Якщо листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами відкрито у поточному році, а дата його закриття припадає на наступний календарний рік, то сума декретних нараховується і виплачується із застосуванням розміру мінімальної зарплати, що діяв на дату нарахування такого доходу.
Якщо періоди перебування на лікарняному по вагітності та пологах припадають на зміну розміру мінімальної зарплати, а база нарахування ЄСВ на суму декретних розрахована з розміру мінімальної заробітної плати, що діяв на дату нарахування таких сум, необхідно у місяці, у якому змінено розмір мінімальної заробітної плати, здійснити донарахування ЄСВ. При цьому слід виходити зі зміненого розміру мінімальної заробітної плати за місяці, за які нараховано суми допомоги по вагітності та пологах.
У разі здійснення платниками донарахування ЄСВ, пов’язаного зі зміною розміру мінімальної заробітної плати, штрафні санкції за донарахування платником своєчасно не нарахованого ЄСВ фіскальним органом не застосовуються.
Таке роз'яснення податківці надали в загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі "ЗІР" (категорія 301.04.01).
Від редакції: У консультації податківців йдеться про нечастий випадок виплати допомоги по вагітності та пологах, у якому база нарахування ЄСВ працівниці за деякі з місяців, у яких вона перебувала у відпустці по вагітності та пологах, була менша за мінімальну зарплату.
Розглянемо приклад. У працівниці було менш ніж 6 місяців сплати ЄСВ за 12 місяців, які передували такій відпустці і сума допомоги розраховувалася виходячи з її фактичного заробітку приблизно на рівні мінімальної зарплати (за нормами ст. 19 Закону № 1105). Скажімо, вона пішла у таку відпустку 01.03.2016 року, коли:
- Середньоденна зарплата працівниці виходячи з її фактичних доходів становила 46 грн./день
- Середньоденна зарплата виходячи з мінімальної зарплати і середньої кількості календарних днів 30,44 становила 45,27 грн./день.
- Середньоденна зарплата виходячи з двох мінімальних зарплат і середньої кількості календарних днів 30,44 становила 90,54 грн./день.
Оскільки 45,27 > 46,00 > 90,54, тобто середньоденна зарплата, обрахована з фактичних доходів працівниці, потрапляла до визначеного законодавством діапазону, нарахування допомоги здійснювалося виходячи з 46 грн./день.
Сума допомоги складалася з:
- 46 грн./д. х 31 к.д. = 1426 грн. за березень
- 46 грн./д. х 30 к.д. = 1380 грн. за квітень
- 46 грн./д. х 31 к.д. = 1426 грн. за травень
- 46 грн./д. х 30 к.д. = 1380 грн. за червень
- 46 грн./д. х 4 к.д. = 184 грн. за липень.
Щодо березня-квітня 2016 р. потреби донарахування ЄСВ немає – сума доходу більша, за мінімальну заробітну плату 1378 грн. Але 01.05.2016 р. розмір мінімальної зарплати збільшується до 1450 грн. Як це вплине на розмір допомоги та сум нарахування ЄСВ?
От як раз про це говорять податківці у наведеній консультації: «якщо періоди перебування на лікарняному по вагітності та пологах припадають на зміну розміру мінімальної зарплати, а база нарахування ЄСВ на суму декретних розрахована з розміру мінімальної заробітної плати, що діяв на дату нарахування таких сум, необхідно у місяці, у якому змінено розмір мінімальної заробітної плати, здійснити донарахування ЄСВ. При цьому слід виходити зі зміненого розміру мінімальної заробітної плати за місяці, за які нараховано суми допомоги по вагітності та пологах».
Зараз, у березні 2016 р., коли роботодавець нараховує суму декретних, він має донарахувати суму ЄСВ в травні-червні 2016 року на суму різниці між мінімальною зарплатою в таких місяцях, та сумою нарахованої допомоги (1450 - 1426) х 22% + (1450 - 1380) х 22%, відповідно. Але це випадок, коли про зростання розміру мінімальної зарплати роботодавець знає заздалегідь (оскільки розміри мінімальної зарплати встановлені на 2016 рік Законом про держбюджет ще 01.01.2016 р.).
Але є інші варіанти:
1) розмір мінімальної зарплати протягом року зміниться незаплановано (як це відбулося у вересні 2015 р.);
2) кінець відпустки по вагітності та пологах припадатиме на наступний, 2017-й рік, розмір мінімальної зарплати на дату нарахування допомоги у якому роботодавець ще не знає.
І у місяці, коли новий розмір буде встановлено, і коли цей розмір буде більшим, ніж той, який враховувався для визначення бази нарахування ЄСВ під час нарахування допомоги, слід буде здійснити донарахування ЄСВ!
Наприклад, якщо раптом у травні 2016 р. розмір мінімальної зарплати становитиме 2000 грн., і відповідна зміна у законодавстві відбудеться у квітні 2016 р., то слід буде у квітні 2016 р. здійснити (і відобразити у звіті про ЄСВ) донарахування ЄСВ за травень та червень (2000 - 1450) х 2 х 22%.
Зауважимо, що щодо суми допомоги за липень 2016 р. донарахування до такого місяця робити не обов’язково – адже у березні 2016 р. роботодавець не знає загальної суми доходу працівниці за липень 2016 р. Ось коли цей дохід буде остаточно визначено (а відбудеться це, скоріш за все, наприкінці липня 2016 р.), і слід буде здійснити донарахування ЄСВ (за потреби, якщо база нарахування ЄСВ буде менша за мінімальну зарплату, яка діятиме в липні 2016 р.).