Звіряння Списків ВО (додаток 5): вимоги про звіряння
Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів – це форма, у якій наводиться інформація про зазначені категорії працівників.
Про те, як треба складати ці Списки за старими і за новими правилами (з 31 липня), ми розповідали тут:
- Не забудьте сформувати список персонального військового обліку на 2025 рік!
- З 31 липня списки персонального військового обліку складаємо по-новому (та ще 4 зміни у військовому обліку).
А зараз ми поговоримо про звіряння інформації, яка міститься в таких Списках.
- Бланк Списків персонального військового обліку ви можете знайти у нас на сайті за посиланням.
- Форму Списків затверджено Постановою КМУ від від 30.12.2022 №1487 «Про затвердження Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів»
- Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків.
- А всі новини від редакції «Дебет-Кредит» про військовий облік працівників дивіться за посиланням.
Списки не треба подавати, їх треба звіряти!
Звернімо увагу на п. 34 Порядку №1487, за яким підприємства з метою ведення персонального військового обліку здійснюють взаємодію з ТЦК та СП (СБУ, розвідкою) щодо:
- строків звіряння Списків персонального військового обліку;
- способів звіряння даних Списків персонального військового обліку;
- внесення відповідних змін до таких Списків.
Також підприємства повинні:
- здійснювати періодичне звіряння Списків персонального військового обліку із записами у їх військово-облікових документах;
- не рідше одного разу на рік проводити звіряння даних списків персонального військового обліку з обліковими документами відповідних ТЦК та СП (СБУ, розвідки), в яких вони перебувають на військовому обліку;
- приймати від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку у бланках розписок (додаток 7) їх військово-облікових документів для подання таких документів до (М)ТЦК та СП (СБУ, розвідки) з метою їх звіряння з обліковими даними.
Загалом є три типи звіряння Списків ВО: одне внутрішнє і два зовнішніх. Розглянемо їх за порядком.
1. Внутрішнє звіряння – на підприємстві
Зверніть увагу, що відповідно до п. 45 Порядку №1487 звіряння облікових даних Списків персонального військового обліку з військово-обліковими документами працівників здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого керівниками підприємств. Тобто треба, щоб був затверджений такий графік, і з ним мають бути ознайомлені як особи, які ведуть військовий облік на підприємстві, так і всі військовозобов’язані працівники.
Важливо! Коли і як часто проводити внутрішній аудит Списків, кожне підприємство вирішує самостійно. Від себе рекомендуємо такі звіряння проводити до того, як почнете звірятися з ЦК та СП (СБУ, розвідкою).
Мета такого звіряння зрозуміла: виявлення помилок та/або змін, які відбулися в інформації, занесеній до Списків.
У разі їх виявлення зміни до Списків треба внести у п’ятиденний строк з дня проведення звіряння.
Після цього необхідно надіслати до 5-го числа місяця, наступного після місяця звіряння, до ЦК та СП (СБУ, розвідки) Повідомлення про зміну облікових даних (у разі наявності).
Докладно про подання Повідомлення щодо зміни облікових даних (із усіма нюансами, зразками заповнення, інформацією про відповідальність і штрафи) – читайте у статті.
2. Зовнішнє звіряння зі «своїм» ТЦК
Звіряння даних Списків персонального військового обліку військовозобов’язаних, які працюють на підприємствах, з обліковими даними з ТЦК та СП (СБУ, розвідкою), на території відповідальності яких вони перебувають, здійснюється відповідно до графіка звіряння, затвердженого розпорядженням голови відповідної районної, районної у мм. Києві та Севастополі держадміністрації, міського голови.
Рекомендуємо ознайомитися: Звіряння даних списків персонального обліку з ТЦК: шукаємо себе у графіках на 2025 рік (оновлено)
Для проведення звіряння особі, відповідальній за ведення військового обліку на підприємстві, необхідно:
- заздалегідь з’ясувати інформацію у графіку, коли саме буде призначено звіряння;
- підготувати відповідно Списки та військово-облікові документи;
- у визначені графіком звіряння строки прибути до ТЦК та СП (органу СБУ, розвідки) для проведення звіряння даних Списків з обліковими документами ТЦК та СП (СБУ, розвідкою).
Тут теж процедура зрозуміла: в разі якщо у ТЦК (СБУ, розвідки) немає якихось даних (або наявні інші), треба буде з’ясувати причину (ви не подали дані про зміни, вони не врахували надіслане вами Повідомлення про зміни, технічні проблеми тощо) і усунути недоліки. Адже в ідеалі і у них, і у вас дані повинні збігатися.
2. Зовнішнє звіряння з «чужими» ТЦК
На практиці може виникнути ситуація, коли звіряння доведеться провести із «чужими» ТЦК (або з органами СБУ чи розвідки), які розташовані на території інших адміністративно-територіальних одиниць. Як правило, таке звіряння відбувається з органами, які розташовані за місцем реєстрації працівників.
Звіряння даних Списків у такому випадку здійснюється дистанційно – через надсилання у двох примірниках витягів зі Списків персонального військового обліку, а також копій військово-облікових документів за запитом ТЦК (органу СБУ чи розвідки). Бо, як правило, їх цікавлять відомості не щодо всього підприємства, а лише щодо деяких його працівників.
Після здійснення звіряння один примірник витягу зі Списків персонального військового обліку повертається на підприємство. На ньому має бути:
- відмітка Р(М)ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року»;
- підпис посадової особи, яка здійснила звіряння;
- гербова печатка.
Наприклад, якщо підприємство зареєстроване у м. Києві, а військовозобов’язаний стоїть на обліку в ТЦК та СП у м. Жмеринці Вінницької обл., то особа, відповідальна за ведення військового обліку, повинна діяти так:
- зробити внутрішнє звіряння списків за графіком, які затвердили на підприємстві (писали вище);
- зробити два примірники витягів зі Списків стосовно цього військовозобов’язаного;
- вкласти у конверт два примірники витягів зі Списків персонального військового обліку, а також копії військово-облікових документів і надіслати до Жмеринського РТЦК та СП через Укрпошту;
- дочекатися одного примірника витягу зі Списків персонального військового обліку з відміткою Р(М)ТЦК «звірено ___ ________ 20__ року», підписом посадової особи, яка здійснила звіряння, та гербовою печаткою.
Результати звірянь вносять до журналу обліку результатів перевірок (додаток 9 До Порядку №1487). Бланк Журналу обліку результатів перевірок ви можете знайти на нашому сайті за посиланням. Про ведення такого журналу ми готуємо окрему статтю.
Перевірки ТЦК: перевіряють, чи є графіки і чи проведено звіряння
Питання, що потребують уваги під час перевірки, викладені у додатку 31 до Порядку №1487. І декілька пунктів присвячено саме Спискам та графікам, а саме:
- наявність та стан ведення журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку, звіряння їх облікових даних з ТЦК та СП (СБУ, розвідкою);
- організація планування та здійснення звіряння облікових даних списків із записами у їх військово-облікових документах (наявність та стан виконання відповідного графіка звіряння);
- стан взаємодії з ТЦК та СП (СБУ, розвідкою), у яких призовники, військовозобов’язані та резервісти перебувають на військовому обліку, щодо строків та способів звіряння даних Списків персонального військового обліку;
- організація, стан та результати звіряння облікових даних Списків персонального військового обліку з обліковими даними ТЦК та СП (СБУ, розвідкою) (наявність та стан виконання відповідного графіка звіряння).
Як діяти, якщо ТЦК змінив адресу
Дедалі більше з’являється інформації, що ТЦК та СП змінюють адресу фактичного місця перебування, і постає запитання, куди ж іти зі Списками для звіряння.
З «чужими» ТЦК все зрозуміло – тобто і далі надсилаємо витяги зі Списків за офіційною адресою. А як взаємодіяти зі «своїми» ТЦК, якщо змінили фактичну адресу перебування?
Іноді кажуть, що для звіряння зі «своїм» ТЦК також можна надсилати Списки і копії військово-облікових документів поштою. Але в Порядку №1487 є вимога «для звіряння Списків прибувати до ТЦК».
Ми не будемо формалістами! Тим паче, що для кожного переїзду ТЦК є свої поважні причини. А для підприємства головне – отримати підтвердження того, що звіряння було проведено.
Таким чином, перед тим як їхати зі Списками для звіряння, спочатку рекомендуємо з’ясувати (зокрема, телефоном), чи не змінив фактичну адресу перебування ТЦК та СП. Далі вже необхідно у кожному випадку вирішувати окремо, як будете звірятися: поштою чи особисто.