Головна Усі новини Держрегулювання Готівковий обіг та каса

Підзвітні кошти на особисту картку працівника: правила видачі та повернення

Підприємство час від часу перераховує працівнику кошти на госппотреби на його рахунок в банку, з призначенням платежу «підзвітні кошти» із зазначенням місяця, на який ці кошти видаються. Чи правомірно таке формулювання і видача коштів на місяць? В який термін працівник повинен відзвітувати за ці кошти?

Чи можна видавати кошти під звіт на особисту картку?

Якщо звернутися до норм Інструкції №492, а саме до п. 69, то у ньому сказано, що банк відкриває фізособі окремий поточний рахунок для зарахування виключно заробітної плати, стипендії, пенсії, соціальної допомоги та інших передбачених законодавством України соціальних виплат. Підзвітні кошти соціальними виплатами назвати важко, тому  номінально перерахування таких коштів на рахунок працівника є порушенням порядку його використання. Про це ми колись писали тут.

Втім, на практиці банки, як правило, не встановлюють обмежень для зарплатного рахунка щодо отриманні підзвітних сум (на відрядження чи виконання цивільно-правової дії). Більше того, у п. 20 розд. ІІ Положення №148 передбачено можливість одержання підзвітних коштів із застосуванням як корпоративної картки суб’єкта господарювання, так і особистої картки працівника.

Тому підприємства дуже часто перераховують підзвітні кошти на особисті зарплатні рахунки працівників, адже, по-перше, сам банк «пропускає» такі кошти, а по-друге, відповідальності ні з боку отримувача, ні з боку надавача коштів за це не передбачено.

 

Підзвітні кошти – що це?

Підзвітні кошти – це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг зв’язку та ін.). Це випливає із норм п. 170.9 ПКУ та Положення №148.

Тож, кошти мають видаватися під звіт не просто на потенційні госпвитрати підприємства, які можуть настати протягом місяця, а можуть і не настати. Вони мають видаватися на певну ціль, яка вже запланована і плановий кошторис витрат на яку вже розрахований – на відрядження, на придбання ТМЦ, на оплату квитків тощо.

Алгоритм має бути такий:

  • керівник (або інша уповноважена ним особа) приймає рішення про необхідність певних витрат, які має здійснити працівник за рахунок коштів підприємства. Таке рішення оформлюється наказом (розпорядженням), до якого додається плановий кошторис витрат;
  • працівнику перераховуються необхідні кошти згідно із таким кошторисом;
  • працівник їх використовує і звітує про це у встановлені строки. Залишок невикористаних коштів він повертає в касу або на рахунок підприємства. Про цей етап алгоритму ми докладніше поговоримо нижче.

Зверніть увагу: відповідно до пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму, а саме під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала.

У пп. 170.9.2 ПКУ також мова про виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт. Таким чином, аби не виникло непорозумінь із ДФС, радимо видавати кошти під звіт на певну окрему цивільно-правову дію, а не просто на всі госппотреби у відповідному місяці, або які можуть виникнути у такому місяці. Непорозуміння можуть виникнути через те, як визначити строк звітування і повернення щодо таких коштів. Оскільки він прямо пов'язаний із датою завершення окремої цивільно-правової дії.

 

Дата видачі підзвітних коштів

Якщо кошти під звіт надаються працівнику на особисту картку, потрібно врахувати наступний момент. Під звіт кошти, які були перераховані підприємством працівнику на його особистий електронний платіжний засіб (особисту платіжну картку), потрапляють з моменту зарахування цих коштів на картковий рахунок особи.

Але для визначення строку подання авансового звіту чи строку повернення невитрачених коштів, що були отримані на особисту картку, дата видачі цих коштів значення не має!

 

Строки звітування про отримані кошти

Загальні строки звітування про отримані під звіт кошти встановлює пп. 170.9.2 ПКУ. За ним авансовий звіт подається працівником до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому він:

  1. завершує відрядження;
  2. завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

Є ще спеціальні строки, які передбачені пп. 170.9.3 ПКУ. Але якщо читати цей підпункт уважно (особливо його перший абзац), то очевидно – про особисті платіжні картки працівників в ньому не йдеться, згадуються лише корпоративні.

Тому ми вважаємо, що у ситуації із отриманням підзвітних сум на особисту картку працівника слід керуватися загальними строками, прописаними у пп. «б» пп. 170.9.2 ПКУ, а саме до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому була виконана цивільно-правова дія, незалежно від того працівник розраховувався знятою з рахунку готівкою чи безготівково. Підтримують нашу позицію й фахівці НБУ – див лист НБУ 16.09.2013 р. №11-112/13017.

 

Строки повернення невикористаних коштів

Відповідно до п. 20 Положення №148 підзвітні особи, які одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені особи подають до бухгалтерії установи/підприємства авансовий звіт разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала) разом з невитраченим залишком готівки.

Відповідно до останнього абзацу пп. 170.9.2 ПКУ за наявності надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів чи невикористаних коштів, отриманих як на відрядження, так і на виконання окремих цивільно-правових дій, працівник зобов’язаний повернути їх до каси або перерахувати на банківський рахунок підприємства, що видало кошти, до або під час подання авансового звіту.

Таким чином, граничні строки повернення грошових коштів, отриманих працівником на виконання цивільно-правової дії, збігаються зі строками подання авансового звіту (про які ми зазначили вище).

 

Як повернути невикористані (непідтверджені документами) кошти

Кошти можна повернути або в касу підприємства (із оформленням прибуткового касового ордеру), або на його рахунок.

Що стосується другого варіанта повернення коштів, то його можна реалізувати:

  • або шляхом внесення готівки на рахунок підприємства через установи банку – для цього у відділенні банку слід заповнити на надати заяву на переказ готівки (додаток 9 до Постанови НБУ від 25.09.2018 р. №103), у якій у призначенні вказати: «повернення підзвітних коштів» або «повернення надміру витрачених коштів» чи «повернення залишку невикористаного авансу»;
  • або шляхом перерахунку коштів із особистої картки на рахунок підприємства.

Підтвердженням повернення коштів буде або квитанція банку, або виписка з особового рахунку фізособи.

 

Видали кошти під звіт на місяць – чи буде штраф?

В п. 19 Положення №148 мова про те, що видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми. А ст. 1 Указу №436 говориться, що на роботодавця представниками фіскальної служби буде накладений штраф у розмірі 25% раніше виданої в підзвіт суми у разі за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів.

Оскільки у випадку, який ми розглядаємо, видача коштів під звіт відбувалася шляхом їх перерахування з банківського рахунку на банківський рахунок (тобто, безготівково), то цей штраф застосовуватись не повинен.

А ось щодо податків ситуація, на нашу думку, невтішна.

Не оподаткованими є підзвітні кошти, про які працівник вчасно відзвітував та невикористаний залишок яких вчасно повернув. Строки звітування/повернення підзвітних коштів прямо залежать від дати кожної окремої цивільно-правової дії (5 днів після її закінчення). Тому така дата має бути підтверджена документально – якщо не в наказі про видачу коштів під звіт, то в звіті про здійснення такої дії.

На нашу думку, якщо ця дата не визначена, це може означати порушення умов п. 170.9 ПКУ і що всі отримані підзвітні кошти є оподаткованими (вони називаються «надміру витраченими коштами», пп. 164.2.11 ПКУ).

 

Чи можна кошти під звіт видати заздалегідь?

Так, можна. Чинне законодавство не встановлює строки видачі підзвітних коштів у вигляді авансу. Отже, їх можна видати наперед, зокрема, і за місяць до певної цивільно-правової дії. Однак, для того, щоб не сплачувати ПДФО та ВЗ, слід чітко знати, що це за дія і строки її закінчення. Якщо це не визначено, то умови п. 170.9 ПКУ порушуються і отримані підзвітні кошти одразу стають оподаткованими.

 

ПДФО та ВЗ із надміру витрачених коштів

Роботодавець має нарахувати ПДФО 18% ПДФО із застосуванням негрошового коефіцієнта з п. 164.5 ПКУ та 1,5% ВС без застосування коефіцієнта на суму надміру витрачених коштів.

Адже сума надміру витрачених коштів (тобто витрат, не підтверджених документально), що не здана до каси підприємства або не перерахована на його банківський рахунок у встановлені ПКУ строки, включається до оподатковуваного доходу працівника (пп. 164.2.11 ПКУ).

Зверніть увагу! ПДФО і ВЗ з доходу працівника утримують і в тому випадку, якщо він вчасно подав авансовий звіт, але невитрачені кошти у встановлений строк не повернув. Навіть, якщо він ці кошти поверне пізніше граничного строку повернення.

ПДФО і ВЗ, нараховані на суму надміру витрачених грошових коштів, утримуються підприємством, що видало такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу працівника (після його оподаткування) за відповідний місяць (пп. 170.9.1 ПКУ). Якщо суми доходу недостатньо, утримання здійснюється за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати такого податку.

Зверніть увагу! Якщо підприємство вирішить сплатити ПДФО та ВЗ за власний рахунок, у працівника виникне новий оподаткований дохід в сумі таких сплачених податків. Про це податківці говорили, наприклад, тут.

Щодо строків сплати ПДФО і ВЗ, утриманих із суми надміру витрачених грошових коштів, то, нажаль, прямої норми в ст. 168 ПКУ на сьогодні про це немає. Тому можна звернутися до ДФС за отриманням індивідуальної податкової консультації з цього приводу.

Але існує лист Міндоходів від 22.05.2013 р. №335/10/06-4-06, у якому податківці наводили таке тлумачення норм ст. 168 ПКУ для такого випадку: якщо оподатковуваний дохід нараховується податковим агентом, але не виплачується (не надається) платнику податку, то податок, який підлягає утриманню з такого нарахованого доходу, підлягає перерахуванню до бюджету податковим агентом у строки, встановлені ПКУ для місячного податкового періоду.

 

Що це означає?

Якщо тоді, коли кошти видавались під звіт, вони ще не вважались надміру витраченими і не були оподаткованими, то при цьому податковий агент (роботодавець, який видав їх під звіт) ПДФО та ВЗ не сплачував. А коли ці кошти стали оподаткованими – немає їх виплати (адже вона відбулась раніше). Тому, на думку податківців, сплатити ПДФО та ВЗ слід протягом 30 календарних днів місяця, наступного після місяця, у якому такий дохід був нарахований (тобто, визнаний оподаткованим).

Однак цей варіант не працює у випадку, якщо правила п. 170.9 ПКУ порушуються одразу при видачі підзвітних коштів: призначення платежу «підзвітні кошти» є, а на яку окрему цивільно-правову дію чи відрядження вони видані, визначити не можливо (наказу про це на цей момент немає). Тоді ПДФО та ВЗ треба буде сплатити одразу.

Такі надміру витрачені кошти (оподаткований дохід) відображаються в формі №1ДФ.

При відображенні цих коштів в розділі І цієї форми слід врахувати:

  • такий дохід в графах 3 та 3а слід відображати із урахуванням «натурального» коефіцієнта (1,29151 за п. 164.5 ПКУ)
  • він наводиться із ознакою доходу «118».

Якщо роботодавець не відобразить такі доходи у формі №1ДФ, то на нього чекає штраф 510 грн (п. 119.2 ПКУ).

Санкції за несплату, несвоєчасну сплату й недоплату ПДФО – 25% суми податку, що підлягає нарахуванню та/або сплаті до бюджету (п. 127.1 ПКУ) та пеня за кожен календарний день прострочення згідно з правилами, установленими ст. 129 ПКУ.

Втім зазначені вище штрафи не застосовуються, якщо ненарахування, неутримання та/або несплата (неперерахування) ПДФО виявляється податковим агентом самостійно під час проведення перерахунку та виправляється в наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року.

Доступ до повного тексту цієї новини можливий лише для передплатників електронного або паперового «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.

Або оформіть передплату, перейшовши за посиланням;  вартість мінімального пакету «Мій асистент» становить лише 36 грн на місяць.

Дякуємо за розуміння.

Автор:
Катерина Калашян
Джерело
«Дебет-Кредит»
Рубрика:
Держрегулювання / Готівковий обіг та каса
Теги:
Звітність , Готівка

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції.

Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

Коментарі: 0

Новини по темі

Консультації по темі

Хочете отримувати

найважливіші новини від «Дебету-Кредиту»?