Загальні вимоги
У пункті 44.1 НКУ зазначено, що з метою оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з нарахуванням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством. Причому платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених перерахованими вище документами.
Звертаємо увагу: це загальна вимога, яку потрібно застосовувати до підприємців з урахуванням інших норм чинного законодавства.
По-перше, згідно зі ст. 1 Закону №2063 фізособи, зареєстровані в установленому порядку суб’єктами підприємницької діяльності, належать до суб’єктів малого підприємництва. При цьому ні зазначений законодавчий акт, ні Закон №996 не зобов’язують таких суб’єктів малого підприємництва — фізосіб вести бухгалтерський облік повною мірою.
Іншими словами, підприємець, чи то на загальній системі оподаткування (далі — ЗСО), чи то на спрощеній системі оподаткування, обліку та звітності, не повинен використовувати План рахунків суб’єктів малого підприємництва, затверджений Наказом №186, та регістри бухобліку, затверджені Наказом №422. Також підприємець звільняється від обов’язку складання і подання Фінансового звіту суб’єкта малого підприємництва (ф.№1-м, №2-м), наведеного в додатку 1 до П(С)БО 25. Це є прерогативою юросіб — суб’єктів малого підприємництва.
По-друге, підприємці, незалежно від обраної системи оподаткування, повинні в обов’язковому порядку вести облік доходів. Мало того, підприємці на ЗСО згідно з пунктами 177.4 і 177.10 ПКУ мають право включати до переліку своїх витрат, безпосередньо пов’язаних з отриманням доходів, лише документально підтверджені витрати і зобов’язані мати документи, що підтверджують походження товару.
Книгу обліку доходів і витрат для таких підприємців затверджено Наказом №1025.
Щодо підприємців-«спрощенців», то ті з них, які обрали першу чи другу групу платників єдиного податку (далі — ЄП) або ж третю групу платників ЄП без сплати ПДВ, ведуть Книгу обліку доходів. Ті, хто обрав третю групу платників ЄП зі сплатою ПДВ, ведуть податковий облік доходів і витрат (пп. 296.1.1 і пп. 296.1.2 ПКУ).
Форму книг для зазначених груп затверджено Наказом №1637 (термін зберігання книги у платника ЄП — три роки після здійснення останнього запису).
До речі, Порядком №1025 і Порядком №1637 визначено, що дані вищезгаданих книг використовуються для заповнення податкової декларації. Тож їх показники, на підставі вимог п. 44.1 ПКУ, повинні підтверджуватися відповідними первинними документами, які податкові органи мають право вивчати і перевіряти під час проведення перевірок, що обумовлено пп. 20.1.8 ПКУ.
Нагадаємо: згідно зі ст. 1 Закону №996 первинним документом є документ, що містить відомості про господарську операцію і підтверджує її здійснення.
Таким чином, з метою податкового обліку підприємець повинен вести оперативний облік, тобто складати первинні документи. Мало того, чинне законодавство залежно від виду діяльності та здійснюваних операцій може містити вимоги щодо наявності інших документів, наприклад письмових договорів тощо.
Документи при перевезенні пасажирів
Відповідно до п. 25 ч. 3 ст. 9 Закону №1775 надання послуг з перевезення пасажирів автомобільним транспортом є ліцензованим видом діяльності.
У пункті 1.6 Ліцензійних умов №427, що поширюються і на підприємців, визначено, що ліцензія видається, зокрема, для надання послуг з внутрішніх або міжнародних перевезень пасажирів автобусами. У цьому нормативно-правовому акті також наведено інформацію про обов’язкову наявність тих чи інших документів при здійсненні перевезення пасажирів, у т.ч. з посиланням на відповідні законодавчі акти.
Зокрема, згідно з пп. 2.3.1 Ліцензійних умов №427 ліцензіати зобов’язані надавати послуги з перевезення пасажирів відповідно до Правил №176. Згідно з п. 3 цих Правил перевезення пасажирів автобусами залежно від режиму їх організації можуть бути:
• регулярними;
• регулярними спеціальними;
• нерегулярними.
Наявність у автомобільного перевізника відповідних документів залежить від здійснюваного виду перевезення. Загальні документи для таких перевезень встановлено ст. 39 Закону №2344 (див. таблицю 1).
Таблиця 1. Наявність відповідних документів у перевізника і водія
Щодо інших документів, передбачених законодавством України, то їх перелік є доволі великим і залежить від виду перевезення. Наприклад, згідно з пунктами 55 і 56 Правил №176 під час здійснення нерегулярних пасажирських перевезень письмовий договір із замовником транспортних послуг повинен містити:
• дату і час здійснення перевезення;
• початковий і кінцевий пункти маршруту;
• маршрут перевезення і держномер транспортного засобу.
Крім того, підприємець-перевізник при нерегулярних пасажирських перевезеннях повинен мати дорожній лист, в якому згідно з п. 57 Правил №176 він повинен зазначити початковий і кінцевий пункти маршруту, найменування замовника послуг з перевезення, а також власні П.І.Б. та адресу місця проживання. Після закінчення поїздки замовник послуг у дорожньому листі підписом повинен підтвердити обсяг роботи, виконаної перевізником (п. 59 Правил №176).
Зауважимо, що згідно з Ліцензійними умовами №427 ліцензіати, які здійснюють перевезення, зобов’язані забезпечити проведення перевірки технічного стану, технічного обслуговування і ремонту автотранспортних засобів відповідно до вимог чинного законодавства, інструкцій заводів — виробників транспортних засобів.
Наприклад, перевірка технічного стану транспортних засобів автоперевізниками здійснюється відповідно до Порядку №974, який передбачає складання графіка перевірки технічного стану транспортних засобів.
Терміни зберігання
Згідно з п. 1.2 розділу I Переліку №41 цей Перелік включає документи, які утворюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, що виконуються органами державної влади, місцевого самоврядування та іншими підприємствами (установами й організаціями) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, яка утворюється внаслідок виробничої і науково-технічної діяльності організацій.
З іншого боку, згідно з ч. 1 ст. 51 ЦКУ до підприємницької діяльності фізосіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юросіб, якщо інше не встановлене законом або не випливає з суті відносин.
Отже, підприємцям варто дотримуватись термінів зберігання документів, передбачених у Переліку №41. На цей факт раніше звертав увагу і Держкомпідприємництва у листі від 27.02.2009 р. №1899.
Безпосередній же аналіз п. 11.3 розділу 11 «Адміністративно-господарське обслуговування» Переліку №41 показує таке. У ньому містяться як документи з транспортного обслуговування, які можна віднести до первинних документів (наприклад, дорожній лист), що підтверджують витрати підприємця, так і документи, без яких такий ліцензований вид діяльності, як перевезення пасажирів, є просто неможливим (наприклад, документи про технічний стан та огляд транспортних засобів), або ж документи, потрібні для складання податкової декларації (наприклад, підприємцями на ЗСО ? для заповнення розділу VIII «Відомості про рухоме майно» декларації, затвердженої Наказом №1395, до якого вносяться дані про марку, модель, рік випуску та об’єм двигуна транспортного засобу).
Для документів з п. 11.3 розділу 11 Переліку №41, які можна віднести до зазначених у п. 44.1 НКУ (зокрема, для обліку витрат, інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, документів, що підтверджують показники податкових декларацій, документів, пов’язаних з нарахуванням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачено законодавством), встановлено спеціальний термін зберігання.
Так, згідно з п. 44.3 ПКУ платник податків зобов’язаний забезпечити зберігання документів, визначених у п. 44.1 ПКУ, а також документів, пов’язаних з виконанням законодавчих вимог, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менше 1095 днів від дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися зазначені документи (а якщо її не було подано — 1095 днів з граничного терміну подання такої звітності).
У разі якщо зазначені документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки і передбаченого законом терміну оскарження прийнятих за її результатами рішень та (або) вирішення справи судом, але не менше вищезгаданих термінів (наприклад, не менше 1095 днів від дня подання податкової звітності).
Для деяких документів, зазначених у п. 11.3 розділу 11 Переліку №41, у ньому ж встановлено спеціальну примітку щодо термінів зберігання (див. таблицю 2).
Таблиця 2. Терміни зберігання деяких документів на транспортне обслуговування
Звертаємо увагу: підприємцю при визначенні термінів зберігання документів потрібно враховувати, що планова перевірка податкових органів, що відбулася, не є підставою для знищення документів до закінчення термінів їх зберігання.
Термін зберігання документів, за загальним правилом Переліку №41, обчислюється з 1 січня року, наступного за роком завершення документів діловодством.
Наприклад, щодо документів (відомості, акти, листування) про технічний стан та огляд транспортних засобів 2011 року термін зберігання у 3 роки починає відлічуватися з 01.01.2012 р.
А примітки на кшталт «після списання» (див. таблицю 2) і подібні до них зазначають, що саме з цього моменту слід починати відлік терміну зберігання документів.
У підсумку констатуємо: з метою встановлення термінів зберігання у себе документів підприємець спочатку повинен визначитися із законодавчою обов’язковістю використання того чи іншого з них, встановити, чи використовується документ з податковою метою (у т.ч. для складання податкової звітності) і застосувати норми ПКУ та (або) Переліку №41.