Єдине офіційне визначення «легалізація» закріплене у п. 2.5 Положення про відкриття та функціонування в уповноважених банках України рахунків банків-кореспондентів в іноземній валюті та в гривнях, затвердженому постановою НБУ від 26.03.1998 р. №118.
Так, легалізація – це надання юридичної сили документам, які були видані на території іноземної держави. Отже, легалізація документів передбачає, що такі документи можуть використовуватися на території іншої держави лише після відповідного їх посвідчення.
Легалізації підлягають документи як ті, що видані компетентними органами іноземних держав й мають використовуватися на території України, або і навпаки – ті, що видані відповідними органами України й призначені для використання за кордоном.
А як бути із документами, складеними не за українськими стандартами самими нерезидентами – контрагентами? Вони легалізації не підлягають.
Чи потрібно їх перекладати та засвідчувати переклад? У деяких випадках, так. Наприклад:
- при переміщенні товарів через митний кордон України (ст. 254 МКУ). Органи доходів і зборів (митники) вимагають переклад українською мовою документів, складених іншою мовою, ніж офіційна мова митних союзів, членом яких є Україна, або іншою іноземною мовою міжнародного спілкування, тільки у разі, якщо дані, які містяться в них, є необхідними для перевірки або підтвердження відомостей, зазначених у митній декларації. У такому разі декларант забезпечує переклад зазначених документів за власний рахунок. Зверніть увагу: правильність перекладу документів, що надаються декларантом відповідно до статті 254 МКУ, засвідчується написом "Перекладено вірно", проставленням особистого підпису особи, яка здійснила переклад, та печатки підприємства, співробітник якого зробив переклад (п. 2.5 Порядку №631). Тобто, нотаріальне засвідчення такого перекладу, не потрібно;
- при здійсненні валютного контролю уповноваженими банками (п. 1.12 розд. І Інструкції №136). Банки мають право вимагати від резидентів переклад на українську мову договорів з нерезидентами, які складені іноземною мовою, та інших документів, що необхідні для здійснення контролю за своєчасністю розрахунків за експортними, імпортними операціями їх клієнтів. Але не перекладаються на українську мову документи:
- складені російською мовою;
- текст яких викладено іноземною мовою з одночасним його викладенням українською (російською) мовою;
- складені іноземною мовою, за умови, що вони відрізняються лише цифровою інформацією та/або даними щодо конкретних фізичних осіб (прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання) або юридичних осіб (найменування, місцезнаходження) від зразка, який перекладено з іноземної мови з дотриманням вимог абзацу другого цього пункту.
Зверніть увагу: копії документів, що подаються резидентом до банків (у тому числі копії, перекладені на українську мову), засвідчуються резидентом (уповноваженою ним особою). Тобто, нотаріальне засвідчення такого перекладу, не потрібно.
Що стосується первинних документів, наданих нерезидентами, які мають проведені в бухгалтерському обліку, податкова наполягає на їх повному (без винятків) перекладі на українську мову. Докладніше >> Хоча б на засвідченні такого перекладу нотаріусом не наполягає, і то добре. Тож, не виникають питання і щодо документів, на підставі яких складається податкова звітність. Вони, як правило, всі відображаються в бухгалтерському обліку і мають бути перекладені. Винятком є фізособи, які бухоблік не ведуть, а вимоги перекладати українською мовою усі документи, які використовувалися при складанні податкової звітності, п. 44.1 ПКУ не містить. Але немаємо сумніву, що і від фізосіб податківці вимагатимуть не тільки оригіналів документів, а і їх перекладу.
Коли необхідно легалізувати іноземні документи
На сьогодні численні нормативні акти містять вимоги щодо легалізації документів нерезидентів, які подаються, зокрема, до Держреєстратора, ДФС:
- для реєстрації представництва нерезидента (п. 13 ст.15 Закону №755) та взяття його на облік в органі ДФС (п. 64.5 ПКУ);
- для уникнення подвійного оподаткування (п. 13.5 ПКУ та п. 103.5 ПКУ);
- для контролю за трансфертним ціноутворенням (пп. 141.4.9 ПКУ), тощо.
Які способи засвідчення документів (легалізації)
Документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України (ст. 13 Закону №2709).
Що стосується фрази «якщо інше не передбачене», то відмітимо два моменти:
1) З 22.12.2003р. для України набрала чинності Гаазька Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі — Гаазька Конвенція). Офіційні документи, котрі використовуватимуться на території держав — учасниць Гаазької Конвенції*, мають бути засвідчені спеціальним штампом «апостиль», проставленим компетентним органом держави, у якій був складений документ. Документи, на яких проставлено апостиль, не потребують будь-якого подальшого засвідчення (легалізації).
*Дізнатись про чинний перелік держав-учасниць Гаазької Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (1961 р.) можна на офіційному сайті Міністерства закондонних справ України. Станом на 06.02.2014 року до такого переліку включено 105 країн.
2) Частиною 2 ст. 3 Гаазької Конвенції також передбачено, що дотримання формальної процедури у вигляді нанесення апостиля не може вимагатися, якщо закони, правила або практика, що діють в державі, в якій документ представлений, або угода між двома чи декількома договірними державами, відміняють чи спрощують дану формальну процедуру або звільняють сам документ від легалізації.
Так, Україна приєдналася до Конвенції про правову допомогу і правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах (22 січня 1993 року, м.Мінськ). Ст. 13 Конвенції про правову допомогу передбачено, що документи, які на території однієї з Договірних Сторін виготовлені або засвідчені установою або спеціально на те уповноваженою особою в межах їх компетенції і за встановленою формою і скріплені гербовою печаткою, приймаються на територіях інших Договірних сторін без будь доказовою силою офіційних документів. Крім того, документи, які на території однієї з Договірних Сторін розглядаються як офіційні документи, користуються на територіях інших Договірних сторін доказовою силою офіційних документів.
Отже, іноземні офіційні документи користуються доказовою силою офіційних документів на території України:
- за умови їх засвідчення штампом апостиль, якщо вони складені на території держав-учасниць Гаазької Конвенції;
- без будь-якого додаткового засвідчення, якщо вони складені на території держави, з якими Україна має відповідні дво- або багатосторонні договори;
- за умови наявності консульської легалізації, якщо вони складені на території держав, з якими Україна не має вищезазначених договорів.
Докладно проаналізуємо кожен із цих способів засвідчення документів.
1) Апостиль
Офіційні документи, які використовуються на території держав - учасниць Гаазької Конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом «Apostille», проставленим компетентним органом держави, в якій було складено документ.
Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріпляється з документом. Він повинен відповідати зразку, що додається до Гаазької Конвенції.
Апостиль може бути складений офіційною мовою органу, що його видає. Типові пункти в апостилі можуть бути викладені також другою мовою. Заголовок "Apostille" (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" повинен бути викладений французькою мовою.
Для цілей Гаазької Конвенції апостиль може бути проставлений на іноземних документах, які вважаються офіційними – а це (ст.1 Гаазької Конвенції):
- документи, які виходять від органу або посадової особи, і що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які виходять від органів прокуратури, секретаря суду або судового виконавця;
- адміністративні документи;
- нотаріальні акти;
- офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.
Апостиль не проставляється:
- на документи, складені дипломатичними або консульськими аґентами;
- на адміністративні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Про засвідчення апостилем офіційних документів зі сторони України поговоримо окремо далі.
2) Без будь-якого додаткового засвідчення
Перелік міжнародних договорів України про правову допомогу, відповідно до яких усі офіційні документи, видані компетентними органами однієї Договірної Сторони, приймаються без будь-якого додаткового засвідчення на території іншої Договірної Сторони, наведено в додатку до листа Мін'юсту від 11.05.2010 р. №26-26/291.
Так, не потребують додаткового засвідчення (консульської легалізації або засвідчення апостилем) офіційні документи з таких країн як Болгарії, Естонії, Латвії, Литви, Польщі, Румунії, Сербії та Чехії, Азербайджану, Молдови, Вірменії, Росії, Білорусі, Таджикистану, Грузії**, Туркменістану, Казахстану, Узбекистану, Киргистану, Македонії, Сербії.
**У відносинах з Грузією документи податкових органів можуть бути звільнені від легалізації на підставі міжнародних договорів України, укладених у податковій сфері.
3) Консульська легалізація
Якщо ж документи, складені на території держав, з якими Україна немає вищезазначених міжнародних договорів, то засвідчення таких іноземних документів відбується шляхом консульської легалізації.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, затвердженої наказом МЗС від 04.06.2002 р. №113 (далі – Інструкція №113).
Відповідно до п. 1.2. Інструкції №113 консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.
Під офіційним документом слід розуміти письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов'язує виникнення, зміну або припинення прав і обов'язків фізичних або юридичних осіб (п. 3.1 Інструкції №113).
Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні (п. 5.1 Інструкції №113).
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім’я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України (п.5.6. Інструкції №113).
Консульській легалізації також не підлягають (п. 1.4 Інструкції №113):
- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз'яснення щодо їх застосування.
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.
Зверніть увагу: за консульську легалізацію справляється консульський збір. Тарифи консульського збору встановлені відповідно до Положення про консульський збір України, затвердженого наказом Міністерства закордонних справ України 05.01.2011 р. №3.