Первинні документи – це основа ведення обліку будь-якого підприємця. Чимало ФОПів недооцінюють важливість правильного документообігу, що може призвести до серйозних штрафів та проблем з контролюючими органами. YANKIV Bogdan розбирався на свому сайті, що потрібно знати кожному підприємцю про первинні документи.
Які закони регулюють первинку ФОПа
Стаття 44 Податкового кодексу встановлює фундаментальне правило: облік доходів та звітність ведеться на основі первинних документів. Ця вимога поширюється як на юридичних осіб, так і на фізичних осіб - підприємців без винятків.
Ключова відмінність у регулюванні
Важливо розуміти: первинні документи для ФОПів і юридичних осіб регулюються різними нормативними актами:
Для юридичних осіб:
- Закон “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність”
- Стаття 2 цього закону чітко вказує: “Цей Закон поширюється на всіх юридичних осіб, створених відповідно до законодавства України”
Для ФОПів:
- Наказ №496 Міністерства фінансів
- Визначає правила ведення обліку товарних запасів та поширюється на фізичних осіб-підприємців, включаючи платників єдиного податку
Типова помилка: Деякі бухгалтери помилково вважають, що ФОП повинен вести первинку за тими самими правилами, що і юридичні особи. Це абсолютно неправильно.
Відео на тему: Первинка і обліку у ФОП! Все що треба знати!
Наказ №496 містить вичерпний список первинних документів для ФОПів:
Основні типи документів:
- Опис залишків товарів на початок обліку (документ товарної амністії від 26 листопада 2011 року)
- Накладні – підтверджують покупку товарів
- Транспортні документи – фіксують перевезення
- Митні декларації – для товарів, завезених з-за кордону
- Акти закупки – при купівлі товарів у фізичних осіб
- Інші документи з необхідними реквізитами
Обов’язкові реквізити первинного документа
Для визнання документа первинним він повинен містити:
- Назву покупця та продавця
- Податкові номери сторін
- Дату складання документа
- Найменування документа
- Кількість та вартість товару
Практична перевірка: Якщо ваш документ містить всі ці реквізити, – він вважається первинним та підходить для обліку.
Хто може вимагати первинні документи від ФОПа та юрособи
Висновок: Варіантів багато, тому краще завжди мати документи в порядку.
Штрафи за відсутність первинних документів
Податковий кодекс встановлює штраф 1020 гривень за відсутність первинних документів при запиті податкової служби.
Особливі штрафи для ризикової групи товарів
Стаття 20 Закону про РРО встановлює жорсткі санкції для так званої “ризикової групи товарів”:
Ризикові товари:
- Техніка (складні технічні пристрої)
- Ювелірні вироби
- Лікарські засоби
Штраф за відсутність первинки: 100% від суми реалізації кожного товару без документів.
Розшифровка ризикових товарів
Складні технічні пристрої:
- Тільки товари з Постанови КМУ №281
- Якщо товар не в списку – не вважається складним технічним пристроєм
- LED лампи, наприклад, не входять до цього переліку
Ювелірні вироби:
- Товари з дорогоцінними каміннями або металами
Лікарські засоби:
- Товари за кодом УКТ ЗЕД, що відносяться до медичних виробів
Важливо: Навіть вживана техніка та ювелірка залишаються ризиковою групою!
Наслідки для банківських операцій
Ненадання первинки банку може призвести до:
- Блокування рахунків
- Припинення обслуговування у фінансовій установі
Штрафи за відсутність первинки варіюються від помірних до катастрофічних залежно від типу товарів. Для звичайних товарів це 1020 гривень, що болюче, але не критично. Однак для ризикових товарів (техніка, ювелірка, ліки) штраф 100% від вартості може знищити всю рентабельність бізнесу.
Додайте сюди ризик блокування банківських рахунків – і стає зрозуміло, що економія на первинці може обернутися втратами, що в десятки разів перевищують витрати на правильний документообіг.
Практичні рекомендації з ведення первинки
Знати теорію – це одне, а правильно застосовувати на практиці – зовсім інше. Багато ФОП розуміють важливість первинних документів, але не знають, як організувати ефективну систему їх ведення.
Базова стратегія для звичайних товарів
Рекомендація: ФОП повинен мати первинні документи принаймні на 20% від усіх товарів. Це мінімальний захист від більшості перевірок.
Суворі вимоги для ризикових товарів
Для ризикової групи: потрібен 100% облік усіх товарів у спеціальній формі обліку товарних запасів, затвердженій державою.
Увага: Ведення обліку у довільній формі для ризикових товарів прирівнюється до повної відсутності обліку!
Розумний підхід до ведення первинки – це баланс між безпекою та практичністю!
Де отримати первинні документи
Головне питання, з яким стикається кожен ФОП: де взяти ці документи на практиці?
Основні джерела документів
Накладні від постачальників:
- Постачальник зобов’язаний надати підписану накладну
- Найпоширеніший варіант для торгових ФОПів
Опис залишків:
- Доступний для ФОПів, що існували станом на 26 листопада 2021 року
- Одноразовий документ товарної амністії
Акт закупки у фізособи:
- Можливий, але потребує сплати 18% ПДФО + 5% військового збору
- Необхідна подача звітності 4ДФ
Обмеження готівкових розрахунків
Критично важливо: Готівкою можна купувати товари максимум на 10 000 гривень на день від одного постачальника.
Наслідки порушення:
- Штрафні санкції
- Неприйняття таких накладних при перевірках
Лайфхак: У накладній краще вказувати безготівкову оплату – це рідше перевіряється.
Базовий термін
Стаття 102 Податкового кодексу: 3 роки з моменту купівлі товару.
Реальність воєнного часу
Увага: Через паузу воєнного стану та карантину податкова може запитувати документи навіть з 2018 року.
Рекомендація: Зберігайте документи якомога довше, особливо для ризикових товарів.
Висновки
Ведення первинних документів для ФОПів – це не просто формальна вимога, а необхідність для успішного бізнесу. Правильно організована система обліку документів захищає від штрафів, спрощує взаємодію з контролюючими органами та банками.
Ключові моменти для запам’ятовування:
Первинка ФОПів регулюється Наказом №496, а не законом про бухоблік. Базовий штраф за відсутність документів становить 1020 гривень, але для ризикових товарів може сягати 100% від вартості реалізації. Готівкові покупки обмежені сумою 10 000 гривень на день від одного постачальника.
Для звичайних товарів достатньо мати документи на 20% асортименту, але ризикові товари вимагають 100% обліку у спеціальній формі. Документи зберігаються мінімум 3 роки, але краще довше через особливості воєнного стану.
Інвестуйте час у правильну організацію первинки зараз – це убереже від значно більших проблем у майбутньому.