Щоб зрозуміти, як зараз обчислюється страховий стаж працівників, треба розуміти кілька правил.
Правило №1: календарний місяць потрапляє до страхового стажу, якщо за нього сплачено ЄСВ у розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок
Мінімальний страховий внесок зараз для звичайних працівників це 22% від мінімальної зарплати. А розмір мінімальної зарплати у 2025 році – 8000 грн. Отже, якщо ЄСВ сплатили за певний місяць за певного працівника в розмірі 1760 грн або більше, – цей місяць увійде до страхового стажу.
Для зовнішніх сумісників і для працівників з інвалідністю ЄСВ нараховується на фактичну зарплату або лікарняні (звісно, не більше максимальної місячної бази нарахування ЄСВ, у 2025 році вона дорівнює 160000 грн). Але таку велику зарплату платять не всім працівникам. Тому для цих працівників діють спеціальні правила.
Для зовнішніх сумісників сплата ЄСВ у необхідному для страхового стажу розмірі досягається за рахунок того, що в них обов’язково має бути основне місце роботи. За яким, як правило, теж нараховується зарплата і сплачується ЄСВ в розмірі, не меншому за мінімальний страховий внесок. Щоправда, війна внесла свої корективи: якщо за основним місцем роботи вони перебувають у відпустці без збереження зарплати або їхній трудовий договір призупинено, то ЄСВ за них основний роботодавець не сплачує. А це негативно відбивається на страховому стажі. Можливо, після війни цю ситуацію буде законодавчо врегульовано, проте зараз маємо те що маємо.
Щодо осіб з інвалідністю ситуація трохи інша. У них ставка ЄСВ менша за базові 22%, проте різницю в бюджет доплачує сама держава, а дає дані для обрахунку цієї різниці роботодавець – для цього в Податковому розрахунку існують спеціальні рядки 3.2.1, 3.3.1, 3.4.1. Ми про це писали тут.
Правило №2: дані про сплачений ЄСВ надають ПФУ роботодавці
Для цього існує єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ. Зі звітного періоду січень 2025 року ця звітність стала щомісячною.
Строки подання єдиної звітності – 20 днів після закінчення звітного місяця. Але до страхового стажу ці календарні місяці потрапляють не одразу, адже отриману звітність податківцям і фахівцям ПФУ ще треба опрацювати. Остаточну кількість страхового стажу працівник або роботодавець може дізнатися від ПФУ, отримавши відповідь на запит з даних Реєстру застрахованих осіб.
Правило №3: правила ведення Реєстру застрахованих осіб
Вони затверджені Положенням про реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. А він, своєю чергою, затверджений постановою ПФУ від 18.06.2014 №10-1.
Реєстр застрахованих осіб формує та веде ПФУ. У Реєстрі застрахованих осіб накопичується, зберігається, автоматично обробляється інформація про фізичних осіб, які підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню відповідно до законодавства, та інформація, необхідна для обчислення і призначення страхових виплат за видами загальнообов'язкового державного соціального страхування.
Ця інформація береться, зокрема, із єдиної «зарплатної» звітності та повідомлень про прийняття працівника на роботу. Але ж цю інформацію роботодавець подає не ПФУ, а ДПС! Тому між ПФУ і ДПС існує електронна система обміну інформацією. Тобто ДПС отримує інформацію від роботодавця, обробляє і перевіряє її в себе, а потім надсилає ПФУ, де ця інформація теж обробляється і перевіряється.
Зверніть увагу! Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ вважається прийнятою в разі, якщо вона пройшла «всі контролі», у тому числі під час завантаження до Реєстру страхувальників та до Реєстру застрахованих осіб. Що це означає? Реєстр страхувальників веде ДПС, а Реєстр застрахованих осіб – ПФУ. Тобто це така звітність, яку мало просто подати і отримати про це квитанцію. Його мають перевірити і податківці, і фахівці ПФУ, і тільки якщо в них не буде зауважень, вважайте, що звіт ви здали.
Ось чому і ми, і фахівці ПФУ не радять подавати цю звітність в останній день, – щоб у роботодавця був час виправити помилки і подати її наново («звітного» типу). Про це ми наводили роз’яснення ПФУ тут.
На обробку єдиної звітності при її поданні контролери витрачають приблизно до 3-х днів. Ще приблизно тиждень триває відображення даних про страховий стаж в Е-кабінеті застрахованої особи й у «Дії». Наприклад, дані за січень можуть зявитися на порталах і на початку березня. Зараз, коли все робиться автоматично, ці строки можуть бути меншими. Проте якщо вони не з’явилися в лютому, не слід хвилюватися.
Якщо єдину «зарплатну» звітність подано без помилок і прийнято без зауважень, місяць увійде до страхового стажу.
Якщо ж і протягом березня дані про страховий стаж не оновилися, застрахованій особі слід звернутися до роботодавця, той має перевірити дані, подані в єдиній «зарплатній» звітності про таку застраховану особу, і в разі якщо з боку роботодавця помилок не було, він має звернутися до ПФУ (наприклад, листом) за роз’ясненнями.