Три проблеми через квартальний «зарплатний» звіт, які псують життя ФОП та їх найманим працівникам у 2026 році

1. Головне про квартальну єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ з І кварталу 2026 року
2. Проблема №1. Строки подання квартальної звітності
3. Проблема №2. Лікарняні найманих працівників
4. Проблема №3. Відсутність звіту з типом «Довідковий»

Головне про квартальну єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ з І кварталу 2026 року

Законом №4536 передбачено квартальну єдину звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ для ФОПів з 1 січня 2026 року. Водночас місячний звітний період для подання єдиної «зарплатної» звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ з 2026 року залишився лише для юридичних осіб.

Отже, цілком очевидно, що для ФОПів мала з’явитися нова квартальна форма звітності. Фактично так і сталося: 12.03.2026 було представлено проєкт нової форми звітності.

У зв’язку з цими змінами маємо дві категорії роботодавців щодо подання зарплатної звітності:

1. роботодавці, які подають Податковий розрахунок щомісяця — усі юридичні особи на будь-якій системі оподаткування, зокрема звичайні підприємства, бюджетні та комунальні установи, благодійні фонди тощо; 
2. роботодавці, які подають Податковий розрахунок щокварталу — усі фізичні особи — підприємці незалежно від системи оподаткування, фізичні особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність (нотаріуси, адвокати, аудитори, податкові консультанти тощо).

Але сама нова форма звітності досі існує у вигляді проєкту! Тож попри те, що вже розпочався квітень 2026 року, відзвітувати за належною формою фізособи ще не можуть.  

Про все це ми докладно розповідали в наших статтях та новинах:

• Єдина звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ у 2026 році: для кого квартальна, для кого – щомісячна?
• Квартальна єдина звітність з ПДФО, ВЗ та ЄСВ для ФОПів та інші податкові зміни: аналіз Закону №4536
• Окрема квартальна форма єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ для ФОПів-2026: проєкт наказу Мінфіну 

Проблема №1. Строки подання квартальної звітності

З огляду на викладене вище, самозайняті особи мають подавати «зарплатну» звітність протягом 40 календарних днів після закінчення кварталу. Тобто фактично квартальний зарплатний звіт за найманих працівників за I квартал 2026 року вони можуть подати починаючи з 1 квітня і не пізніше 11 травня 2026 року.

Чому 11 травня, якщо подавати звіт треба протягом 40 днів? Тому що сороковий день 10 квітня припадає на неділю. А якщо останній день строку подання звіту припадає на вихідний день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає після такого вихідного дня.

В які строки самозайняті особи повинні подавати єдину звітність з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за звітні періоди 2026 року, ми зазначили у таблиці.

Таблиця. Граничний строк подання зарплатного звіту ФОПами та фізособами-«незалежниками»

Але зараз подання такої звітності вчасно, принаймні за І квартал 2026 року – під загрозою. Адже станом на сьогодні маємо лише проєкт наказу, який було оприлюднено 12 березня 2026.

При цьому зазначено, що зауваження та пропозиції до змісту проєкту наказу можна подавати у письмовій та електронній формі протягом місяця з дня оприлюднення цього оголошення, тобто до 12.04.2026.

Однак і це ще не остаточний етап. Наказ набере чинності лише через 30 днів з дня його офіційного опублікування. Тобто це може відбутися і 12.05.2026.

Отже, вже зараз бачимо першу практичну проблему для всіх самозайнятих фізосіб, які мають найманих працівників. Існує висока ймовірність, що зарплатну звітність за I квартал вони подадуть несвоєчасно не з власної вини, а через відсутність чинної нормативної бази та затвердженої форми в належні строки.

У такій ситуації, на нашу думку, до самозайнятих осіб не повинні застосовуватися штрафи за несвоєчасне подання цієї звітності. Очікуємо офіційних роз’яснень від ДПС.

Зауважимо, що деякі самозайняті особи вже встигли подати «зарплатну» звітність, зокрема, за січень 2026 року. Цілком можливо, що будуть і такі, що подавали цю звітність і за лютий та березень. А податківці такі звіти чомусь не відхиляють, а приймають! 

Тому постає два запитання:

1. Чи замінює подана місячна звітність неіснуючу квартальну форму?

Ні! Обов’язок подавати квартальну «зарплатну» звітність подання місячних звітів не замінить.

Ось як прокоментувала цю ситуацію ДПСУ: 

• На сьогодні для ФОПів та осіб, які провадять незалежну діяльність, обов’язок подання Податкового розрахунку за місячний термін вже відсутній. 
• Вже подана місячна звітність опрацьована та завантажена до інформаційних систем.

2. Як бути із поданими місячними звітами? (Адже коли буде подана квартальна звітність, їх показники задвояться)

Так, тому ми радили таким самозайнятим особам анулювати подану місячну звітність – тобто подати уточнюючі розрахунки і обнулити зазначені в поданій звітності показники. 

До речі, податківці і досі не проти подачі ФОПами звітів щомісячно, поки їм не затвердили квартальну форму звіту. Про це ми повідомляли тут. 

А у юросіб своя проблема: звітний період їм не змінили, проте існує проєкт нової форми місячної звітності. Але поки її не затвердили, юрособи звітують за старою формою. Про це ми писали тут.  

Проблема №2. Лікарняні найманих працівників

Оскільки наразі подати квартальну «зарплатну» звітність неможливо через відсутність затвердженої форми, вже виникають проблеми з формуванням та оплатою лікарняних працівникам.

Зокрема, якщо ФОП прийняв працівника у I кварталі 2026 року, е-лікарняні щодо такого працівника не формуються. Формуються лише медичні висновки, але сам електронний листок непрацездатності не створюється. Причина проста: така особа ще не відображається у відповідних реєстрах як найманий працівник цього ФОПа.

Попри те, що Повідомлення про прийняття працівника подається, на практиці інформація до Реєстру застрахованих осіб «підтягується» не з такого Повідомлення, а із «зарплатної» звітності. Залишається лише здогадуватися, чому ця проблема не виникала раніше і її немає у юросіб, які звітують щомісяця. Адже все рівно є певний проміжок часу між прийняттям працівника на роботу та першим звітом, у якому про це зазначено. 

Що зараз робити такому ФОПу? Чи може в такій ситуації врятувати паперовий листок непрацездатності?

На думку автора, ні. І насамперед тому, що лікар не має права в такій ситуації скласти паперовий листок непрацездатності, навіть під час воєнного стану. Адже для цього є чітко визначені підстави, серед яких, звісно, немає збою у програмному забезпеченні ПФУ.

Зверніть увагу!

Як випливає з п. 8 наказу МОЗ від 01.06.2021 №1066 «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність», видача паперового листка непрацездатності можлива у таких випадках:

1. минув строк, протягом якого лікар може виправити помилку у медичному висновку про тимчасову непрацездатність в ЕСОЗ. У такому разі рішення про видачу паперового листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу; 
2. відсутній зв’язок між Електронним реєстром листків непрацездатності (система Пенсійного фонду України) та Реєстром медичних висновків в ЕСОЗ понад 7 днів; 
3. в умовах воєнного стану користувачі не мають доступу до ЕСОЗ; 
4. пацієнт звернувся за продовженням випадку тимчасової непрацездатності з порушенням строків, якщо таке порушення сталося внаслідок воєнних дій, наприклад через перебування на окупованій території. У цьому разі рішення про продовження раніше виданого листка непрацездатності також приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я або керівник закладу. При цьому зазначається номер листка непрацездатності, який продовжується. 

Варто також зауважити, що видача паперових листків непрацездатності допускається лише у період дії воєнного стану та протягом трьох місяців з дня його припинення.

Отже, паперовий листок непрацездатності у цій ситуації не є виходом. Тому фахівці ПФУ і не радять їх оформлювати в цій ситуації. Вони пропонують не хвилюватися: мовляв, коли квартальний звіт буде подано, можна буде сформувати належний електронний листок непрацездатності. Тобто працівник отримає свої лікарняні або декретні. Проте коли це буде, наразі невідомо. 

Проблема №3. Відсутність звіту з типом «Довідковий»

Але проблеми з лікарняними — це не лише питання I кварталу 2026 року. Якщо нічого не зміниться, така проблеми у працівників самозайнятих осіб виникатимуть й надалі.

Річ у тім, що законотворці не передбачили звіт із типом «Довідковий», хоча раніше він був в умовах квартальної звітності. 

Проєктом форми квартальної звітності для самозайнятих осіб пропонується лише три типи звітів:

• Звітний; 
• Звітний новий; 
• Уточнюючий. 

У зв’язку з цим виникає низка практичних запитань:

1. Як діяти надалі, якщо працівника (працівницю) прийнято протягом кварталу і в цьому ж кварталі він пішов (або вона пішла) на лікарняний або у відпустку по вагітності та пологах? 
2. Як формувати заяви-розрахунки для оплати лікарняних та декретних, якщо квартальна звітність ще не подана і відомості про зарплату та ЄСВ щодо працівника ще не містяться в Реєстрі застрахованих осіб? 
3. Як діяти, якщо працівник звільняється та хоче стати на облік у центрі зайнятості як безробітний, а «зарплатна» звітність про нього за останній звітний період ще не подана? 

Важливо!

Ці питання поки що залишаються відкритими. На практиці, наприклад, фахівці ПФУ радять подавати заявки-розрахунки із довідками в довільній формі, в яких зазначаються дані, які застосовувалися для розрахунку лікарняних та декретних. 

Сподіваємось, що в остаточній редакції наказу про внесення змін до Наказу №4 ці питання будуть враховані, а наявні недоліки — усунено.

Зауваження і пропозиції до проєктів нових форм звітності юрособи та самозайняті особи можуть подати до 12.04.2026 за адресами:

• Міністерству фінансів України - 01008, м. Київ, вул. Грушевського, 12/2, email: infomf@minfin.gov.ua,
• ДПС України - 04053, м. Київ, Львівська пл. 8, email: dep.fiz@tax.gov.ua.