Податківці у підкатегорії 109.14 «ЗІР» підкреслили, що ст. 51 ЦКУ визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.
Відповідно до п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 із змінами та доповненнями (далі – Положення №148) видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення №148) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Водночас абзацом четвертим п. 39 розд. IV Положення №148 передбачено, що фізичні особи – підприємці касової книги не ведуть.
Пунктом 11 розд. ІІ Положення №148 передбачено, що оприбуткування та облік фізичними особами – підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України (далі – ПКУ).
Пунктом 177.10 ПКУ визначено, що фізичні особи – підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтвердні документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями на загальній системі оподаткування та Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджено наказом Мінфіну від 13.05.2021 №261.
Згідно з абзацом першим п. 296.1 ПКУ фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Типову форму, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями – платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість, та порядок її ведення затверджено наказом Мінфіну від 30.11.2022 №405 зі змінами та доповненнями.
Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» із змінами та доповненнями (далі – Закон №996) первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назву документа (форми);
- дату складання;
- назву підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
- посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подання Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт), встановлено нормами п. 170.9 ПКУ та пп. 19, 20 розд. ІІ Положення №148.
Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 №841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» у строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») (пп. 170.9.4 ПКУ).
Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат (п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.1998 №59 із змінами та доповненнями).
Враховуючи викладене, фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог ч. 2 ст. 9 Закону №996.