Касова книга (типова форма №КО-4): інструкція із заповнення

• Бланк Касової книги, а також іншу корисну інформацію дивіться на нашому сайті за посиланням.
  
  
• Форму Касової книги наведено у додатку 5 до Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого Постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148.
  
  
• Ще більше бланків звітності, договорів, типових форм, заяв і первинних документів (усього понад 900 бланків та типових форм) ви знайдете на нашому сайті у розділі бланків. 

Обов'язок ведення та організаційні вимоги до Касової книги

Касова книга (далі – КК) є основним документом на підприємстві для первинного обліку готівки в касі. Типова форма Касової книги №КО-4 (додаток 5) затверджена Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (далі – Положення №148).

Роль Касової книги у готівковому обігу:

1. Оприбуткування готівки. Ведення Касової книги є обов'язковою умовою для оприбуткування готівки. Оприбуткуванням готівки вважається повне відображення фактичних надходжень готівки в касі. Це здійснюється в Касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів (ПКО).

Увага! Якщо підприємство, яке зобов’язане вести Касову книгу, фактично її не веде, вся готівка, що надійшла, вважається неоприбуткованою.

2. Контроль. Крім оприбуткування, КК необхідна для контролю за лімітом залишку готівки в касі, оскільки надлімітну готівку підприємства мають здавати до банку.

Про ліміт залишку готівки в касі ми докладно розповіли у статті «Ліміт каси – 2025: створення, розрахунок, затвердження, перегляд, та яка відповідальність за перевищення?».

Хто веде Касову книгу та правило «одна книга»

Кожна установа або підприємство (юридична особа), яке має касу, зобов'язане вести Касову книгу. При цьому діє таке правило: одна установа/підприємство (юридична особа) веде лише одну Касову книгу для обліку операцій із готівкою в національній валюті.

Однак:

• це правило не стосується кас відокремлених підрозділів. Відокремлені підрозділи, які приймають готівку за ПКО або видають її за видатковими касовими ордерами (ВКО) чи відомостями, також зобов'язані вести Касову книгу (абз. 3 п. 39 розд. IV Положення №148). Водночас відокремлені підрозділи, які працюють виключно з РРО та КОРО і не проводять операцій за касовими ордерами, Касову книгу не ведуть (абз. 4 п. 39 розд. IV Положення №148);
• якщо на підприємстві є готівкова іноземна валюта, то Касову книгу ведуть окремо за кожним видом валют і в гривні. Отже, скільки видів валют використовує підприємство, стільки буде і Касових книг. Про це податківці говорять тут. 

Зверніть увагу! Фізичні особи – підприємці (ФОП) Касової книги не ведуть; вони здійснюють облік надходжень у Книзі обліку доходів і витрат/у довільній формі. 

Організаційні вимоги до паперової Касової книги

Щоб Касова книга набула юридичної сили, необхідно дотримуватися вимог щодо її фізичного оформлення (абз. 5 п. 39 розд. IV Положення №148):

1. Нумерація та шнурування: Аркуші Касової книги нумеруються та прошнуровуються.
2. Опечатування: Книга опечатується відбитком печатки (за наявності її в установі/на підприємстві).
3. Засвідчення: На обороті останнього аркуша (або на титульній сторінці) робиться напис із зазначенням кількості пронумерованих та прошнурованих сторінок.
4. Підписи: Кількість аркушів у Касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.

Важливо! Касову книгу відкривають, як правило, на один календарний рік. Якщо книга закінчилася, заводиться нова, при цьому нумерація сторінок у ній починається з номера «1». Якщо Касова книга закінчилася посеред року, нумерація прибуткових та видаткових касових ордерів продовжується суцільним порядком. 

Структура Касової книги та її щоденне заповнення

Касова книга – це єдиний регістр, у якому відображається весь рух готівки на підприємстві. Вона є основним інструментом для забезпечення повного оприбуткування готівки (див. зразок).

Зразок Касової книги (Завантажити >>)

Структура Касової книги

Кожна сторінка Касової книги (складається з двох однакових частин:

1. «Вкладний аркуш касової книги» (невідривна частина) – залишається в Касовій книзі і є першим примірником.
2. «Звіт касира» (відривна частина) – є другим примірником, за яким касир звітує про рух готівки.

Обидва ці частини повинні мати однакові номери!

Якщо Касова книга ведеться в паперовій формі, записи вносяться до двох примірників. Зазвичай для заповнення відривної частини («Звіт касира») використовується копіювальний папір.

Порядок заповнення аркуша вручну

Для правильного заповнення паперового аркуша КК застосовується такий порядок:

1. Початок записів: Записи касових операцій починаються на лицьовому боці невідривної частини аркуша після рядка «Залишок на початок дня».
2. Виведення копії: Спочатку аркуш згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину («Звіт касира») під ту частину, яка залишається в книзі («Вкладний аркуш»).
3. Продовження записів: Відривна частина накладається на лицьовий бік невідривної частини, і записи продовжуються по горизонтальному лініюванню зворотного боку аркуша.
4. Відривання: Бланк «Звіту касира» не відривається до закінчення операцій дня.

Увага! Касир починає заповнення аркуша з рядка «Залишок на початок дня». Ця сума має дорівнювати залишку готівки на кінець попереднього дня (абз. 2 п. 40 розд. IV Положення №148). 

Щоденне внесення записів

Касир зобов'язаний здійснювати записи в Касовій книзі:

1. На підставі первинних документів: Записи вносяться за операціями одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером (ПКО чи ВКО) і видатковою відомістю.
2. В день операції: Записи здійснюються в день надходження або видачі готівки.
3. Своєчасно: Записи в Касовій книзі мають бути здійснені до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня).

Наприклад, якщо протягом дня було оформлено 3 прибуткових касових ордери (ПКО №10, №11, №12) та 2 видаткових касових ордери (ВКО №5, №6), касир повинен внести до Касової книги 5 окремих записів у хронологічному порядку. 

Що робити у випадку відсутності руху готівки?

Якщо руху готівки в касі не було протягом робочого дня, касир не здійснює записи в Касовій книзі за цей день. Наприклад, якщо у вівторок рух готівки був, а в середу його не було, у Касовій книзі записується вівторок, а потім – відразу четвер, якщо в четвер операції відновилися. Порожніх пропущених сторінок Касова книга мати не повинна.

Закриття робочого дня та Звіт касира

Щоденно наприкінці робочого дня касир має виконати такі обов'язкові операції:

1. Підбиття підсумків: Касир підсумовує операції з надходження та видачі готівки за день.
2. Виведення залишку: Виводиться залишок готівки в касі на кінець дня (і, відповідно, на початок наступного дня).
3. Передача звіту: Касир передає до бухгалтерії «Звіт касира» (відривний аркуш/копію записів за день) разом із усіма прибутковими та видатковими касовими ордерами, на підставі яких проводилися операції протягом дня.
4. Підтвердження бухгалтера: Бухгалтер, прийнявши звіт касира і документи, що додаються до нього, ставить свій підпис у невідривній частині Касової книги («Вкладний аркуш касової книги»). При цьому прописом зазначається загальна кількість документів, що додаються.

Важливо! Контроль за правильним веденням Касової книги покладається на головного бухгалтера або працівника, уповноваженого керівником. 

Особливості відображення виплат заробітної плати

Ведення Касової книги при виплаті заробітної плати (або інших виплат, що належать до фонду оплати праці, пенсій, стипендій, дивідендів) має ключову особливість, пов'язану з подовженим терміном зберігання готівки в касі.

Головна особливість полягає у відстроченні запису: готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов'язані з оплатою праці, відображається в Касовій книзі тільки після закінчення встановлених строків цих виплат (абз. 2 п. 40 розд. IV Положення №148).

Алгоритм дій після закінчення строку виплати зарплати:

1. Закриття відомості: Після закінчення встановленого строку (3 або 5 днів) касир закриває видаткову відомість. Навпроти прізвища осіб, яким гроші не були видані, ставиться відбиток штампа або робиться напис «Депоновано» (п. 31 розд. III Положення №148).

2. Підрахунок: Касир підраховує фактично виплачену суму та недоодержану суму (депоновану), звіряє ці суми із загальним підсумком за відомістю і засвідчує напис своїм підписом (п. 31 розд. III Положення №148).

3. Оформлення ВКО: Бухгалтерія на підставі закритої відомості виписує Видатковий касовий ордер (ВКО):

• Один ВКО на фактично видану суму (п. 31 розд. III Положення №148).
• Один загальний ВКО на депоновані суми, що підлягають здаванню в банк.
• Запис у Касовій книзі: Касир здійснює запис у Касовій книзі на підставі ВКО, виписаного на фактично видану суму (п. 31 розд. III Положення №148).

Заповнення рядка «у тому числі на зарплату» (контроль ліміту)

Для цілей контролю за дотриманням ліміту каси у формі Касової книги передбачено реквізит «у тому числі на зарплату».

Цей рядок заповнюється щоденно протягом дозволеного строку виплат (3 або 5 робочих днів). У ньому зазначається сума за відомостями на виплату готівки, що ще не списана на видаток каси (п. 4 Пояснень до додатка 5).

Тобто це готівка, яка:

1. Була отримана з банку (або спрямована з виручки) на зарплатні виплати.
2. Перевищує встановлений ліміт каси, але знаходиться в касі правомірно, очікуючи виплати.
3. Ще не відображена як видаток у Касовій книзі.

Таким чином, сума, відображена в цьому рядку, не включається до розрахунку надлімітного залишку каси, якщо вона зберігається в межах встановлених 5 (3) робочих днів.

Особливості ведення Касової книги в електронній формі

Установи та підприємства мають право вести Касову книгу в електронній формі за допомогою комп'ютерних засобів.

Організація електронного ведення

1. Забезпечення зберігання.

Передумовою для ведення Касової книги в електронній формі є забезпечення належного зберігання касових документів. Після закінчення календарного року Касова книга на електронних носіях має бути передана для зберігання в архів підприємства (установи).

2. Вимоги до програмного забезпечення (ПЗ).

ПЗ, яке використовується для ведення Касової книги, повинно гарантувати:

• Візуальне відображення та роздрукування кожної з двох частин аркуша Касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира».
• Обидві частини (Вкладний аркуш та Звіт касира) мають повністю відтворювати за формою і змістом типову форму Касової книги.
• ПЗ повинно забезпечувати автоматичну нумерацію сторінок Касової книги наростаючим підсумком з початку року.

Щоденна робота та роздрукування аркушів

Незважаючи на електронне ведення, Касова книга все одно залишається «умовно електронною», оскільки вимагає щоденного друку для звітування.

Внесення записів: Записи в електронній Касовій книзі здійснюються шляхом введення даних з первинних касових документів (ПКО та ВКО).

Своєчасність: Записи повинні бути здійснені до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня).

Формування та підписи: Під час складання електронного документа Касової книги роздруковуються обидві його частини: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх.

Звітування: Касир передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії.

Підпис бухгалтера: Бухгалтер, прийнявши звіт, ставить свій підпис у «Вкладному аркуші касової книги».

Практична порада! Касир повинен зберігати роздрукований «Вкладний аркуш касової книги» протягом року окремо за кожний місяць.

Процедура формування річної підшивки

Процедура формування річної Касової книги з електронних даних детально описана в Поясненнях до додатка 5:

1. Кількість аркушів: У разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» у кінці місяця має автоматично роздруковуватися загальна кількість аркушів за цей місяць, а в кінці року – їх загальна кількість за рік.
2. Формування підшивок: Після закінчення календарного року (або залежно від потреби, якщо книгу закінчено раніше) усі «Вкладні аркуші касової книги» формуються у підшивки в хронологічному порядку.
3. Засвідчення: Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства – юридичної особи.
4. Формування в книгу: Ці підшивки формуються у книгу.

Порядок виправлення помилок у Касовій книзі

Положення №148 встановлює, що виправлення в Касовій книзі не допускаються. Проте якщо помилки все ж таки сталися, вони можуть бути виправлені за умови належного засвідчення.

Важливо! Вносити виправлення до первинних касових документів – прибуткових касових ордерів (ПКО) та видаткових касових ордерів (ВКО), а також видаткових відомостей – заборонено. Якщо помилка виявлена у первинному документі (ордері чи відомості), необхідно скласти новий, правильно оформлений документ.

Процедура виправлення в КК (обліковому регістрі)

Якщо помилка міститься безпосередньо у записі Касової книги, її виправлення можливе за допомогою коректурного способу. Ця процедура вимагає:

• Закреслення: Неправильний текст або цифри закреслюються однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
• Внесення правильних даних: Над закресленим записується правильний текст/цифри.
• Засвідчення: Усі виправлення повинні бути засвідчені підписами касира та головного бухгалтера (або особи, яка його заміщує).
• Дата виправлення: Бажано також зробити напис «Виправленому вірити» та поставити дату виправлення.

Зверніть увагу! При виправленні помилки рекомендується скласти бухгалтерську довідку, у якій описується зміст помилки та причина її виникнення. Це забезпечує додаткове документальне підтвердження корегування. 

Контроль за веденням Касової книги

Контроль за правильним та своєчасним веденням Касової книги є ключовим завданням для керівництва та бухгалтерії.

1. Особи, відповідальні за контроль.

Контроль за правильним веденням Касової книги покладається безпосередньо на головного бухгалтера. Однак керівник установи/підприємства може уповноважити іншого працівника здійснювати цей контроль.

Керівник має право визначити перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи (ПКО, ВКО, Касову книгу), що забезпечує оптимальний документообіг та контроль.

2. Щоденний контроль.

Контроль здійснюється щоденно, коли касир передає до бухгалтерії «Звіт касира» (відривний аркуш КК) разом із усіма прибутковими та видатковими касовими ордерами за день.

Бухгалтер, приймаючи звіт, зобов'язаний:

• Перевірити правильність підбиття підсумків.
• Перевірити залишок готівки на кінець дня.
• Проставити свій підпис у невідривній частині Касової книги («Вкладний аркуш касової книги»), зазначивши прописом кількість документів, що додаються.

3. Інвентаризація та звіряння залишків.

Установи/підприємства зобов’язані регулярно проводити інвентаризацію каси. Обов’язкові випадки проведення інвентаризації – це при складанні річної фінансової звітності, у разі зміни матеріально-відповідальної особи (касира або старшого касира) чи в разі встановлення крадіжки в касі. Однак можливі й додаткові інвентаризації – керівник може призначати проведення інвентаризації каси з такою частотою, яку вважатиме потрібною.

Мета звіряння: Залишок готівки, виведений касиром, звіряється з даними бухгалтерського обліку за книгами обліку.

Наслідки розбіжностей: Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки. У разі виявлення нестачі або надлишку, сума зазначається в акті інвентаризації, з’ясовуються обставини їх виникнення, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід.

Докладно про проведення такої інвентаризації ми розповіли у статті «Інвентаризація каси – 2025: строки, нюанси, облік, оподаткування, покрокова інструкція та поради від редакції».