Порушення в оплаті праці: фінансова відповідальність

Поговоримо про два поширені порушення, яких припускаються роботодавці щодо оплати праці своїх працівників. При цьому вони часто виникають внаслідок помилки, а не умисно. Адже вони можуть виникнути й щодо тих працівників, які працюють офіційно та вся їхня зарплата є «білою».

Порушення розміру оплати праці

Одна з норм ст. 265 КЗпП передбачає фінансовий штраф за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці – у двократному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Зараз цей штраф становить 12 тис. грн, але якщо таких порушень декілька, то розмір штрафу пропорційно збільшиться.

А далі ще більше! Недотримання встановлених законом гарантій та пільг працівникам, які залучаються до виконання обов’язків, передбачених законами «Про військовий обов’язок і військову службу», «Про альтернативну (невійськову) службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», карається штрафом у чотирикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, щодо якого скоєно порушення. Щоправда, для цього випадку до юросіб та фізосіб - підприємців, які використовують найману працю та є платниками єдиного податку першої - третьої груп, застосовується не штраф, а попередження.

Про те, які гарантії мають саме мобілізовані працівники, ми нагадували тут. А як щодо решти?

Перш, ніж перейти до того, як таке порушення виявляється і як його уникнути, треба з’ясувати: а що таке «мінімальні державні гарантії в оплаті праці»? Кожен роботодавець знає про мінімальну заробітну плату  в місячному та годинному розмірах. Але це ще далеко не все, що підпадає під це визначення! Давайте розбиратися.

Мінімальна зарплата. Відповідно до ст. 95 КЗпП та ст. 3 Закону «Про оплату праці» мінімальна заробітна плата – це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт).

За ст. 8 Закону «Про оплату праці» держава здійснює регулювання оплати праці працівників підприємств усіх форм власності шляхом встановлення розміру мінімальної заробітної плати та інших державних норм і гарантій, встановлення умов і розмірів оплати праці керівників підприємств, заснованих на державній, комунальній власності, працівників підприємств, установ та організацій, що фінансуються чи дотуються з бюджету, а також шляхом оподаткування доходів працівників.

Згідно зі ст. 12 Закону «Про оплату праці» норми і гарантії в оплаті праці, передбачені частиною першою цієї статті та КЗпП, є мінімальними державними гарантіями. Запам’ятайте цей момент, він є дуже важливим!

Відповідно до Закону «Про оплату праці» при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру не враховуються доплати за роботу в несприятливих умовах праці та підвищеного ризику для здоров’я, за роботу в нічний та надурочний час, роз’їзний характер робіт, премії до святкових і ювілейних дат.

До мінімальної заробітної плати також не включаються доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.

Що ще є мінімальними гарантіями? Вище ми зауважили, що ними є не лише мінімальна зарплата, а й інші норми та гарантії з оплати праці, які встановлені КЗпП.

Кодексом законів про працю України встановлюються:

• норми оплати праці (за роботу в надурочний час; у святкові, неробочі та вихідні дні; у нічний час; за час простою, який мав місце не з вини працівника; при виготовленні продукції, що виявилася браком не з вини працівника; працівників молодше вісімнадцяти років, при скороченій тривалості їх щоденної роботи тощо);
• гарантії для працівників (оплата щорічних відпусток; за час виконання державних обов’язків; для тих, які направляються для підвищення кваліфікації, на обстеження в медичний заклад; для переведених за станом здоров’я на легшу нижчеоплачувану роботу; переведених тимчасово на іншу роботу у зв’язку з виробничою необхідністю; для вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років, переведених на легшу роботу; при різних формах виробничого навчання, перекваліфікації або навчання інших спеціальностей; для донорів тощо);
• гарантії та компенсації працівникам в разі переїзду на роботу до іншої місцевості, службових відряджень, роботи у польових умовах тощо.

Це не повний перелік норм та гарантій, але в ньому зазначені найпопулярніші випадки, коли трапляються виплати працівникам. Якщо виплата працівнику гарантована КЗпП, а ви її не зробили – це порушення мінімальних гарантій в оплаті праці. Якщо КЗпП встановлено норму, тобто мінімальний або фіксований розмір виплати працівнику, а ви її порушили (нарахували менше), то ви теж порушили мінімальні гарантії в оплаті праці. Навіть, якщо йдеться про виплату за невідпрацьований час (наприклад, за час виконання державних обов’язків).

Зверніть увагу! На думку фахівців Держпраці, індексація заробітної плати також є державною мінімальною гарантією в оплаті праці та підлягає обов’язковому проведенню в установленому законодавством порядку.

Як виявляють таке порушення?

Найпростіший шлях – це перевірити штатний розпис. Адже при його складанні мають виконуватися правила, передбачені ст. 6 Закону «Про оплату праці».

Зокрема, якщо ми говоримо про почасову оплату праці, то мінімальний посадовий оклад (тарифна ставка) має бути встановлений у розмірі, не меншому за прожитковий мінімум, встановлений для працездатних осіб на 1 січня календарного року. Саме тому наприкінці кожного календарного року, коли вже відомі показники прожиткового мінімуму та мінімальної зарплати на наступний рік, кожен роботодавець має перевірити, чи відповідає його штатний розпис цим показникам.

Зверніть увагу! Зараз місячний оклад (тарифна ставка) може бути меншим за мінімальну зарплату. Але він не може бути меншим за прожитковий мінімум для працездатної особи на 1 січня. Тобто у 2021 році мінімальний  розмір окладу (тарифної ставки) на місяць становить 2270 грн. А якщо працівнику встановлено погодинну оплату праці, то його годинна тарифна ставка Закону №530 у 2021 році не може бути меншою за 36,11 грн (у грудні 2021 року її мінімальний розмір зросте до 39,12 грн).

Далі перевіряються нарахування. Тобто, первинні документи, у яких зазначається, що саме і в якому розмірі працівникам було нараховано (розрахункові відомості тощо). Якщо розмір нарахувань у працівника значно більший за мінімальну зарплату (6000 грн в січні-листопаді, 6500 грн у грудні 2021 року), це добре. Але це не означає, що перевірка завершилася.

Якщо розмір нарахувань менший, то у інспекторів Держпраці одразу виникне питання – чому? І роботодавцю доведеться надавати пояснення.

Однією з легальних причин такої ситуації може бути те, що працівник працює неповний робочий час. Але це треба буде довести: надати інспекторам наказ про встановлення працівнику неповного робочого часу при прийнятті на роботу або пізніше, графік роботи працівника (за наявності), табель обліку робочого часу, де зазначено, скільки він фактично відпрацював.

Можлива ситуація і коли працівник частину місяця перебував у відпустці без збереження заробітної плати. В такому випадку оплата його праці теж відбуватиметься пропорційно фактично відпрацьованому часу, така пропорція застосовуватиметься і щодо збереження мінімальної зарплати (ст. 3-1 Закону «Про оплату праці»). Але цей факт теж треба документально підтвердити. Не забуваємо, що у відпустку, тим більше неоплачувану, працівник може піти лише за власним бажанням. Тому потрібно буде показати не лише наказ про надання такої відпустки, а й підтвердження того, що ініціатором цієї відпустки був сам працівник (як правило, це підтверджує заява працівника).

А ще в такій заяві та в наказі треба зазначити підставу для надання неоплачуваної відпустки. У звичайних обставинах це мала б бути одна з підстав, зазначених у ст. 25 або 26 Закону «Про відпустки». Під час карантину у працівника з’явилося право на ще один вид відпусток – будь-якої тривалості, але протягом дії карантину. Це право передбачене п. 2 розд. ІІ Закону №530. І такі відпустки можуть бути як оплачуваними, так і не оплачуваними (це вже як домовляться між собою роботодавець та працівник). Докладно про поради фахівців Держпраці, як оформлювати таку «карантинну» відпустку, ми писали тут і тут.

Крім мінімального розміру зарплати, фахівці Держпраці перевірятимуть й збереження інших мінімальних гарантій з оплати праці.

Чи проводиться індексація зарплати? Щоб відповісти ствердно, роботодавцю знадобиться не лише відомість з нарахованою зарплатою, у якій є окрема графа «Індексація», а й, бажано, розрахунок її суми щодо кожного працівника. Втім, зараз у більшості роботодавців сума індексації визначається або в бухгалтерській програмі, або в довіднику (зокрема, на останній сторінці нашого паперового видання) або в онлайн-калькуляторі (який теж є на нашому сайті). Тому, скоріш за все, інспектори просто візьмуть відомість з нарахованими сумами індексації і перевірять їх на правильність. Якщо буде помилка, то краще б, у бік завищення. Адже досить прикро за копійчані помилки отримувати штрафи в 12 тис. грн за кожного працівника, якому занизили індексацію зарплати.

Чи виплачуються нічні, понаднормові, святкові виплати? Тут теж перевірити досить просто, адже за основу буде братися табель обліку робочого часу. Саме в ньому мають бути зазначені нічні, понаднормові години, а також години, відпрацьовані у вихідні, святкові та неробочі дні. Найбільша кількість помилок щодо таких виплат трапляється у випадках, коли працівники працюють за індивідуальними графіками або позмінно. В кого є такі працівники, радимо почитати наші матеріали:

• Підсумований облік робочого часу: нюанси оплати роботи у святкові та неробочі дні
• Підсумований облік робочого часу
• Особливості залучення працівників на роботу у вихідні
• Як оплачується робота у вихідні та святкові дні?

Чи оплачувався час карантину? Це питання не просте, адже протягом дії карантину законодавці декілька раз вносили зміни, зокрема, і до трудового законодавства, але не надавали порядку їх виконання.

Як ми знаємо, під час карантину роботодавець міг:

1. надати працівнику оплачувану або неоплачувану відпустку. На початку карантину для цього потрібна була підстава (одна з тих, які зазначені в Законі «Про відпустки»). З появою Закону №530 сам карантин став достатньою підставою – головне, щоб було бажання працівника піти у таку відпустку. І звісно, бажання роботодавця йому таку відпустку надати. Оформлювалося заявою працівника і наказом роботодавця;
2. перевести працівника на надомну або дистанційну роботу. Досить довго ці слова лунали у роз’ясненнях Держпраці, але в КЗпП вони з’явилися нещодавно. Оформлювалося наказом роботодавця, а якщо була заява від працівника, то не треба було чекати 2 місяці для запровадження таких змін. Але таке переведення не повинно вплинути на розмір оплати праці працівників! Адже виконувати свої трудові обов’язки вони будуть та зміниться хіба що їх робоче місце;
3. встановити працівнику неповний робочий час. Обережні роботодавці користувалися нашими порадами щодо документального оформлення і отримували від працівників заяви, які підтверджували, що така зміна умов праці відбувається з ініціативи працівника, а отже попереджати його за 2 місяці не потрібно;
4. оголосити простій. Якщо неможлива реалізація вище запропонованих рішень, роботодавець може запровадити простій. Простій – це зупинення роботи, викликане відсутністю організаційних або технічних умов, необхідних для виконання роботи, невідворотною силою або іншими обставинами. Час простою не з вини працівника оплачується з розрахунку не нижче від двох третин тарифної ставки встановленого працівникові розряду (окладу). Запровадження простою не вимагає згоди працівника. Це питання вирішується роботодавцем за погодженням (за наявності) з первинною профспілковою організацією або представником трудового колективу. Про оформлення простою не з вини працівників читайте тут і тут.

Усі ці факти, а також їх документальне оформлення та оплату (якщо вона передбачалась законом або домовленістю між працівником та роботодавцем), і перевірятимуть фахівці Держпраці.

Як уникнути цих порушень?

Якщо ви готуєтесь до перевірки Держпраці, то треба уважно передивитися усі «вузькі місця»:

• перевірте на відповідність законодавству штатний розпис;
• перевірте відомості з нарахування зарплати – чи відображено в них зміну окладів, чи проведено доплату до мінімальної зарплати та індексацію? Звірте відомість з табелем обліку робочого часу – чи не забули ви про нічні або святкові доплати? Особливо уважно перевірте правильність нарахування зарплати тим працівникам, які працюють за індивідуальним графіком (неповним робочим часом, позмінно, сумісникам тощо);
• якщо були відпустки, перевірте наявність та правильність складання заяв та наказів про їх надання. Для щорічних відпусток треба мати щорічний графік їх надання (який і буде підставою для наказів і не потребує заяв, якщо відпустки надаватимуться за графіком). Перевірте, чи вчасно та в повному обсязі були оплачені такі відпустки?
• якщо були відрядження, перевірте наявність наказів на них та авансових звітів після закінчення. Чи нарахували ви зарплату працівникам за цей період? Чи виплатили добові?

Порушення строків виплати зарплати

Роботодавці мають пам’ятати, що виплатити зарплату в повному обсязі – це лише половина справи. Треба ще й провести таку виплату вчасно.

Строки та періодичність виплати заробітної плати працівникам закріплені в ст. 115 КЗпП і ст. 24 Закону «Про оплату праці». Цими нормами передбачено, що виплата зарплати повинна здійснюватися:

• у робочі дні за графіком роботи підприємства;
• не рідше ніж двічі на місяць, а проміжок часу між цими двома виплатами не має перевищувати 16 календарних днів;
• не пізніше 7-ми днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата.

Визначаючи в колдоговорі (іншому нормативному акті роботодавця, погодженому з профспілкою) конкретні дати для виплати зарплати, роботодавцям необхідно дотримуватись одночасно всіх наведених вище умов.

З огляду на це можна сформулювати конкретні числа місяця, у які потрібно вкластися під час виплати зарплати за першу половину місяця (аванс) і за звітний місяць:

• зарплата за місяць має виплачуватися не пізніше 7-го числа місяця, а отже повинна провадитися в період із 1-го по 7-е число;
• якщо зарплата за місяць виплачується з 1-го по 7-е число місяця, тоді, щоб дотриматися проміжку не більш ніж 16 календарних днів між виплатами, аванс має виплачуватися з 16-го по 22-е число. Докладно про це читайте тут і тут.

За порушення строку виплати зарплати у ст. 265 КЗпП передбачено фінансовий штраф. Але зверніть увагу на його формулювання: порушення встановлених строків виплати заробітної плати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про працю, більш як за один місяць, виплата їх не в повному обсязі – передбачає штраф у трикратному розмірі мінімальної заробітної плати, встановленої законом на момент виявлення порушення.

Тобто, з одного боку, добре: штраф за всі порушення разом, а не за кожне окремо. І авансів цей штраф не стосується, принаймні, якщо зарплата за місяць виплачена до 7 числа наступного місяця (включно).

З іншого боку, штраф досить великий (зараз він становить 18 тис. грн), а потрапити під нього можна, і якщо порушити строки виплати зарплати більш як на один місяць, і якщо виплатити зарплату не в повному обсязі! Особливо цікавить останнє – що воно означає, КЗпП не уточнює. Будемо сподіватися, що йдеться про найочевидніший випадок: коли зарплату виплатили вчасно, принаймні, затримки більше як на місяць не було, але виплатили при цьому не всю зарплату (скажімо, 100 грн не доплатили). Але якою б не була така недоплата, якщо строк затримки понад місяць, готуйтесь до штрафу (навіть, якщо пізніше ви цю заборгованість погасили).

І це ще не все. Адже в разі затримки виплати зарплати строком понад один місяць працівнику належить компенсація! А якщо йдеться про затримку при розрахунку зі звільненим працівником, роботодавець повинен виплатити працівнику середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку. Докладніше про це тут.

Як виявляють це порушення? Дуже просто. Інспектори з праці вимагають документ про встановлені строки виплати зарплати. А потім вимагають документи про фактичні виплати зарплати у періоді, який перевіряється. Окрему увагу інспектори приділяють розрахункам зі звільненими працівниками – для цього беруться накази про звільнення, а потім вимагаються документи про виплату таким працівникам зарплати. Фактичні виплати звіряють з документами про їх нарахування та утримання ПДФО та ВЗ (щоб дізнатися, чи не було помилок при нарахуванні та виплаті зарплати). Адже при цьому перевіряються не лише строки, а й повнота проведених розрахунків.

Як уникнути таких порушень? Уважно стежити за правильністю нарахування зарплати та виконанням строків її виплати. На жаль, заднім числом це порушення не виправиш, тому тут, як ніколи, потрібна увага і дотримання строків.

І не забувайте перед тим, як починати виплату зарплати, сплатити ЄСВ, ПДФО та ВЗ з неї (бо це порушення тягне за собою ще більший штраф, про який ми писали тут). 

Чи можна уникнути штрафів?

Справа в тому, що в наведених вище випадках штрафу можна якщо не уникнути, то зменшити його розмір.

По-перше, у разі сплати юридичною особою або фізичною особою - підприємцем, яка використовує найману працю, 50%  розміру штрафу протягом 10-ти банківських днів з дня вручення постанови про накладення штрафу за порушення вимог законодавства про працю, передбаченого цією статтею, така постанова вважається виконаною.

По-друге, у разі виконання припису Держпраці та усунення виявлених порушень, передбачених абз. 4–6, 9 ч. 2 ст. 265 КЗпП, у визначені приписом строки заходи щодо притягнення до відповідальності не застосовуються. А наведені вище порушення саме зазначені у четвертому та п’ятому абзацах частини другої ст. 265 КЗпП.

***

УВАГА!
Тепер ви можете читати бухгалтерські новини від «Дебету-Кредиту» у Telegram та VIBER. Приєднуйтесь і дізнавайтесь найважливіші новини першими!