Державна архівна служба приділила увагу деяким аспектам зберігання документів з огляду на новий Перелік типових документів із зазначенням строків зберігання документів (Наказ Мін'юсту від 12.04.2012 р. №578/5, далі — Перелік).
Первинні документи, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву протягом поточного місяця та/або фінансового року. Первинні документи, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, передають на зберігання до архіву — це забезпечує головний бухгалтер підприємства. Таке правило стосується не лише первинних документів на паперових носіях, а й документів, створених в електронній формі.
Для зберігання первинних бухгалтерських документів встановлено загальний мінімальний строк — 1095 днів. Але новий Перелік має спеціальну примітку щодо уточнення термінів зберігання: «за умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб'єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, — ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах — зберігаються до ухвалення остаточного рішення».
Тому для первинних бухгалтерських документів розрахунок строку зберігання справ, завершених діловодством, наприклад, у 2009 році, починається з 1 січня 2013 року (див. листи Держархівслужби від 13.09.2012 р. №01.2/2855 та від 30.10.2012 р. №01.2/3388).
Якщо ж підприємству не потрібно продовжувати строки зберігання, то керівнику з урахуванням вищенаведеної примітки слід або подбати про передачу справ до держархіву, або прийняти рішення про їх знищення (йдеться лише про документи тимчасового зберігання — до 10 років включно).
При цьому, як зазначено у коментованому Листі від 03.07.2013 р. №01.2/2629 , знищення неперевірених фінансових та бухгалтерських документів не допускається.
До речі, архіваріус, справді, попередньо вивчає акти перевірок. Тож у разі проведення планової перевірки, яка закінчилася видачею довідки, на нашу думку, можна знищувати всі документи за весь період перевірки. Якщо ж унаслідок перевірки виник спір щодо окремих госпоперацій, то первинні бухгалтерські документи стосовно тих операцій, про які згадуються в Акті перевірки, слід зберігати з урахуванням вищенаведеної примітки і лише у разі оскарження її результатів. Решти первинних документів за період, що перевірявся, це не стосується.
За недотримання термінів зберігання бухгалтерських документів статтею 164-2 КУпАП передбачено адмінвідповідальність. Але наразі ці штрафи можуть застосовувати лише органи держфінконтролю (ст. 234-1 КУпАП).
Таким чином, єдині наслідки, які можуть бути, — це наслідки щодо відсутності первинних документів на момент перевірки або неможливості підтвердити правомірність формування витрат і доходів, ПК та ПЗ з ПДВ (у т. ч. й під час розгляду справ у суді).
