомендуємо її застосовувати, оскільки це найбільш відомий і зрозумілий як для роботодавців, так і для контролерів вид групування інформації щодо працівника.
Формування особової справи
Особова справа формується після укладення трудового договору (видання наказу про прийняття на роботу).
Порядок формування особових справ регламентує п. 12 гл. 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5. Позаяк директор є найманим працівником, особову справу стосовно нього теж формуємо.
Ознайомлення працівника з локальними актами підприємства
Оскільки директор є також найманим працівником і на нього поширюються норми КЗпП, то його слід ознайомити з нормативними документами підприємства щодо трудового розпорядку, охорони праці тощо (згідно зі ст. 29 КЗпП).
Інша річ, що підприємство теж може бути новоствореним, і таких локальних актів на підприємстві ще може і не бути. Їх новому директору ще належить затвердити. Але якщо підприємство не нове, то такі локальні акти на ньому вже мають бути, і інструктаж провести треба.
Нормами законодавства не встановлено форму ознайомлення з локальними нормативними актами, тож спосіб ознайомлення слід обрати самостійно. Це може бути і роздруківка (копія) певних правил та інструкцій, і надсилання їх на електронну пошту тощо. Підтвердження ознайомлення на підприємстві теж може бути індивідуальним (розпис у журналі, окремий документ – підтвердження, відповідь на лист в електронній пошті тощо). Особливо тепер, коли норми ч. 2 ст. 7 Закону №2136 на час воєнного стану дозволяють роботодавцям і працівникам домовитися про альтернативні способи створення, пересилання і зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації, який обрано за згодою між роботодавцем та працівником.
Повідомлення ТЦК про прийняття на роботу директора
Підприємства про призначення або звільнення (увільнення) керівників повідомляють ТЦК та СП за формою, яка міститься в додатку 1 до Порядку 1487 (п. 13 Порядку №1487).
Іншими словами, якщо відбувається зміна чи призначення нової особи, яка організовує військовий облік на підприємстві, – потрібно проінформувати.
Якщо директор є військовозобов’язаним, призовником або резервістом, про нього слід повідомити до ТЦК ще і за додатком 4 до Порядку №1487, у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу (п. 34 Порядку №1487).
А ось податківців повідомляти не треба!
Повідомлення про прийняття директора до ДПС не подається. У Постанові №413 зазначенощо повідомленням про прийняття на роботу керівника підприємства є відомості, отримані органами Державної податкової служби з ЄДР.