За п. 177.10 ПКУ ФОПи на загальній системі зобов’язані вести облік доходів і витрат.
Облік доходів і витрат від виробництва та реалізації власної сільськогосподарської продукції ведеться окремо від обліку доходів і витрат від здійснення інших видів господарської діяльності.
Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізособами-«загальниками», затверджено наказом Мінфіну №261.
Як часто робляться записи у типовій формі
Пунктом 1 розд. І Порядку №261 визначено, що на підставі первинних документів за підсумками робочого дня, протягом якого отримано дохід/понесено витрати, здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.
Електронна та паперова форма обліку
Облік доходів і витрат ведеться в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету у порядку, встановленому законодавством (п. 2 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат у паперовому вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана виконувати записи розбірливо чорнилом темного кольору або кульковою ручкою.
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронному вигляді фізособа-«загальник» зобов’язана вести таку форму у форматі EXCEL, крім випадку ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету (п. 4 розд. І Порядку №261).
У разі ведення обліку доходів і витрат в електронній формі засобами електронного кабінету ФОП повинен отримати ЕЦП. Після отримання ФОПом кваліфікованого сертифіката відкритого ключа така особа здійснює операції з ведення обліку доходів і витрат відповідно до ПКУ безкоштовно.
Виправлення помилок
Внесення виправлень у паперовій формі здійснюється шляхом створення нового запису, який засвідчується підписом ФОПа (п. 3 розд. І Порядку №261).
У типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами електронного кабінету, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення (п. 5 розд. І Порядку №261).
Ведення типової форми обліку в Е-кабінеті
Меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість вести записи щодо доходів та витрат за типовою формою через режим «Облік доходів і витрат».
При цьому допускається виправлення помилок або коригування. Під час редагування помилкових записів вводиться правильне значення, але:
- якщо інформація вноситься у той самий день, коли було допущено помилку, то буде відкоригований поточний запис;
- якщо інформація коригується на наступний день або пізніше, то у Типовій формі буде створено новий запис, у якому буде відображено тільки відносне значення різниці між значенням, яке було внесено раніше, та поточним записом. Новий рядок буде виділено рожевим кольором.
Крім того, меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість фізичній особі – підприємцю через режим «Облік амортизаційних відрахувань» вести облік амортизаційних відрахувань основних засобів та нематеріальних активів.
А тепер наведемо деякі особливості заповнення типової форми обліку залежно від результатів та видів діяльності.
Відсутність доходу, але є наявність витрат
Якщо фізособою-«загальником» дохід у звітному місяці не отримувався, однак були понесені витрати на оплату праці найманих осіб за трудовими угодами або за договорами цивільно-правового характеру, то такі витрати відображаються у графі 7 типової форми за фактичною датою виплати (перерахування), за умови документального підтвердження. На цьому податківці наголошували тут.
Заповнення типової форми у разі застосування платіжних терміналів
У разі застосування платіжного термінала, з’єднаного або поєднаного з РРО, під час проведення розрахунків з покупцями за продані товари (надані роботи, послуги) графа 2 «Сума доходу, отриманого від здійснення господарської діяльності або незалежної професійної діяльності» типової форми заповнюється за підсумками робочого дня на підставі інформації, вказаної у фіскальних звітних чеках.
Чи зазначати суму акцизу у типовій формі?
Суми акцизного податку з реалізованих у роздрібній торгівлі підакцизних товарів не включаються до його доходу та витрат та не відображаються в типовій формі.
Як заповнюється графа 11 типової форми у разі отримання збитку?
За загальними правилами у графі 11 типової форми зазначається сума чистого оподаткованого доходу, яка розраховується як різниця між загальною сумою отриманого доходу, яка підлягає декларуванню (графа 4) та сумою документально підтверджених витрат, пов’язаних з господарською діяльністю або провадженням незалежної професійної діяльності (графи 6, 7, 8, 9, 10).
Проте у разі якщо результатом розрахунку буде від’ємне значення, то графа 11 типової форми прокреслюється.
Дохід отримано в одному місяці, а витрати понесено у наступному: як заповнити типову форму?
Фізособа-«загальник» за підсумком дня (на підставі первинних документів) заповнює Типову форму таким чином, зокрема:
- графу 2 – на дату фактичного отримання доходу від здійснення господарської діяльності;
- графу 6 – на дату фактично понесених витрат.
На цьому наголошували податківці ось тут.
Який адмінштраф чекає на фізособу-«загальника» за неведення типової форми?
За неведення обліку доходів і витрат у паперовому та/або електронному вигляді фізособа-«загальник» притягується до адміністративної відповідальності (штраф у розмірі від 85 до 136 грн). Про це ми писали тут.
Фізособа-«загальник» втратила типову форму обліку доходів та витрат: які подальші дії?
У разі втрати, пошкодження або дострокового знищення типової форми самозайнята особа повинна у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити ДПС за місцем обліку та відновити втрачену типову форму протягом 90 к.дн. за днем надходження повідомлення до ДПС.
Інакше на неї чекає фінштраф у розмірі 1020 грн та відповідний адмінштраф у розмірі від 5 до 8 н.м.д.г.
Але під час воєнного стану правила інші. Про них ми писали тут. Виняток стосується платників податків, які провадили діяльність на територіях активних бойових дій або на тимчасово окупованих Російською Федерацією територіях України і не можуть пред’явити первинні документи, на підставі яких здійснюється облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань.
