Про проведення документальної позапланової перевірки керівник (його заступник або уповноважена особа) податкового органу приймає рішення, яке оформлюється наказом.
Право на проведення документальної позапланової перевірки платника податків (крім перевірок, передбачених пп. 78.1.22 ПКУ) надається лише у випадку, коли йому до початку проведення зазначеної перевірки вручено у порядку, визначеному ст. 42 ПКУ, копію наказу про проведення документальної позапланової перевірки.
Документальна позапланова перевірка здійснюється за наявності хоча б однієї з підстав, визначених п. 78.1 ПКУ.
Відповідно до п. 82.2 ПКУ, тривалість проведення документальних позапланових перевірок, визначених у ст. 78 ПКУ, не повинна перевищувати 15 робочих днів для великих платників податків, щодо суб'єктів малого підприємництва – 5 робочих днів, для фізичних осіб – підприємців, які не мають найманих працівників, за наявності умов, визначених в абз. 3 – 8 цього пункту, – 3 робочі дні, інших платників податків – 10 робочих днів.
Крім того, продовження строків проведення перевірок, визначених у ст. 78 ПКУ, можливе за рішенням керівника (його заступника або уповноваженої особи) контролюючого органу не більш як на 10 робочих днів для великих платників податків, щодо суб'єктів малого підприємництва – не більш як на 2 робочих дні, інших платників податків – не більш як на 5 робочих днів.
Згідно з п. 85.2 ПКУ платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.
Документи, що містять комерційну таємницю або є конфіденційними, передаються окремо із зазначенням посадової (службової) особи, що їх отримала. Передача таких документів для їх огляду, вивчення і їх повернення оформляються актом у довільній формі, який підписують посадова (службова) особа контролюючого органу та платник податків (його представник) (п. 85.3 ПКУ).
Отже, юридична особа щодо якої розпочалася документальна перевірка (планова або позапланова), повинна з першого дня перевірки надавати посадовій особі контролюючого органу у повному обсязі оригінали документів за період, що підлягає перевірці, та з питань, які стосуються предмету перевірки, зокрема, але не виключно:
- регістри податкового та бухгалтерського обліку, фінансової та іншої звітності,
- договори на постачання товарів (виконання робіт або надання послуг),
- акти виконаних робіт (наданих послуг),
- накладні, виписки банку про рух грошових коштів,
- трудові договори (контракти),
- відомості нарахування та виплати заробітної плати, ліцензії та інші документи, які стосуються фінансово-господарської діяльності.
Водночас відповідно до вимог п. 85.4 ПКУ, при проведенні перевірок посадові (службові) особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином засвідчені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об’єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Відповідний запит на отримання копій документів повинен бути поданий посадовою (службовою) особою контролюючого органу не пізніше ніж за п’ять робочих днів до дати закінчення перевірки.
Також п. 85.8 ПКУ передбачено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених ПКУ, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).
Крім того, згідно п. 44.6 ПКУ, у разі якщо до закінчення перевірки або у терміни, визначені в п. 86.7 ПКУ, платник податків не надає посадовим особам контролюючого органу, які проводять перевірку, документи (незалежно від причин такого ненадання, крім випадків виїмки документів або іншого вилучення правоохоронними органами), що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, вважається, що такі документи були відсутні у такого платника податків на час складення такої звітності.
Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття рішення контролюючим органом за результатами такої перевірки надає в порядку п. 86.7 ПКУ документи, що підтверджують показники, відображені таким платником податків у податковій звітності, не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані контролюючим органом під час розгляду ним питання про прийняття рішення.
Відповідно до п. 44.7 ПКУ, у разі якщо посадова особа контролюючого органу, яка здійснює перевірку, відмовляється з будь-яких причин від урахування документів, наданих платником податків під час проведення перевірки, платник податків має право до закінчення перевірки надіслати листом з повідомленням про вручення та з описом вкладеного або надати безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку, копії таких документів (засвідчені печаткою платника податків (за наявності печатки) та підписом платника податків – фізичної особи або посадової особи платника податків – юридичної особи).
У разі якщо під час проведення перевірки платник податків надає документи менше ніж за три дні до дня її завершення або коли надіслані у передбаченому абзацом першим п. 44.7 ст. 44 ПКУ порядку документи надійшли до контролюючого органу менше ніж за три дні до дня завершення перевірки, проведення перевірки продовжується на строк, визначений ст. 82 ПКУ.
У разі якщо надіслані у передбаченому абзацом першим п. 44.7 ПКУ порядку документи надійшли до контролюючого органу після завершення перевірки, контролюючий орган має право не приймати рішення за результатами проведеної перевірки та призначити позапланову документальну перевірку такого платника податків.
Водночас, відповідно до пп. 69.28 п. 69 підрозд. 10 розд. ХХ «Перехідні положення» ПКУ, установлено, що до платників податків/податкових агентів, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, як виняток із положень ст. 44 ПКУ застосовуються спеціальні правила для підтвердження даних, визначених у податковій звітності.
Підставами неможливості пред’явлення первинних документів є втрата (знищення чи зіпсуття) первинних документів або знаходження їх на територіях, на яких ведуться (велися) бойові дії, та на тимчасово окупованих рф територіях України, у разі якщо їх неможливо вивезти або їх вивезення пов’язане з ризиком для життя чи здоров’я платника податків, фізичних осіб чи неможливе у зв’язку з адміністративними перешкодами, встановленими органами влади.
У разі втрати та/або неможливості вивезення первинних документів платник податків/податковий агент подає до контролюючого органу в довільній формі повідомлення про неможливість вивезення первинних документів, підписане керівником підприємства та головним бухгалтером, в якому зазначаються: обставини, що призвели до втрати та/або неможливості вивезення первинних документів, податкові (звітні) періоди, а також загальний перелік первинних документів (за можливості – із зазначенням реквізитів).
***
Мар’яна Кавин у своєму податковому блозі ділиться практикою позапланової перевірки у суб’єкта малого підприємництіва.
По-перше, слід звернути увагу на строк проведення цієї перевірки – контролери повинні у нього вкластися.
По-друге, контролери запросили у підприємства такі документи:
- головні книги за кожний рік;
- оборотно-сальдові відомості та звіти про обороти по рахунках 361, 362, 631, 632, 3771, 6851, у розрізі контрагентів за період перевірки;
- оборотно-сальдові відомості по рахунках обліку ОЗ та капітальних інвестицій у розрізі років та субрахунків;
- аналіз рахунків 209, 231, 286, 361,362, 3721, 3771, 381, 631, 632, 6851, 702, 703, 711, 714, 717, 719, 791, 901, 902, 903, 91, 92, 93, 940, 942, 944, 945, 948, 949;
- розгорнуту інформацію за рахунками 949 , 38 ( резерви), 47 (резерви);