Документальне оформлення
1) Керівник підприємства видає наказ про здійснення закупівлі і видачі новорічних подарунків дітям працівників, в якому прописуються усі необхідні вимоги і критерії.
2) Відділ кадрів складає перелік працівників, що мають дітей, яким будуть видаватися подарунки. Такий перелік формується на підставі копій свідоцтв про народження дітей, які зберігаються у відділі кадрів. Зазвичай подарунки видають неповнолітнім дітям (згідно зі ст. 6 СКУ, це 18 років). Проте підприємство має право самостійно вводити обмеження щодо віку дітей, яким будуть видаватися подарунки.
3) На підставі переліку і даних про вартість подарунків складається затверджений керівником кошторис на закупівлю подарунків. При цьому слід врахувати, що у 2015 році не оподатковується ПДФО та військовим збором подарунок у не грошовій формі вартістю до 609,00 грн (пп. 165.1.39 ПКУ, пп. 1.7 п. 16-1 підр. 10 розділу ХХ).
4) Придбання подарунків оформлюється відповідними первинними документами. Так, якщо подарунки оплачуються:
- безготівково з рахунку підприємства - факт оплати підтверджується випискою банку з цього рахунку;
- за готівку довіреною особою - така особа має надати авансовий звіт (або для звітування за отриманими коштами, або для отримання відшкодування власних витрат). До авансового звіту додаються документи про відповідні витрати (касовий чек, квитанція тощо). Оприбуткування подарунків відбувається на підставі накладної, касового або товарного чеку, квитанції тощо.
5) Після придбання новорічних подарунків відбувається їх роздача за затвердженим переліком на підставі відомості. На підставі оформленого переліку із підписами працівників, які отримали подарунки, як правило, складається ще і акт на списання таких подарунків.
Оподаткування ПДФО, військовим збором та ЄСВ
Як уже зазначалося раніше, вартість подарунку дітям працівників у розмірі 609 грн не оподатковується ПДФО та військовим збором. Якщо подарунок коштував більше, то сума перевищення понад 609 грн підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором. При цьому базою оподаткування ПДФО буде вартість подарунка збільшена на відповідний натуральний коефіцієнт за правилами оподаткування додаткового блага відповідно до п. 164.5 ПКУ. З метою утримання військового збору такої бази визначати не потрібно. Військовий збір буде утримуватися із суми перевищення без застосування натурального коефіцієнту.
ЄСВ не обчислюється із вартості розданих подарунків, оскільки такі подарунки надаються працівникам для їх дітей до свята – Нового року. Це встановлено п. 8 розд. ІІ Постанови КМУ №1170.
Для заповнення форми №1 ДФ використовуються такі ознаки доходу:
- «160» - для відображення неоподатковуваної частини подарунку;
- «126» - для оподатковуваної суми перевищення.
Бухгалтерський та податковий облік
На сьогодні сума ПДВ, яка була сплачена при придбанні подарунків, відображається у складі податкового кредиту. Потім, на жаль, на підприємство чекає подвійне нарахування податкових зобов’язань з ПДВ (див. на цю тему лист податківців від 11.11.2015 р. №25227/10/28-10-06-11):
- в день видачі подарунків (п. 185.1 ПКУ) - оскільки передання подарунків прирівнюється до операції з постачання товарів на підставі пп. 14.1.191 ПКУ;
- не пізніше ніж у останній день місяця, у якому відбулася така видача - оскільки видача подарунків дітям працівників відноситься до використання товарів у негосподарській діяльності підприємства.
При цьому в обох випадках базою оподаткування ПДВ буде вартість придбання подарунків.
В бухгалтерського обліку придбані подарунки слід відображати на рахунку 28 «Товари» або субрахунку 209 «Інші матеріали». При роздачі дитячих подарунків їх вартість та нараховані податкові зобов’язання з ПДВ слід відобразити на субрахунку 949 «Інші витрати операційної діяльності».
У 2015 році згідно з пп. 134.1.1 ПКУ об’єктом оподаткування податком на прибуток є фінрезультат до оподаткування, визначений за правилами бухгалтерського обліку. При річному доході понад 20 млн грн слід ще проводити відповідні коригування визначеного фінрезультату на податкові різниці, які встановлено розд. ІІІ ПКУ. Але серед зазначених різниць відсутня різниця, яка виникає при операціях з дарування. Тобто, незалежно від обсягу річного доходу платника податку на прибуток і обов’язку (чи права) проводити коригування фінансового результату, витрати на придбання і видачу новорічних подарунків враховуються при його визначенні за правилами бухгалтерського обліку
Новорічні подарунки від профспілки
У разі організації та фінансування закупівлі й роздачі подарунків профспілкою підприємства, потрібно дотримуватися норм Закону №2117-III.
Статтею 3 цього Закону встановлено, що вартість подарунків, отриманих дітьми працівників не включається до сукупного оподатковуваного доходу батьків. Крім того, такі подарунки при їх придбанні за кошти профспілки не оподатковуються ПДВ (ст. 2 Закону).
Таке звільнення від оподаткування діє щорічно в період з 15 листопада поточного року до 15 січня наступного року. Але, зверніть увагу: згідно зі ст. 4 Закону, під дитячими святковими подарунками, на які, власне, поширюються зазначені податкові пільги, слід розуміти набори товарів, які містять лише кондитерські вироби та іграшки вітчизняного виробництва і фрукти. Загальна вартість такого подарунку має бути не більша ніж 8% прожиткового мінімуму для працездатної особи, встановленого законом на 1 січня звітного податкового року (тобто в 2015 році - це 97,44 грн).