Перехідні виплати: відпусткові, лікарняні, відрядження та звітність

Перехідні відрядження

Оплату праці за дні відрядження працівника регламентовано у ст. 121 КЗпП. Працівникам, які направлені у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим від середнього заробітку.

Таблиця 1. Як оплачувати відрядження 

За загальними правилами визначення оплати за дні відрядження пропонуємо скористатися алгоритмом

Алгоритм розрахунку оплати праці у відрядженні

Крок 1. Обчисліть денну зарплату
Розрахуйте оплату праці за один «звичайний» робочий день.

Крок 2. Обчисліть середньоденну зарплату
Визначте середню зарплату відповідно до Порядку №100.

Крок 3. Зіставте обидва значення
Порівняйте денну зарплату зі середньоденною.

• Якщо середньоденна зарплата більша — оплата проводиться за нею.
• Якщо денна зарплата більша — оплачують як звичайні робочі дні.

Крок 4. Визначте оплату відрядження
Оплатіть робочі дні відрядження за більшим із двох показників.

Таблиця 2. Правила розрахунку денного заробітку та середнього

Тепер розглянемо правила оплати за дні у відрядженні, якщо воно почалося в одному місяці, а закінчується в наступному. 

Мінсоцполітики у своєму листі від 11.11.2016 №1564/13/84-16  зазначило:

«У випадку коли працівника було направлено у відрядження з 26 вересня по 7 жовтня п. р., середньоденна заробітна плата буде розраховуватись виходячи із заробітної плати липня – серпня п. р., оскільки зазначені місяці передують місяцю (вересню) направлення у відрядження.

Денний заробіток необхідно буде визначати для вересня і жовтня окремо.

У випадку якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде нижчим від денного заробітку вересня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на вересень, необхідно заплатити заробітну плату згідно з його трудовим договором.

Якщо середньоденний заробіток, розрахований у вересні п. р., буде вищим від денного заробітку жовтня, то працівнику за дні відрядження, які припадають на жовтень, необхідно заплатити середньоденний заробіток».

Таблиця 3. Правила оплати перехідного відрядження 

Таким чином, для правильного розрахунку оплати перехідного відрядження, слід виконувати такі кроки:

Крок 1.  Визначення  середньоденної зарплати. Середньоденна заробітна плата розраховується відповідно до Порядку №100 на основі доходу за два місяці, що передують місяцю, в якому працівника направлено у відрядження;

Крок 2.  Визначення денного заробітку окремо для кожного місяця;

Крок 3.  Оплата за дні відрядження. У кожному місяці, на який припадають дні перехідного відрядження, оплата здійснюється за вищим показником — або за середньоденною заробітною платою, розрахованою відповідно до Порядку №100, або за денним заробітком, визначеним для відповідного місяця.

Приклад 1 

На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження з 28.04.2025 по 02.05.2025. Працівнику встановлено оклад 18 000 грн. В лютому та березні 2025 року працівник відпрацював всі дні, передбачені графіком, і була нарахована зарплата по 18 000 щомісяця.

• Визначаємо середній заробіток:

Кількість робочих днів у розрахунковому періоді (лютий – березень):

Лютий 2025 р.: 20 робочих днів

Березень 2025 р.: 21 робочий день
Загалом: 41 робочий день

Загальний заробіток за 2 місяці:
18 000 + 18 000 = 36 000 грн

 Розрахунок середньої зарплати:
36 000 грн ÷ 41 день = 878,05 грн
Середньоденна зарплата для оплати відрядження становить 878,05 грн.

• Визначаємо денний заробіток

Квітень  – 18 000,00 грн / 22 р.дн. = 818,18 грн

Травень – 18 000,00 / 22 р.дн. = 818,18 грн

Висновки

• У квітні: денна зарплата (818,18 грн) < середньої (878,05 грн). Застосовується середньоденна зарплата.
• У травні: денна зарплата (818,18 грн) < середньої (878,05 грн).  Застосовується середньоденна зарплата.

Оплата днів відрядження:

Усі дні відрядження (з 28 квітня по 2 травня 2025) оплачуються за середньоденною зарплатою – 878,05 грн за кожен робочий день.

Приклад 2

На підприємстві встановлено 5-денний робочий тиждень із вихідними днями в суботу та неділю. Працівника направлено у відрядження з 28.03.2025 по 04.04.2025. Працівнику встановлено оклад 22 000 грн. В січні та лютому 2025 року працівник відпрацював всі дні, передбачені графіком, і була нарахована зарплата по 22 000 грн за кожен місяць.

• Визначаємо середній заробіток:

Кількість робочих днів у розрахунковому періоді (січень – лютий):

Січень 2025: 23 робочих дні

Лютий 2025: 20 робочих днів

Загалом: 43 робочих дні

Загальний заробіток за 2 місяці:
22 000 + 22 000 = 44 000 грн

Розрахунок середньої зарплати:
44  000 грн ÷ 43 дні = 1 023,26 грн
Середньоденна зарплата для оплати відрядження становить 1 023,26 грн.

• Визначаємо денний заробіток

Березень  – 22 000,00 грн / 21р.дн. = 1 047,62 грн

Квітень – 22 000,00 / 22 р.дн. = 1 000,00 грн

Висновки:

У березні: денна зарплата (1 047,62 грн) > середньої (1 023,26 грн). Застосовується денний заробіток

У квітні: денна зарплата (1 000,00 грн) < середньої (1 023,26 грн). Застосовується середньоденна зарплата

Оплата днів відрядження:

Дні відрядження з 28 березня по 4 квітня 2025 року оплачуються за вигіднішим варіантом у кожному місяці:

• 2 дні березня — по 1 047,62 грн
• 4 дні квітня — по 1 023,26 грн

Увага! Зарплату за відрядження нараховують і виплачують у тому місяці, коли були дні відрядження. Наперед нараховувати не можна.

Відповідно й у зарплатній звітності відображаємо в місяцях нарахування.

Перехідні лікарняні

Керуючись п. 25 – 27 Порядку №1266, розрахунковим періодом, за який обчислюється середня заробітна плата, за основним місцем роботи застрахованої особи, що передують місяцю, в якому настав страховий випадок, є:

• 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа);
• менше 12 календарних місяців - фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа);
• менше ніж календарний місяць - фактично відпрацьований час (календарні дні). 

Розрахунок проводиться за нормами Порядку №1266 – за визначений розрахунковий період підсумовується заробітна плата працівника, на яку нараховано ЄСВ (п. 3 Порядку №1266).  

Нагадаємо: виплати, що входять до фонду оплати праці, – це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, на які нараховуються ЄСВ. Всі ці виплати включаються до розрахунку у тому місяці, у якому їх було нараховано. І оскільки ці виплати включаються в розрахунок лікарняних, відповідно і дні, на які припадають дані виплати, включаються у розрахунковий період. 

Звертаємо увагу, що з розрахункового періоду виключатимуться тільки дні, невідпрацьовані з поважних причин, вичерпний перелік яких зазначено в п. 3 Порядку №1266.

Відображення в додатку 1 єдиної звітності

Нараховані лікарняні відображають у додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ у тому місяці, в якому роботодавець їх фактично нарахував у бухгалтерському обліку. 

У графі 8 зазначається код застрахованої особи «29» — якщо хворів працівник, у якого ставка ЄСВ 22%, або «36» — якщо хворів працівник з інвалідністю та у якого ставка ЄСВ 8,41%.

Суму лікарняних відображають у додатку 1 звітності окремо від інших виплат із розподілом за місяцями, на дні яких припадає період тимчасової непрацездатності та за які нараховано лікарняні. 

У графі 10 зазначають місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності, а у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на відповідний місяць. 

Iнші графи, де відображені лікарняні за рядками, заповнюють у загальному порядку.

Звертаємо увагу, що графу 14 (кількість календарних днів у трудових відносинах) за рядком з сумою лікарняних заповнюють лише тоді, коли зарплата у звітному місяці працівникові не нараховувалася. Якщо зарплата працівникові нараховувалася, то графа 14 заповнюються в рядку, в якому відображається нарахована заробітна плата.

Приклад 3 

Працівнику було відкрито лікарняний з 21.02.2025 по 05.03.2025. Як правильно нарахувати перехідний лікарняний та відобразити його в додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ?

Оскільки працівник, який захворів у лютому 2025 р., та за умови, що він працює на підприємстві більше року, то розрахунковий період для обчисленні лікарняних буде лютий 2024 р. – січень 2025 р.

Підсумовану зарплату за визначений розрахунковий період ділимо на кількість календарних днів у розрахунковому періоді й отримуємо середню зарплату. При цьому потрібно врахувати розмір страхового стажу  працівника, визначений ст. 17 Закону №1105, помноживши середню зарплату на відповідний відсоток залежно від стажу. Отриманий результат потрібно окремо помножити на кількість календарних днів тимчасової непрацездатності:

• на перші 5 к.дн. за рахунок роботодавця, що припали на лютий;
• дні, починаючи з 6 к.дн. за рахунок ПФУ (3 к.дн.), що припали на лютий;
• на решту 5 к.дн. за рахунок ПФУ, що припали на березень.

Тож за працівником, який хворів з 21.02.2025 по 05.03.2025, відображення нарахованих йому лікарняних проводиться у березні 2025 р. У додатку 1 єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ за лютий буде тільки нарахована зарплата.

Таким чином, перехідні лікарняні повністю будуть відображені у додатку 1 за березень (за місяць нарахування) 2025 р., з таким розподілом по рядках:

І рядок – зарплата за березень 2025 р.:

• у графі 8 – код застрахованої особи «1» (або «2»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який нараховано зарплата: 032025;
• у графі 14 — кількість календарних днів у трудових відносинах «31»;
• у графах 16 та 17 — вся сума нарахованої зарплати;
• у графі 20 — сума ЄСВ, нараховану на суму зарплати.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІ рядок – лікарняні, що припадають на дні лютого 2025 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 022025;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в даному випадку 8 к.днів);
• у графах 16 та 17 — вказується сума нарахованих лікарняних за лютий;
• у графі 20 — сума ЄСВ, нарахована на суму лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

ІІІ рядок відображаються лікарняні за березень 2025 р.:

• у графі 8 — код застрахованої особи «29» (або «36»);
• у графі 10 — місяць та рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності: 032025;
• у графі 12 — кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на наведений у графі 10 місяць (в даному випадку 5 к.днів);
• у графах 16 та 17 — суму нарахованих лікарняних за березень;
• у графі 20 — суму ЄСВ, нараховану на суму березневих лікарняних.

Iнші графи заповнюють у загальному порядку.

Також потрібно буде проконтролювати, чи сплачено кожного місяця мінімальний внесок з ЄСВ і чи не потрібно його донараховувати/сплачувати та відображати з КТН «13» у графі 09. 

Лікарняні у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ відображають одним рядком із зарплатою за ознакою доходу «101», тому що ПКУ для потреб оподаткування лікарняних відносить їх до зарплати (пп. 169.4.1 ПКУ).

Тож якщо лікарняні виплачують у встановлені строки в місяці, наступному за місяцем нарахування, то суму лікарняних та суму сплачених ПДФО і ВЗ у додатку 4ДФ відображають у тому звітному періоді, до якого входить місяць нарахування лікарняних (п. 4 розділу IV Порядку №4).

Перехідні відпусткові

Обчислення та оплата

Згідно з частиною п’ятою статті 115 Кодексу законів про працю України та частиною першою статті 21 Закону України «Про відпустки», сума відпусткових підлягає виплаті працівникові до початку відпустки.
Роботодавець має право визначити конкретну дату виплати, однак вона не може бути пізнішою за день, що передує початку відпустки.

Як рахувати відпусткові у 2025 році,  ми докладно писали тут: Нараховуємо відпусткові у 2025 році: практичні приклади.

Коротко нагадаємо алгоритм розрахунку відпусткових

Крок 1. Визначте кількість днів відпустки

• За повний рік роботи працівнику, як правило, належить 24 календарні дні основної відпустки.
• Обчисліть стаж, який дає право на відпустку.
• Розрахуйте кількість днів, які працівник заробив:

24 ÷ 365 × кількість днів стажу

Відніміть вже використані дні → отримаєте залишок днів відпустки.

Крок 2. Розрахуйте середню зарплату

• Визначте розрахунковий період (зазвичай 12 місяців до місяця відпустки або менше — якщо працівник працює менше року).
• Підсумуйте всі доходи, що враховуються для розрахунку.
• Поділіть суму доходу на кількість календарних днів у розрахунковому періоді.

Крок 3. Якщо розрахункового періоду немає

• Якщо працівник не мав заробітку з незалежних від нього причин, — розрахунок проводиться з окладу, встановленого на момент розрахунку.
• Якщо оклад нижчий за мінімальну зарплату — беріть мінімальну зарплату як базу для розрахунку.
• Якщо працівник працює неповний робочий час — застосовуйте пропорційно зменшену мінімальну зарплату.
• Для розрахунку, навіть перехідних, відпусткових застосовуємо загальні правила розрахунку.

Приклад

Працівника прийнято на роботу з 01.10.2024. Його посадовий оклад становить 10 000 грн, жодних доплат та премій протягом розрахункового періоду йому не нараховували. На лікарняному та у відпустці без збереження зарплати він не перебував протягом розрахункового періоду. У відпустку йде з 15.05.2025 до 05.06.2025.

Крок 1: Розрахунковий період

Жовтень 2024 – квітень 2025 (7 міс.)
Календарні дні:
31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 31 + 30 = 212 днів
Святкові НЕ виключаємо

Крок 2: Сума заробітку за розрахунковий період

10 000 грн × 7 = 70 000 грн

Крок 3: Середньоденна зарплата

70 000 / 212 = 330,19 грн

Крок 4: Відпустка: 15.05.2025 – 05.06.2025

22 календарних дні

Крок 5: Відпусткові

330,19 × 22 = 7 264,18 грн

Сума відпусткових: 7 264,18 грн

Тобто навіть якщо рахуємо перехідні відпусткові, то буде один розрахунковий період і одна порахована середня зарплата. 

Перехідні  відпусткові у бухобліку

За ст. 8 Закону про бухоблік, питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належать до компетенції його власника або уповноваженого органу  (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. 

Підприємство самостійно визначає за погодженням з власником або посадовою особою  відповідно до установчих документів облікову політику підприємства, затверджує правила документообігу і технологію облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. 

Тож господарські операції, у тому числі за невідпрацьований час, відображаються небюджетниками в бухобліку відповідно до законодавства та затвердженої облікової політики. І якщо в законодавстві відповіді на певне питання немає, то госпрозрахункове підприємство має право визначитися з тим, коли відображати перехідні відпусткові, у власній обліковій політиці. 

Пропонуємо також звернутися до п. 1.6.1 Інструкції №5: «суми нарахувань за час відпусток, на відміну від порядку їх фактичної виплати, розподіляються пропорційно до часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці».

Щодо госпрозрахункових підприємств, то в них є варіанти на вибір, який треба зробити в обліковій політиці. Оскільки для них національними стандартами бухгалтерського обліку спеціальні правила не встановлені. 

Таким чином, у  бухгалтерському обліку нарахування сум може відрізнятися від фактичної виплати. Існують два підходи:

• Нарахувати всю суму у місяці виплати.
• Розподілити суму пропорційно між місяцями, на які припадають календарні дні відпустки.

Можна діяти як бюджетники та відобразити операцію в бухобліку з нарахування перехідних відпусткових безпосередньо в тому місяці, коли працівник їх отримав. 

А можна піти іншим шляхом і поділити перехідні відпусткові на дві частини пропорційно до кількості календарних днів відпустки в кожному з місяців, за які вона надається (читайте: Коли відображати в бухобліку перехідні відпусткові?).

Див. листи Мінфіну від 23.02.2018  №35220-07-10/5151, від 13.10.2017  №35220-07-2/27938

Таблиця 4. Бухгалтерський облік оплати відпусток 

Перехідні відпусткові у додатку Д1 

Відображення перехідних відпусткових у Д1 прямо залежить від того, як відбувається нарахування перехідних відпусткових у бухобліку.

Якщо обрають спосіб нарахування усіх відпусткових у місяці виплати, незалежно від того, на які місяці припадає відпустка, тоді відображатиметься в Д1 так:
- відпусткові, що припадають на травень – червень, ті, що припадають на травень, відображають у травні як нарахування травня, а ті, що припадають на червень, відображають також у травні, але як нарахування червня. 

Якщо сума відпусткових розподіляється пропорційно до календарних днів відпустки в кожному місяці (як зазначається в п. 1.6.1 Інструкції №5), то перехідні відпусткові відображають у додатку Д1 в тих місяцях, на які вони припадають. 

Наприклад, відпусткові, що припадають на травень – червень: ті, що припадають на травень, відображають у травні у Д1, а ті, що припадають на червні – у Д1 червня.

Порядок відображення відпусткових у додатку Д1 

Місяць відображення
Відпусткові відображаються в тому місяці, коли їх нараховано в бухобліку (дата проведення за Кт 661).

1. Окремий рядок. Відпусткові подаються окремо від зарплати. У графі 09 вказується КТН "10".
2. Кількість рядків. Кількість рядків з відпустковими дорівнює кількості місяців, на які припадають дні відпустки.
3. Коди категорій (гр. 08)

• «1» — працівник без інвалідності (ЄСВ 22%)
• «2» — працівник з інвалідністю (ЄСВ 8,41%)

1. Графа 09 (КТН)
   Завжди «10» — ознака відпусткових.
2. Графа 10 (місяць)
   Вказується місяць, на який припадають відпусткові дні, навіть якщо це наступний місяць.
3. Графи 12, 13, 15
   Не заповнюються щодо відпусткових.
4. Графа 14 (дні трудових відносин)

• Якщо в місяці є і зарплата, і відпусткові — заповнюється лише по зарплаті.
• Якщо весь місяць — відпустка, то заповнюється по відпусткових.
• За майбутній місяць (наприклад, червень) гр. 14 по відпусткових заповнюється лише у разі, якщо працівник увесь місяць у відпустці.

1. Графа 16 (сума відпусткових)
   Вказується повна сума відпусткових, що припадають на конкретний місяць.
2. Графа 17 (в межах максимальної бази)
   Відображається відпусткова сума в межах 15 МЗП, розподілена за місяцями.
3. Графа 20 (ЄСВ)
   Вказується сума ЄСВ, нарахована на відпусткові.
4. Графи 21 – 24
   Заповнюються аналогічно до зарплати.
5. Графа 25 (ознака 0/1)
   Не заповнюється у звіті з типом «Звітний», лише для «Звітного нового» чи «Уточнюючого».

Додаткова база ЄСВ (МЗП)

Якщо частина відпустки припадає на наступний місяць, де сума < МЗП, не потрібно завчасно донараховувати ЄСВ. Це робиться лише після нарахування зарплати за той місяць.