Необхідність ведення касової книги
Касова книга – це документ установленої форми, що застосовується для здійснення первинного обліку готівки в касі (пп. 9 п. 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 №148 (далі – Положення №148).
Необхідність ведення касової книги обумовлено вимогами п. 39 Положення №148. Згідно з цією нормою установи/підприємства відображають у касовій книзі усі надходження і видачу готівки в національній валюті.
Готівка в касі підприємства вважається не оприбуткованою, якщо її надходження не було відображено в касовій книзі, навіть якщо на неї було виписано прибутковий касовий ордер. Це випливає з норм пп. 18 п. 3 Положення №148: оприбуткування готівки – проведення суб'єктами господарювання обліку готівки в касі на повну суму її фактичних надходжень у касовій книзі/книзі обліку доходів і витрат/фіскальному звітному чеку/електронному фіскальному звітному чеку/розрахунковій квитанції.
Також це підтверджується п. 11 Положення №148: Оприбуткуванням готівки в касах установ/підприємств та їх відокремлених підрозділів, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО та з оформленням їх касовими ордерами і веденням касової книги, є здійснення обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень у касовій книзі на підставі прибуткових касових ордерів.
Касова книга на підприємстві, в його філіях та відокремлених підрозділах
Ми вже зауважили, що у разі якщо підприємство здійснює готівкові розрахунки, виписка ПКО і РКО та ведення касової книги є обов’язковими.
За відсутності касової книги підприємство може проводити лише безготівкові розрахунки, а саме:
- отримання грошей від покупців, підзвітних осіб, засновників та з інших джерел – тільки шляхом перерахування на розрахунковий рахунок підприємства через касу банку, або банківський термінал;
- видача грошей постачальникам, у підзвіт, у вигляді зарплати та на інші виплати – тільки шляхом перерахування на карткові або поточні рахунки.
Згідно з Положенням №148 касова книга на підприємстві може бути лише одна. Але що ж робити, якщо готівкові операції проводяться у філіалах/відокремлених підрозділах?
Стосовно цього є норма п. 11 Положення №148.
Зокрема, в абз. 3 цього пункту зазначено, що оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням РРО без ведення касової книги, є забезпечення зберігання щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі протягом строку, визначеного п. 44.3 ПКУ, і занесення інформації згідно з фіскальними звітними чеками/електронними фіскальними звітними чеками до відповідних книг обліку (КОРО – у разі її використання на період виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії). Установа/підприємство визначає місце та спосіб зберігання відокремленими підрозділами щоденних фіскальних звітних чеків (щоденних Z-звітів) в електронній формі.
Далі в абз. 4 цього пункту: оприбуткуванням готівки в касах відокремлених підрозділів установ/підприємств, які проводять готівкові розрахунки із застосуванням програмних РРО без ведення касової книги, є забезпечення щоденного створення засобами програмних РРО у паперовій та/або електронній формі фіскальних звітних чеків та подання їх до фіскального сервера засобами телекомунікацій, а також направлення створених програмними РРО електронних розрахункових документів та повідомлень для їх реєстрації і довгострокового зберігання до фіскального сервера.
Правила ведення касової книги
Касову книгу на підприємстві можна вести у паперовій або в електронній формі.
Установа/підприємство згідно з п. 12 Положення №148 зобов'язане розробити та затвердити внутрішнім документом порядок оприбуткування готівки в касі установи/підприємства. У цьому документі доцільно вказати, яким чином буде вестися касова книга на підприємстві – в паперовому чи електронному вигляді. У разі вибору ведення електронної касової книги потрібно щодня, наприкінці місяця, наприкінці року тощо роздруковувати кожну з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира») (див. абз. 2 п. 33, п. 41, прим. 6 до додатка 5 до Положення №148). Частоту друкування доречно вказати в Порядку оприбуткування готівки, розробленому і затвердженому підприємством.
Порядок ведення паперової касової книги
Аркуші паперової касової книги нумеруються та прошнуровуються, опечатуються відбитком печатки, за наявності її в установі/на підприємстві. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства.
Записи в касовій книзі здійснюються у двох примірниках. Перші примірники, що є невідривною частиною аркуша касової книги – «Вкладні аркуші касової книги», залишаються в касовій книзі. Другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги – «Звіт касира», є документами, за якими касири звітують щодо руху грошей у касі. Перші і другі примірники мають однакові номери.
Алгоритм заповнення паперової касової книги такий:
- касову книгу перед застосування необхідно прошити (прошнурувати) та пронумерувати;
- кількість пронумерованих сторінок вказати на обкладинці, за наявності печатки підприємства – засвідчити її печаткою;
- строк ведення касової книги – один рік, що вказано у роз’ясненнях ДПС стосовно Порядку ведення касової книги. У разі якщо касову книгу протягом року не було заповнено повністю, на порожніх сторінках проставляються прочерки або робиться напис «Касова книга закінчена», який засвідчується підписами касира, головного бухгалтера і керівника, та вказується дата. Якщо протягом року одна касова книга закінчилася, то для цього самого року потрібно почати нову касову книгу, нумерація якої також починається з цифри 1, але сама касова книга вже має номер 2;
- на новий фінансовий рік потрібно заводити нову касову книгу;
- касир здійснює записи в касовій книзі за операціями з одержання або видачі готівки за кожним касовим ордером і видатковою відомістю в день її надходження або видачі. За відсутності руху готівки в касі протягом робочого дня записи в касовій книзі в цей день не здійснюються (п. 40 Положення №148);
- касир щодня наприкінці робочого дня підсумовує операції за день, виводить залишок готівки в касі на початок наступного дня і передає до бухгалтерії як звіти касира другі примірники, що є відривною частиною аркуша касової книги (копію записів у касовій книзі за день), з прибутковими і видатковими касовими ордерами під підпис у касовій книзі (п. 40 Положення №148). Бухгалтер повинен перевірити і порахувати отримані документи та розписатися на аркуші касової книги;
- записи в касовій книзі здійснюються окремо щодо кожного ПКО та ВКО в день проведення касової операції;
- залишок на початок наступного дня повинен дорівнювати залишку в касі на кінець минулого дня;
- у порожніх рядках на аркуші касової книги ставиться прочерк; якщо одного аркуша для здійснення запису про готівкові операції не вистачає, то на сторінці, яка закінчилася, підбиваються проміжні підсумки сум надходжень та видатків і на наступній сторінці записи продовжуються з цією самою датою;
- у бухгалтерії підприємства «Звіти касира» та касові документи до них мають бути скомплектовані у хронологічному порядку, пронумеровані та зберігатися протягом трьох років з дня закінчення податкового звітного періоду, до якого вони відносяться, за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, що передбачено п. 352 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого Наказом Мінюсту від 12.04.2012 №578/5;
- у разі видачі через касу зарплати готівкою вона може зберігатися в касі протягом 3-х робочих днів та не враховуватися до ліміту каси (роз’яснення у категорії 109.15 ЗІР, запитання «Які передбачені терміни зберігання готівки, яка одержана в банку для виплат заробітної плати, а також пенсій, стипендій, дивідендів?»). Тож її сума наводиться окремо наприкінці аркуша касової книги після залишку («у тому числі на зарплату…»);
- вести касову книгу повинен касир, контролювати – головний бухгалтер.
Порядок ведення електронної касової книги
Установи/підприємства за умови забезпечення належного зберігання касових документів мають право вести касову книгу в електронній формі за допомогою комп’ютерних засобів.
Програмне забезпечення, за допомогою якого ведеться касова книга, має забезпечувати візуальне відображення і роздрукування кожної з двох частин аркуша касової книги («Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира»), які за формою і змістом мають відтворювати форму та зміст касової книги у паперовому вигляді.
Відповідно до п. 5 та 6 Пояснення до заповнення додатка 5 до Положення №148 записи в касовій книзі здійснюються на підставі інформації з касових документів. Записи в касовій книзі здійснюються до початку наступного робочого дня (тобто із залишками на кінець попереднього дня), а також містять усі реквізити, що передбачені формою касової книги. Сторінки касової книги нумеруються автоматично в порядку зростання з початку року.
Порядок заповнення електронної касової книги не відрізняється від порядку заповнення паперової. А от нюанси її роздрукування такі:
під час складання електронного документа касової книги роздруковуються кожна з двох частин аркуша касової книги: «Вкладний аркуш касової книги» та «Звіт касира». Водночас:
- у разі роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» наприкінці місяця автоматично роздруковується загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року – їх загальна кількість за рік;
- після роздрукування «Вкладного аркуша касової книги» і «Звіту касира» касир перевіряє правильність складання цих документів, підписує їх і передає «Звіт касира» разом із відповідними касовими документами до бухгалтерії під підпис у «Вкладному аркуші касової книги»;
- протягом року «Вкладний аркуш касової книги» зберігається касиром окремо за кожен місяць. Після закінчення календарного року (або залежно від потреби) «Вкладний аркуш касової книги» формується в підшивки у хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера установи/підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються у книгу;
- після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях передається для зберігання відповідно до законодавства України.
Порядок виправлення помилок у касовій книзі
Згідно з п. 39 Положення №148, виправлення у касовій книзі не допускаються. Водночас зазначається, що зроблені виправлення підписує касир, а також головний бухгалтер або особа, яка його заміщує. Тобто одночасно маємо в Положенні №148 дві суперечливі тези.
Податківці вважають, що внаслідок цього перше речення (про заборону) слід розглядати не як імперативну норму (яка не допускає винятків), а як базове правило. При цьому друге речення пояснює, як діяти, якщо помилка під час складання касової книги все ж таки виникла.
Відповідальність за неправильне оформлення касової книги
І наостанок про приємне. Як і у випадку з касовими документами, відповідальність за порушення порядку ведення касової книги чинним законодавством не передбачена.
