Підстава для нарахування
Наразі листки непрацездатності видаються у паперовій формі. Хоча в планах Мінсоцполітики у 2019 році запровадити електронні лікарняні листки та єдиний електронний реєстр щодо їх видачі. Для цього уряд уже дав завдання ФСС розробити проект щодо практичного запровадження електронних лікарняних листків.
Паперовий листок непрацездатності є бланком суворої звітності. Його форма затверджена наказом МОЗ, Мінпраці, ФСС з ТВП, ФСС від НВВ від 03.11.2004 р. №532/274/136-ос/1406. Такий листок непрацездатності є підставою для оплати періоду тимчасової непрацездатності, призначення допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами за основним місцем роботи.
У разі роботи за сумісництвом підставою для нарахування зазначених виплат є копія лікарняного листа, завірена підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи (п. 30 Порядку №1266).
Крім цього, за сумісництвом працівник повинен надати довідку з основного місця роботи про розрахунок середньої зарплати, яка була використана для нарахування лікарняних та декретних. Адже згідно з п. 30 Порядку №1266 сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ (15 мінімальних зарплат). У 2019 році цей показник становить 62595 грн.
За п. 4.1 Положення №13 основною формою роботи комісії є засідання, які проводяться відповідно до затвердженого нею плану, але не рідше ніж двічі на місяць. Члени комісії беруть участь у її засіданнях особисто без права передання своїх повноважень іншим посадовим особам. Таке рішення має бути оформлено протоколом. З 27.07.2018 р. діє форма протоколу, затверджена у додатку до Положення №13. На підставі цього рішення комісії, згідно з п. 2 Порядку №12, страхувальник нараховує суми матеріального забезпечення та оформлює заяву-розрахунок. Вона повинна бути передана до робочих органів виконавчої дирекції Фонду не пізніше 5 робочих днів з дати прийняття комісією такого рішення. Положенням №13 не встановлено можливості непроведення засідань у разі відсутності листків непрацездатності.
У разі коли застрахована особа одночасно здійснює декілька видів діяльності (працює на умовах трудового договору, цивільно-правового договору, є фізособою-підприємцем тощо), розрахунок допомоги має здійснюватися окремо за кожним місцем діяльності.
А страховий стаж для розрахунку страхових виплат обчислюється за даними Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування.
На думку Мінсоцполітики (лист від 17.12.2017 р. №571/0/86-17/218), розрахунок допомоги має здійснюватися окремо за кожним місцем діяльності (аналогічно, як це визначено пунктом 30 Порядку №1266 для осіб, які працюють за сумісництвом).
Але за п. 32 Порядку №1266 середній дохід для розрахунку декретних та лікарняних обчислюється страхувальниками на підставі відомостей Звіту з ЄСВ.
Тому розрахунок матеріального забезпечення для осіб, які працюють на умовах цивільно-правового договору, має здійснюватися після подання звітності з ЄСВ за місяці розрахункового періоду.
З метою контролю за використанням коштів Фонду до заяви-розрахунку Мінсоцполітики пропонувало додавати копію таблиці 5 Звіту з ЄСВ до ДФС щодо ЦПД, під час дії якого настав страховий випадок. А от як бути з 1 жовтня при поданні нової заяви-розрахунку в електронному вигляді, невідомо. Тож у разі нарахування лікарняних за договором ЦПХ краще подавати заяву-розрахунок у паперовій формі або звертатися за докладною інформацією до ФСС.
Порядок оплати лікарняних та декретних
Оплата хвороби ділиться на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомогу з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється починаючи з шостого дня за рахунок ФСС.
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності незалежно від її причини оплачуються коштом роботодавця. Але допомога по тимчасовій непрацездатності по догляду за хворою дитиною чи хворим членом сім'ї оплачується з першого дня за рахунок ФСС.
Строки виплати декретних та лікарняних
Відповідно до вимог ст. 32 Закону №1105 допомога з тимчасової непрацездатності, по вагітності та пологах від ФСС виплачується:
1) застрахованим особам, які працюють на умовах трудового договору (контракту), інших підставах, передбачених законом, — у найближчий після дня призначення допомоги строк, установлений для виплати зарплати;
2) добровільно застрахованим особам, застрахованим особам, які працюють на умовах ЦПД, провадять підприємницьку чи іншу діяльність — протягом 10 днів після призначення допомоги.
Допомога на поховання виплачується не пізніше наступного робочого дня після отримання страхувальником страхових коштів від ФСС.
Розмір лікарняних та декретних
Розмір лікарняних, не пов'язаних з нещасним випадком на виробництві та професійним захворюванням, визначений ст. 24 Закону №1105:
- 50% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж до 3 років;
- 60% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від 3 до 5 років;
- 70% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж від 5 до 8 років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, які мають страховий стаж понад 8 років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) — застрахованим особам, віднесеним до 1 — 4 категорій осіб, які постраждали внаслідок ЧАЕС; одному з батьків або особі, яка їх замінює та доглядає за хворою дитиною віком до 14 років, яка потерпіла від ЧАЕС; ветеранам війни та особам, на яких поширюється дія Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; жертвам нацистських переслідувань, донорам.
Лікарняні учасникам Революції Гідності, АТО, ООС
Відповідно до змін за Законом від 22.05.2018 р. №2443, за страховими випадками, які настали з 25.07.2018 р., допомога по тимчасовій непрацездатності постраждалим учасникам Революції Гідності виплачується у розмірі 100% середньої заробітної плати (доходу).
Також на виплату допомоги по тимчасовій непрацездатності в розмірі 100 відсотків середньої заробітної плати незалежно від стажу роботи мають право учасники бойових дій та учасники війни (ст. 12 п. 11 та ст. 14 п. 11 Закону про статус ветеранів війни). Статус учасника бойових дій підтверджується посвідченням, що видається відповідно до порядку, затвердженого постановою КМУ від 20.08.2014 р. №413.
Декретні незалежно від страхового стажу оплачується у розмірі 100% середньої заробітної плати. Нагадаємо, що за ст. 26 Закону №1105 сума декретних з розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ та не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку.
Обмеження розміру матеріального забезпечення
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менш ніж 6 місяців:
- допомога по тимчасовій непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку;
- допомога по вагітності та пологах обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку.
Це передбачено ч. 4 ст. 19 Закону №1105.
Iнформація про страховий стаж працівників від ПФУ
З 12.06.2018 р. діє нова редакція Положення про реєстр застрахованих осіб.
Нагадаємо, що цей реєстр ведеться за двома основними напрямами:
1) накопичення інформації зі сплати ЄСВ, щодо наявності страхового стажу зі сплатою ЄСВ і без, набуття застрахованими особами права на отримання страхових виплат тощо. Зберігається в ньому й інформація про сплату страхових внесків, крім ЄСВ, зокрема сплачених в бюджет до введення ЄСВ, а також інформація щодо виплат за окремими видами загальнообов'язкового державного соцстрахування;
2) надання такої інформації на запит страхувальникам і застрахованим особам та обмін такою інформацією з іншими державними органами (фондами соцстрахування, ДФС тощо).
Отже, якщо ви маєте найманих працівників, які працюють досить давно, ви можете порахувати наявний в них страховий стаж для призначення соцвиплат самостійно. Якщо наявної у вас інформації недостатньо (зокрема, щодо страхового стажу, який працівник заробив, працюючи на інших роботодавців або як самозайнята особа), ви маєте право отримати інформацію як про загальний страховий стаж працівника, так і про його стаж за останні 12 місяців безпосередньо від ПФУ.
Зверніть увагу!
Iнформацію від ПФУ можна отримати як у паперовому, так і в електронному вигляді. ПФУ запроваджено новий сервіс надання електронних документів з підтвердженим QR-кодом. Сервіс надається для користувачів веб-порталу ПФУ, які увійшли на портал за допомогою електронного підпису.
Перевірити достовірність видачі електронних документів з QR-кодом можна через веб-портал електронних послуг ПФУ (https://portal.pfu.gov.ua) у розділі «Верифікація виданих документів».
Електронний документ з QR-кодом, підписаний електронним підписом ПФУ, є аналогом паперового документа, підписаного відповідальною особою в органі Фонду.
У разі відсутності в Реєстрі застрахованих осіб інформації про застраховану особу за визначеними параметрами формується та надається довідка про відсутність індивідуальних відомостей про особу за формою згідно з додатком 15 до Положення.
Розрахунок лікарняних та декретних
При обчисленні середньої заробітної плати для нарахування лікарняних та декретних ураховуються всі види зарплати (доходу) в межах граничної суми місячної зарплати, на яку нараховується ЄСВ. Це встановлено п. 3 Порядку №1266.
За загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців. Якщо працівник пропрацював менше, то в розрахунок беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку. Якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку.
Якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу). При цьому він ділиться на середню кількість днів у місяці (30,44).
За п. 3 Порядку №1266, поважними причинами є:
- тимчасова непрацездатність;
- відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами;
- відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
- відпустка без збереження заробітної плати.
Сума лікарняних обчислюється шляхом множення суми денної виплати, розмір якої встановлюється у відсотках середньоденної заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) залежно від страхового стажу, якщо його наявність передбачена законодавством, на кількість календарних днів, що підлягають оплаті. А от для декретних стаж значення не має, адже вони виплачуються у розмірі 100% незалежно від стажу.
При цьому розрахована середньоденна зарплата не повинна перевищувати розмір середньоденної зарплати, визначеної з максимальної величини доходу, на який нараховується ЄСВ, яка обчислюється шляхом ділення встановленого її розміру в останньому місяці розрахункового періоду на середньомісячну кількість календарних днів (30,44). Такі правила нарахування декретних та лікарняних передбачено п. 11 та п. 25 — 28 Порядку №1266.
Перш ніж перейти до розрахунків декретних та лікарняних, нагадаємо, що з 1 січня 2019 року розмір МЗП становить 4173 грн. Новий показник МЗП впливатиме на нарахування лікарняних, якщо у працівника за 12 місяців перед хворобою страховий стаж становить менше 6 місяців, та декретних.
Показник МЗП потрібен ще й для донарахування ЄСВ на декретні, якщо їх початок та закінчення припадають на різні роки.
Якщо листок непрацездатності у зв'язку з вагітністю та пологами відкрито у 2018 році, а дата його закриття припадає на 2019 рік і періоди перебування на лікарняному по вагітності та пологах припадають на зміну розміру МЗП, а базу нарахування ЄСВ зі суми допомоги по вагітності та пологах розраховано виходячи з розміру мінімальної зарплати на дату нарахування таких сум, необхідно у місяці, в якому змінено розмір мінімальної зарплати, донарахувати ЄСВ виходячи зі зміненого розміру МЗП за місяці, за які нараховано суми допомоги по вагітності та пологах. Відповідне роз'яснення щодо цього міститься у ЗIР, підкатегорія 301.04.01. Приклад донарахування та відображення у звіті з ЄСВ цих сум ми наводили у статті «Працівниці нараховано декретні» у «ДК» №48/2018.
Приклад 1. Розрахунок лікарняних працівнику, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював.
Працівник ТОВ «С» працює на підприємстві з 01.10.2018 р. Для працівника ТОВ «С» — це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «С». Посадовий оклад — 5000 грн. Страховий стаж цього працівника — понад 10 років, тому його страховий стаж дорівнює 100%. З 16.01.2019 р. до 20.01.2019 р. працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними (5000 грн + 5000 грн + 5000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д. + 31 к. д.) = 163,04 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 163,04 х 100% = 163,04 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП 4173 : 30,44 к. д. = 137,09 грн;
4) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 137,09 х 5 к. д. = 685,45 грн.
Приклад 2. Розраховуємо лікарняні працівнику, який захворів у перший день роботи.
Працівник у ТОВ «В» було прийнято 10.01.2019 р. Для працівника ТОВ «В» це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «В». Посадовий оклад — 4000 грн. Страховий стаж цього працівника більший ніж 10 років, тому його страховий стаж дорівнює 100%. З 11.01.2019 р. до 13.01.2019 р. працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними — 4000 грн : 30,44 к. д. = 131,41 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 131,41 грн х 100% = 131,41 грн;
3) середньоденна зарплата на рівні МЗП — 4173 : 30,44 к. д. = 137,09 грн;
4) розраховують лікарняні за рахунок підприємства на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за МЗП: 131,41 х 3 к. д. = 394,23 грн.
Приклад 3. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3 років.
Працівниця ТОВ «В» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2016 р. до 01.01.2019 р. Посадовий оклад працівниці — 4000 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому її страховий стаж дорівнює 100%. З 18.01.2019 р. до 22.01.2019 р. працівниця хворіла.
Розрахунок лікарняних:
1) середньоденна зарплата за фактичними даними: 4000 грн : 30,44 = 131,41 грн;
2) денна зарплата за фактичними даними: 131,41 грн х 100% = 131,41 грн;
3) розрахунок лікарняних за рахунок підприємства на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 131,41 грн х 5 к. д. = 657,05 грн.
Приклад 4. Нарахування декретних на рівні мінімальної зарплати.
Працівниця принесла листок непрацездатності щодо призначення відпустки по вагітності та пологах з 08.01.2019 р. до 13.05.2019 р. Нарахований дохід за розрахунковий період (повні 12 місяців з 1-го до 1 числа) становить 50000 грн. Ані відпусток без збереження зарплати, ані лікарняних не мала. Тому середньоденна сума заробітку становить: 136,99 грн = 50000 грн : 365 грн.
Середньоденна зарплата на рівні МЗП — 4173 : 30,44 к. д. = 137,09 грн.
Сума декретних за фактичними даними — 17260,74 грн (136,99 грн х 126 к. д.), а з розрахунку на рівні МЗП — 17273,34 грн (137,09 грн х 126 к. д.).
Позаяк сума декретних не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із МЗП, встановленої на час настання страхового випадку, то у такому разі її слід буде нарахувати на рівні МЗП.
Приклад 5. Нарахування декретних, якщо страховий стаж працівниці менший ніж 6 місяців.
Працівниця принесла листок непрацездатності щодо призначення відпустки по вагітності та пологах з 08.01.2019 р. до 13.05.2019 р. Нарахований дохід за розрахунковий період (за п'ять місяців роботи з 1 серпня по 31 грудня) становить 60000 грн. Ані відпусток без збереження зарплати, ані лікарняних не мала. Тому середньоденна сума заробітку становить: 392,16 грн = 60000 грн : (31+30+31+30+31).
Середньоденна зарплата на рівні МЗП — 4173 : 30,44 к. д. = 137,09 грн.
Середньоденна зарплата на рівні двох МЗП: 4173 х 2 : 30,44 к. д. = 274,18 грн.
Сума декретних за фактичними даними — 49 412,16 грн (392,16 грн х 126 к. д.), а з розрахунку на рівні МЗП — 34546,68 грн (274,18 грн х 126 к. д.).
Позаяк сума декретних при страховому стажі менш ніж 6 місяців не може бути меншою за розмір допомоги, обчислений із МЗП та більше з розрахунку на підставі двох МЗП, встановлених на час настання страхового випадку, то у такому випадку її слід буде нарахувати на рівні двох мінімальних зарплат.
I насамкінець скажемо про нові правила звітування щодо фінансування ФСС на виплату лікарняних та декретних.
Щоквартальний звіт за ф. №Ф4-ФСС з ТВП роботодавці мали одноразово подати за підсумками 2018 року до 21.01.2019 р. А вже за квартали 2019 року його подавати не треба. Проте залишається обов'язок подавати до ФСС повідомлення про виплати лікарняних та декретних. Робити це треба протягом місяця після виплати. Якщо ж роботодавець не подасть повідомлення про виплати застрахованим особам протягом 3 місяців з дня здійснення фінансування, робочі органи виконавчої дирекції ФСС мають право прийти на позапланову перевірку щодо використання страхувальником отриманих коштів.