Ліміт каси: від створення до відповідальності

Хто має створювати ліміт каси?

Правила встановлення ліміту каси прописані в п. 14 розд. ІІ Положення №148. За ним установа/підприємство, що здійснює операції з готівкою в національній валюті, ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) установлює виходячи з потреби прискорення обігу готівки та своєчасного її надходження до кас банків.

Ці вимоги поширюються на небанківських юросіб.

А от банкам і фізичним особам – підприємцям ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) не встановлюються.

Зверніть увагу: залишку готівки, який би міг залишатися у юрособи тривалий час без затвердження його суми (ліміту каси), не існує. Тобто якщо ліміт каси не затверджено, то він дорівнює нулю! Однак це обмеження в деяких випадках можна цілком легально обійти, а наслідки незатвердження ліміту каси нині не такі погані, як раніше. Докладно про це – далі. 

На що впливає ліміт каси?

Так, суб'єкти господарювання не мають права накопичувати готівкову виручку (готівку) у своїх касах понад установлений ліміт каси, навіть для здійснення витрат до настання строків цих виплат. І за п. 15 розд. ІІ Положення №148 установи/підприємства мають право тримати в позаробочий час у своїх касах готівкову виручку (готівку) у межах, що не перевищують самостійно встановлений ними ліміт каси. Готівкова виручка (готівка), що перевищує самостійно встановлений ліміт каси, здається до банків для її зарахування на банківські рахунки.

Для відокремлених підрозділів установ/підприємств прописано окреме правило. Вони мають право здавати готівкову виручку (готівку) безпосередньо до кас юридичних осіб або надавачів платіжних послуг, комерційних агентів із приймання готівки для її переказу і зарахування на банківські рахунки юридичних осіб.

Саме тому готівка, одержана в банку на інші виплати, ніж винятки, про які – далі, видається установою/підприємством своїм працівникам у той самий день. 

Водночас суми готівки, одержані в банку і не використані за призначенням, повертаються до банку не пізніше наступного робочого дня банку або можуть залишатися в його касі (у межах установленого ліміту). Тобто навіть якщо затвердженого ліміту каси немає, таку готівку можна в день отримання залишити в касі і здати в банк або використати на наступний банківський день! 

А ще існують і винятки, за яких ліміт каси не береться до уваги. Вони, як правило, стосуються готівки на оплату праці: 

1. установи/підприємства мають право зберігати у своїй касі готівку, одержану в банку для виплат, що належать до фонду оплати праці, а також пенсій, стипендій, дивідендів (доходу) понад установлений ліміт каси протягом п'яти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку; 
2. готівка для проведення таких виплат працівникам віддалених відокремлених підрозділів підприємств залізничного транспорту та морських портів може зберігатися в касах таких установ/підприємств понад установлений ліміт каси протягом десяти робочих днів, уключаючи день одержання готівки в банку;
3. установа/підприємство має право зберігати в касі готівку для виплат, які належать до фонду оплати праці та здійснюються за рахунок готівкової виручки, понад установлений ліміт каси протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат у сумі, зазначеній у переданих до каси відомостях на виплату готівки.

Порядок розрахунку ліміту каси встановлюється самим підприємством/установою

Раніше, до набрання чинності Положенням №148, порядок розрахунку ліміту каси був докладно регламентований попередніми положеннями про касові операції. Тобто був чіткий алгоритм/формула розрахунку ліміту каси.

Тепер цей алгоритм підприємства розробляють самостійно.

Так, п. 50 розд. V Положення №148 визначено, що установа, підприємство, небанківська фінансова установа на підставі Положення №148 та з урахуванням особливостей роботи зобов’язані розробити та затвердити внутрішнім документом порядок розрахунку ліміту каси установи, підприємства, небанківської фінансової установи та їх відокремлених підрозділів.

Як правило, це наказ або розпорядження керівника, у якому прописується порядок розрахунку ліміту каси. Зокрема, за який період беруться до розрахунку касові обороти та як розраховується ліміт – за середньоденним витрачанням чи середньоденним надходженням коштів.

У розрахунку ліміту також враховується строк здавання установою, підприємством, небанківською фінансовою установою готівкової виручки (готівки) для її зарахування на рахунки в банках, визначений відповідним договором банківського рахунку.

А саме: для встановлення ліміту каси середньоденне надходження або витрачання готівки можна помножити на строк здавання готівки до банку.

Наприклад, якщо графік роботи підприємства не дає змоги забезпечити здавання готівкової виручки (готівки) у день її надходження і готівка може бути здана наступного дня, то ліміт каси можна помножити на 2, а для установ/підприємств, розташованих у населених пунктах, де немає банків – на 5 (відповідно до строку здавання готівки).

Ліміт каси установи, підприємства, небанківські фінансові установи встановлюють на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника установи, підприємства, небанківської фінансової установи або уповноваженої ним особи. Як зазначалося вище, це рішення слід закріпити в наказі про порядок розрахунку ліміту каси.

Установа, підприємство, небанківська фінансова установа затверджує внутрішніми документами установлений ліміт каси. Такими документами теж можуть бути наказ, розпорядження тощо. Для відокремлених підрозділів ліміт каси установлюється і доводиться до їх відома відповідним внутрішнім документом установи, підприємства – юридичної особи, небанківської фінансової установи.

Отже, що має бути встановлено в наказі про порядок розрахунку ліміта каси:

• період, за який беруться готівкові обороти для розрахунку надходжень або витрачання готівки з каси. Це може бути місяць, три місяці, півроку тощо;
• на чому базується розрахунок ліміту каси – на середньоденних надходженнях чи витрачання готівки;
• доцільно закріпити в цьому наказі форму розрахунку ліміту каси, оскільки Положення №148 її не містить. Ця форма є довільною, і жодних рекомендацій Мінфін та податківці не дають.

Докладно про це та про те, як затверджувати ліміт для відокремлених підрозділів, ми писали тут.

Перегляд ліміту

Податківці, спираючись на норми Положення №148, зауважили, що підприємство може переглянути ліміт каси у зв’язку зі змінами законодавства України або за наявності відповідних обставин (зміни в надходженнях/видатках готівки, внутрішнього трудового розпорядку/графіків змінності тощо).  

Тож для встановлення нового ліміту потрібно мати документальне обґрунтування (наказ про перегляд через зміни у надходженнях та розрахунок ліміту).  

Приклад розрахунку ліміту каси. У лютому 2024 року підприємство розрахувало ліміт каси та обрало для розрахунку ліміту показники готівкових надходжень за липень, жовтень та грудень 2023 року. Їх загальна сума – 600 000 грн. Умовно робочих днів за цей період було 64. Підприємство визначає ліміт каси за надходженнями готівки за будь-які три місяці з останніх дванадцяти (не обов’язково поспіль). 

Середньоденне надходження готівки становить: 600 000 грн / 64 дні = 9 375 грн / день.

На підставі цих даних підприємство встановило ліміт в розмірі 9 000 грн, що не перевищує результату розрахунку.

Як оформити розрахунок ліміту каси, показано у зразку.

Зразок

Ліміт каси для новоствореного підприємства

Установи/підприємства, що розпочинають свою діяльність, а також підприємства, діяльність яких була пов'язана виключно з безготівковими розрахунками та які відповідно до встановленого законодавством України порядку отримують право на здійснення додаткового виду діяльності, що передбачає здійснення готівкових розрахунків, на перші три місяці їх роботи (з дня першого готівкового розрахунку) ліміт каси встановлюють згідно з прогнозними розрахунками. Тобто на свій розсуд. 

Але ліміт каси, установлений з урахуванням прогнозних розрахунків, у двотижневий строк після закінчення перших трьох місяців їх роботи переглядається за фактичними показниками діяльності!

Відповідальність за перевищення ліміту каси

Підприємства можуть тримати у позаробочий час у своїх касах готівку в межах, що не перевищують установлений ліміт каси (п. 15 Положення №148). Отже, готівку в сумі перевищення ліміту каси обов’язково потрібно здати до банку для її зарахування на банківський рахунок.

Відповідно до п. 54 Положення №148 готівка не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків не пізніше наступного робочого дня банку або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.

Готівка також не вважається понадлімітною в день її надходження, якщо вона надійшла до кас підприємств у вихідні та святкові дні та здана в сумі, що перевищує встановлений ліміт каси, до обслуговуючих банків наступного робочого дня банку та підприємства або видана для використання підприємством відповідно до законодавства (без попереднього здавання її до банку і одночасного отримання з каси банку) наступного робочого дня на потреби, пов'язані з діяльністю підприємства.

Кошти на зарплату можна зберігати в касі в сумі, що перевищує ліміт, протягом п'яти робочих днів (п. 18 Положення №148).

За п. 56 розд. V Положення №148 керівники установ/підприємств несуть відповідальність за дотримання вимог Положення №148 щодо встановлення ліміту каси та за достовірність відповідних показників, зазначених у розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі.

Ще з 23 червня 2019 року скасовано Указ №436/95, який передбачав фінансові штрафи за порушення касової дисципліни, у тому числі і за перевищення ліміту каси (див. нашу новину тут).

Отже, фінансових санкцій за перевищення ліміту немає! 

До того ж немає й адмінштрафу. Чому саме, ми розповідали тут.