- Дві форми розрахункової відомості і одна форма платіжної відомості
- Чи відповідають розрахунково-платіжні відомості від Держкомстату вимогам чинного законодавства?
- Що обов’язково слід робити при виплаті зарплати!
- Висновки
Дві форми розрахункової відомості і одна форма платіжної відомості
Традиційно первинним документом для фіксування господарської операції з нарахування заробітної плати є розрахункова відомість, а для фіксування операції з виплати заробітної плати у готівковій формі – платіжна відомість (відомість на виплату грошей або видаткова відомість).
- Бланк Розрахунково-платіжної відомості працівника (форма №П-6) дивіться за посиланням. Бланк Розрахунково-платіжної відомості (зведеної) (форма №П-7) дивіться за посиланням. Обидві ці форми затверджені наказом Держкомстату України від 05.12.2008 №489.
- Бланк Відомості на виплату готівки ви можете знайти за посиланням. Форма Відомості на виплату готівки затверджена Постановою НБУ від 29.12.2017 №148.
Але підставою для бухгалтерського обліку нарахування та виплати заробітної плати мають бути первинні документи (ч. 1 ст. 9 Закону про бухоблік).
Нагадаємо, що ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік визначено перелік обов’язкових реквізитів:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлює НБУ) осіб, відповідальних за здійснення госпоперації і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що уможливлюють ідентифікацію особи, яка брала участь у здійсненні госпоперації.
Залежно від характеру госпоперації і технології опрацювання облікової інформації до первинних документів можуть включатися додаткові реквізити (печатка, номер документа, підстава для здійснення операції тощо).
Чи відповідають розрахунково-платіжні відомості від Держкомстату вимогам чинного законодавства?
А тепер подивимось уважно на згадані вище форми.
Розрахунково-платіжні відомості, виходячи з їх назви, мали би застосовуватися не лише для розрахунку зарплати, а і для оформлення її виплати. Проте виконати обидві ролі ці документи не можуть!
Навіть для розрахунку зарплати в них має бути графа про ЄСВ (чого немає). Натомість в утриманнях є внески до Фондів загальнодержавного соціального страхування, які давно скасували. Нині із зарплати утримуються державою лише ПДФО та ВЗ (останній теж у цих формах не згадується).
І ще одне: для бухгалтерського обліку нарахування зарплати розрахунково-платіжні відомості використовувати можна – для цього в них є всі обов’язкові реквізити первинних документів. Підпис особи, яка склала документ (або його затвердила), в цій формі є. Якщо цей документ складає інший бухгалтер, то краще до цього документа додати і його підпис. Підпис працівника, якому розрахували зарплату, для бухобліку нарахування зарплати не потрібен.
А от для бухобліку виплати зарплати розрахунково-платіжні відомості не підходять: в них не відображається сам факт виплати і не передбачений підпис працівника про отриману зарплату.
Тоаким чином, застосовувати існуючі форми розрахунково-платіжних відомостей можна, але:
- тільки для нарахування зарплати (та інших належних працівнику виплат);
- із додаванням граф про нарахування ЄСВ та утримання військового збору;
- не потрібні графи (щодо утримання внесків до Фондів соцстраху) із відомостей можна прибрати.
Зразок 1. Розрахунково-платіжна відомість працівника
Зразок 2. Розрахунково-платіжна відомість (зведена)
Якщо зарплата виплачується на банківський рахунок працівника, то це оформляється або окремою платіжною інструкцією, або (якщо у роботодавця з банком укладено відповідний договір – «зарплатний проєкт») платіжною відомістю, у якій наводяться:
- прізвища, імена та по батькові працівників;
- номери їх банківських рахунків,
- суми зарплати, яку треба перерахувати кожному з них та
- загальна сума зарплати, яка має бути виплачена в результаті такої операції.
Звісно, що в цьому документі зазначається також найменування підприємства-роботодавця, його ЄДРПОУ, наводиться назва документа (як правило, платіжна відомість), дата та підписи осіб, відповідальних за складання та затвердження такого документа.
Типової форми такої банківської платіжної відомості наразі не існує, тож її форма, як правило, встановлюється договором між роботодавцем та уповноваженим банком. В результаті ця відомість та виписка банку про списання коштів на виплату зарплату буде підставою для бухгалтерського обліку виплати зарплати та доказом здійснення такої виплати.
Якщо ж зарплата виплачується готівкою, то треба буде оформити відомість на виплату готівки і видатковий касовий ордер. Як це зробити, ми докладно (із зразками) розповіли у статті «Відомість на виплату готівки та Видатковий касовий ордер: коли вони застосовуються та інструкції із заповнення».
Що обов’язково слід робити при виплаті зарплати!
Згідно зі ст. 30 Закону про оплату праці, при кожній виплаті заробітної плати роботодавець повинен повідомити працівника про такі дані, що належать до періоду, за який провадиться оплата праці:
- загальна сума заробітної плати з розшифруванням за видами виплат;
- розміри і підстави відрахувань із зарплати;
- сума зарплати, що належить до виплати.
Яким документом провести таке повідомлення?
Свого часу фахівці Мінсоцполітики у листі від 20.10.2017 №262/0/101-17 вказували, що чіткої форми (виду) повідомлення про розмір заробітної плати нормативно-правовими актами не встановлено.
Як правило, на підприємстві працівнику при виплаті заробітної плати надається розрахунковий лист про дані щодо сум, які належать до виплати працівнику, та відрахувань з них. Але типової форми такого листа теж не існує.
Водночас законодавством не передбачено заборони у разі погодження працівника на надання йому інформації про розмір його заробітної плати на вказану ним електронну адресу.
Наш коментар до цього листа радимо прочитати за посиланням.
Такої ж позиції Держпраці дотримується і досі, про що ми повідомляли тут.
Тобто розрахунково-платіжна відомість працівника (форма №П-6) не є тим документом, який обов'язково має слугувати для повідомлення працівника про належну йому до виплати зарплату. Хоча загалом вона може відігравати таку роль – адже складається персонально, тобто щодо конкретного працівника, і в ній наводяться усі нарахування та відрахування із зарплати за певний період, а також сума, яка підлягає виплаті.
Але якщо між роботодавцем та працівниками встановлено порядок листування за допомогою електронної пошти, то можна не перейматися щодо форми такого повідомлення і надіслати працівнику електронного листа:
- про суму, яку йому нарахували як аванс або за другу половину місяця (або при звільненні), з розшифруванням видів нарахувань (зарплата за відпрацьований час, премії, доплати, лікарняні, відпусткові тощо);
- скільки ЄСВ при цьому нарахували «зверху»;
- скільки ПДФО, ВЗ та інших відрахувань утримали та
- яка сума належить до виплати.
І цього буде достатньо. Якщо працівники надсилатимуть відповідь із підтвердженням отримання – взагалі ідеально.
Звісно, що таке листування і електронну пошту треба буде зберігати (ще краще – зберігати і роздруковані копії з позначкою про дату відправлення/отримання).
Зверніть увагу!
Не забуваємо про те, що при кожній виплаті зарплати треба сплати і ЄСВ, ПДФО та ВЗ, які з неї нараховані! Якщо зарплата виплачується безготівково, цей момент проконтролює уповноважений банк. А от якщо зарплата виплачується готівкою, проконтролювати цей момент має сам роботодавець.
Висновки
Отже, на розсуд роботодавця щодо нарахування зарплати можна складати лише розрахунково-платіжну (зведену) відомість. Про це можна зазначити у положенні про оплату праці або наказі про облікову політику.
Але обов’язково, згідно із Законом про оплату праці, працівників треба повідомляти про загальну суму заробітної плати з розшифруванням за видами виплат, розміри і підстави відрахувань із зарплати, суму заробітної плати, що належить до виплати. Також роботодавець повинен пам’ятати, що при звільненні він має видавати письмові повідомлення про нараховані та виплачені суми.
