Як закрити ФОП у 2026 році: покрокова інструкція із припинення (ліквідації) фізичної особи - підприємця

1. Які є причини та підстави припинення діяльності ФОП?
2. Підготовчий етап: що треба зробити перед ліквідацією ФОПа?
3. Крок 1: Подання заяви про державну реєстрацію припинення ФОП
4. Крок 2: Зняття з обліку в ДПС та подання ліквідаційної звітності
5. Ліквідаційна декларація ФОПа на єдиному податку (1, 2, 3 групи)
6. Ліквідаційна декларація ФОПа на загальній системі оподаткування
7. Крок 3: Остаточний розрахунок щодо податків, ВЗ та ЄСВ у 2026 році
8. Увага! Податкова документальна перевірка при ліквідації за пп. 78.1.7 ПКУ
9. Крок 4: Закриття підприємницьких рахунків у банках
10. Крок 5: Зберігання документів після припинення ФОП
11. Топ-7 помилок під час закриття ФОПа та штрафи 2026 року
12. Чек-лист ліквідації ФОПа у 2026 році

Які є причини та підстави припинення діяльності ФОП?

Рішення про припинення підприємницької діяльності ФОП може бути зумовлене різними життєвими чи економічними обставинами. Стаття 18 Закону №755 передбачає декілька підстав для внесення запису про припинення ФОПа до Єдиного державного реєстру (ЄДР). Проте на практиці у переважній більшості випадків причиною є власне бажання самого підприємця.

Добровільне припинення діяльності за рішенням ФОПа

Це найпоширеніший випадок, коли підприємець самостійно ініціює процедуру закриття. Мотиви для такого рішення можуть бути різноманітні:

• зміна сфери діяльності: підприємець може вирішити змінити напрям бізнесу, який не потребує статусу ФОПа, або планує створити юрособу;
• працевлаштування: перехід на офіційну роботу за трудовим договором, де статус ФОПа стає непотрібним або навіть небажаним;
• вихід на пенсію: завершення активної господарської діяльності;
• нерентабельність або збитковість бізнесу: економічні чинники, що роблять подальше ведення підприємницької діяльності недоцільним;
• переїзд: зміна місця проживання, зокрема за кордон, що ускладнює або унеможливлює ведення діяльності в Україні;
• особисті обставини: стан здоров’я, сімейні обставини тощо;
• тимчасове призупинення діяльності: хоча законодавство не передбачає процедури «тимчасового призупинення» ФОПа (підприємець або зареєстрований, або припинений), деякі ФОПи обирають шлях припинення реєстрації, якщо планують тривалу перерву в діяльності, щоб уникнути необхідності подавати звітність та потенційних зобов’язань.

Саме на процедурі добровільного припинення ФОПа за власним рішенням ми й зосередимо основну увагу.

Які є інші законні підстави для припинення ФОП

Крім власного рішення підприємця, державна реєстрація ФОПа припиняється також на підставі:

• смерті фізособи-підприємця: реєстрація припиняється на підставі відомостей з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (ДРАЦС) або копії свідоцтва про смерть, поданої держреєстратору третьою особою;
• рішення суду: наприклад, судового рішення про визнання фізичної особи безвісно відсутньою, оголошення її померлою, обмеження цивільної дієздатності чи визнання недієздатною;
• судового рішення про припинення підприємницької діяльності: зокрема, у зв’язку з визнанням ФОПа банкрутом та відкриттям ліквідаційної процедури за Кодексом України з процедур банкрутства або за позовом контролюючих органів у випадках, передбачених законом.

Підготовчий етап: що треба зробити перед ліквідацією ФОПа?

Перед тим, як подати заяву про припинення підприємницької діяльності, необхідно виконати два важливі кроки.

Звільнення найманих працівників та подання «зарплатної» звітності

Якщо у ФОПа є наймані працівники (в тому числі ті, що перебувають у відпустках для догляду за дитиною, відпустках без збереження зарплати або з якими призупинено дію трудового договору), трудові відносини з ними краще припинити до дати державної реєстрації припинення підприємницької діяльності.

Алгоритм дій роботодавця:

1. Оформлення звільнення: найшвидший та найменш конфліктний варіант – звільнення за угодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП) або за власним бажанням працівника (ст. 38 КЗпП), оскільки це не потребує двомісячного попередження, як при звільненні у зв'язку з ліквідацією/припиненням діяльності (п. 1 ч. 1 ст. 40 КЗпП).

2. Кадрові документи та остаточний розрахунок: тут загальне правило таке – те, що передбачено трудовим законодавством для юросіб, треба виконувати і ФОПу-роботодавцю.

Докладно про про документальне оформлення звільнення працівників та про остаточний розрахунок із ними ми розповіли в окремих статтях:

• Звільнення працівника у 2026 р. згідно з КЗпП: підстави, документальне оформлення, ризики та зразки документів
• Копія наказу про звільнення працівника: вимоги до виготовлення та засвідчення
• Звільнення за угодою сторін: проблеми, ризики, судові рішення (+ покрокова інструкція, Заява та Наказ)
• Як провести розрахунок із звільненим працівником у 2026 р. згідно КЗпП: покрокова інструкція для бухгалтера
• Прийняття та звільнення тимчасового працівника у 2026 році: покрокова інструкція згідно КЗпП

3. Сплата податків із зарплати: під час виплати остаточного розрахунку ФОП як податковий агент зобов’язаний перерахувати до бюджету ПДФО (18%), військовий збір (5%) та ЄСВ (22%).

4. Подання єдиної звітності: необхідно в останній раз відзвітувати за працівників (при цьому не забути зазначити в додатках ФІЗ-4ДФ та Д5 інформацію про припинення трудових відносин).

Важливо!

В разі припинення підприємницької діяльності ФОП має подати єдину звітність до внесення до ЄДР даних про таке припинення. Тобто, ті ФОПи, які не звільнили працівників до подання ліквідаційної заяви і не подали єдину звітність за квартал звільнення, по суті, потрапляють в пастку: ПКУ каже, що строк звітування вже минув, а ДПС – вимагає подання звіту вже після ліквідації. Ми про це докладно розповіли тут.

Скасування реєстрації РРО/ПРРО, ліцензій та закриття об’єктів (ф. №20-ОПП)

Другий блок підготовчих робіт стосується інфраструктури бізнесу:

• РРО та ПРРО: якщо ФОП використовував класичний чи програмний РРО, перед поданням заяви про закриття бізнесу обов'язково потрібно закрити зміну (сформувати Z-звіт) і більше цим РРО не користуватися. Після чого можна подати заяву про скасування реєстрації класичного РРО (форма №4-РРО) або програмного РРО (заява за формою №1-ПРРО з позначкою «Скасування реєстрації»). Головне – щоб на момент припинення не залишилося відкритої зміни та непереданих до ДПС чеків.
• Анулювання ліцензій: якщо діяльність ФОПа підлягала ліцензуванню, доцільно подати до органу ліцензування (ДПС) заяву про припинення дії ліцензії. Хоча припинення ФОПа в ЄДР є безумовною підставою для автоматичного припинення дії ліцензії, своєчасна подача заяви вбереже від зайвих непорозумінь щодо нарахування чергових платежів за ліцензію.
• Подання форми №20-ОПП (закриття об’єктів оподаткування): якщо під час діяльності ФОП подавав заяву за ф. №20-ОПП про відкриття магазину, офісу, складу, торговельної точки чи автомобіля, перед ліквідацією потрібно подати фінальну форму №20-ОПП. Щодо орендованих об'єктів у графі 2 зазначається код ознаки «3 – зміна відомостей про об’єкт оподаткування», а у графі 14 («Стан об’єкта оподаткування») – «6 – об’єкт відчужений / повернутий власнику». У разі закриття власного об’єкта у графі 2 зазначається ознака «6 – закриття об’єкта оподаткування». Також не забудьте розірвати договори оренди та підписати акти приймання-передачі майна з орендодавцями.

Коли всі питання з працівниками, касами та об’єктами закрито, а очікувані оплати від контрагентів надійшли на рахунок – можна переходити безпосередньо до процедури державної реєстрації припинення ФОПа.

Крок 1: Подання заяви про державну реєстрацію припинення ФОП

На сьогодні і відкриття, і закриття ФОПа здійснюється за заявницьким принципом. Тобто як додавання відомостей про ФОПа до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань (ЄДР), так і ліквідація ФОПа відбувається на підставі заяви фізособи. Жодного дозволу чи згоди від інших осіб для цього не потрібно.

Тож першим кроком на шляху до офіційного закриття ФОПа є подання заяви про державну реєстрацію припинення підприємницької діяльності. На сьогодні є два основні способи подати заяву: онлайн та офлайн.

Варіант 1. Онлайн через портал «Дія» (послуга «Автоматичне закриття ФОП»)

Це найшвидший і найпопулярніший спосіб ініціювати процедуру припинення ФОПа у 2026 році. Послуга надається безоплатно та працює в автоматичному режимі – без участі державного реєстратора («людського фактора»).

Основні переваги:

• швидкість: заповнення заяви займає близько 2 хвилин, а сам запис про припинення в ЄДР з’являється зазвичай протягом кількох хвилин (максимум – до 24 годин);
• доступність 24/7: подати заяву можна у будь-який час доби, зокрема перебуваючи за кордоном;
• автоматичний обмін даними: одразу після внесення запису про припинення до ЄДР інформація в автоматичному режимі передається до інформаційних систем Державної податкової служби (ДПС) та органів статистики, що запускає процес зняття платника з обліку.

Покроковий алгоритм дій:

1. Авторизуйтеся на порталі «Дія» (diia.gov.ua) за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
2. У каталозі послуг знайдіть та оберіть послугу «Автоматичне закриття ФОП» і натисніть «Подати заяву».
3. Уся необхідна інформація автоматично підтягнеться з ЄДР – уважно перевірте коректність своїх даних.
4. Підпишіть сформовану заяву своїм КЕП або Дія.Підписом.
5. Відстежуйте статус у розділі «Послуги – Замовлені послуги». Після автоматичної обробки заяви статус вашого ФОПа в ЄДР зміниться на «Припинено», а повідомлення про це надійде до кабінету громадянина на порталі «Дія» та на електронну пошту.

Важливо!

Аби протидіяти ФОП-«дропам», Нацбанк на початку жовтня 2025 року запропонував Мінцифри внести зміни до роботи автоматизованих сервісів «Дії». Зокрема, фахівці НБУ пропонували ускладнити процес закриття ФОПа через Дію. Про це читайте у новині.

Станом на жовтень 2026 року на рівні самої «Дії» послуга залишилася автоматичною та миттєвою – бар'єрів при поданні заяви для підприємців не ввели.

Варіант 2. Офлайн через ЦНАП, держреєстратора або нотаріуса

Якщо з певних причин ви не маєте змоги скористатися порталом «Дія», залишається класичний паперовий спосіб.

Куди звертатися: до будь-якого Центру надання адміністративних послуг (ЦНАП) або до нотаріуса, який має повноваження державного реєстратора. При цьому діє принцип екстериторіальності – звернутися можна незалежно від вашого зареєстрованого місця проживання (на підконтрольній Україні території).

Які документи потрібні:

1. Заява щодо державної реєстрації фізичної особи – підприємця (форма 1). У верхній частині заяви в блоці «Відомості про реєстраційну дію» потрібно проставити позначку «Х» у полі «Державна реєстрація припинення підприємницької діяльності фізичної особи – підприємця».
2. Документ, що посвідчує особу заявника (паспорт громадянина України у формі книжечки або ID-картки, закордонний паспорт або цифровий документ у застосунку «Дія»).
3. Нотаріально посвідчена довіреність (оригінал або нотаріально засвідчена копія) – якщо документи подає уповноважений представник ФОПа.

Державний реєстратор за відсутності підстав для відмови вносить запис про припинення ФОПа до ЄДР протягом 24 годин після надходження документів (крім вихідних та святкових днів). Адміністративний збір за реєстрацію припинення ФОПа не справляється (послуга безкоштовна).

Резервний механізм: як закрити ФОП за відсутності доступу до ЄДР

На випадок тимчасового обмеження доступу до ЄДР продовжує діяти спеціальний порядок, затверджений постановою КМУ від 31.12.2024 №1546.

Якщо на момент, коли вам терміново потрібно закрити ФОП (наприклад, в останні дні місяця чи кварталу, щоб не платити податки за наступний період), ЄДР тимчасово не працює:

• ви можете подати заяву в електронній формі через портал «Дія» або у паперовій формі особисто до будь-якого органу ДПС (незалежно від місця податкового обліку);
• податковий орган вносить дані про припинення ФОПа до своїх інформаційних систем і передає таку заяву до Мін’юсту;
• головне правило: датою державної реєстрації припинення ФОПа у такому разі вважається дата подання заяви (а не дата фактичного відновлення роботи реєстру, коли відомості фізично підтягнуться до ЄДР).

Крок 2: Зняття з обліку в ДПС та подання ліквідаційної звітності

Після офіційної фіксації припинення ФОПа в ЄДР розпочинається найвідповідальніший етап – врегулювання всіх питань із податковою службою. Запис у держреєстрі закриває ваш підприємницький статус на майбутнє, але не закриває минулі звітні періоди.

Перевірка статусу в Електронному кабінеті платника

Завдяки автоматичному обміну даними між ЄДР та інформаційними системами ДПС податківці отримують відомості про державну реєстрацію припинення ФОПа зазвичай у день подання заяви (або в день отримання паперової заяви органом ДПС за резервною процедурою). На підставі цього ДПС автоматично:

• вносить запис про припинення підприємницької діяльності;
• анулює реєстрацію платника єдиного податку (датою отримання відомостей з ЄДР згідно з пп. 2 п. 299.10 ПКУ);
• анулює реєстрацію платника ПДВ (якщо ФОП мав такий статус).

Рекомендація: незважаючи на автоматизацію, обов’язково самостійно перевірте факт зміни статусу в Електронному кабінеті платника податків. Увійдіть до розділу «Облікові дані платника» та переконайтеся, що з’явилися дата припинення ФОПа та запис про виключення з Реєстру платників єдиного податку / ПДВ. Саме після появи цих записів у кабінеті система коректно прийме вашу ліквідаційну звітність.

Важливо!

Згідно з пп. 65.10.4 ПКУ державна реєстрація припинення ФОПа не припиняє його зобов’язань, що виникли під час провадження підприємницької діяльності, та не змінює строків і порядків їх виконання. Після закриття ФОПа фізична особа продовжує обліковуватися в ДПС як платник податків – фізособа, яка отримувала доходи від підприємницької діяльності, і несе повну майнову відповідальність (усім своїм особистим майном за ст. 52 ЦКУ) за погашення податкових боргів.

Наступне обов'язкове завдання ФОПа – відзвітувати за останній звітний період роботи, подавши декларацію з позначкою про ліквідацію (навіть якщо у звітному році діяльність не велася і доходи були нульовими).

Ліквідаційна декларація ФОПа на єдиному податку (1, 2, 3 групи)

Для єдинників останнім податковим (звітним) періодом вважається період, у якому відповідним контролюючим органом отримано від держреєстратора повідомлення про проведення державної реєстрації припинення ФОПа (п. 294.6 ПКУ). Декларація складається наростаючим підсумком з початку року (з 1 січня 2026 року до дати припинення).

Яку форму подавати у 2026 році:

Використовується чинна форма Податкової декларації платника єдиного податку – фізичної особи – підприємця (затверджена наказом Мінфіну від 19.06.2015 №578 у редакції наказу від 31.01.2025 №57, яка містить окремий розділ для відображення військового збору).

В Електронному кабінеті обираємо один із двох ідентифікаторів залежно від групи:

• F0103309 – для ФОПів 3 групи (квартальна форма);
• F0103407 – для ФОПів 1 та 2 груп (річна форма).

Що треба врахувати при заповненні:

1. Позначка про ліквідацію: у полі 8.1 заголовної частини декларації обов’язково проставляється позначка «Х» («Платник податку, що подає декларацію за останній податковий (звітний) період, на який припадає дата державної реєстрації припинення»). Без цієї позначки звіт не отримає статусу ліквідаційного!

2. Військовий збір: обов’язково заповнюється розділ VIII декларації: ФОПи 1 та 2 груп заповнюють підрозділ 1, де відображають щомісячні авансові внески з ВЗ за місяці перебування на спрощеній системі у 2026 році (по 864,70 грн на місяць), а ФОПи 3 групи заповнюють підрозділ 2, розраховуючи 1% ВЗ від отриманого оподатковуваного доходу.

3. Додаток 1 (щодо ЄСВ за себе): У ньому обов'язково проставляється позначка «Х» у полі 5 за типом форми «після припинення», у полі 6 зазначається дата припинення в ЄДР, а в полі 8 – період перебування на спрощеній системі у 2026 році та категорія застрахованої особи («6»). У табличній частині (розділ 9) заповнюються рядки лише за ті місяці, в яких ФОП перебував у статусі підприємця (місяці після закриття не заповнюються нулями, а залишаються порожніми). 

Увага!

ФОПи, які протягом усього періоду 2026 року до дати закриття користувалися пільгою зі звільнення від сплати ЄСВ за себе (пенсіонери, особи з інвалідністю, наймані працівники, за яких роботодавець сплатив не менше мінімального внеску тощо), Додаток 1 у складі ліквідаційної декларації можуть не подавати.

4. Додаток 2 (щодо МПЗ): подається лише тими ФОПами, які є власниками чи користувачами сільгоспземель та зобов’язані визначати мінімальне податкове зобов’язання.

Строки подання ліквідаційної декларації єдинника (нюанси 2026 року):

• Для ФОП 3 групи: декларація (форма F0103309) подається у строки, встановлені для квартального податкового періоду – протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем кварталу, в якому відбулося припинення (пп. 49.18.2, п. 296.3 ПКУ).

Приклад 1

ФОП 3 групи закрився 15 вересня 2026 року (ІІІ квартал). Подати ліквідаційну декларацію потрібно не пізніше 9 листопада 2026 року.

Приклад 2

ФОП 3 групи закрився 20 жовтня 2026 року (IV квартал). Граничний строк подання – 9 лютого 2027 року.

• Для ФОП 1 та 2 груп: податківці у своїх роз’ясненнях 2026 року («ЗІР», категорія 107.01.07) зазначають таке. Оскільки для 1–2 груп базовим періодом за п. 296.2 ПКУ є календарний рік, ліквідаційна декларація за формою F0103407 при закритті у 2026 році подається у періоді «Рік 2026» у строки, встановлені для річного звітного періоду – тобто формально граничний строк спливає 1 березня 2027 року (оскільки 28 лютого 2027 р. – вихідний).

Водночас згідно з пп. 49.18.8 ПКУ платник має повне право подати таку декларацію до закінчення звітного періоду – тобто одразу після появи в Е-кабінеті запису про припинення (не чекаючи кінця кварталу чи року).

Ліквідаційна декларація ФОПа на загальній системі оподаткування

Для загальносистемників правила звітування при закритті значно жорсткіші за строками (п. 177.11 ПКУ).

• Що подавати: Податкову декларацію про майновий стан і доходи (у 2026 році діє форма у редакції наказу Мінфіну від 26.02.2025 №119, електронний ідентифікатор – F0100215).
• Обов’язкові додатки та позначки: у заголовній частині проставляється позначка про те, що це декларація фізичної особи – підприємця за останній звітний період, на який припадає дата припинення. Разом із декларацією обов'язково формуються Додаток Ф2 (розрахунок чистого оподатковуваного доходу, ПДФО 18% та військового збору 5%) та Додаток ЄСВ1 (розрахунок сум нарахованого ЄСВ за місяці роботи у 2026 році).
• Який період охоплює: з початку року (1 січня 2026 року) або з дня реєстрації ФОПа (якщо він відкрився і закрився у 2026 році) до дня державної реєстрації припинення включно. У цій ліквідаційній декларації відображаються виключно доходи від підприємницької діяльності (громадянські та іноземні доходи фізособи сюди не включаються – за ними у разі потреби подається звичайна річна декларація громадянина до 1 травня наступного року).
• Строк подання: протягом 20 календарних днів, що настають за останнім календарним днем місяця, в якому проведено державну реєстрацію припинення ФОПа (абз. 2 п. 177.11 ПКУ).

Приклад 3

Якщо ФОП на загальній системі припинив діяльність 20 жовтня 2026 року, останнім днем подання ліквідаційної декларації про майновий стан і доходи є 20 листопада 2026 року включно.

Крок 3: Остаточний розрахунок щодо податків, ВЗ та ЄСВ у 2026 році

Подання ліквідаційної звітності має супроводжуватися повним та остаточним розрахунком із бюджетом.

Перевірка стану розрахунків з бюджетом

Перед тим як формувати фінальні платіжні інструкції, обов’язково зайдіть до Електронного кабінеті платника у розділ «Стан розрахунків з бюджетом», щоб переконатися у відсутності будь-якої заборгованості за попередні періоди.

Якщо ж за якимось податком виникла переплата – подайте через розділ «Введення звітності» або меню «Заяви, запити для отримання інформації» електронну заяву про повернення помилково та/або надміру сплачених сум грошових зобов’язань (ідентифікатор форми – F1302002) на свій особистий банківський рахунок фізособи (для повернення переплати з ЄСВ діє окремий порядок і форма заяви за Порядком Мінфіну №417).

Єдиний податок та військовий збір (групи 1–3)

Правила остаточної сплати на спрощеній системі залежать від групи:

• Єдиний податок та військовий збір для груп 1 та 2: сплачуються авансовим внеском (не пізніше 20 числа поточного місяця) за повний календарний місяць, у якому подано заяву про припинення – незалежно від того, якого саме числа місяця ФОП закрився в ЄДР (п. 295.8 ПКУ, пп. 1.15 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).

Актуальні суми на 2026 рік:

• Єдиний податок (1 група): до 332,80 грн/міс. (залежно від ставки, встановленої місцевою радою);
• Єдиний податок (2 група): до 1 729,40 грн/міс.;
• Військовий збір (1 та 2 групи): фіксовано 864,70 грн/міс. (10% від МЗП).

Увага!

Якщо ви плануєте закрити ФОП 1 чи 2 групи наприкінці місяця, зробіть це не 1-го числа наступного місяця, а 29–30 (31) числа поточного. Наприклад, подавши заяву 1 листопада замість 31 жовтня 2026 року, ви автоматично втратите до 1 197,50 грн (на 1 групі) або 2 594,10 грн (на 2 групі) тільки на ЄП та ВЗ за один день перебування у статусі ФОПа в листопаді (плюс ще й ЄСВ за листопад).

• Єдиний податок (3% або 5%) та військовий збір (1%) для групи 3: сплачуються за підсумками поданої ліквідаційної декларації у стандартний строк – протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку подання декларації за квартал, у якому ФОП припинився (п. 295.3 ПКУ). Але на практиці зручніше сплатити ці суми одразу після подання ліквідаційної декларації, не чекаючи 50 днів після закінчення кварталу, щоб швидше закрити підприємницькі рахунки в банку.

ПДФО та військовий збір (загальна система)

Якщо ФОП на загальній системі оподаткування за підсумками роботи у 2026 році отримав чистий оподатковуваний дохід (прибуток), визначені у Додатку Ф2 ліквідаційної декларації суми ПДФО (18%) та військового збору (5%) необхідно сплатити протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку подання такої ліквідаційної декларації (п. 57.1, п. 177.11 ПКУ).

Приклад 4

При закритті ФОПа у жовтні 2026 року граничний строк подання декларації – 20 листопада 2026 року, отже, граничний строк сплати ПДФО та ВЗ – 30 листопада 2026 року. Якщо діяльність була збитковою або нульовою – ПДФО та ВЗ дорівнюють нулю.

Сплата ЄСВ «за себе» у 2026 році та актуальні пільги

Як і у 2025 році, у 2026 році «воєнна» пільга з добровільної сплати ЄСВ не діє – сплата єдиного внеску є обов’язковою для всіх ФОПів.

• Сума до сплати: ЄСВ сплачується за всі місяці звітного кварталу, в яких ФОП перебував на обліку, включно з повним місяцем, у якому відбулася державна реєстрація припинення. У 2026 році мінімальний страховий внесок становить 1 902,34 грн за місяць (22% від МЗП 8 647 грн), або 5 707,02 грн за повний квартал (максимальна база нарахування ЄСВ у 2026 р. – 20 МЗП, тобто 172 940 грн, максимальний внесок – 38 046,80 грн/міс.).

Приклад 5

ФОП-єдинник закрився 2 жовтня 2026 року (IV квартал). За жовтень йому потрібно нарахувати в Додатку 1 та сплатити повний місячний внесок – 1 902,34 грн (за листопад і грудень ЄСВ вже не нараховується).

• Термін сплати: За загальним правилом ЄСВ за календарний квартал сплачується до 20 числа місяця, що настає за цим кварталом. Водночас для остаточного розрахунку при припиненні підприємницької діяльності пп. 9 п. 2 розд. IV Інструкції №449 передбачає спеціальний строк: протягом 10 календарних днів, що настають за останнім днем граничного строку подання звітності, яка містить інформацію щодо сум ЄСВ за останній звітний період.

Особливості для ФОПів-платників ПДВ

Якщо ФОП був зареєстрований платником ПДВ (на загальній системі чи на 3 групі ЄП за ставкою 3%), процедура анулювання його ПДВ-статусу при закритті бізнесу відбувається автоматично (п. 184.1, 184.2 ПКУ):

• подавати окрему заяву про анулювання реєстрації платника ПДВ за формою №3-ПДВ не потрібно;
• податкова служба самостійно анулює ПДВ-реєстрацію на підставі відомостей з ЄДР про припинення ФОПа. Датою анулювання реєстрації платника ПДВ є дата внесення запису про припинення до ЄДР.

Увага!

Якщо у ФОПа на момент припинення залишилися товари, послуги або необоротні активи (обладнання, авто, нерухомість), під час придбання яких суми ПДВ були включені до складу податкового кредиту і які не були використані в оподатковуваних операціях у межах госпдіяльності, то не пізніше дати анулювання реєстрації платник зобов'язаний визначити за ними податкові зобов’язання з ПДВ («умовний продаж») виходячи зі звичайної ціни таких залишків (п. 184.7 ПКУ).

На суму такого «умовного продажу» потрібно скласти та обов'язково зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну не пізніше дня анулювання ПДВ-реєстрації (тобто дати внесення запису про припинення до ЄДР). З наступного дня після анулювання реєстрації ви втратите доступ до ЄРПН і право реєструвати податкові накладні (п. 184.5 ПКУ).

Також ці податкові зобов'язання слід відобразити в останній декларації з ПДВ (яка подається за останній неповний звітний період – з 1-го числа місяця закриття по день припинення ФОПа в ЄДР включно, протягом 20 к. д. після закінчення цього місяця) та сплатити задекларовану суму ПДВ.

Увага! Податкова документальна перевірка при ліквідації за пп. 78.1.7 ПКУ

Припинення підприємницької діяльності ФОПа є законною підставою для проведення документальної позапланової перевірки з боку ДПС (пп. 78.1.7 ПКУ).

Що варто знати про таку перевірку у 2026 році:

• Вона є правом, а не безумовним обов'язком ДПС: законодавство не встановлює окремого строку, протягом якого податкова має призначити перевірку після внесення запису до ЄДР. Тому безпосередньо після ліквідації ФОПа такої перевірки може і не бути, але її можуть призначити пізніше.
• Період, який можуть перевірити: базовий строк позовної давності за ст. 102 ПКУ становить 1095 днів (3 роки), але з огляду на те, що перебіг строків давності зупинявся на час карантину COVID-19 (з 18.03.2020) та воєнного стану (до відновлення документальних перевірок), у 2026 році податківці при ліквідації законно охоплюють перевіркою значно глибший період (часто починаючи з 2017–2019 років), а в частині правильності нарахування та сплати ЄСВ – строк давності взагалі не застосовується (ч. 16 ст. 25 Закону №2464-VI), тобто ЄСВ перевіряють за весь час існування ФОПа (починаючи з 2011 року або з дати реєстрації). Докладніше про це тут. 

Крок 4: Закриття підприємницьких рахунків у банках

Наступним обов’язковим кроком під час припинення підприємницької діяльності є закриття всіх рахунків та електронних гаманців, відкритих для провадження господарської діяльності. Залишати їх відкритими не варто з кількох причин:

1. Банк може продовжувати списувати щомісячну плату за розрахунково-касове обслуговування, накопичуючи заборгованість;
2. Випадкове надходження коштів на такий рахунок після втрати статусу ФОП тягне за собою оподаткування за правилами для звичайної фізичної особи (18% ПДФО + 5% ВЗ);
3. Наявність діючих рахунків ускладнює остаточне зняття платника з податкового обліку та закриття його інтегрованих карток (ІКП) у контролюючих органах.

Які рахунки потрібно закрити і як знайти «забуті» рахунки

Закриттю підлягають усі поточні рахунки (у гривні та іноземній валюті), платіжні картки до них, а також електронні гаманці, відкриті на ім’я фізичної особи у статусі суб’єкта господарювання. У номері IBAN банківські поточні рахунки підприємця мають балансовий рахунок 2600.

Також обов'язково розірвіть договори еквайрингу з банками чи фінансовими установами (якщо використовувалися POS-термінали або інтернет-еквайринг).

Натомість особисті рахунки, відкриті для власних побутових потреб як на звичайну фізичну особу (з кодом балансового рахунку «2620» у номері IBAN), закривати не потрібно.

Як перевірити, чи не залишилося «забутих» рахунків:

Часто підприємець активно користується рахунком в одному банку, але забуває про старий або резервний рахунок (чи валютний рахунок), відкритий кілька років тому в іншій установі. Щоб нічого не пропустити, перевірте повний перелік своїх рахунків в Електронному кабінеті платника:

• увійдіть до розділу «Облікові дані платника»;
• прогорніть сторінку вниз до блоку «Інформація про рахунки в банках та інших фінансових установах» (або сформуйте запит про відкриті рахунки). Там відобразяться всі рахунки ФОПа, про відкриття яких банки офіційно повідомили податкову і за якими ще не надійшло повідомлення про закриття.

Покрокова процедура закриття рахунку у банку:

1. Отримайте банківські виписки! Це критично важливо зробити до подання заяви на закриття рахунку. Сформуйте та збережіть (у форматі PDF з електронною печаткою банку або у паперовому вигляді) детальні банківські виписки за всіма рахунками (гривневими та валютними) за останні 3–5 років (або за весь період з моменту останньої перевірки).
2. Обнуліть залишок коштів на рахунку: якщо на рахунку 2600 залишилися власні кошти (зокрема й на валютному рахунку – валюту попередньо потрібно продати на міжбанку, а гривневий еквівалент зарахувати на поточний рахунок), перерахуйте їх на свій особистий картковий/поточний рахунок фізособи або зазначте реквізити особистого рахунку в самій заяві на закриття, щоб банк переказав залишок під час закриття рахунку (п. 129, 134 Інструкції №162).
3. Подайте заяву про закриття поточного рахунку: у більшості сучасних банків та платіжних установ у 2026 році це робиться дистанційно у мобільному застосунку або вебверсії клієнт-банку (заява підписується КЕП чи SmartID). Якщо рахунок відкрито у банку з традиційним обслуговуванням – зверніться до відділення з паспортом, РНОКПП та випискою з ЄДР про припинення ФОПа.
4. Дочекайтеся закриття та візьміть довідку: за відсутності арештів на кошти та заборгованості перед банком за обслуговування банк закриває рахунок і у день закриття в електронному вигляді направляє повідомлення (файл Р) до ДПС. За бажанням ви можете завантажити в застосунку банку офіційну довідку про закриття рахунку.

Як сплатити податки та ЄСВ, якщо рахунок ФОПа вже закрито?

Оскільки після припинення підприємницької діяльності податкові зобов’язання переходять на саму фізичну особу, сплатити податки та ЄСВ можна з поточного рахунку фізособи або готівкою через касу банку/платіжні термінали.

При заповненні платіжної інструкції зазначте, що:

• кошти перераховуються на відповідні бюджетні та небюджетні рахунки Казначейства, відкриті для територіального органу ДПС;
• у структурованому реквізиті «Призначення платежу» обов'язково обирається код виду сплати 101 (для поточної сплати зобов'язань);
• у полі «Додаткова інформація запису» зазначається назва податку, період сплати та власний РНОКПП (податковий номер), щоб кошти безпомилково рознеслися в інтегрованій картці платника.

Крок 5: Зберігання документів після припинення ФОП

Дуже небезпечною і поширеною помилкою серед підприємців є переконання, що усі документи після ліквідації ФОПа теж можна знищити.

Насправді припинення ФОПа не звільняє фізичну особу від обов’язку зберігати документи, пов’язані з її колишньою підприємницькою діяльністю, протягом установлених законом строків. Це пряма вимога як п. 44.1, 44.3 ПКУ, так і Переліку №578/5).

Саме ці документи будуть вашою єдиною захисною та доказовою базою під час можливої документальної позапланової перевірки, яку ДПС має право ініціювати вже після припинення ФОПа.

Актуальні строки зберігання документів для ФОП: 3 чи 5 років?

Звернемося до прямих норм п. 44.3 ПКУ та Переліку №578/5:

1. Базовий податковий строк для ФОП – 1095 днів (3 роки): 

Саме такий мінімальний строк встановлено пп. 44.3.3 ПКУ та примітками до Переліку №578/5 для первинних документів, регістрів обліку доходів і витрат та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів фізичними особами – підприємцями.

(Натомість 5-річний строк у 1825 днів за пп. 44.3.2 ПКУ стосується виключно юридичних осіб – платників податку на прибуток, юросіб-єдинників та неприбуткових організацій).

2. Спеціальний строк – 2555 днів (7 років):

Застосовується згідно з пп. 44.3.1 ПКУ, наприклад, якщо ФОП виплачував доходи юрособам-нерезидентам з утриманням податку на доходи нерезидентів (податку на репатріацію) за п. 141.4 ПКУ.

3. Кадрові документи та нарахування зарплати / ЄСВ найманим працівникам – 75 років:

Трудові договори, накази з кадрових питань тривалого строку зберігання (про прийняття, переведення, звільнення, стаж), особові картки та відомості нарахування зарплати працівникам мають зберігатися 75 років (ст. 492, 502, 507 Переліку №578/5). Оскільки ці документи підтверджують трудовий і страховий стаж найманих працівників для призначення пенсії, колишній ФОП має забезпечити їх збереження особисто або передати на архівне зберігання до місцевої архівної установи.

З якого моменту відлічувати строк зберігання?

Строки зберігання (1095 або 2555 днів) обчислюються з дня подання податкової звітності, для складення якої використовувалися відповідні документи (а якщо звітність не була подана – з передбаченого ПКУ граничного строку її подання), а для документів, не пов’язаних із податковою звітністю, – з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством (п. 44.3 ПКУ, п. 2.10 Переліку №578/5).

Топ-7 помилок під час закриття ФОПа та штрафи 2026 року

Розглянемо сім найпоширеніших помилок ліквідованих ФОПів та їхню реальну вартість у 2026 році.

Помилка 1. Вважати, що закриття через «Дію» – це фінальний крок, і проігнорувати податкову

• Ризик: запис «Припинено» в ЄДР лише зупиняє нарахування нових авансових внесків із наступного місяця. Якщо після цього «забути» про податкову, ви гарантовано отримаєте штрафи за неподання ліквідаційної звітності, нарахування ЄСВ і податків під час перевірки та податковий борг, який перейде на вас як на звичайну фізособу.
• Як уникнути: сприймайте «Дію» лише як Крок 1, після якого обов'язково потрібно пройти звітування, звірку розрахунків та закриття рахунків.

Помилка 2. Неподання або несвоєчасне подання ліквідаційної звітності (або подання звітності без позначки «ліквідаційна»)

• Ризик: прострочення або неподання ліквідаційної декларації (з єдиного податку або про майновий стан і доходи) тягне за собою штраф у розмірі 340 грн за п. 120.1 ПКУ (у разі повторного порушення протягом року – 1 020 грн). Якщо подати звітність без відповідної позначки про припинення діяльності (поле 8.1 у декларації платника ЄП або категорія 8 у декларації про майновий стан і доходи), інтегрована картка платника в контролюючому органі не закриється. До того ж за неподання або несвоєчасне подання відомостей про нарахований ЄСВ (Додаток 1), коли його подання є обов'язковим, застосовуються санкції, встановлені ПКУ (п. 7 ч. 11 ст. 25 Закону №2464-VI).
• Як уникнути: подайте декларацію з обов’язковою позначкою про подання за останній звітний період, в якому проведено реєстрацію припинення, разом із Додатком щодо ЄСВ одразу після появи в Електронному кабінеті відомостей про закриття ФОПа. Переконайтеся в отриманні Квитанції №2 зі статусом «Пакет прийнято». Зверніть увагу: якщо ФОП мав право на пільгу з ЄСВ (як пенсіонер, особа з інвалідністю або найманий працівник з мінімальним страховим внеском від роботодавця) і не сплачував внесок добровільно, Додаток 1 подавати не потрібно.

Помилка 3. Залишити непогашені борги з податків, ВЗ чи ЄСВ

• Ризик: податковий борг після закриття ФОПа не списується – за ним продовжує капати пеня (ст. 129 ПКУ). До того ж за несвоєчасну сплату узгоджених зобов'язань з ЄП, ПДФО чи ВЗ накладається штраф від 5% до 10% суми боргу (ст. 124 ПКУ), а за несплату ЄСВ – 20% своєчасно не сплачених сум плюс пеня 0,1% за кожен день прострочення (ч. 10, п. 2 ч. 11 ст. 25 Закону №2464-VI). Якщо загальна сума податкового боргу перевищить 3 060 грн (180 НМДГ), майно фізособи потрапить у податкову заставу, а борг з ЄСВ виконавча служба стягуватиме з особистих рахунків та майна громадянина взагалі без жодного мінімального порогу суми (навіть за борг у 100 грн можуть заблокувати особисті банківські картки!).
• Як уникнути: після перерахування коштів за ліквідаційною звітністю перевірте розділ «Стан розрахунків з бюджетом» в Е-кабінеті платника та переконайтеся, що за всіма кодами бюджетної класифікації у графах «Податковий борг» та «Недоїмка» зафіксовано 0,00 грн.

Помилка 4. Не закрити поточні підприємницькі рахунки або прийняти оплату після дати припинення в ЄДР

• Ризик: окрім витрат на банківське обслуговування недіючого рахунку, існує податковий ризик: кошти, отримані після внесення запису про припинення ФОПа до ЄДР, втрачають статус підприємницького доходу. Податкові органи кваліфікують такі надходження як звичайні цивільні доходи фізичної особи, що підлягають оподаткуванню за базовими ставками – 18% ПДФО та 5% військового збору (загальне податкове навантаження 23% замість спрощених ставок), з вимогою задекларувати їх у річній майновій декларації громадянина.
• Як уникнути: проведіть розрахунки з дебіторами до подання реєстраційної заяви. Після сплати всіх податкових зобов'язань сформуйте та збережіть банківські виписки за весь відкритий період і подайте заяви на закриття рахунків 2600.

Помилка 5. Ігнорування письмових запитів ДПС після реєстрації припинення

• Ризик: багато хто після закриття ФОПа перестає заходити до Електронного кабінету та не отримує рекомендовані листи з податкової за місцем реєстрації. Проте у 2026 році ціна ігнорування письмового запиту ДПС про надання пояснень та їх документальних підтверджень є надзвичайно високою. Згідно з п. 121.2 ПКУ штраф за ненадання або неповне надання відповіді на запит ДПС прив’язаний до мінімальної зарплати (у 2026 році МЗП – 8 647 грн) і становить:
  • 8 647 грн (1 МЗП) – за ненадання інформації на звичайний запит ДПС (зокрема при виявленні недостовірності даних у деклараціях);
  • 43 235 грн (5 МЗП) – за ненадання відповіді на запити щодо зустрічних звірок, ТЦУ чи КІК (пп. 6–8 пп. 73.3.1 ПКУ).
    Більше того, ненадання документів під час перевірки призведе до того, що інспектори визначать податкові зобов’язання розрахунковим шляхом (на підставі даних банківських виписок без врахування ваших витрат або за ставками загальної системи).
• Як уникнути: регулярно перевіряйте надходження кореспонденції в Е-кабінеті та за податковою адресою місця реєстрації навіть після припинення діяльності.

Помилка 6. Передчасне знищення первинних документів та облікових регістрів

• Ризик: за незабезпечення зберігання первинних документів та облікових регістрів за п. 121.1 ПКУ передбачено штраф у розмірі 1 020 грн (при повторному порушенні протягом року – 2 040 грн). Для підприємців на загальній системі втрата первинки призводить до зняття витрат, донарахування 18% ПДФО, 5% ВЗ і 22% ЄСВ з усього валового доходу, а також штрафів за ст. 123 ПКУ.
  Для платників єдиного податку 1–3 груп (неплатників ПДВ, які не ведуть обов'язковий облік товарних запасів) штраф за п. 121.1 ПКУ застосовується у разі незбереження регістру обліку доходів та підтвердних документів щодо отриманого доходу (банківські виписки, чеки РРО/ПРРО, акти тощо).
• Як уникнути: первинні документи, пов’язані з обчисленням доходів і податків, необхідно зберігати не менше 1095 днів із дня подання відповідної звітності (пп. 44.3.3 ПКУ) та до завершення перевірки органом ДПС. Документи з особового складу тривалого зберігання (накази про прийняття, переведення, звільнення та розрахунково-платіжні відомості) підлягають зберіганню до 75 років, тоді як кадрові документи тимчасового зберігання (накази про щорічні відпустки, відрядження, табелі обліку часу) зберігаються 5 років.

Помилка 7. Некоректне планування дати закриття («на стику» звітних періодів)

• Ризик: подання заяви про закриття ФОПа ввечері останнього дня місяця (або кварталу) через ЦНАП або під час технічних регламентних робіт у «Дії» може призвести до того, що фактичний запис до ЄДР буде внесено вже 1-го числа наступного місяця. Для ФОПа 1–2 групи у 2026 році один такий «зайвий день» у новому місяці означає обов'язок сплатити за цей новий місяць повний авансовий внесок з ЄП (до 332,80 грн або 1 729,40 грн), повний військовий збір (864,70 грн) та повний ЄСВ (1 902,34 грн) – тобто втрату до 4 496,44 грн на рівному місці! А якщо цей день припав на новий квартал – доведеться ще й здавати окрему декларацію за новий квартал.
• Як уникнути: ніколи не відкладайте подання заяви в «Дії» на останні години останнього дня місяця. Закривайте ФОП із запасом у 2–3 дні до закінчення календарного місяця (наприклад, 27–28 числа).

Чек-лист ліквідації ФОПа у 2026 році

Підсумовуючи всі етапи, безпроблемний алгоритм закриття ФОПа у 2026 році виглядає так:

• Підготовчий етап (ДО подання заяви): прийміть усі оплати від клієнтів на рахунок ФОПа, звільніть найманих працівників і подайте за них Податковий розрахунок (форма F0500111), закрийте зміну та скасуйте реєстрацію РРО/ПРРО, анулюйте ліцензії та закрийте об’єкти оподаткування за ф. №20-ОПП.
• Державна реєстрація припинення (Крок 1): подайте заяву про припинення ФОПа онлайн через портал «Дія» (або офлайн через ЦНАП/нотаріуса) за кілька днів до кінця місяця. Зафіксуйте дату запису про припинення в ЄДР.
• Ліквідаційна звітність (Крок 2): дочекайтеся відображення статусу «Припинено» в Електронному кабінеті платника та подайте ліквідаційну декларацію (для ЄП – форма F0103309 або F0103407 із заповненим розділом про військовий збір та Додатком 1 по ЄСВ; для загальної системи – форма F0100215 з Додатками Ф2 та ЄСВ1 у межах 20 днів після місяця закриття).
• Повний розрахунок з бюджетом (Крок 3): сплатіть остаточні суми ЄП, ПДФО, ВЗ (для 1–2 груп у 2026 р. – по 864,70 грн за місяць закриття, для 3 групи – 1% від доходу) та ЄСВ за себе (мінімум 1 902,34 грн за місяць закриття, якщо немає пільги). Перевірте в Е-кабінеті, щоб сальдо за всіма податками вийшло в «нуль».
• Банківський фінал (Крок 4): завантажте та збережіть банківські виписки за всіма рахунками за останні 3–5 років, виведіть залишок власних коштів на особисту картку та закрийте всі підприємницькі рахунки (код 2600).
• Архівне зберігання (Крок 5): сформуйте архів первинних документів, регістрів обліку доходів, банківських виписок та звітності й зберігайте його протягом щонайменше 1095 днів / 3 років (і до моменту проведення документальної перевірки ДПС), а документи з кадрових питань і зарплати працівників – 75 років.

Дотримання цієї покрокової інструкції дозволить вам поставити юридично чисту крапку у підприємницькій діяльності та захистить ваше особисте майно і кошти від будь-яких фінансових претензій контролюючих органів у майбутньому.