Про це нагадує ДФСУ у листі від 24.06.2016 р. №14007/6/99-99-13-02-03-15.
Як встановлено пп. "а" п. 7 розділу IIІ Інструкції №59, за час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати на проїзд (у тому числі на перевезення багажу, бронювання транспортних квитків, оплату аеропортних зборів, користування постільними речами в поїздах) до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті).
Згідно з п. 9 розділу IIІ Інструкції №59 витрати на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті.
Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами).
Отже, якщо за рішенням керівника юрособи працівнику відшкодовуються витрати на оплату таксі під час його відрядження за кордон, то вартість таких витрат включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника та оподатковується ПДФО на загальних підставах.
При цьому відшкодування зазначених витрат здійснюється на підставі підтверджуючих документів.
Від редакції: Зазначимо, що норми Інструкції №59 не поширюються на підприємства небюджетної сфери.
Таким підприємствам потрібно діяти за правилами встановленими абз. "а" пп. 170.9.1 ПКУ.
Так, не є доходом працівника сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат. А саме:
- на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті);
- оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень;
- оплата телефонних розмов;
- оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування;
- інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Але такі витрати не будуть оподатковуватися ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість понесених витрат. Їх перелік наведено у абз. 4 пп. 170.9.1 ПКУ.