Якщо ви працюєте як ФОП на третій групі спрощеної системи оподаткування, то питання первинних документів має критичне значення для вашого бізнесу. Неправильне ведення документообігу може призвести до блокування рахунків фінмоніторингом або штрафів від податкової служби у розмірі 1020 гривень. Про це розповідає Б. Янків на своєму сайті.
Правова база первинних документів для ФОП
Згідно зі статтею 44 Податкового кодексу України, ФОП зобов’язаний вести облік на основі первинних документів. Наказ Мінфіну №496 деталізує, які документи можуть слугувати первинкою для підприємців.
Основні функції первинних документів:
- Підтвердження отриманого доходу
- Фіксація факту надання послуги чи продажу товару
- Захист від можливих претензій замовників
- Забезпечення прозорості бізнесу для фінмоніторингу
Перш ніж перейти до конкретних прикладів, важливо розуміти законодавче підґрунтя вимог до первинних документів. Це допоможе вам усвідомити не тільки “як робити”, а й “чому саме так”, що критично важливо для уникнення помилок у документообігу.
Первинні документи для онлайн-освіти та навчальних послуг
Сфера онлайн-освіти стрімко розвивається, і все більше ФОП надають освітні послуги дистанційно. Розглянемо два основні способи документального оформлення таких послуг, які відповідають вимогам законодавства та забезпечують правильний облік доходів.
Варіант 1: Публічна оферта
Якщо ви надаєте освітні послуги онлайн (репетиторство, онлайн-школа, психологічні консультації), найпростіший спосіб оформлення:
- Договір публічної оферти – розміщуєте на своєму сайті або в соцмережах з обов’язковим зазначенням офіційних реквізитів ФОП;
- Банківська виписка – клієнти сплачують на ІБАН рахунок або через інтернет-еквайринг;
- Книга обліку доходів – фіксуєте всі надходження.
Варіант 2: Персональні договори
Для більш детального регулювання відносин:
- Індивідуальні договори з кожним студентом;
- Рахунки на оплату;
- Акти приймання-передачі послуг (наприклад, при вручені сертифікатів).
Якщо ви працюєте з невеликою кількістю студентів, надаєте індивідуальні програми навчання або високовартісні курси, персональні договори дають більше можливостей для деталізації умов співпраці та захисту ваших інтересів.
Документообіг при роботі з іноземними платформами
Багато українських ФОП працюють на міжнародному ринку, отримуючи доходи від іноземних платформ та клієнтів. Особливістю такої діяльності є необхідність самостійного створення первинних документів та дотримання валютного законодавства. Розглянемо основні схеми документооборотів для різних видів співпраці з іноземними замовниками.
Для ІТ-фрілансерів, фотостоків, YouTube
Базова схема:
- Інвойс (рахунок) – створюєте самостійно, підпис платника не потрібен;
- Банківська виписка – виведення коштів на рахунок ФОП;
- Книга обліку доходів.
Важливо: призначення платежу повинно відповідати вашим КВЕДам та послугам, зазначеним в інвойсі.
Робота з постійними замовниками
При роботі з 1-2 основними клієнтами рекомендується:
- Договір з детальним описом умов співпраці;
- Інвойси на кожну оплату;
- Банківські виписки;
- Книга обліку доходів.
Конкретні платформи
- YouTube – інвойс на рекламні послуги;
- Payoneer – інвойс на ім’я клієнта при зарахуванні коштів;
- Фріланс-біржі – аналогічний принцип незалежно від джерела.
Первинка для фрілансерів в Україні
Обов’язкові елементи:
- КВЕД відповідно до послуг, що надаються;
- Банківська виписка з коректним призначенням платежу;
- Рахунок на оплату (бажано);
- Акт приймання-передачі послуг (критично важливо!)
Увага! Відсутність акта приймання-передачі може дати замовнику законні підстави через суд повернути сплачені кошти, оскільки юридично послуга вважатиметься не наданою.
Відео на тему: ФОП 3 група первинні документи. Приклади!
Оренда нерухомості: документальне оформлення
Здавання нерухомості в оренду – один із найпопулярніших видів діяльності для ФОП 3 групи. Цей бізнес має свої особливості документооборігу, адже тут важливо не тільки правильно оформити податкові документи, а й захистити своє майно та права власника. Розглянемо покроковий алгоритм оформлення орендних відносин.
Підтвердження права на майно
Перед передачею в оренду переконайтеся у своїх правах:
- Власність – документи про право власності
- Оренда – можливість суборенди
- Позичка – згідно з ст. 827 ЦК України поширюється регулювання договору оренди
Структура орендних відносин
- Договір оренди (до 3 років – без нотаріального посвідчення)
- Акт приймання-передачі об’єкта оренди;
- Банківські виписки з орендними платежами;
- Акт повернення майна після закінчення оренди.
Порада: включайте комунальні платежі у вартість оренди, щоб уникнути оподаткування компенсації за ставкою 23%.
Виробництво та вирощування
- Документи на основні засоби (земля, обладнання);
- Документи на сировину та матеріали;
- Банківські виписки з платежами за готову продукцію;
- Книга обліку доходів.
Основний принцип документооборотів у виробництві – це ланцюжок “засоби виробництва → сировина → готова продукція → реалізація”. Кожна ланка цього ланцюжка повинна мати документальне підтвердження.