«YANKIV. Юридичні послуги» розповідає, що перехід із єдиного податку на загальну систему оподаткування – поширена ситуація для українських підприємців, що часто супроводжується питанням: чи можна врахувати витрати ФОП на загальній системі, якщо товари чи послуги були оплачені ще під час перебування на спрощеній системі?
Відповідь – так, це можливо й цілком законно. Головний критерій – не дата оплати витрат, а момент отримання доходу, з яким ці витрати пов’язані.
У 2025 році, з урахуванням нових податкових реалій, таких як запровадження військового збору для всіх ФОП та обов’язкова сплата ЄСВ для «спрощенців», актуальність цієї теми значно зросла.
Правильний облік витрат ФОП стає ключовим інструментом для оптимізації фінансового навантаження, а ця стаття детально розкриває юридичне підґрунтя, практичні аспекти та вимоги до документації для таких перехідних операцій.
Загальна vs. Спрощена система у 2025 році: ключові відмінності, що впливають на облік
Щоб зрозуміти логіку обліку витрат, необхідно усвідомити фундаментальну різницю між двома системами. На спрощеній системі об’єктом оподаткування є весь отриманий дохід (виручка), і сума понесених витрат не впливає на розмір податку.
Натомість на загальній системі оподатковується чистий дохід, тобто різниця між доходами та документально підтвердженими витратами. Саме тому для «загальника» кожна гривня підтверджених витрат безпосередньо зменшує податкове зобов’язання.
Порівняльна таблиця систем оподаткування ФОП (станом на червень 2025 року)
| Критерій | Загальна система | ЄП 2 група | ЄП 3 група (5%) |
| Об’єкт оподаткування | Чистий дохід (доходи – витрати) | Фіксована сума податку | Дохід (виручка) |
| Ставка ПДФО | 18% від чистого доходу | – | – |
| Ставка Єдиного податку | – | до 20% від МЗП (до 1600 грн/міс) | 5% від доходу |
| Ставка Військового збору | 5% від чистого доходу | 10% від МЗП (800 грн/міс, фіксовано) | 1% від доходу |
| Ставка ЄСВ | 22% від чистого доходу1 | 22% від МЗП2 | 22% від МЗП2 |
| Місячний платіж ЄСВ (мін.) | 1760 грн (за наявності прибутку) | 1760 грн (обов’язково) | 1760 грн (обов’язково) |
| Ліміт доходу | Без обмежень | 6 672 000 грн (834 МЗП) | 9 336 000 грн (1167 МЗП) |
| Облік | Книга обліку доходів і витрат | Довільна форма3 | Довільна форма3 |
| 1 ЄСВ на загальній системі сплачується лише за ті місяці, у яких отримано чистий дохід (прибуток). Якщо місяць збитковий або дохід відсутній, обов’язку сплачувати ЄСВ немає. 2 ЄСВ для платників єдиного податку є обов’язковим до сплати щомісяця, незалежно від факту отримання доходу, у зв’язку зі скасуванням «воєнної» пільги з 1 січня 2025 року. 3 Облік ведеться в довільній формі, проте для всіх ФОП є обов’язковою наявність первинних документів, що підтверджують походження товару. Для майбутнього переходу на ЗСО збереження таких документів є критично важливим. |
|||
Головний принцип: чи можна врахувати витрати, понесені на єдиному податку?
Так, можна. Ключовим є не момент оплати, а момент отримання доходу, для генерації якого були здійснені ці витрати.
Юридичне підґрунтя
Нормативна база для такого підходу закладена в ст. 177 ПКУ.
- Пункт 177.2 ПКУ визначає об’єкт оподаткування як «чистий оподатковуваний дохід, тобто різниця між загальним оподатковуваним доходом (виручка в грошовій та негрошовій формі) і документально підтвердженими витратами, пов’язаними з господарською діяльністю».
- Пункт 177.4 ПКУ надає перелік дозволених витрат, до яких, зокрема, належить «вартість сировини, матеріалів, товарів, що утворюють основу для виготовлення (продажу) продукції або товарів (надання робіт, послуг)».
Законодавство встановлює прямий економічний зв’язок між витратою та доходом. Витрата стає податковою лише тоді, коли дохід, який вона допомогла отримати, стає об’єктом оподаткування на загальній системі.
«Касовий метод» для доходу: Як податкова трактує перехідні операції
І на спрощеній, і на загальній системі дохід визнається за «касовим методом» – тобто на дату фактичного надходження коштів на рахунок або в касу. Це правило є вирішальним для перехідних операцій.
Якщо товар був закуплений на єдиному податку, а оплата за його продаж надійшла вже на загальній системі, то дохід виникає саме на загальній системі. Відповідно, і право на врахування витрат на закупівлю цього товару виникає в тому ж звітному періоді, коли був отриманий дохід.
І навпаки, якщо аванс за товар було отримано на ЄП, то цей дохід уже оподатковано єдиним податком. Подальше відвантаження товару на загальній системі не створює нового доходу, а отже, і витрати, пов’язані із цим товаром, врахувати не можна.
Покрокова інструкція та практичний кейс обліку
Розглянемо типову ситуацію на конкретному прикладі:
Крок 1: Закупівля на ЄП (Листопад 2024 року). ФОП на 3-й групі єдиного податку закуповує партію товару на суму 100 000 грн. Він отримує видаткову накладну та має банківську виписку, що підтверджує оплату.
Крок 2: Перехід на ЗС (Січень 2025 року). Підприємець подає заяву про відмову від спрощеної системи і з 1 січня 2025 року працює на загальній системі оподаткування.
Крок 3: Реалізація товару (Лютий 2025 року). ФОП продає цей товар за 150 000 грн. Гроші надходять на його підприємницький рахунок.
Крок 4: Облік та оподаткування.
Дохід: 150 000 грн відображаються в графі 2 Книги обліку доходів і витрат.
Витрати: 100 000 грн відображаються в графі 6 Книги, а реквізити первинних документів (накладної) – у графі 5.
Чистий дохід: 150000 − 100000 = 50000 грн.
Податки до сплати: ПДФО (18%) – 50000 × 0.18 = 9000 грн; Військовий збір (5%) – 50000 × 0.05 = 2500 грн.
Таким чином, завдяки правильному обліку витрат, податки сплачуються не зі 150 000 грн, а лише з 50 000 грн прибутку.
Документальне підтвердження – ваш головний аргумент для податкової
Скасування обов’язкової реєстрації Книги обліку в ДПС не зменшило, а навпаки, збільшило відповідальність підприємця за ведення первинної документації.
Важливо пам’ятати, що первинний документ (накладна, акт, чек) завжди має пріоритет над записом у Книзі. Книга є лише реєстром для узагальнення, тоді як саме первинні документи є остаточним юридичним доказом господарської операції під час перевірки.
Чек-лист обов’язкових первинних документів для ФОП-загальника
Для підтвердження витрат необхідно мати повний пакет документів:
- Договори з постачальниками.
- Рахунки-фактури.
- Видаткові або товарно-транспортні накладні.
- Акти виконаних робіт або наданих послуг.
- Банківські виписки, що підтверджують факт оплати.
- Фіскальні чеки РРО/ПРРО (у разі готівкових розрахунків).
Типові помилки та як їх уникнути
1. Подвійне врахування: Не можна враховувати витрати на товар, який був реалізований ще під час перебування на єдиному податку.
2. Відсутність документів: Якщо на товар є лише банківська виписка про оплату, але немає видаткової накладної, податкова може не визнати такі витрати.
3. Неправильний зв’язок «витрата-дохід»: Витрати мають бути логічно та економічно пов’язані з отриманим доходом.
4. Ігнорування змін: У 2025 році ставка військового збору для ФОП на загальній системі становить 5%, а не 1.5%. Використання старих ставок призведе до недоплати податків і штрафів.
Висновок
Золоте правило для ФОП, що змінює систему оподаткування, просте: витрати, понесені на єдиному податку, можна й потрібно враховувати на загальній системі. Для цього вони мають бути документально підтверджені та безпосередньо пов’язані з доходом, який отримано та задекларовано вже після переходу.
В умовах податкових змін 2025 року, коли загальна система може стати більш привабливою для бізнесів із високою собівартістю, ретельне ведення документації стає не просто формальністю, а фундаментальним інструментом для законної оптимізації податків та фінансової стабільності вашого бізнесу.
FAQ-розділ
1. Що робити, якщо товар, куплений на ЄП, продано лише частково на загальній системі?
Витрати враховуються пропорційно до реалізованої частини. Якщо ви закупили 100 одиниць товару на 10 000 грн, а на загальній системі продали 40 одиниць, то у витрати можна включити 10000 × 0.40 = 4000 грн. Решта витрат буде врахована тоді, коли продасте залишок товару.
2. Чи стосується це правило витрат на послуги чи сировину, а не тільки на товари для перепродажу?
Так, правило універсальне й поширюється на будь-які витрати, пов’язані з господарською діяльністю, включаючи сировину, матеріали, послуги підрядників тощо, за умови їх документального підтвердження та зв’язку з отриманим доходом.
3. Які точні строки сплати податків для ФОП на загальній системі у 2025 році?
ПДФО та військовий збір сплачуються авансовими платежами щокварталу. З урахуванням вихідних днів у 2025 році, граничні дати сплати такі:
- за I квартал – до 21 квітня 2025 року;
- за II квартал – до 21 липня 2025 року;
- за III квартал – до 20 жовтня 2025 року. Авансовий платіж за IV квартал не сплачується; остаточний розрахунок за рік відбувається після подання річної декларації. ЄСВ також сплачується щокварталу з такими ж кінцевими термінами, а за IV квартал – до 20 січня 2026 року.
4. Чи потрібно платити ЄСВ за місяці на загальній системі, якщо не було чистого доходу?
Для ФОП на загальній системі діє правило: якщо в конкретному місяці чистий оподатковуваний дохід дорівнює нулю або є збитковим, то обов’язку сплачувати ЄСВ «за себе» за цей місяць немає. Однак, щоб не втрачати страховий стаж, можна сплатити ЄСВ добровільно в розмірі не менше мінімального (1760 грн у 2025 році).