Розрахунок лікарняних у 2018 році: покроковий алгоритм

Підставою для виплати лікарняних, як і раніше, є листок непрацездатності. Правила його руху у роботодавця (від отримання до оплати) ми розглядали в окремій статті. Тепер поговоримо про особливості розрахунку лікарняних у 2018 році.

Правила оплати листка непрацездатності можна відобразити за умовною схемою. Схема ця узагальнена, без подробиць, а тому може бути застосована як при розрахунку лікарняних, так і при розрахунку декретних (оособливості розрахунку допомоги по вагітності та пологах ми розглядатимемо у наступній статті). Зараз розглянемо кроки за цією схемою лише для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та допомоги з тимчасової втрати непрацездатності.   

 Крок 1: визначаємо розрахунковий період

Відповідно до п. 25 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок.

ПРИКЛАД 1.  Працівник на підприємстві працює з 01.02.2013 р. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 22.10.2018 по 19.11.2018 р. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності):  жовтень 2017 р. – вересень 2018 р.

Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період слід визначати  за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 2. Працівник на підприємстві працює з 02.02.2018 р. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 02.10.2018 р. – 19.10.2018 р. Розрахунковим періодом буде березень 2018 р. – вересень 2018 р.

Зверніть увагу: місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, не бере участі в розрахунковому періоді. Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менш, ніж мінімальний розмір страхового внеску. Про це тут>> 

У випадку перебування застрахованої особи в трудових відносинах  менше за календарний місяць  за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період слід визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).

ПРИКЛАД 3. Працівника прийнято на роботу 01.12.2017 р. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.12.2017-15.12.2017 р.  Розрахунковим періодом буде період з 01.12.2017 р. до 10.12.2017 р.

Як визначається розрахунковий період для "сумісників"?

Працівники мають право на отримання лікарняних за усіма місцями роботи. З певним обмеженням, щоправда, щодо розміру сумарного доходу, з якого такі лікарняні будуть обраховані (про що нижче). Але, дійсно, таке право в них є.  

У п. 30 Порядку №1266 зазначено, що  якщо на момент настання страхового випадку застрахована особа працює за сумісництвом, обчислення середньої заробітної плати здійснюється роботодавцями-страхувальниками окремо за основним місцем роботи та за сумісництвом. Розрахунковий період у такому разі визначається за кожним місцем роботи окремо.

Нагадаємо, що лікарняні в такому випадку надаються на підставі:

• копії виданого в установленому порядку листка непрацездатності, засвідченої підписом керівника і скріпленої печаткою за основним місцем роботи,
•  довідки про середню заробітну плату за основним місцем роботи.

Якщо особа працює на кількох роботах за сумісництвом, додатково додаються довідки про середню заробітну плату за місцями роботи за сумісництвом.

А якщо розрахункового періоду немає?

Відповідно до п. 28 Порядку №1266, якщо в розрахунковому періоді застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або ж страховий випадок настав у перший день роботи, середню зарплату слід визначати  виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини встановленої на день настання страхового випадку.

ПРИКЛАД 4. Працівник працевлаштувався 13.01.2018 р. і цього ж дня захворів.  Посадовий оклад згідно з штатним розписом - 4000,00 грн.  

Розрахунок середньоденної зарплати проводиться зі встановленого посадового окладу  шляхом ділення на середньомісячну кількість календарних днів – 30,44. Тобто 4000,00 грн : 30.44 = 131,41 грн.

Якщо тарифна ставка (посадовий оклад) не встановлено, розрахунок середньої заробітної плати слід провадити  виходячи з розміру мінімальної заробітної плати (або її частини), встановленого законом на день настання страхового випадку.

ПРИКЛАД 5.  Працівник працевлаштувався 13.01.2018 р. і цього ж дня захворів.  Посадового окладу йому не було встановлено, а оплата праці встановлена у відсотках від продажу. 

Розрахунок тимчасової непрацездатності слід провадити зі встановленого розміру мінімальної заробітної плати шляхом ділення на середньомісячну кількість календарних днів: 3723,00 /30,44 = 122,31 грн

Про неповний розрахунковий період ми також писали тут.

Крок 2: виключаємо з розрахункового періоду дні, невідпрацьовані з поважних причин

Відповідно до п. 3 Порядку №1266 дні відсутності працівника з поважних причин виключаються з розрахункового періоду. Виплати за ці періоди не включаються до  розрахунку середньої заробітної плати.

Календарними днями, не відпрацьованими з чотирьох поважних причин, є:

• періоди тимчасової непрацездатності;
• час перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами;
• час перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
• час перебування у відпустці без збереження заробітної плати.

Зверніть увагу: місяці розрахункового періоду (з першого до першого числа), в яких застрахована особа не працювала з поважних причин, виключаються з розрахункового періоду.  Проте якщо працівник в місяці, що входить до розрахункового періоду, не відпрацював частину днів, у зв’язку з поважними причинами, решта календарних днів такого місяця з розрахункового періоду не виключається. 

Крім цього, у чинній редакції Порядку №1266 відсутня норма попередньої редакції (а саме норма абзацу другого п. 9), що якщо частина місяця в розрахунковому періоді не відпрацьована застрахованою особою з поважної причини, то заохочувальні й компенсаційні виплати разового характеру, а також виплати, не передбачені нормами чинного законодавства або понад встановлені норми (разові виплати), враховуються у розрахунку пропорційно відпрацьованому часу.

Тому фахівці Мінсоцполітики зазначають: на сьогодні, якщо разову виплату нараховано в місяці, не повністю відпрацьованому з поважної причини, вона враховується в розрахунку в повному обсязі. Але якщо працівник увесь місяць (з першого до першого числа) не працював з поважної причини, такий місяць виключається з розрахункового періоду. Відповідно будь-які виплати, нараховані в цьому місяці, не беруться до уваги.

ПРИКЛАД 6. Працівниця знаходиться у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з березня 2015 р. до лютого 2018 р. В березні 2017 року їй було нараховано преміальні у розмірі 5000,00 грн до свята 8 березня. А в січні 2018 р. працівниця надала листок тимчасової непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами . Оклад за посадою 7000,00 грн.

В цьому випадку розрахунок слід провадити виходячи з окладу, встановленого на момент настання страхового випадку, шляхом ділення на 30.44. Преміальні до уваги брати не потрібно, оскільки місяць в якому нараховано ці преміальні, повністю виключається з розрахункового періоду.

Чи враховуються у розрахунку лікарняних календарні дні відпустки, суми відпускних?

Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо)), ніж перелічені у Порядку №1266 чотири поважні причини, календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, не виключаються з розрахункового періоду. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховуються у розрахунку середньоденної зарплати.

Також радимо прочитати статтю «Листок непрацездатності надано після відпустки: що робити з відпускними?».

Крок 3: визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої  зарплати

Середня заробітна плата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до Звіту з ЄСВ (ст. 32 Порядку №1266).

Сума допомоги з тимчасової непрацездатності (включаючи догляд за хворою дитиною або хворим членом сім'ї) у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266). Це досягається шляхом включення до сукупного доходу лише виплат, з яких сплачено ЄСВ.

Більш того, якщо лікарняні виплачуються за місцем роботи за сумісництвом, слід пам’ятати, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).

Нагадаємо, з 01.01.2018 р. змінилася межа нарахування ЄСВ. У 2017 році  максимальна величина бази нарахування ЄСВ на місяць дорівнювала 25 розмірам прожиткового мінімуму для працездатних осіб. З 01.01.2018 року вона становить 15 розмірів мінімальної заробітної плати, встановленої законом.

З 1 січня 2018 р. розмір мінімальної зарплати в місячному розмірі  становить 3723 гривень. А максимальна база нарахування ЄСВ становить 3723 х 15=55 845 грн.  Докладніше про це ми писали тут.

Але протягом 2018 року мінімальний розмір зарплати може переглядатися. Про це ми писали тут. Тож, уважно стежте за цими показниками. 

Узагальнимо виплати, які враховуються до розрахунку, і які не враховуються - у Таблиці.

Крок 4: визначаємо середньоденну заробітну плату

Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).

Тобто розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:

СрЗф = Дс/Кр,  де

СрЗф – це середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівника,

Дс – сукупний дохід, визначений за Кроком 3,

Кр – кількість днів розрахункового періоду, визначена за Кроками 1 та 2.

Але як би все було так просто!  На жаль, знати значення показника СрЗф недостатньо для того, щоб обрахувати лікарняні. Його слід порівняти з іншими середньоденними доходами, обрахованими за спеціальними правилами.   А ще – треба пам’ятати про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних.

Правило №1 – стосується усіх працівників, крім тих, хто має пільги.

Відповідно до ст. 24 Закону №1105, лікарняні виплачуються застрахованим особах залежно від страхового стажу в певному розмірі середньої заробітної плати.

Цей розмір становить від 50% до 100% обрахованого показника СрЗф,залежно від розміру загального страхового стажу працівника. Або у розмірі 100% - якщо працівник належить до пільгової категорії громадян, зазначеної в цій статті (наприклад, є донором крові або учасником бойових дій, та надав роботодавцю підтвердні документи).

Правило №2 – стосується працівників, які мають страховий стаж 6 місяців за останніх 12 місяців.

Відповідно до п. 4 Порядку №1266 середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) не може перевищувати максимальну величину бази нарахування єдиного соцвнеску з розрахунку на один календарний день, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).

Отже, спочатку слід розрахувати показник СрЗмax = МВомрп/Кс, де

СрЗм – це середньоденна зарплата, обрахована з максимальної величини бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду.

Враховуючи розмір максимальної бази нарахування ЄСВ в 2018 році, зараз він становить: 55845/30,44 = 1834,59 грн. Тож, за листками непрацездатності, що закриваються або видані у 2018 році, застосовувати слід саме цей показник.

Роботодавцю слід порівняти СрЗф і СрЗмax, і подальший розрахунок лікарняних здійснювати з меншої із цих середньоденних.

Правило №3 – стосується працівників, які не мають страхового стажу 6 місяців за останніх 12 місяців.

За ч. 4 ст. 19 Закону №1105, застраховані особи, які протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування мають страховий стаж менше 6 місяців, мають право на лікарняні, виходячи з нарахованої заробітної плати (доходу), з якої сплачується ЄСВ, але не більше за розмір лікарняних, обчислених із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.

Отже, щодо таких працівників слід розраховувати ще одну середню: СрЗmin = Зmin/Кс, де

СрЗmin – це середньоденна зарплата, обрахована з мінімального розміру зарплати на дату початку листка непрацездатності.

У 2017 році цей показник становив 3200/30,44 = 105,13 грн, а в 2018 році він становить 3723/30,44 = 122,31 грн.

Роботодавцю слід порівняти СрЗmin і СрЗф, і подальший розрахунок лікарняних здійснювати з меншої із цих середньоденних.

Як працівнику підтвердити наявність в нього страхового стажу, як загального, так і за останні 12 місяців - читайте тут і тут.

ПРИКЛАД 7.  Працівника прийнято на роботу  01.10.2017 р. З 01.12.2017 р. по 10.12.2017 р. він хворів і надав листок непрацездатності в січні 2018 р. Сукупний дохід за цей період становив 6100,00 грн. В розрахунковому періоді 61 день.

Загальний страховий стаж 15 років, але протягом 12 місяців страховий стаж лише 4 місяці згідно з даними довідки №ОК 5.

Обчислимо суму допомоги з тимчасової непрацездатності.

1) СрЗф = 6100,00 грн /61 к.дн = 100,00 грн

2) СрЗmin =3200,00 грн/ 30,44 = 105,13 грн

3) Порівнюємо показники

100,00 грн ≤ 105,13 грн

Оскільки фактична середньоденна зарплата менша, допомогу з тимчасової непрацездатності визначаємо, виходячи з фактичної денної виплати: 100,00 грн х 10 к.дн = 1000,00 грн

ПРИКЛАД 8. Працівник хворів  з 06.12.2018 р. по 17.12.2018 р. В розрахунковому періоді (грудень 2017 р. – листопад 2018 р. ), заробітна плата на яку нараховано і сплачено ЄСВ – 42000,00 грн, з них 5000,00 грн річна премія за результатами роботи у 2017 році, яку нараховано у грудні 2017 р. Але в грудні 2017 р. працівник хворів з 01.12.2017 р. по 15.12.2017 р. За дні хвороби працівнику нараховано лікарняних 3000,00 грн. Страховий стаж працівника становить 5 років.

В даному випадку до розрахунку беремо усі виплати за розрахунковий період, окрім лікарняних (3000,00 грн.)

1) Визначимо суму середньоденного заробітку СрЗф:

42000,00 грн : (365 к.дн. -15 к.дн. тим час. непрац.) =  120,00 грн.

Застосовуємо до цього показника відсоток (70%) відповідно до розміру загального страхового стажу та ст. 20 Закону №1105:

120,00 грн х 70% = 84,00 грн.

2) Розрахуємо суму оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця (з 6 грудня до 10 грудня):

84,00 грн х 5 к.дн. = 420,00 грн;

3) Розрахуємо суму лікарняних за рахунок Фонду (з 11 грудня до 17 грудня)

84,00 грн х 7 к.дн. = 588,00 грн.