Чи потрібна ФОПу кадрова документація: позиція Держпраці та види документів в 2026 році

1. Які кадрові документи повинні мати ФОП із найманими працівниками?
2. Що змінилося у кадровому обліку ФОП під час війни?
3. А що буде, якщо цих документів підприємець не вестиме?
4. Найпоширеніші форми кадрових документів, які повинен зберігати ФОП

Які кадрові документи повинні мати ФОП із найманими працівниками?

ФОПу, так само як і юридичним особам, що використовують працю найманих працівників, всю кадрову документацію потрібно вести відповідно до чинних норм законодавства. Такою є позиція контролерів, а підтвердження цього можна знайти у численних роз’ясненнях, зокрема, тут.

На думку Федерації профспілок, до обов’язкових кадрових документів належать:

• Штатний розпис. Назви посад у штатному розписі зазначають відповідно до Національного класифікатора України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 зі змінами.
• Правила внутрішнього трудового розпорядку. 
• Табель обліку робочого часу. 
• Накази з кадрових питань (щодо особового складу). Примірні форми наказів ви можете знайти тут. Накази групуються відповідно до строків зберігання: накази тривалого строку зберігання 75 років і більше та накази тимчасового строку зберігання до 5 років.
• Книга наказів (журнал обліку наказів). Реєстрація наказів теж відбувається за терміном їх зберігання.
• Особові картки працівників. 
• Графік відпусток.
• Трудові угоди (контракти).
• Колективний договір (для юридичних осіб!).
• Посадові (робочі) інструкції працівників.
• Журнал ознайомлення працівників з локальними нормативними актами.
• Положення про охорону праці.
• Дозвіл на обробку персональних даних та зобов’язання про нерозголошення персональних даних.
• Зобов’язання про дотримання конфіденційної інформації (угода).

Проте цей перелік не є вичерпним, законодавством можуть бути передбачені інші документи. 

Що, на думку контролерів, входить до обов’язкового мінімуму для ФОПів, можна прочитати тут.

Що змінилося у кадровому обліку ФОП під час війни?

Відповідно до ст. 7 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», роботодавець самостійно визначає порядок роботи кадрових служб на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які потрібно вести у період воєнного стану.

Важливо!

Головна мета кадрового обліку під час війни – це забезпечення ведення достовірного обліку виконуваної працівником роботи та обліку витрат на оплату праці.

Тому серед документів, які треба вести навіть під час війни, в разі застосування праці найманих осіб – штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, табель обліку робочого часу, накази з кадрових питань, особові картки працівників, їхні трудові книжки та журнал обліку руху трудових книжок (у разі якщо у ФОПа ще є паперові  трудові книжки), графік відпусток, трудові договори, посадові інструкції.

Бажано створити цифрові копії згаданих документів, які доцільно розмістити на декількох носіях (жорсткі диски комп’ютерів, флеш-накопичувачі, зовнішні жорсткі диски, картки пам’яті), зберегти у хмарних сховищах (google-диск, файлообмінники тощо). Це убезпечить від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв.

Що, як ці документи не ведуться або були пошкоджені, знищені або втрачені під час війни? Обов’язкові кадрові документи доведеться відновлювати. Про це ми попереджали ще у 2022 році.

А що буде, якщо цих документів підприємець не вестиме?

Якщо навіть під час воєнного стану інспектори Держпраці до вас не завітають, вони цілком можуть це зробити тоді, коли ходити з перевірками у вашому регіоні стане безпечно. Строків давності за порушення законодавства з праці не встановлено. А видів відповідальності за порушення трудового законодавства є декілька, і ми наводили їх тут.

Найдорожчою часто буває фінансова відповідальність, тобто штрафи, передбачені ст. 265 КЗпП. Проте розмір цих штрафів прямо залежить від того, яких документів немає.

Наприклад, якщо працівника не буде оформлено на роботу (немає наказу про його прийняття та трудового договору в письмовій формі), то штраф на кожного такого працівника становитиме 10 мінімальних зарплат (для ФОПів 1-3 груп ЄП - застосовується попередження). 

А якщо такий наказ є, але немає повідомлення про його прийняття, підприємцю загрожуватиме штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати (за «інші порушення»).

Втім, до закінчення воєнного стану, якщо порушення буде усунуто за приписом інспектора і в строки, зазначені в приписі, штрафи за ст. 265 КЗпП не застосовуються. А от якщо перевірка прийде вже після війни, відповідати доведеться.

Найпоширеніші форми кадрових документів, які повинен зберігати ФОП

Далі розглянемо кадрові документи, про які має подбати підприємець. Йдеться про такі найпоширеніші форми:

• Штатний розпис
• Заяви працівників
• Кадрові накази (розпорядження)
• Журнал обліку кадрових документів
• Письмовий трудовий договір
• Особова картка та особова справа
• Посадові інструкції
• Правила внутрішнього трудового розпорядку
• Табелі обліку робочого часу

Штатний розпис

Почнімо з відомої найскандальнішої вимоги Держпраці до ФОПа – складати штатний розпис.

Останні кілька років фахівці цієї служби стверджують: питання, пов'язані з обліком штатних працівників, регулюються Iнструкцією №286, дія якої поширюється на всіх юридичних осіб, їх філії, представництва та інші відокремлені підрозділи, а також на фізичних осіб – підприємців, що використовують найману працю. Про це ми повідомляли тут.

Незважаючи на численні суперечки з цього питання, Держпраці вважає, що вимоги визначати, які працівники перебувають у штаті (і, власне, сам штат), поширюються і на ФОПа.

Докладніше про оформлення штатного розпису ми розповіли в статті «Як правильно оформити штатний розпис у 2026 році?».

Заяви працівників

Чинним законодавством не передбачено обов'язку написання заяви щодо прийняття на роботу взагалі й зокрема у ФОПа.

Як зазначають деякі фахівці, «заява – це данина правовому звичаю, що покликана показати волевиявлення працівника, на підставі якого роботодавець видав наказ про прийняття на роботу».

Тож якщо в наказі про прийняття зазначаються всі умови праці, такі як посада, зарплата, виконувана робота, дата початку роботи та працівник поставив свій підпис на знак ознайомлення з ним, – навіть за відсутності заяви трудовий договір вважатиметься укладеним.

Але є випадки, коли без заяви не обійтися. Наприклад, для того щоб звільнення працівника відбулося за власним бажанням, він повинен про це бажання письмово повідомити роботодавця, і в більшості випадків робить це заздалегідь (ст. 38 КЗпП). Те саме стосується і випадку, коли працівник просить надати йому відпустку, яка не була зазначена у графіку відпусток, або ж перенести/поділити щорічну основну відпустку (ст. 11, 12 Закону про відпустки). У цих випадках одного наказу і згоди з ним працівника недостатньо, якщо потрібно довести, що ініціатором події є сам працівник.

Докладно про правила складання заяв працівників ми розповіли в статті «Заяви від працівників у 2026 році: правила оформлення, реєстрації, зберігання та зразки документів».

Кадрові накази (розпорядження)

У ФОПа, який має найманих працівників, повинні бути кадрові накази, аналогічні до тих, що їх мають юрособи.

За призначенням накази, як правило, поділяють на три групи:

1. з питань основної діяльності;
2. з адміністративно-господарських питань;
3. з особового складу (з кадрових питань).

Зараз є примірні форми кадрових наказів, які затвердив Мінюст. Докладно про оформлення наказів, зокрема, і кадрових, читайте в нашій статті.

Журнал обліку кадрових документів

Якщо є накази, то повинен бути і їх облік (і нумерація). Накази з особового складу реєструють і обліковують у журналі реєстрації наказів.

Законодавство не визначає форми такого журналу. Орієнтовна форма журналу реєстрації наказів рекомендована Мінсоцполітики в листі від 19.10.2005 №09-487.

Журнал реєстрації наказів повинен бути пронумерований, прошнурований, скріплений підписом та печаткою за її наявності.

Письмовий трудовий договір

Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Зазначена норма КЗпП зобов'язує підприємців укладати трудові договори виключно у письмовій формі.

Увага! 

Підприємці зобов’язані укладати письмові трудові договори із усіма працівниками. Тобто, крім наказу про прийняття на роботу, обов’язково повинен бути складений письмовий документ – трудовий договір. Заява про прийняття на роботу в цьому випадку не обов’язкова – наказ складається на підставі умов договору. 

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Це факти відомі, а як щодо типової форми такого трудового договору?

Держпраці роз'яснює, що підприємці можуть (як основу, зразок) використовувати форму трудового договору, затверджену наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 08.06.2001 №260. При цьому рядки такого договору, які раніше заповнювали працівники центру зайнятості, не заповнюються. Адже з 01.01.2015 р. фізособам-підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в центрах зайнятості.

Утім, можливість використання старої типової форми трудового договору не означає обов'язку такого використання. Тобто підприємець має повне право розробити форму трудового договору самостійно і вносити до нього усі необхідні зміни. Але, звісно, що зміст такого договору не повинен суперечити КЗпП та решті законодавства з праці, податковому та соціальному законодавству.

Увага! 

Зразок трудового договору ФОПа з працівником ви можете знайти за посиланням. 

Трудовий договір вважається укладеним тільки після того, як його підписали роботодавець і працівник і видано наказ (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

А що на рахунок трудових книжое працівників?

Деякі ФОП зберігали паперові трудові книжки і вели її облік так само, як і юридичні особи. Хоча, згідно п. 2.21-1 Інструкції з порядку ведення трудових книжок, якщо ФОП має найманих працівників, то зберігатися паперові трудові книжки мають у самих працівників, а не в ФОП. Відповідне роз'яснення від Держпраці у 2020 році ми наводили тут. Втім, Мінсоцполітики у 2019 році не казало, що ведення обліку трудових книжок та їх зберігання у ФОП є порушенням, за яке треба карати. У своєму листі міністерство говорить лише про відсутність обов'язку такого обліку і зберігання для ФОП, про що ми повідомляли тут.

Проте, починаючи з 10 червня 2021 року, в Україні офіційно діють електронні трудові книжки. Тому вимоги суттєво змінилися.

Тепер кожен роботодавець зобов’язаний надавати відомості про трудову діяльність своїх найманих працівників в електронному форматі. Зокрема, робити записи про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, строкову військову службу та інші події, які раніше фіксувалися в паперовій формі.

Записи до паперових трудових книжок тепер робляться лише на вимогу працівників. І зберігатися паперові трудові книжки теж мають у працівників. 

Особова картка та особова справа

Особова справа – це комплект кадрової документації щодо певного працівника. Як правило, вона складається з кадрових наказів щодо цього працівника та оригіналів або копій документів, на підставі яких ці накази були складені (копія першої сторінки паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, копія витягу з реєстру фізосіб – платників податків, копії дипломів та сертифікатів, довідок та посвідчень).

Є один нюанс: ФОПи не повинні вести особові справи. Порядок ведення особових справ визначено Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях. Однак їх ведення спрощує пошук у документах необхідної інформації.

А ось обов'язок вести особові картки працівників, на думку Держпраці, поширюється і на підприємців.

При цьому ведення особової картки за типовою формою, затвердженою наказом Держкомстату, Міністерства оборони України від 25.12.2009 №495/656, не є обов'язковим. Водночас така форма містить важливу облікову інформацію, яку згідно із законодавством повинен вести роботодавець. А саме: відомості про військовий облік; призначення працівника та переведення; надання відпусток. Отже, підприємець може розробити власну форму особової картки працівника, але при цьому має пам'ятати про обов'язкові відомості, які ця картка повинна містити.

Докладно про заповнення особовой картки працівника ми розповіли в статті «Особова картка працівника (форма №П-2) у 2026 році: практичні рекомендації із заповнення та внесення змін».

Посадові інструкції

ФОПам теж потрібно створювати посадові інструкції для працівників, яких вони наймають. Адже кожен працівник має знати про свої права та обов'язки, покладені на нього.

Необхідність посадових інструкцій опосередковано випливає зі ст. 29 КЗпП, яка говорить про обов'язкове роз'яснення працівнику його прав й обов'язків. Посадові інструкції – внутрішні нормативні акти, які визначають основні функціональні права, обов'язки, відповідальність працівників. Отже, складати їх варто для працівників всіх посад (професій), що працюють в підприємця. 

Зразки посадових інструкцій ви можете знайти за посиланням.

Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР) потрібні кожному роботодавцю, а отже, і підприємцю. Звісно, у ФОПів, у яких два-три наймані працівники, це викличе здивування. Та якщо у підприємця кількість таких працівників перевищує, наприклад, 10 осіб, то він і сам буде зацікавлений у наявності цього кадрового документа. Мінсоцполітики висловилося про необхідність ПВТР для всіх роботодавців, у т. ч. для ФОПів, у листі від 21.06.2017 №312/0/22-17/13.

Про ПВТР ідеться у ст. 142 КЗпП, і хоча там сказано лише про підприємства, установи, організації, та не зайвим буде створити цей документ і ФОПу. Адже ст. 29 КЗпП говорить про те, що будь-який роботодавець має обов'язок ознайомлювати працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (а щоб це зробити, потрібно ПВТР мати).

Таким чином, якщо працівник уважно ознайомиться та поставить свій підпис під ПВТР, він вже не скаже, що не знав, що на робочому місці він має бути о восьмій, а не о десятій, або не знав, які правила надання відпусток чи оголошення простою.

Держпраці наголошує, що правила внутрішнього трудового розпорядку обов'язково мають бути складені в письмовій формі через те, що вони вважаються документом з організації процесів управління. 

Зразок правил внутрішнього трудового розпорядку ви можете знайти тут. 

У правилах внутрішнього трудового розпорядку мають бути докладно висвітлені всі аспекти організації праці на підприємстві:

• порядок прийняття і звільнення працівників;
• основні обов’язки працівників та роботодавця;
• час початку і закінчення роботи, а також час закінчення роботи у передвихідні та передсвяткові дні;
• час, наданий для відпочинку і харчування;
• час і місце отримання заробітної плати;
• порядок видання розпоряджень, що стосуються роботи;
• порядок ознайомлення із загальними інструкціями з охорони праці і пожежної безпеки;
• види заохочень за успіхи в роботі та стягнень за порушення трудової дисципліни.

Табелі обліку робочого часу

Підстава для нарахування заробітної плати працівників – це табель обліку робочого часу. Тому якщо працівники підприємця отримують оплату за відпрацьований час (за місячною або годинною тарифною ставкою, окладом), без табеля йому не обійтися.

Існує форма №П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена Наказом №489. Проте вона не є обов’язковою для використання, і ФОП може користуватися будь-якою іншою зручною для нього формою.

Форма №П-5 має рекомендаційний характер і складається із мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати.

За потреби форму може бути доповнено іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. ФОП має право на спрощення типової форми табеля.

Залишити в ній слід лише потрібні йому показники, але такий документ обов'язково повинен складати будь-який роботодавець незалежно від його організаційної форми.

Табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій – він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат тощо, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу, – тому він буде об'єктом уваги для:

• податківців у частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше ніж мінімальна;
• інспекторів з праці – в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.

Втім, документальне оформлення нарахування та виплати зарплати у ФОПа – це тема для окремої статті, яка з’явиться найближчим часом.

Докладно про ведення табелів обліку робочого часу читайте в наших статтях: 

• Табель обліку використання робочого часу за вересень 2026 року: відповіді на питання та приклади заповнення
• Табель обліку використання робочого часу за жовтень 2026 року: відповіді на питання та приклади заповнення
• Табель обліку використання робочого часу за листопад 2026 року: відповіді на запитання та приклади заповнення.