Загальний порядок оплати лікарняних та декретних
Оплата лікарняних поділяється на дві частини: оплату перших п'яти днів тимчасової непрацездатності та виплату допомоги з тимчасової непрацездатності, яка здійснюється з шостого дня за кошти держави.
Перші 5 днів тимчасової непрацездатності найчастіше оплачуються коштом роботодавця (ст. 15 Закону №1105). Але є низка страхових випадків, коли тимчасова непрацездатність повністю з першого дня оплачується коштом ПФУ (див. таблицю 1).
Таблиця 1
Умови надання допомоги з тимчасової непрацездатності
| № з/п |
Страховий випадок | Оплата за рахунок ПФУ |
| 1. | Тимчасова непрацездатність унаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві; тимчасова непрацездатність на період реабілітації внаслідок захворювання або травми, не пов’язаної з нещасним випадком на виробництві |
З шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності або до встановлення інвалідності* |
| 2. | Догляд за хворою дитиною | З першого дня за період, протягом якого дитина за висновком лікаря потребує догляду, але не більш як за 14 календарних днів. Якщо дитина потребує стаціонарного лікування, виплачується з першого дня за весь час перебування застрахованої особи у стаціонарі разом із хворою дитиною |
| 3. | Догляд за хворим членом сім’ї | З першого дня, але не більш як за 3 к. д. У виняткових випадках, з урахуванням тяжкості хвороби члена сім’ї та побутових обставин, — не більш як за 7 календарних днів |
| 4. | Догляд за дитиною віком до трьох років або дитиною з інвалідністю віком до 18 років у разі хвороби матері або іншої особи, яка доглядає за цією дитиною | З першого дня за весь період захворювання |
| 5. | Догляд за дитиною віком до 14 років або за дитиною з інвалідністю віком до 18 років на весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною | За весь період надання реабілітаційної допомоги, за наявності медичного висновку про необхідність стороннього догляду за дитиною (з урахуванням часу на проїзд до реабілітаційного закладу й у зворотному напрямку) |
| 6. | Карантин, установлений уповноваженими відповідно до закону органами | З першого дня за весь час відсутності на роботі з цієї причини |
| 7. | Перебування в закладі охорони здоров’я, на самоізоляції під медичним наглядом у зв’язку з проведенням заходів, спрямованих на запобігання виникненню та поширенню коронавірусної хвороби (COVID-19), а також локалізацію і ліквідацію її спалахів та епідемій | З шостого дня непрацездатності за весь період до відновлення працездатності* |
| 8. | Тимчасове переведення застрахованої особи відповідно до медичного висновку на легшу, нижчеоплачувану роботу | З першого дня за час такої роботи, але не більш як за два місяці |
| 9. | Надання реабілітаційної допомоги з протезування та ортезування у стаціонарних умовах у реабілітаційних закладах, реабілітаційних відділеннях, підрозділах закладів охорони здоров’я | З першого дня за весь період перебування у такому стаціонарі (з урахуванням часу на проїзд до реабілітаційного закладу, відділення, підрозділу й у зворотному напрямку) |
| 10. | Допомога по вагітності та пологах** | Виплачується за весь період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, тривалість якої становить 70 календарних днів до пологів і 56 календарних днів (у разі ускладнених пологів або народження двох чи більше дітей — 70) після пологів |
| * Перші 5 днів тимчасової непрацездатності оплачуються коштом роботодавця, відповідно до Порядку №440. ** Зверніть увагу: правила й умови надання допомоги по вагітності та пологах врегульовано статтями 18 та 19 Закону №1105, а не статтею 15 Закону №1105. Також надання відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами врегульовано статтею 17 Закону про відпустки. |
||
Страхові виплати, передбачені Законом №1105, здійснюються, якщо звернення за їх призначенням надійшло не пізніше шести календарних місяців з дня відновлення працездатності, закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, з дня смерті застрахованої особи або члена її сім’ї (ст. 24 Закону №1105).
Обмеження розміру матеріального забезпечення
У 2025 році розмір мінімальної заробітної плати (МЗП) становить 8000,00 грн. Чому ми про це згадали? Річ у тім, що від розміру МЗП залежить і розмір лікарняних та «декретних», про що буде далі.
Якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку застрахована особа має страховий стаж менше ніж 6 місяців:
- допомога з тимчасової непрацездатності обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП, встановлений законом у місяці настання страхового випадку (у 2025 році – 262,81 грн);
- допомога у зв’язку з вагітністю та пологами обчислюється виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але з розрахунку на місяць не вище від двократного розміру МЗП, встановленого законом у місяці настання страхового випадку (у 2025 році – 525,62 грн).
Відобразимо це у зручній таблиці (див. таблицю 2).
Таблиця 2
Обмеження лікарняних та декретних, якщо страховий стаж застрахованої особи менший ніж 6 місяців, протягом попередніх 12 місяців
| Лікарняні та декретні, якщо страховий стаж застрахованої особи менший ніж 6 місяців, протягом попередніх 12 місяців | ||
| Обмеження | Види виплат | |
| Допомога з тимчасової втрати працездатності | Допомога по вагітності та пологах | |
| Мінімальний розмір | Х | 262,81 (8000 : 30,44) |
| Максимальний розмір | 262,81 (8000 : 30,44) |
525,62 (2 х 8000 : 30,44) |
Розмір допомоги з тимчасової непрацездатності
Нагадаємо, що допомога з тимчасової непрацездатності виплачується застрахованим особам залежно від страхового стажу у розмірі:
- 50% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж до трьох років;
- 60% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від трьох до п’яти років;
- 70% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж від п’яти до восьми років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, які мають страховий стаж понад вісім років;
- 100% середньої заробітної плати (доходу) – застрахованим особам, віднесеним до 1 – 3 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи; одному з батьків або особі, яка їх замінює, які доглядають хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи; ветеранам війни, постраждалим учасникам Революції Гідності та членам сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, членам сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України «Про жертви нацистських переслідувань»; донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України «Про безпеку та якість донорської крові та компонентів крові»; особам, реабілітованим відповідно до Закону України «Про реабілітацію жертв репресій комуністичного тоталітарного режиму 1917 - 1991 років», із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу.
Розрахунок лікарняних та декретних
Пропонуємо низку поступових запитань, які бухгалтер має собі поставити під час процесу підготовки до розрахунку та безпосереднього обчислення лікарняних у 2025 році (див. таблицю 3). А далі розшифровуємо і відповідаємо на деякі запитання із цієї таблиці.
Таблиця 3
| Розрахунок лікарняних та декретних-2025 |
|
| №з/п | Дія бухгалтера |
| Запитання №1 | Який розрахунковий період? |
| Запитання №2 | Які періоди в розрахунковому періоді залишити, а які виключити як не відпрацьовані з поважних причин? |
| Запитання №3 | Як розрахувати сукупний дохід та що враховується для обчислення середньої денної заробітної плати? |
| Запитання №4 | Як обчислити середньоденну зарплату з урахуванням % страхового стажу? |
| Запитання №5 | Які дні підлягають оплаті? |
| Запитання №6 | Як обрахувати суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності, допомоги з тимчасової непрацездатності або допомоги у зв’язку із вагітністю та пологами з урахуванням вище визначеної інформації? |
Запитання №1. Який розрахунковий період?
При обчисленні лікарняних та декретних можуть бути варіації з розрахунковим періодом, а саме:
- повний розрахунковий період (за загальними правилами лікарняні та декретні розраховуються виходячи з доходів застрахованої особи за розрахунковий період 12 календарних місяців);
- неповний розрахунковий період (якщо працівник пропрацював менше 12 календарних місяців, то до розрахунку беруться повністю відпрацьовані місяці до місяця настання страхового випадку; якщо працівник перебував у трудових відносинах менше ніж календарний місяць, середня зарплата обчислюється за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку);
- відсутність розрахункового періоду (якщо ж за розрахунковий період працівник з поважних причин не відпрацював жодного робочого дня, то середня зарплата визначається виходячи з установленої йому тарифної ставки (окладу), поділеної на середню кількість днів у місяці (30,44)).
ПРИКЛАД 1. Працівник працює на підприємстві з 01.02.2018. Листок тимчасової непрацездатності було видано з 22.12.2025 по 19.01.2026. Розрахунковим періодом у цьому випадку буде 12 місяців перед місяцем настання страхового випадку (початку періоду непрацездатності): грудень 2024 р. – листопад 2025 р.
Якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше ніж 12 календарних місяців за останнім місцем роботи, розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку №1266).
ПРИКЛАД 2. Працівник працює на підприємстві з 02.10.2024. Листок тимчасової непрацездатності видано на період 01.01.2025 – 10.01.2025. Розрахунковим періодом буде листопад – грудень 2024 р.
Зверніть увагу: місяць, у якому працівника було прийнято на роботу з першого робочого дня, але не з першого календарного числа, не бере участі в розрахунковому періоді.
Хоча за такий місяць роботодавець і мав нарахувати ЄСВ не менше ніж мінімальний розмір страхового внеску за працівника, для якого це основне місце роботи (якщо працівник працює з першого робочого дня місяця, див. розʼяснення податківців тут).
ПРИКЛАД 3. Працівника прийнято на роботу 03 червня 2025 р. Листок непрацездатності видано за період 09.11.2025 – 25.11.2025. Розрахунковим періодом буде період з 01.07.2025 по 31.10.2025.
У випадку перебування застрахованої особи у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи розрахунковий період потрібно визначати за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку №1266).
ПРИКЛАД 4. Працівника прийнято на роботу 01.11.2025. Листок тимчасової непрацездатності видано за період 11.11.2025 – 15.11.2025.
Розрахунковим періодом буде період з 01.11.2025 по 10.11.2025.
Запитання №2. Які періоди в розрахунковому періоді залишити, а які виключити як не відпрацьовані з поважних причин?
Виключаємо з розрахункового періоду дні, не відпрацьовані з поважних причин.
Відповідно до п. 3 Порядку №1266 дні відсутності працівника з поважних причин виключаються з розрахункового періоду. Виплати за ці періоди не включаються до розрахунку середньої заробітної плати.
Унаочнимо у таблиці перелік поважних причин:
| ПЕРІОДИ ВІДСУТНОСТІ З ПОВАЖНИХ ПРИЧИН, ЯКІ ВИКЛЮЧАЮТЬСЯ З РОЗРАХУНКОВОГО ПЕРІОДУ | |
| 1 | Тимчасова непрацездатність |
| 2 | Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами |
| 3 | Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком |
| 4 | Відпустка без збереження заробітної плати |
| 5 | Призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією Російської Федерації проти України, |
| 6 | Період, протягом якого працівник проходив строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, військову службу за призовом осіб із числа резервістів в особливий період або проходив військову службу за контрактом, зокрема шляхом укладення нового контракту на проходження військової служби, під час дії особливого періоду на строк до його закінчення або до дня фактичного звільнення, і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток за такий період |
ПРИКЛАД 5. Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.08.2024. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, він працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». З працівником призупиняли дію трудового договору з 01.10.2024 по 31.10.2024. Посадовий оклад – 20 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.01.2025 по 07.01.2025 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
Середньоденна зарплата за фактичними даними (20 000 грн х 4) : (31 к. д. (серпень) + 30 к. д. (вересень) + 30 к. д. (листопад) + 31 к.д. (грудень)) = 655,74 грн (призупинення дії трудового договору виключаємо з розрахункового періоду);
- з урахуванням загального страхового стажу: 655,74 х 100% = 655,74 грн;
- розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі фактичного заробітку: 655,74 х 7 к. д. = 4 590,18 грн.
Якщо у розрахунковому періоді є невідпрацьований час з інших причин (час перебування в оплачуваних відпустках (щорічній основній або додатковій, навчальній відпустці, на курсах підвищення кваліфікації, у простої тощо), календарні дні, не відпрацьовані з таких причин, не виключаються з розрахункового періоду. Виплати, нараховані за такі дні, за умови сплати з них ЄСВ, враховуються у розрахунку середньоденної зарплати.
Увага: Зміни з 18 липня 2025! Пункт 3 Порядку №1266 доповнили абзацом такого змісту: «Місяці розрахункового періоду, в яких застрахована особа не працювала з поважних причин (з першого до останнього числа календарного місяця), виключаються з розрахункового періоду». Про цю зміну ми писали тут і тут.
Як це застосовується на практиці: відобразимо у прикладі 6.
ПРИКЛАД 6. Якщо працівник перебував:
- з 1 по 15 серпня 2025 у відпустці без збереження зарплати;
- з 18 по 31 серпня на лікарняному,
- а 16, 17 серпня – це вихідні дні,
то весь серпень вважатиметься місяцем, що повністю не відпрацьований з поважної причини, і його виключатимуть із розрахунку.
Якщо в такому місяці було нараховано хоч якусь виплату, з якої сплачено ЄСВ (наприклад, щомісячну премію), – вона також виключається з розрахунку лікарняних і декретних!
Запитання №3. Як розрахувати сукупний дохід та що враховується для обчислення середньої денної заробітної плати?
Визначаємо сукупний дохід, що враховується для обчислення середньої зарплати.
Середня заробітна плата для розрахунку допомоги з тимчасової непрацездатності, оплати перших п'яти днів тимчасової непрацездатності за кошти роботодавця обчислюється роботодавцями на підставі відомостей, що включаються до додатка Д1 єдиної зарплатної звітності з ЄСВ, ПДФО та ВЗ (п. 32 Порядку №1266).
Зокрема, сума допомоги з тимчасової непрацездатності та декретних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 2 Порядку №1266).
Важливо! Протягом 2025 року максимальна база нарахування ЄСВ становить: 8 000,00 грн х 20 = 160 000,00 грн.
Страхові виплати сумісникам
З 4 квітня 2025 року допомога з тимчасової втрати працездатності та допомога у зв'язку із вагітністю та пологами виплачуватиметься і за основним місцем роботи, і за сумісництвом, оскільки набувають чинності зміни в ст. 22 Закону №1105, внесені Законом №4158.
Але з цієї дати знову потрібно пам’ятати старе правило, що сумарна заробітна плата, з якої розраховуються виплати, за місяцями розрахункового періоду за основним місцем роботи та за місцем (місцями) роботи за сумісництвом не може перевищувати розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ (п. 30 Порядку №1266).
Запитання №4. Як обчислити середньоденну зарплату з урахуванням % страхового стажу для різних категорій працівників?
Середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований ЄСВ, на кількість календарних днів зайнятості у розрахунковому періоді без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин (п. 3 Порядку №1266).
Розрахунок середньоденної зарплати можна умовно навести у вигляді формули:
СрЗф = Дс/Кр, де:
СрЗф – це середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівника,
Дс – сукупний дохід за розрахунковий період,
Кр – кількість днів розрахункового періоду.
Але оскільки у страхових виплат є мінімальний і максимальний розмір, знати значення показника СрЗф, порахований з фактичних доходів працівника, недостатньо. Його потрібно порівняти з іншими середньоденними доходами, обрахованими за спеціальними правилами. А ще – не забувайте про правила застосування загального страхового стажу працівників при обчисленні лікарняних!
ПРИКЛАД 7. Розрахунок лікарняних працівнику, який відпрацював 3 місяці та перед цим рік не працював
Працівник ТОВ «А» працює на підприємстві з 01.10.2025. Для працівника ТОВ «А» – це не перше місце роботи, але він не працював протягом 12 місяців перед влаштуванням на роботу у ТОВ «А». Посадовий оклад – 40 000 грн. Страховий стаж цього працівника – понад 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 01.12.2025 по 10.12.2025 працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
- середньоденна зарплата за фактичними даними (40 000 грн + 40 000 грн) : (31 к. д. + 30 к. д.) = 1 311,48 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 1 311,48 × 100% = 1 311,48 грн;
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8 000,00 : 30,44 к.дн. = 262,81 грн;
- розрахунок лікарняних за рахунок підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 262,81 × 10 к. д. = 2 628,10 грн.
ПРИКЛАД 8. Розраховуємо лікарняні працівнику, який захворів у перший день роботи і не має страхового стажу 6 місяців за останні 12 місяців
Працівника було прийнято у ТОВ «В» 03.11.2025. Для працівника ТОВ «В» – це не перше місце роботи, але в нього немає страхового стажу 12 місяців перед настанням страхового випадку. Посадовий оклад – 6 000,00 грн. Страховий стаж працівника більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 03.11.2025 по 10.11.2025 (8 днів) працівник хворів.
Розрахунок лікарняних:
- середньоденна зарплата за фактичними даними – 6 000,00 грн : 30,44 к. д. = 197,11 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 197,11 грн х 100% = 197,11 грн;
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8 000,00 : 30,44 к.дн. = 262,81 грн;
- розраховують лікарняні на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з денної зарплати за фактичними даними, оскільки вона менша за МЗП: 197,11 х 8 к. д. = 1 576,88 грн.
ПРИКЛАД 9. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною до 3-х років
Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною з 10.01.2023 по 01.01.2025. З 06.01.2025 по 11.01.2025 (6 к.дн) працівниця хворіла.
Посадовий оклад працівниці – 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. Період відпустки по догляду за дитиною до 3-х років входить до страхового стажу.
Розрахунок лікарняних:
- розрахунковим періодом для цього випадку є січень – грудень 2024 року. Але оскільки у цьому періоді працівниця перебувала у декретній відпустці, яка виключається із розрахункового періоду, середньоденна зарплата за фактичними даними рахується виходячи з її окладу: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
- нарахування лікарняних проводиться на рівні фактичних даних, бо перебування у відпустці для догляду за дитиною включається до її страхового стажу: 344,94 грн х 6 к. д. = 2 069,64 грн.
ПРИКЛАД 10. Розраховуємо лікарняні працівниці, яка вийшла з відпустки для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років за медичним висновком
Працівниця ТОВ «С» перебувала у відпустці для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років до 01.12.2025. Посадовий оклад працівниці – 10 500,00 грн. Страховий стаж більший ніж 10 років, тому лікарняні розраховуємо у розмірі 100%. З 06.12.2025 по 11.12.2025 (6 днів) працівниця хворіла.
Розрахунок лікарняних:
- розрахунковим періодом для цього випадку є грудень 2024 року – листопад 2025 року. Але період відпустки по догляду за дитиною до 6-ти років виключається з розрахункового періоду, тому середньоденна зарплата за фактичними даними рахується виходячи з її окладу: 10 500,00 грн : 30,44 = 344,94 грн;
- з урахуванням загального страхового стажу: 344,94 грн х 100% = 344,94 грн;
- середньоденна зарплата на рівні МЗП – 8 000,00 : 30,44 к. д. = 262,81 грн;
- період перебування у відпустці для догляду за дитиною від 3-х до 6-ти років не входить до страхового стажу. Розрахунок лікарняних за кошти підприємства відбувається на підставі середньоденної зарплати, обчисленої з МЗП, бо денна зарплата за фактичними даними більша за її розмір: 262,81 х 6 к. д. = 1 576,86 грн.
ПРИКЛАД 11. Рахуємо лікарняні зовнішньому суміснику
Працівник (зовнішній сумісник, працює з 2022 року) хворів з 4 листопада по 14 листопада 2025 року (11 днів). Страховий стаж 10 років. Стаж за останні 12 місяців більше 6 місяців.
Сумарний заробіток за основним місцем роботи (виходячи з довідки про середній заробіток) і за сумісництвом, в розрахунку на кожен місяць розрахункового періоду, менше розміру максимальної величини бази нарахування ЄСВ, яка діяла для цих місяців.
Розрахунок лікарняних:
1. Розрахунковим періодом у наведеному випадку буде листопад 2024 року — жовтень 2025 року. Сума нарахованої зарплати сумісника за розрахунковий період становить 250 000,00 грн (умовно). Кількість календарних у розрахунковому періоді становить 365 к. д.
2. Розрахуємо середньоденну зарплату:
250 000,00 : 365 = 684,93 грн;
з урахуванням загального страхового стажу: 684,93 грн х 100% = 684,93 грн;
3. Розрахуємо суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності:
684,93 х 5 = 3 424,65 грн.
Оскільки страховий випадок настав після 4 квітня 2025 року, то працівник-сумісник також має право на оплату лікарняних і за рахунок ПФУ.
4. Розрахуємо суму допомоги по тимчасовій непрацездатності:
684,93 х 6 = 4 109,58 грн.
Саме на цю суму бухгалтер зробить заяву-розрахунок на порталі ПФУ для оплати допомоги з тимчасової втрати працездатності.