Нюанси заповнення податкової накладної у 2025 році

Податкова накладна – загальні аспекти 

Податкова накладна – це електронний документ, складений з використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП), який використовується для обліку податку на додану вартість. Він створюється та реєструється продавцем у Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) та містить відомості про номенклатуру постачання товарно-матеріальних цінностей, робіт або послуг, дані про покупця, обсяги такого постачання та нарахований за ним ПДВ і дає можливість покупцю після реєстрації визнати податковий кредит з ПДВ.

Бланк податкової накладної (далі – ПН) затверджений наказом Мінфіну від 31.12.2015 №1307 «Про затвердження форми податкової накладної та Порядку заповнення податкової накладної» (далі – Порядок №1307) з урахуванням змін, внесених наказом Мінфіну від 09.08.2024 №400 «Про внесення змін до деяких нормативно-правових актів Міністерства фінансів України» (далі – Наказ №400), що набули чинності з 1 жовтня 2024 року.  

Зміни у формі податкової накладної з жовтня 2024 року

Ці зміни були спричинені запровадженням режиму експортного забезпечення для певних сільськогосподарських товарів. Проте торгуєте ви такими товарами чи ні, є у вас експорт чи ні, а форму ПН оновили, і її застосовують тепер усі. 

У верхній лівій частині під полем для типу причин невидачи ПН з’явився додатковий реквізит «Інформація про операцію з вивезення товарів за межі митної території України».

Цей реквізит заповнюється лише при вивезенні товарів за межі митної території України (абз. 2 п. 12 Порядку №1307) і містить дату і номер договору (контракту) та відповідної митної декларації, на підставі яких здійснюється таке вивезення, та відмітку «х», якщо товар вивозиться на підставі форвардного контракту.

Вищенаведений реквізит заповнюється не лише при експорті окремих видів товарів у період воєнного стану, а й в усіх випадках вивезення товару за межі митної території України (пункт 201.1 ПКУ). 

Також відбулися зміни у табличній частині ПН (розділ Б) у графі «Код»/«ознаки імпортованого товару». Відтепер графа 3.2 змінила назву та стала графою «ознака товару» (була «ознака імпортованого товару») і була розділена на дві графи:

• 3.2.1 «імпорт». Має те саме призначення, що було у колишньої графи 3.2 – тут проставляється позначка «х», якщо ПН складена на постачання імпортованого товару. Як і раніше, ця позначка проставляється на всьому ланцюжку продажу імпортованого товару;
• 3.2.2 «власна сільськогосподарська продукція». У цій графі ставиться позначка «х», якщо відбувається постачання в межах України або вивезення за межі України шляхом експорту окремих видів товарів, які є власною сільськогосподарською продукцією. 

Також є зміни щодо складання податкової накладної з типом причини «13» – використання виробничих або невиробничих засобів, інших товарів/послуг не у господарській діяльності. Вони наведені у прикладі 2 нижче.

Податкова накладна-2025: зразки заповнення

Приклад 1. Продаж товарів вітчизняного виробництва 

ТОВ «АБВ» (ІПН 123456789123, податковий номер (ЄДРПОУ) 12345678) на підставі договору купівлі-продажу 01.02.2025 відвантажило 01.03.2025 ТОВ «БВГ» (ІПН 234567891234, податковий номер 23456789) 10 духових шаф Рyramida вартістю 1200 грн, у т.ч. ПДВ – 200 грн, власного виробництва.

Повний код УКТ ЗЕД 8516 60 80 00 (електропечі для вмонтовування). Товар не імпортований, тому використовуємо для ПН скорочений код 8516.

Зразок заповнення податкової накладної на продаж товарів>>>

Інші господарські операції при заповненні податкової накладної мають такі особливості:

• при наданні послуг у графі 4 «Одиниця виміру» – зазначаємо «послуга» , код одиниці виміру не заповнюємо (графа 5), кількість «1» (графа 6); 
• при продажу товарів/наданні послуг неплатнику ПДВ вказується тип причини «02», у рядку «Отримувач (покупець)» зазначається «Неплатник», ІПН 100000000000, податковий номер покупця та код ознаки джерела податкового номера не зазначається; 
• при імпорті товарів у ПН у графі 3.2 ставимо «Х» та вказуємо код УКТ ЗЕД повністю.

Приклад 2. Компенсуюча податкова накладна

Для деяких операцій відповідно до пункту 198.5 та статті 199 ПКУ складаються так звані «компенсуючі» ПН: 

• придбання товарів робіт, послуг для операцій, які не є об’єктом оподаткування ПДВ (ст. 196 ПКУ);
• внутрішнього, тобто у межах балансу, передання матеріальних цінностей для невиробничого використання, переведення виробничих основних засобів до складу невиробничих (п. 189.9 ПКУ);
• розподілу загального «вхідного» податкового кредиту з ПДВ з вартості придбаних товарів, робіт і послуг із ПДВ між оподатковуваними та неоподатковуваними операціями (п. 199.1 ПКУ). Така компенсуюча ПН складається на основі частки (%) використання товарів, робіт, послуг в операціях, що не обкладаються ПДВ, та зменшує загальний «вхідний» податковий кредит з ПДВ до розмірів, що відповідає частці (%) оподатковуваної діяльності. Потрібна така розподільча компенсуюча ПН суб’єктам господарювання, які мають одночасно оподатковувану та неоподатковувану діяльність, але не можуть окремо виділити придбання товарів, робіт і послуг для таких видів діяльності. Наприклад, це придбання комунальних послуг медзакладами-КНП, страховими компаніями тощо. 

Такі компенсуючі ПН є зведеними, за ними нараховують податкове зобов’язання з ПДВ на ту саму суму, на яку був визнаний податковий кредит при придбанні товарів/послуг.

У ПН, які складаються при використанні товарів/послуг не в господарській діяльності:

• у лівому верхньому куті ставиться ознака зведеності 1 (див. п. 11 Порядку №1307);
• ставиться позначка «х» у полі «Не підлягає наданню отримувачу (покупцю) з причини», яка засвідчує те, що ПН не видається покупцеві;
• наводиться відповідний тип причини «13» – використання товарів/послуг не в господарській діяльності;
• у графі «Отримувач (покупець)» ставиться власне найменування підприємства;
• у графі «індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» – умовний ІПН «600000000000», податковий номер покупця та код ознаки джерела податкового номера не вказуємо;
• рядки IX – XI розділу А не заповнюються – абзац п'ятдесят четвертий п. 16 Порядку №1307;
• у графі 2 розділу Б «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» зазначається дата складання, порядковий номер ПН, опис (номенклатура) товарів / послуг постачальника (продавця), які були раніше виписані постачальником товарів у ПН, що зараз компенсуються (оновлений пп. 1 п. 16 Порядку №1307, Наказ №400; раніше номенклатура не заповнювалася); 
• у графі 4 розділу Б «Одиниця виміру товару/послуги, умовне позначення (українське)» вказуємо одиницю виміру товару (оновлений пп. 8 п. 16 Порядку №1307, Наказ №400; раніше одиниця виміру була – «грн»), а також код одиниці виміру (раніше код одиниці виміру не вказувався, тому що одиниця була «грн»); 
• графи 3.1, 3.2.1, 3.2.2, 3.3, 5 – 9 розділу Б – заповнюються, як і у звичайній ПН (оновлений пп. 10 п. 16 Порядку №1307, Наказ №400; раніше ці графи не заповнювалися).

Зразок заповнення зведеної компенсуючої ПН>>>

Заповнення ПН з режимом експортного забезпечення

До Порядку №1307 були внесені зміни Наказом №400 щодо ПН на операції експорту окремих видів товарів платниками ПДВ, які відповідають вимогам, визначеним у підпункті «а» пункту 97.2 підрозділу 2 Перехідних положень ПК (новий абз. 3 п. 12 Порядку №1307). 

Йдеться про товари, які вивозяться в режимі експортного забезпечення (ст. 19-2 Закону про ЗЕД). Наприклад, 0409 00 00 00 «мед натуральний», 0802 31 00 00 «горіхи волоські у шкарлупі», 0802 31 00 00 «горіхи волоські без шкарлупи», 1001 «пшениця та суміш пшениці та жита» та інші сільськогосподарські товари.

ПН щодо експорту таких товарів мають особливості заповнення:

• код типу причини невидачі ПН – «22» – для ПН, складеної на операції з вивезення за межі митної території України товарів, до яких застосовано режим експортного забезпечення, що підлягають оподаткуванню ПДВ за основною ставкою (тобто 20%) або ставкою 14%;
• код «7», який ставиться у другій частині порядкового номера ПН, яка складається за операцією з вивезення за межі митної території України у митному режимі експорту окремих видів товарів платниками ПДВ, які відповідають вимогам, визначеним пп. «а» пп. 97.2 підрозділу 2 Перехідних положень ПК;
• графа «Отримувач (покупець)» – ПІБ нерезидента та через кому – країна, в якій зареєстрований покупець (нерезидент);
• рядок «Індивідуальний податковий номер отримувача (покупця)» – умовний ІПН «300000000000»;
• рядок «Податковий номер платника податку або серія (за наявності) та номер паспорта» та код ознаки джерела податкового номера – не заповнюється;
• у верхній лівій графі «Інформація про операцію з вивезення товарів за межі митної території України:» – дата та номер договору (контракту), відповідно до якого здійснюється операція з вивезення за межі митної території України таких окремих видів товарів;
• якщо застосовується форвардний контракт, – у спеціальному полі робиться позначка «х»;
• одиниця виміру товару/послуги – використовуються кілограми (абз. 7 пп. 3 п. 16 Порядку №1307).