ДФС у листі від Чернігівській області від 09.10.2015 р. №2722/10/25-01-17-01-10 зазначили, що фізична особа – платник податків зобов’язана особисто подати відповідному контролюючому органу повідомлення та документи для забезпечення її обліку за прізвищем, ім’ям, по батькові і серією та номером паспорта, а також пред’явити паспорт.
Про одержані фізичними особами доходи та сплачені з них суми податку податкові агенти зобов’язані повідомити контролюючі органи в Податковому розрахунку за формою №1ДФ.
У графі 2 форми №1ДФ відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), про яку надається інформація в податковому розрахунку.
Таким чином, підприємству, організації та установі при нарахуванні фізичній особі доходів необхідно вжити заходів щодо реєстрації такої фізичної особи у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків для відображення в 1ДФ.