• Посилання скопійовано

Чи можна після планової перевірки знищувати всі первинні документи?

За недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів передбачено адмінвідповідальність. Але наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю

Чи можна після планової перевірки знищувати всі первинні документи?

Державна архівна служба приділила увагу деяким аспектам зберігання документів з огляду на новий Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання документів (Наказ Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5, далі — Перелік).

Первинні документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву протягом поточного місяця та/або фінансового року. Первинні документи, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, передають на зберігання до архіву — це забезпечує головний бухгалтер підприємства. Таке правило стосується не лише первинних документів на паперових носіях, а й документів, створених в електронній формі.

Для зберігання первинних бухгалтерських документів встановлено загальний мінімальний строк — 1095 днів. Але новий Перелік має спеціальну примітку щодо уточнення термінів зберігання: «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».

Тому для первинних бухгалтерських документів розрахунок строку зберігання справ, завершених діловодством, наприклад, у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року (див. листи Держархівслужби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 та від 30.10.2012 р. №01.2/3388).

Якщо ж підприємству не потрібно продовжувати строки зберігання, то керівнику з урахуванням вищенаведеної примітки слід або подбати про передачу справ до держархіву, або прийняти рішення про їх знищення (йдеться лише про документи тимчасового зберігання — до 10 років включно).

При цьому, як зазначено у коментованому Листі від 03.07.2013 р. №01.2/2629 , знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів не допускається. 

До речі, архіваріус, справді, попередньо вивчає акти перевірок. Тож у разі проведення планової перевірки, яка закінчилася видачею довідки, на нашу думку, можна знищувати всі документи за весь період перевірки. Якщо ж унаслідок перевірки виник спір щодо окремих госпоперацій, то первинні бухгалтерські документи стосовно тих операцій, про які згадуються в Акті перевірки, слід зберігати з урахуванням вищенаведеної примітки і лише у разі оскарження її результатів. Решти первинних документів за період, що перевірявся, це не стосується.

За недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів статтею 164-2 КУпАП передбачено адмінвідповідальність. Але наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП).

Таким чином, єдині наслідки, які можуть бути, — це наслідки щодо відсутності первинних документів на момент перевірки або неможливості підтвердити правомірність формування витрат і доходів, ПК та ПЗ з ПДВ (у т. ч. й під час розгляду справ у суді).

 

Автор: Канарьова Наталія

Джерело: «Дебет-Кредит»

Рубрика: Облік та звітність/Первинні документи, типові форми

Зверніть увагу: новинна стрічка «Дебету-Кредиту» містить не тільки редакційні матеріали, але також статті сторонніх авторів, роз'яснення співробітників фіскальної служби тощо.

Дані матеріали, а також коментарі до них, відображають виключно точку зору їх авторів і можуть не співпадати з точкою зору редакції. Редакція не ідентифікує особи коментаторів, не модерує тексти коментарів та не несе відповідальності за їх зміст.

30 днiв передплати безкоштовно!Оберiть свiй пакет вiд «Дебету-Кредиту»
на мiсяць безкоштовно!
Спробувати

Усі новини рубрики «Первинні документи, типові форми»