ФОП і товарний облік: 5 правил, які варто знати

Правило 1. Хто не повинен вести товарний облік? 

Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений Наказом Мінфіну від 03.09.2021 р. №496 (далі – Порядок №496).  

Вимоги Порядку №496 не поширюються на:

• платників єдиного податку І групи;
• платників єдиного податку ІІ – ІV груп, які не здійснюють: реалізацію технічно-складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту; реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення; реалізацію ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Висновок: вимоги Порядку №496 поширюються на фізичних осіб – підприємців (ФОП), які здійснюють діяльність на загальній системі оподаткування та на ІІІ групі єдиного податку з реєстрацією платниками ПДВ. 

Чи повинні ФОП вести облік товарних запасів у разі надання виключно послуг, у тому числі посередницьких? Ні, якщо при наданні послуг ФОП не використовують товарні запаси.  Таке роз’яснення міститься у «ЗІР» тут.

Чи зобов’язані ФОП – платники ЄП другої – третьої груп вести облік товарних запасів та застосовувати РРО та/або ПРРО, у разі здійснення роздрібної торгівлі лише ПММ в ємностях до 20 літрів, пива, сидру, пері (без додання спирту) та столових вин? Як роз’яснеють податківці, є два варіанти: 

1. ФОПи – платники єдиного податку другої та третьої групи – не платники ПДВ, які здійснюють розрахункові операції при реалізації лише паливно-мастильних матеріалів в ємностях до 20 літрів, пива, сидру, пері (без додання спирту) та столових вин зобов’язані застосовувати РРО та/або ПРРО, однак не зобов’язані вести облік товарних запасів.
2. ФОПи – платники єдиного податку, які зареєстровані платниками ПДВ, за тих же умов, зобов’язані застосовувати РРО та/або ПРРО та зобов’язані вести облік товарних запасів!

Правило 2. За якою формою вести товарний облік? 

Облік товарних запасів здійснюється ФОПами шляхом постійного внесення до Форми ведення обліку товарних запасів (далі – Форма обліку) інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів, які є невід'ємною частиною такого обліку.

Первинні документи, на підставі яких внесено записи до Форми обліку, є обов'язковими додатками до такої форми. Внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку їх реалізації.

ФОП обирає форму ведення обліку: паперова або в електронна.

Висновок: форма обліку має містити зазначені у довільному порядку дані ФОП: 

• прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), 
• реєстраційний номер облікової картки ФОП або серія та номер паспорта/номер ID-картки для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття РНОКПП та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відповідну відмітку в паспорті, 
• податкова адреса, 
• назва та адреса місця продажу (господарського об'єкта) або місця зберігання, в межах якого ведеться облік.

 Для паперової форми обліку ці дані мають міститися на титульному аркуші.

Правило 3. Де має зберігатися форма товарного обліку та документи? 

Порядком №496 встановлено обов’язок ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації для ФОПів, які використовують загальну систему оподаткування та здійснюють свою діяльність у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.

За наявності обов’язку ведення обліку товарних запасів за місцем їх реалізації, ФОПи мають здійснювати облік всіх товарів, які знаходяться в реалізації, а не лише окремих груп (наприклад, оподаткованих ПДВ). 

Висновок: ФОПи, які здійснюють діяльність у декількох місцях продажу (господарських об’єктах), ведуть облік товарних запасів за кожним окремим місцем продажу (господарським об’єктом) на підставі: 

• первинних документів, які підтверджують отримання товарів такими ФОПами, або окремим місцем продажу (господарським об’єктом),
• та/або первинних документів на внутрішнє переміщення товарів. При цьому первинні документи на внутрішнє переміщення товарів є невід’ємною частиною такого обліку. Звертаємо увагу, що внесення даних до Форми обліку щодо надходження товарів на підставі первинних документів здійснюється до початку реалізації таких товарів.

Правило 4. Як виправити помилку у формі обліку товарних запасів?

Виправлення інформації у Формі обліку здійснюється у такому порядку:

1. у графі «Примітки» рядка, що потребує видалення інформації, проставляється відмітка «анульовано»;
2. у разі необхідності виправлення інформації:

у графі «Примітки» рядка, інформація в якому виправляється, проставляється позначка «анульовано – виправлено» зі зазначенням порядкового номера рядка, в якому зазначено виправлену інформацію;

у графі «Примітки» рядка, що містить виправлену інформацію, проставляється позначка «виправлено» зі зазначенням порядкового номера рядка, інформацію з якого виправлено.

Висновок:  якщо помилку вчасно помітити і виправити самостійно, можна уникнути штраф за неведення товарного обліку в установленому порядку.

Це неминуче приводить нас до останнього в цій статті правила.

Правило 5. Відповідальність за порушення правил товарного обліку

Тут треба пам'ятати загальні та воєнні правила. 

У загальному випадку штрафи більші. І як війна закінчиться, вона все не спише. Тож товарний облік краще вести й зараз. 

Статтею 20 Закону №265 визначено, що до суб’єктів господарювання, що здійснюють реалізацію товарів, які не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова санкція у розмірі вартості таких товарів, які не обліковані у встановленому порядку, за цінами реалізації, але не менше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Такі вимоги не поширюються на фізичних осіб – підприємців, які є платниками єдиного податку та не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які здійснюють діяльність з реалізації технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту, а також лікарських засобів та виробів медичного призначення, ювелірних та побутових виробів з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння).

Водночас ст. 26 Закону №265 передбачено, що посадові особи та працівник торгівлі, громадського харчування та сфери послуг притягуються до адміністративної відповідальності.

Відповідно до ст. 155-1 КУпАП порушення встановленого законом порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, тягне за собою накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від 2 до 5 н.м.д.г. і на посадових осіб – від 5 до 10 н.м.д.г.

За дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, передбачено накладення штрафу на осіб, які здійснюють розрахункові операції, від п’яти до десяти н.м.д.г. і на посадових осіб – від десяти до двадцяти н.м.д.г.

Але війна це тимчасово змінила! 

Згідно з п. 12 розд. ІІ «Прикінцеві положення» Закону №265, тимчасово, на період до припинення або скасування воєнного стану на території України, санкції за порушення вимог Закону №265 не застосовуються, крім санкцій за порушення порядку здійснення розрахункових операцій при продажу підакцизних товарів.

Висновок: під час перевірок у період воєнного стану до ФОП, які здійснюють реалізацію підакцизних товарів, що не обліковані у встановленому порядку, та/або не надали під час проведення перевірки документи, які підтверджують облік таких товарів, що знаходяться у місці продажу (господарському об’єкті), за рішенням контролюючих органів застосовується фінансова та адміністративна відповідальність.

До ФОП, у тому числі платників єдиного податку, які не здійснюють реалізацію підакцизних товарів, під час перевірок у період воєнного стану за порушення ведення обліку товарних запасів, визначеного Наказом №496, застосовується лише адміністративна відповідальність.

 ***

Всі новини на тему товарного обліку можна переглянути тут>>