Втратили Z-звіт: які наслідки?

Коментар до ІПК ДФС від 19.03.2019 р. №1112/6/99-99-14-05-01-15/ІПК

Формувати Z-звіт було і залишається обов’язковим

Податківці у ІПК перш за все зупинилися на порядку формування Z-звіту.

За п. 9 ст. 3 Закону №265 суб’єкти господарювання при застосуванні РРО зобов’язані щоденно друкувати на них фіскальні звітні чеки у разі здійснення розрахункових операцій.

Отже, фіскальні звітні чеки (або Z-звіти) є документом, який наводить підсумки роботи РРО за певний період (з часу формування попереднього Z-звіту). І формування цього документу обнулює показники такої роботи. Таким чином, той, хто працюватиме за РРО після складання Z-звіту, починає роботу наново – навіть залишок готівки в скринці треба буде ввести в дані РРО «службовим внесенням».

Період, за який формується Z-звіт, має бути не більшим за 24 годин. Якщо після закінчення 24 годин з часу останнього друкування Z-звіту новий звіт не був сформований і роздрукований, це вважається порушенням. Це передбачено Постановою №199.

За несвоєчасне формування Z-звіту (як і за його нероздрукування) передбачені штрафні санкції.

За порушення порядку проведення розрахунків у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг посадові особи притягуються до адміністративної відповідальності у розмірі – від 5 до 10 н.м.д.г. Дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі ж порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу від 10 до 20 н.м.д.г.

А ось для суб’єктів господарювання фінансових санкцій за це порушення на сьогодні не передбачено. Однак, як побачимо далі, штраф буде, оскільки Z-звіт є підставою для оприбуткування готівки в касі.

А як щодо збереження Z-звіту?

З 1 жовтня 2018 року набрав чинності наказ Мінфіну від 20.09.2018 р. №773. Ним, зокрема, було скасовано обов’язок підклеювати щоденні фіскальні звітні чеки (Z-звіти) в КОРО. Але тоді аналітики не радили втрачати такі чеки. І були праві.

Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.

До 15.02.2019 р. оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, а також у касах фізичних осіб-підприємців, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО без ведення касової книги, було здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень на підставі даних розрахункових документів шляхом формування та друку фіскальних звітних чеків і їх підклеювання до відповідних сторінок КОРО/занесення даних розрахункових квитанцій до КОРО.

Отже, тоді суб'єкти господарювання, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та/або КОРО, використовували КОРО, зокрема, для підклеювання та зберігання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках.

Але з 15.02.2019 року оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звiтiв) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання). Це передбачено у новій редакції абз. 3 п. 11 розділу II Положення №148.

На підставі цього податківці наголошують, що зараз у разі використання РРО суб’єкт господарювання зобов’язаний забезпечити зберігання Z-звітів в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання).

Як зберігати в електронному вигляді Z-звіти?

За п. 10 ст. 3 Закону про РРО суб’єкти господарювання мають друкувати або створювати в електронній формі на РРО (за винятком автоматів з продажу товарів/послуг) контрольні стрічки, а також  забезпечувати їх зберігання протягом трьох років.

Під контрольною стрічкою в електронній формі розуміють копії розрахункових документів, а також копії Z-звітів (абз. 27 ст. 2 Закону про РРО).

Відповідно до п. 1.2 Вимог №1057 контрольна стрічка в електронній формі – копії розрахункових документів, а також копії фіскальних звітних чеків, послідовно сформованих РРО, що створені в електронній формі таким реєстратором, які зберігаються на носії контрольної стрічки у формі пакетів даних.

Своєю чергою, носій контрольної стрічки в електронній формі – це функціональна частина РРО з контрольною стрічкою в електронній формі, яка призначена для зберігання створених цим РРО пакетів даних.

Тож вся інформація про Z-звіти зберігається в РРО.

Втім, оскільки більшість РРО зараз надає інформацію в ДФС, то така інформація зберігається і в податківців. Відповідно до чинного законодавства на сьогодні відсутній механізм та алгоритм дій суб’єктів господарювання щодо відновлення втрачених Z-звітів та порядок отримання їх копій з серверу ДФС. Та податківці повідомляють, що у разі надання інформації щодо їх втрати, ДФС може надати інформацію про наявність у базі даних інформації про такі фіскальні звітні чеки («Z-звіти»). Чи допоможе це їх відновити та чи захистить при перевірці,  наразі сказати важко.

Як надавати при перевірці електронні Z-звіти?

В ІПК від 10.11.2017 р. №2591/Г/99-99-13-01-02-14/ІПК ДФС вказувала, що податківці мають право отримувати від платника копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності). Це передбачено п. 85.8 ПКУ.

Про проведення перевірок при електронному документообігу на підприємстві ми розповідали тут.

Але щодо електронних Z-звітів податківці поки ще не надавали своїх роз’яснень, як же надавати їх копії при перевірках.

Штрафи за невиконання щоденних записів про рух готівки та суми розрахунків і незбереження Z-звітів

Податківці у своїй ІПК стверджують, що у разі використання КОРО невиконання щоденних записів про рух готівки та суми розрахунків, а також незабезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) є неоприбуткуванням (неповним та/або несвоєчасним) готівки, що порушує вимоги п. 11 розділу II Положення №148.

Відповідно до ст. 1 Указу №436 за неоприбуткування (неповне та/або несвоєчасне) у касах готівки до суб’єктів господарювання, застосовується штраф у п’ятикратному розмірі неоприбуткованої суми.

Крім того за роз’ясненням податківців у разі незбереження Z-звiтiв в електронній формі протягом 1095 к.дн, відповідно до п. 121.1 ПКУ до підприємства буде застосований штраф у розмірі 510 гривень.