Виплати від ФСС: вивчаємо зміни, які запрацюють з 1 жовтня

Порядок призначення і виплати лікарняних та декретних на підприємствах ми докладно розглядали раніше:

• Рух листка непрацездатності від працівника до бухгалтерії – тут.
• Як розрахувати середній заробіток для оплати лікарняних – тут.
• Як розрахувати середній заробіток для оплати декретних – тут.
• Як отримати фінансування від ФСС і відобразити його у звітності – тут.

Але з 01.10.2018 року ситуація зміниться. Адже попередні нормативні документи (постанови ФСС з ТВП та ФСС НВВ) вже не діятимуть. А діятимуть нові: 

1. Порядок призначення, перерахування та проведення страхових виплат, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. №11;
2. Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 р. №12. 

До того ж з дати оприлюднення (27 липня 2018 року) запрацювало оновлене Положення про комісію (уповноваженого) із страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, затверджене постановою ФСС від 19.07.2018 р. №13. Про це тут.

Розглянемо їх докладно в цій статті, із урахуванням свіжих новин і роз’яснень з боку ФСС. 

Листок непрацездатності – що зміниться з 2019 року?

Зазначена вище аналітика щодо руху листка непрацездатності від працівника (а до нього – від лікаря) до бухгалтерії, яка обраховуватиме суму виплати, в більшій своїй частині поки що не втрачає актуальності. 

Але попереду нас чекають зміни порядку видачі листків непрацездатності. Головна ідея цих змін – поступовий перехід на електронні листки непрацездатності і реєстрації оформлених та виданих листків непрацездатності в спеціальному електронному ж реєстрі.  

Так, Мінсоцполітики оприлюднило на своєму сайті проект постанови КМУ «Про утворення Електронного реєстру листків непрацездатності». Ми про це писали тут.

Електронний реєстр листків непрацездатності (далі – ЕРЛН) — це система накопичення, зберігання та використання інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності. Таке визначення містить стаття 1 Закону №1105-XIV. Цим же Законом було доручено Кабміну вжити заходів щодо запровадження ЕРЛН. Але й до сьогодні цього не було зроблено. Тож створений Мінсоцполітики проект постанови, яку має затвердити КМУ, має пришвидшити виконання цих норм. 

Крім того, пропонується встановити, що:

• ЕРЛН створюється як підсистема Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування,
• забезпечення його наповнення інформацією покладається на МОЗ, Мінсоцполітики, Національну службу здоров’я України, Пенсійний фонд разом з Фондом соцстраху в строк до 1 січня 2019 року.  Отже, якщо цей проект набере чинності найближчим часом (з наступного року) матимемо можливість отримувати листки непрацездатності в електронній формі. 

Відповідно до проекту лікар буде мати можливість здійснити видачу електронного листка непрацездатності з будь-якого засобу інформатизації (комп’ютер, планшет смартфон). Відкриття листка непрацездатності буде проходити у режимі реального часу, саме за фактом встановлення лікарем тимчасової непрацездатності застрахованої особи.

У ЕРЛН буде відображатися час видачі листка непрацездатності, заклад охорони здоров’я та вид захворювання. Далі лікар ставить свій електронний підпис і лікарняний лист відразу фіксується в реєстрі. З цього моменту його може бачити і роботодавець, і відповідний спеціаліст ФСС. Ми про це писали тут. 

Завдяки цим змінам, коли роботодавець матиме можливість отримати листок непрацездатності з ЕРЛН, відпаде й інша проблема – щодо вчасності надання працівниками листків непрацездатності роботодавцю. Зараз і до кінця 2018 року, коли листки непрацездатності мають суто паперову форму, для цього в працівників залишається 12 календарних місяців з дня відновлення працездатності або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (ч. 5 ст. 32 Закону №1105). 

Як працюватиме комісія (уповноважений) з соцстрахування у 2018 році?

Раніше роботу таких комісій (уповноважених) регулювала постанова ФСС з ТВП від 23.06.2008  р. №25. Але з 27 липня 2018 року їх роботу регулює вже інше Положення №13. 

Як і раніше, кількість уповноважених осіб, які вирішують питання з соцстрахування працівників, залежить від розміру підприємства, його організаційної структури та кількості його працівників. 

Наприклад, якщо на вашому підприємстві працює до 15 працівників, то створювати комісію вам не потрібно – достатньо призначити одну особу як уповноваженого із соцстрахування. Якщо ж працівників більше, то створюється комісія (кількість членів якої теж напряму залежить від кількості працівників, але не є фіксованою). А якщо на підприємстві існують структурні підрозділи, які призначають соцвиплати самостійно, то такі комісії утворюються на кожному такому підрозділі. 

Як і раніше, комісія  (уповноважений)  із   соціального   страхування підприємства приймає  рішення  про  призначення   або   відмову   в призначенні  матеріального  забезпечення, а саме: 

• допомоги  з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною),
• допомоги у зв'язку з  вагітністю та пологами, 
• допомоги  на  поховання.

Опісля передає його роботодавцю для проведення виплат, здійснення розрахунків тощо.  

Як і раніше, фінансування внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання не розглядатиметься на засіданнях комісії (уповноваженого) з соціального страхування і не зазначатиметься у їхніх протоколах.

Також комісія (уповноважений) із соцстрахування розглядає підстави та правильність видачі листка непрацездатності, перевіряє наявність необхідних реквізитів (підписів лікарів, печатки закладу охорони здоров'я тощо).

Рішення про призначення (часткове призначення) чи відмову в наданні допомоги оформлюють у вигляді протоколу (п. 4.3 Положення №25). Ці правила існуватимуть і далі (п. 3.1 та 4.3 Положення №13). 

Що ж змінилося? 

• По-перше, в новому Положенні №13 вже усунуто анахронізми, такі як функція комісії (уповноваженого) щодо розподілу між працівниками путівок та новорічних подарунків для дітей, отриманих від Фонду. 
• По-друге, (і теж через усунення анахронізмів) бланк протоколу засідання комісії (уповноваженого) затверджено в новій редакції. З нього прибрали згадку про призначення працівникам путівок, тож тепер такий протокол має лише два розділи.  

Зразок 1. Протокол засідання комісії із соціального страхування/рішення уповноваженого>>

Як отримати фінансування від ФСС з 01.10.2018 року?

Зараз порядок отримання такого фінансування регулюють дві постанови:

• Порядок фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування  з тимчасової втрати працездатності, затверджений постановою ФСС з ТВП від 22.12.2010 р.  №26.
• Порядок призначення, перерахування та проведення страхових виплат, затверджений постановою ФСС НВВ від 27.04.2007 р. №24. 

Розібратися з ними досить просто – виходячи з того, хто затвердив Порядок, легко здогадатися, виплати за яким видом соцстрахування він регулює. Але, звісно, ці Порядки вже застарілі, тож їх приведено у відповідність до чинної редакції Закону №1105. 

Зміни у фінансуванні виплат за нещасними випадками на виробництві (профзахворюваннями)

У Порядку №12 з'явилися норми щодо фінансування ФСС потерпілим на виробництві, передбачені абз. 4 ч. 3 ст. 42 Закону №1105. Тобто документ, який раніше стосувався лише виплат від ФСС з ТВП, розширили за рахунок виплат, які до цього призначав ФCC НВВ. Це логічно, адже ці виплати призначатимуться з єдиного джерела - Фонду соціального страхування.  

Втім, Порядок №24, який до цього регулював призначення виплат особам, постраждалим від нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання, не зникне без згадки. На його основі було розроблено Порядок №11, теж приведений у відповідність до Закону №1105.

Обидва нові Порядки пов'язали між собою. Зокрема, в Порядку №11 зазначається, що у разі виникнення обставин для надання виплат внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання вони призначаються відповідно до Порядку №12. 

Більш того, Порядок №11 вже не містить спеціальної форми бланку заяви-розрахунку для отримання фінансування внаслідок нещасного випадку на виробництві або професійного захворювання. Окремої форми такої заяви більш не буде! Щоб отримати фінансування від ФСС за такими страховими випадками, доведеться подавати заяву-розрахунок, форму якої затвердить додаток 1 до Порядку №12. 

Окремої форми такої заяви більш не буде! Щоб отримати фінансування від ФСС за такими страховими випадками, доведеться подавати заяву-розрахунок, форму якої затвердить додаток 1 до Порядку №12

Також п. 9 Порядку №12 передбачається, що виплати потерпілим на виробництві здійснюються після надходження коштів  від ФСС у найближчий строк, установлений для виплати зарплати. Нагадаємо, що зараз такі виплати відшкодовуються страхувальнику. Тобто наразі вони виплачуються застрахованим особам до отримання фінансування від ФСС, після чого роботодавець-страхувальник подає Фонду відповідну заяву на відшкодування понесених витрат.  

Зміни у фінансування виплат з тимчасової втрати працездатності 

Із зазначеного вище, зрозуміло, що з 01.10.2018 р.: 

• фінансування виплат та допомог від ФСС надаватиметься за однаковою формою заяви-розрахунку (незалежно від причини страхового випадку). Шукати її слід в додатку 1 до Порядку №12;
• щоб зробити виплату (надати допомогу) від ФСС, роботодавцю спочатку доведеться отримати на це кошти на окремий рахунок у банку (або для бюджетних установ в Держказначействі). Теж, незалежно в межах якого виду соцстрахування за Законом №1105 ці виплати було призначено. 

Для подання заяви-розрахунку буде чітко встановлено строк – не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією (уповноваженим) із соцстрахування рішення про виплату допомоги. А зазначена комісія (уповноважений) зобов’язані своєчасність такої подачі проконтролювати. 

Також уточнюється строк розгляду заяви-розрахунку органами ФСС. Якщо зараз на це відведено 10 днів, то за новим порядком буде вже 10 робочих днів. 

Зразок 2. Заповнення заяви-розрахунку>>

Зверніть увагу: в бухгалтерів роботи значно побільшає. Адже кожен рядок табличної частини заяви-розрахунку вимагає заповнення окремого додатку – таблиці, в якій докладно розшифровується зазначене в цьому рядку. 

Теоретично  складнощів у такому розшифруванні виникнути не повинно, вся наведена в таких додатках інформація в роботодавця повинна бути для здійснення  та розрахунку виплат. На практиці, навіть, якщо така інформація «підтягуватиметься» бухгалтерською програмою автоматично, її треба буде ще й ретельно перевірити.  

До того ж ФСС зможе направляти страхувальнику запит на уточнення інформації у разі потреби. А у випадку знайдення помилок такі заяви-розрахунки будуть відправлятися на доопрацювання. Після виправлення заяви-розрахунки потрібно буде повторно направляти до ФСС, який повторно розглядатиме їх протягом 3 робочих днів.

Зазначені зміни стали можливими за рахунок синтезу двох Порядків, про який ми наголошували вище. 

Повідомлення про здійснені працівникам виплати – щось новеньке 

Але є в Порядку №12 вимога, якої раніше не було. І виконувати її теж доведеться з 01.10.2018 р.:  після проведення виплат за рахунок коштів Фонду страхувальник повинен буде надсилати повідомлення за формою, наведеною у додатку 2 до Порядку №12.

Це нова вимога, але форма повідомлення досить проста, заповнюватиметься за змістом граф та рядків. Тому немає затвердженого порядку її складання.

Зразок 3. Заповнення повідомлення>>

Подати повідомлення можна буде як в паперовій формі (особисто або поштою), так і в формі електронного документу (з електронними цифровими підписами керівника і головного бухгалтера, за наявності).

Повідомлення може бути надіслано у зручний для страхувальника час, але не пізніше завершення місяця з дня проведення виплат застрахованим особам.

Все досить нескладно, тож справляє враження необов’язковості. Але нехтувати такою вимогою не радимо. 

Зверніть увагу! Якщо повідомлення не буде надіслано протягом трьох місяців, у ФСС з'явиться привід завітати до роботодавця на позапланову перевірку щодо виплат

Попросили, але не стільки, скільки треба 

Звісно, що при складанні заяв-розрахунків роботодавці час від часу помиляються. Що робити, якщо буде виявлена зайво отримана сума? 

Як і раніше, Порядок №12 вимагає від такого роботодавця зайві кошти повернути. При цьому він додає вимоги й щодо минулорічних виплат (чого не було раніше). Втім, цей Порядок і досі не висвітлює усі можливі варіанти. Він розглядає лише два з них. 

Приклад 1. Підприємство замовило в ФСС 12000 грн, але після їх отримання на спецрахунок, виявило, що виплатити треба було лише 10000 грн. Що робити в цьому випадку? 

Порядок №12 вимагає невикористані страхові кошти протягом трьох робочих днів повернути на рахунок робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення, з якого надійшло фінансування, та листом надіслати пояснення причин повернення коштів.

А яке може бути пояснення в цьому випадку? Звісно, одне — помилка відповідальної особи при складанні заяви-розрахунку. 

Приклад 2. Підприємство замовило, отримало в ФСС і виплатило 12 000 грн у 2017 році. А у грудні 2018 року виявило, що сума допомоги була обчислена неправильно (лічильна помилка) і виплатити треба було лише 10000 грн. Як бути в цьому випадку? 

По-перше, звісно, вирішити з працівником щодо долі зайво виплаченої йому допомоги. І добре, якщо працівник погоджується ці кошти повернути добровільно. Адже утримати їх з його зарплати на підставі наказу директора вже неможливо (ст. 127 КЗпП). 

Але, щоб не було вирішено із працівником, роботодавцю треба розрахуватися із Фондом. Порядок №12 вимагає - у разі виявлення страхувальником помилок при нарахуванні виплат за минулі періоди (за межами діючого бюджетного року) надлишково нараховані та виплачені кошти повертаються страхувальником до робочого органу виконавчої дирекції Фонду або його відділення та одночасно надсилається обґрунтоване письмове пояснення щодо причин повернення страхових коштів. 

Втім, ФСС не встановлює строки, коли треба зробити таке повернення.  Сподіваймося, що те саме стосуватиметься і перевиплат, знайдених протягом бюджетного року. 

А ось що робити, якщо через помилку виникла недоплата або фінансування отримано не в повному обсязі? Як і раніше, Порядок №12 про це мовчить. І досі маємо лише старі роз’яснення від ФСС з цього приводу.

Якщо страхувальником самостійно знайдена помилка в наданій заяві-розрахунку, необхідно надати до Фонду лист з детальним змістом даної помилки, обов’язково зазначивши:

• код ЄДРПОУ;
• реєстраційний номер;
• назву страхувальника;
• вхідний номер та дату заяви-розрахунку;
• серію та  №листка непрацездатності;
• П.І.Б. застрахованої особи

Лист має бути підписаний керівником і бухгалтером (за наявності посади) та завірений печаткою.

У разі встановлення страхувальником недоплати за листком непрацездатності, (дні за наявності) відображається у заяві-розрахунку окремим рядком із зазначенням всіх необхідних реквізитів за листком непрацездатності, який необхідно доплатити.